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Implementar um sistema de OCR inteligente automatiza a captura e validação de dados, otimizando a gestão de despesas de viagem e garantindo a conformidade fiscal em Portugal.
A gestão de faturas está a dar-lhe dor de cabeça? Imagine uma administração sem complicações, onde tudo se resolve no tempo que leva a abrir uma app e fazer alguns cliques. Essa solução existe e tem nome: OCR de faturas.
Esta tecnologia permite digitalizar, interpretar e extrair automaticamente as informações essenciais das faturas. O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) elimina a necessidade de introduzir dados manualmente e reduz os erros humanos, tornando a gestão muito mais ágil e eficiente.
O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) é uma tecnologia que converte documentos digitalizados ou escaneados em dados estruturados e editáveis. Na gestão de faturas, este processo permite automatizar a captura de informações e integrá-las a sistemas contábeis e de gestão de despesas.
O primeiro passo é carregar os dados da fatura no sistema. Isso pode ser feito de duas formas:
Assim que a fatura é recebida, o OCR entra em ação:
O próximo passo é validar as informações extraídas para identificar possíveis erros ou inconsistências. Se tudo estiver correto, os dados são integrados aos sistemas contábeis para gerar os registos correspondentes.
As faturas digitalizadas são armazenadas com segurança na nuvem, garantindo acesso à informação sempre que necessário, inclusive após o encerramento fiscal.
Até aqui, apresentámos um resumo do que um OCR de faturas tradicional pode oferecer. Agora, imagine essa tecnologia combinada com inteligência artificial. As possibilidades multiplicam-se.
Graças à união entre IA e machine learning, os OCR inteligentes não se limitam apenas a ler documentos. Eles também aprendem a identificar padrões e aprimorar sua precisão.
Estamos falando de um nível superior de automação.
O OCR inteligente é uma versão avançada do reconhecimento óptico de caracteres, que utiliza inteligência artificial e machine learning para melhorar a precisão na extração e no processamento de dados. Diferentemente do OCR tradicional, que apenas reconhece texto e números, o OCR inteligente:
Na tabela a seguir, pode conferir uma comparação resumida entre um OCR tradicional e um OCR inteligente.
Implementar um sistema de OCR para faturas traz diversas vantagens para empresas que lidam com um grande volume de comprovativos e precisam de agilidade na gestão financeira. A seguir, explicamos como esta tecnologia pode otimizar a sua operação.
Como não é mais necessário inserir manualmente os dados de cada fatura, o tempo gasto em tarefas repetitivas diminui significativamente.
A automação reduz os erros humanos na captura de dados, evitando discrepâncias que podem gerar problemas contábeis.
Em Portugal, onde a fatura eletrónica é amplamente utilizada, contar com um sistema de OCR garante que os dados sejam extraídos corretamente e em conformidade com as normas da Autoridade Tributária.
Isto permite que as empresas assegurem que as suas despesas sejam 100% dedutíveis, evitando problemas fiscais decorrentes de faturas mal registradas ou inválidas.
Um dos grandes benefícios do OCR é sua capacidade de se conectar automaticamente com ERPs, softwares de contabilidade ou plataformas de gestão de despesas, facilitando a monitorização e a tomada de decisões baseadas em dados.
Ao digitalizar as faturas e extrair informações em tempo real, as empresas podem monitorar suas despesas instantaneamente. Isso possibilita:
Ao escolher um programa que integre tecnologia OCR para faturas, é essencial que ele atenda a certas características-chave para otimizar a gestão de despesas e garantir sua eficiência.
Para garantir a validade dos documentos digitalizados, é recomendável que o software seja certificado ou esteja em conformidade com as diretrizes da Autoridade Tributária. Isso elimina a necessidade de manter arquivos físicos e assegura que, em caso de auditoria, os documentos digitalizados sejam suficientes.
Embora a tecnologia tenha evoluído significativamente, nem todos os sistemas de reconhecimento óptico de caracteres oferecem o mesmo nível de precisão, adaptabilidade e conformidade regulatória.
Nesse contexto, a Okticket desenvolveu um OCR avançado, projetado especificamente para otimizar o processamento de faturas e comprovativos de despesas de forma rápida, segura e alinhada às normas fiscais.
