Como criar uma política de despesas corporativas eficiente: Guia prático para responsáveis financeiros

Por que precisa de uma política de despesas bem definida? Aprenda a melhorar o controlo de despesas, evitar fraudes e digitalizar o processo.
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As despesas empresariais são uma das rubricas mais difíceis de controlar, especialmente as despesas com viagens profissionais. A forma mais rápida de introduzir alguma ordem é implementar uma política de despesas corporativas eficiente.

Embora este documento seja, por vezes, subestimado, a sua importância é crucial para melhorar o controlo financeiro, a eficiência operacional e o cumprimento da legislação fiscal. Por isso, não deve limitar-se a definir quanto podem gastar os colaboradores em mobilidade e de que forma o devem fazer.

Uma política de despesas empresariais deve fazer parte de uma estratégia que permita manter o controlo dos gastos sem travar a atividade diária. Como alcançar esse equilíbrio?

Nas próximas linhas, mostramos-lhe como desenhar e implementar uma política de despesas profissionais eficaz e adaptada à realidade da sua organização.

Por que precisa de uma política de despesas bem definida?

Transparência, controlo total, maior competitividade... Regras internas de despesa bem definidas permitem às empresas:

  • Prevenir despesas desnecessárias ou não autorizadas.
  • Gerir deslocações profissionais de forma mais ágil.
  • Garantir o cumprimento das normas fiscais portuguesas.
  • Melhorar o controlo do fluxo de caixa.
  • Poupar tempo administrativo na validação, gestão e reembolso de despesas.

Por outro lado, a ausência de uma política de despesas clara pode originar erros, fraude interna, atrasos nos reembolsos, falta de rastreabilidade e até conflitos entre colaboradores e equipas administrativas.

Tudo isto tem um impacto direto na rentabilidade financeira e na reputação da empresa.

Os 4 pilares de uma política de despesas corporativas eficiente

Uma boa política interna de despesas deve assentar em quatro pilares principais.

Clareza nas regras e reembolsos aceites

Para garantir que as equipas respeitam as regras, o documento deve ser claro, direto e fácil de compreender. É importante definir com precisão os seguintes pontos:

  • Que tipo de despesas são aceites: alojamento, alimentação, quilometragem, transportes, ajudas de custo, formação...
  • Quais são os limites: por utilizador, por função, por categoria, por período de tempo...
  • Que métodos de pagamento são permitidos.
  • Com que antecedência devem ser feitas as reservas.
  • Que despesas requerem aprovação prévia.
  • Que comprovativos são válidos (e que dados devem conter).
  • Em que prazos devem ser enviados.
  • As consequências em caso de incumprimento.
  • Que despesas não são reembolsáveis. Inclui exemplos frequentes, como artigos do minibar, serviço de lavandaria, multas de trânsito ou encargos por excesso de bagagem.
  • Quem são os responsáveis pela aprovação das despesas.
  • Caso os colaboradores estejam autorizados a fazer reservas por conta própria, definir que plataformas podem utilizar.

Além disso, é importante adaptar a política à dimensão da empresa e prever exceções razoáveis.

Utilização de software de gestão de despesas

Para reduzir erros humanos, acelerar a gestão das despesas da empresa e obter visibilidade em tempo real, é essencial contar com um software de digitalização e automatização de despesas corporativas como o Okticket.

Entre as funcionalidades que oferece, destacam-se:

  • Captura e registo de talões e faturas a partir do telemóvel.
  • Fluxos de validação automáticos, adaptados às regras de despesa.
  • Conciliação de despesas e reembolsos automática.
  • Integração com o ERP ou sistema contabilístico da empresa.

Painéis de controlo e análise de despesas

É igualmente importante que a política esteja acompanhada de dashboards informativos que permitam, entre outros:

  • Analisar os gastos por categoria, por colaborador e por departamento.
  • Detetar irregularidades de forma automática. O Okticket, por exemplo, envia alertas personalizados aos responsáveis sempre que um colaborador regista uma despesa não permitida. Também é possível configurar a aplicação para bloquear gastos que não estejam em conformidade com as regras estabelecidas.
  • Medir se a política de despesas está a ser cumprida ou não.

Formação e cumprimento das normas

Sabia que sete em cada dez colaboradores não compreendem a política de viagens da empresa? Tão importante quanto desenhar uma política de despesas eficiente é comunicá-la de forma clara para que toda a equipa esteja a par.

Se necessário, ofereça formação para que os colaboradores entendam o motivo por trás das regras estabelecidas.

Não se esqueça de três aspetos essenciais:

  1. Antes de listar os pontos da política, faça uma introdução explicando por que motivo foi criada e como irá melhorar a experiência do viajante.
  2. Dedique uma secção para explicar o que fazer em caso de incidentes, acidentes ou doenças. Inclua contactos de emergência e das seguradoras