A tecnologia da Pelaio adapta-se às necessidades do mercado português, garantindo conformidade com as regulamentações fiscais e aumentando a eficiência operacional das empresas.
A seguir, explicamos como nossa solução pode ajudá-lo a otimizar a gestão de despesas e maximizar a dedutibilidade fiscal:
A automação com OCR inteligente é essencial para melhorar a gestão de despesas empresariais e garantir a conformidade fiscal em Portugal.
Diga adeus à gestão manual de faturas e otimize o controlo financeiro com a Okticket. Vamos conversar?
Otimize a gestão contábil automatizando o processamento de faturas e recibos com IA. Economize tempo, reduza erros e melhore o controlo financeiro.
Será que a contabilização de faturas é um processo que consome mais tempo do que deveria? Todos os anos, as empresas perdem centenas de horas na gestão manual de despesas profissionais.
Um método ultrapassado que gera outros problemas, como erros, falta de visibilidade, perda de controle sobre os gastos e dificuldades na conciliação contábil.
Com o mercado avançando tão rapidamente, essa ineficiência pode sair muito cara. Talvez seja hora de transformar esse processo numa vantagem competitiva.
A chave está na automação, especialmente com a aplicação de Inteligência Artificial na contabilização de faturas e recibos.
Os CFOs com visão estratégica já entendem a necessidade de integrar essa tecnologia no dia a dia. Quatro em cada dez diretores financeiros de empresas espanholas já utilizam ferramentas de Inteligência Artificial (IA) na sua gestão diária, e outros 25% estão em processo de implementação, segundo um recente relatório da Grant Thornton.
O estudo também aponta que, no topo das prioridades para "modernização operacional e garantia da competitividade", está o aumento do investimento em digitalização e tecnologia. Essa tendência reforça a importância de ferramentas especializadas na automação da gestão e contabilização de despesas corporativas.
Em Portugal, o relatório da consultora Strand Partners, encomendado pela Amazon Web Services (AWS), aponta que 57% das empresas portuguesas utilizam pelo menos uma ferramenta de inteligência artificial, refletindo uma adoção crescente desta tecnologia no ambiente empresarial português.
Os métodos de contabilização de faturas e recibos variam conforme a legislação contábil de cada país e o sistema de gestão da empresa. Para escolher o mais adequado, é essencial considerar fatores como volume de faturas, necessidade de automação, conformidade regulatória e integração com outros sistemas financeiros.
A solução ideal combina digitalização, inteligência artificial e automação. Ferramentas avançadas como a Okticket utilizam IA para capturar automaticamente os dados das faturas e recibos, categorizá-los e contabilizá-los conforme a legislação vigente.
A integração de um OCR inteligente (Reconhecimento Óptico de Caracteres) com sistemas contábeis permite a automação da contabilização de faturas e recibos em cinco passos:
A combinação de OCR inteligente e contabilização automatizada transforma a gestão financeira empresarial.
Embora a automação traga eficiência financeira, o sucesso depende da implementação correta:
Okticket permite capturar, validar e contabilizar documentos em segundos, integrando-se a sistemas contábeis como Sage, SAP, Microsoft e Odoo. Os benefícios incluem:
Empresas que implementaram soluções de automação economizam, em média, €5 por fatura processada automaticamente (fonte: Aberdeen Group). A economia de tempo e a redução de erros resultam em um retorno do investimento quase imediato.
Automatizar a contabilização de faturas é uma decisão estratégica para empresas que buscam crescimento sem desperdício de tempo em tarefas repetitivas.
A sua empresa ainda contabiliza recibos manualmente? Descubra como a automação pode transformar sua gestão contábil.
Entre em contato conosco e otimize os seus recursos agora mesmo!
A Okticket automatiza a aprovação de despesas com fluxos personalizados, reduzindo o tempo e os erros. O seu sistema flexível adapta-se a qualquer empresa, garantindo a conformidade normativa.
A revisão manual de cada recibo ou fatura, a perda de rastreabilidade, as discrepâncias, os atrasos na aprovação... A validação de despesas profissionais pode tornar-se um processo lento e complicado, prejudicando a produtividade e a eficiência financeira da sua empresa, especialmente se não contar com as ferramentas adequadas.
Quando uma despesa precisa passar por vários responsáveis antes de ser processada e reembolsada, as dificuldades são inevitáveis. Portanto, nem é preciso dizer que a solução mais rápida para esse problema é a automatização dos fluxos de aprovação.
Na Okticket, esse fluxo de trabalho é totalmente personalizável e projetado para manter o controlo em cada etapa. Você passará de levar dias para validar relatórios de despesas a aprová-los em poucos minutos, diretamente pela aplicação.
Os fluxos de aprovação automatizados permitem definir regras específicas de acordo com as necessidades de cada empresa: com base nos cargos dos colaboradores, localização, valores ou categorias de despesas, por exemplo.
Logo perceberá o impacto positivo:
As empresas que automatizam a gestão de despesas conseguem reduzir em 30% o tempo dedicado às aprovações e melhorar a precisão dos relatórios financeiros em 44%. (The Aberdeen Group)
Um sistema de aprovações flexível permite personalizar os fluxos de trabalho de acordo com o tamanho e à estrutura de cada empresa. Vejamos alguns exemplos:
Esse fluxo pode variar de empresa para empresa e, até mesmo dentro de uma mesma organização, pode ser diferente consoante o departamento ou o projeto.
Um erro comum na gestão de aprovações é adicionar etapas desnecessárias que apenas retardam o fluxo de validação.
Para otimizar o processo, é fundamental contar com um sistema de notificações que informe, em tempo real, sobre as mudanças de status das despesas. Soluções como a Okticket já integram essa funcionalidade.
Além disso, um sistema ágil deve equilibrar o controlo com a rapidez na tomada de decisões. Para isso, é essencial estabelecer uma política de despesas clara e adaptada à atividade da empresa.
Esse documento deve definir, entre outros aspectos: os responsáveis pela aprovação, seus substitutos em caso de ausência, os limites de gastos, as despesas reembolsáveis e o procedimento de reembolso.
Quer saber como funciona a automação dos fluxos de aprovação da Okticket? Escreva para nós e descubra como é fácil tornar a gestão de despesas corporativas mais ágil e eficiente.
Saiba mais sobre as implicações fiscais e como gerir eficazmente estas despesas para otimizar a contabilidade e a conformidade fiscal da sua empresa.
Sabe como a gestão adequada dos custos de viagens corporativas pode impactar a saúde financeira da sua empresa?
Para isso, é essencial ter um entendimento claro de todos os conceitos, como a diferença entre ajudas de custo e despesas de viagem.
Em Portugal, esses termos são frequentemente confundidos, mas, na realidade, têm implicações contábeis, legais e fiscais muito distintas. E é justamente aí que podem surgir desequilíbrios na contabilidade.
Sabe por que é importante distinguir entre ajudas de custo e despesas de viagem de negócios? Aqui estão alguns motivos:
O que são ajudas de custo e despesas de viagem? Quais as diferenças entre elas e como geri-las corretamente? Esperamos que este artigo ajude a esclarecer essas dúvidas e evitar confusões.
Definição, natureza, montante, tratamento fiscal, limites, justificação... Para compreender melhor as diferenças entre os subsídios de trabalho e as despesas de deslocação em serviço, convém analisar as particularidades de cada um.
Conhecidas também como "diárias", as ajudas de custo são valores fixos pagos pelas empresas aos seus funcionários para cobrir despesas menores durante deslocações profissionais, como alimentação ou transporte local.
A legislação portuguesa reconhece as ajudas de custo como um direito laboral. Normalmente, os valores pagos são fixos (de acordo com as políticas internas da empresa), disponibilizados antes da viagem e não exigem a apresentação de comprovativos de despesa.
No entanto, é importante destacar que a Autoridade Tributária pode solicitar comprovantes para garantir que esses valores não estão sendo utilizados para evitar encargos salariais.
As despesas de viagem referem-se aos custos diretamente relacionados com deslocações a trabalho. Estes custos incluem, entre outros:
Ao contrário das ajudas de custo, os valores das despesas de viagem variam conforme a necessidade de cada deslocação e é obrigatório justificar os gastos com faturas ou recibos.
Resumindo: Todas as ajudas de custo fazem parte das despesas de viagem, mas nem todas as despesas de viagem são ajudas de custo.
Tanto as ajudas de custo como as despesas de viagem podem estar isentas de impostos, desde que respeitem os limites estabelecidos pela Autoridade Tributária portuguesa.
Existe um limite máximo de reembolso com isenção fiscal, definido por legislação específica (Decreto-Lei n.º 106/98 de 24 de abril, Portaria n.º 1553-D/2008 de 31 de dezembro e o artigo 4.º, n.º 4 do Decreto-Lei n.º 137/2010 de 28 de dezembro).
Em regra, esses subsídios não fazem parte da remuneração regular. No entanto, se o trabalhador realizar deslocações frequentes, essa informação deve constar no contrato. Qualquer valor que ultrapasse as despesas normais (como o uso de transportes públicos) pode ser considerado remuneração tributável.
O subsídio de refeição é um benefício social opcional para compensar os custos diários com alimentação. Com base nos valores aplicados à função pública, os limites de isenção de IRS são:
As empresas podem pagar valores superiores, mas qualquer quantia que exceda os limites legais será considerada parte do rendimento coletável do colaborador. Se o montante ultrapassar o limite, deverá ser declarado no IRS e classificado como rendimento da categoria A.
Para justificar as despesas de deslocação, existem duas opções:
Qual dessas opções parece mais eficiente para a sua empresa? A otimização será ainda maior se houver a combinação certa entre tecnologia e estratégia.
Dicas de um especialista:
Compreender as diferenças entre ajudas de custo e despesas de viagem é essencial para uma gestão financeira eficaz dentro das empresas
Isto melhora a contabilidade, assegura conformidade fiscal e permite um planeamento financeiro mais estratégico.
Está pronto para otimizar a gestão das suas despesas de viagem? Entre em contato com os nossos especialistas e transforme sua abordagem financeira!
O cartão inteligente da Okticket, disponível em formato físico e virtual, simplifica a gestão de despesas empresariais. Oferece controlo em tempo real, maior segurança e automação.
Em ambientes de trabalho cada vez mais digitais e dinâmicos, é essencial adaptar até mesmo os menores procedimentos, especialmente quando se trata de tarefas tão importantes quanto a gestão de despesas profissionais.
Os departamentos financeiros precisam de soluções que ajudem a otimizar esse processo. E qual a melhor forma de controlar os gastos empresariais do que começar pelo pagamento?
Nesse sentido, os cartões empresariais inteligentes oferecem uma solução abrangente para o controle de despesas. Em artigos anteriores, já descrevemos as vantagens dos cartões de crédito tradicionais. Neste artigo, focaremos em explicar como funcionam os cartões virtuais para empresas.
Esse produto já se consolidou como uma alternativa aos métodos de pagamento tradicionais, oferecendo segurança, controle e flexibilidade, sem a necessidade de carregar um cartão físico.
O que são os cartões empresariais virtuais? Como se diferenciam dos cartões físicos? Quais são os seus benefícios? Como são criados e gerenciados? Essas são perguntas frequentes para as quais temos respostas.
Os cartões virtuais são a versão digital dos cartões de crédito ou débito, projetados especificamente para transações online ou em estabelecimentos físicos por meio de soluções de pagamento móvel, como Google Pay ou Apple Pay. Eles se destacam pela rapidez e segurança nas transações.
Mais importante ainda, eles resolvem problemas comuns na gestão de despesas profissionais, tais como:
Todos esses fatores impactam na eficiência operacional das organizações.
A solução pode estar no uso de cartões digitais para despesas corporativas. Eles não ocupam espaço, podem ser bloqueados a qualquer momento e são ideais para transações internacionais.
Outras vantagens:
Os cartões virtuais permitem realizar praticamente todas as transações possíveis com um cartão físico. A diferença é que, ao pagar, em vez de pegar o cartão na carteira, basta acessar a app do banco.
Além disso, é comum que os cartões digitais sejam integrados a plataformas de pagamento como Apple Pay e Google Pay.
Como já mencionamos, os cartões virtuais funcionam de forma semelhante aos cartões físicos tradicionais. No entanto, existem algumas diferenças entre os dois, que são apresentadas na tabela abaixo.
Existem cartões empresariais que vão além das opções tradicionais. Um exemplo é o OKT Card, o cartão inteligente da Okticket projetado para automatizar a gestão de despesas corporativas.
Diferente de soluções genéricas, o cartão virtual da Okticket foi desenvolvido para atender às necessidades específicas das empresas. Entre seus diferenciais:
Em resumo, o OKT Card não é apenas um cartão corporativo. É uma ferramenta estratégica para otimizar a gestão de despesas de viagens corporativas.
Sim. Os cartões virtuais são uma das opções de pagamento mais seguras disponíveis atualmente. Graças à sua tecnologia avançada e ao cumprimento de regulamentações internacionais, eles oferecem uma proteção superior contra fraudes e usos não autorizados em comparação com os cartões físicos tradicionais.
Entre as principais medidas de segurança estão:
Sim, os cartões virtuais podem ser utilizados em quase qualquer país, desde que sejam emitidos por uma rede de pagamentos global como Visa, Mastercard ou American Express e que o estabelecimento aceite pagamentos digitais.
É importante verificar a compatibilidade com Google Pay ou Apple Pay, possíveis taxas de conversão e regulamentações locais. Além disso, alguns bancos podem exigir autenticação adicional para transações internacionais.
Muitas empresas, tanto bancos tradicionais quanto fintechs, oferecem cartões virtuais para pessoas físicas e jurídicas. Para gestão de despesas corporativas, soluções como a Okticket se destacam pelo foco no controle e automação de pagamentos.
Sim, soluções como a Okticket permitem integrar os pagamentos a sistemas de contabilidade e ERPs automatizando a gestão de despesas.
Pronto para otimizar a gestão de despesas da sua empresa? Solicite seu cartão virtual hoje mesmo!
Explora los beneficios de los programas de recompensas en cashback y cómo pueden ayudarte a recuperar dinero en cada compra.
Converter os seus gastos profissionais em oportunidades de poupança.
É exatamente isso que os programas de recompensa com cashback para empresas oferecem.
Combustível, refeições de negócios, hotéis...Com o cashback, a cada compra que realiza, recupera uma parte do dinheiro gasto.
Quer saber como pode beneficiar destes programas? Neste artigo, vamos explorar o que são, como funcionam e como pode aproveitá-los ao máximo.
A palavra inglesa cashback significa literalmente "dinheiro de volta". De forma geral, trata-se de um programa de benefícios pelo qual recupera uma percentagem do valor gasto nas suas compras.
Importa não confundir estes programas de recompensa com a possibilidade de levantar dinheiro ao realizar uma compra num estabelecimento. Neste último caso, o valor é somado ao total da compra e pago com o cartão bancário.
Tal como em qualquer outro sistema de fidelização, para usufruir das vantagens do cashback, o primeiro passo é registar-se e ativar as ofertas disponíveis.
Atualmente, existem vários tipos de programas de cashback. Os mais comuns incluem:
Outras opções, mais comuns no uso pessoal, incluem:
As recompensas acumuladas podem ser utilizadas de diferentes formas, como:
Imagine uma empresa com um cartão de crédito que oferece 2% de cashback para despesas de viagem. Se no final do mês as despesas somarem 2.000 euros, o reembolso será de 40 euros.
Cada programa tem os seus benefícios específicos, mas as vantagens gerais incluem:
Por outro lado, as empresas que oferecem cashback ganham ao atrair novos clientes e fidelizar os existentes.
O cashback é um programa de recompensas que devolve aos consumidores uma parte do valor gasto nas suas compras, seja em dinheiro, pontos ou vales-presente.
Não. O cashback é um reembolso feito após a compra, enquanto o desconto reduz o preço no momento do pagamento.
Depende do programa ou da entidade bancária. As percentagens de reembolso variam, geralmente, entre 0,5% e 5%.
Multiplique o valor total gasto pela taxa de reembolso. Por exemplo, se gastar 10.000 euros e a taxa for 1,5%, o cashback será de 150 euros.
Normalmente, sim, mas não inclui levantamentos de dinheiro em caixas automáticos.
Sim, a maioria dos programas define limites máximos mensais, anuais ou por transação.
Alguns programas impõem prazos de validade, por isso é essencial verificar os termos e condições.
Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
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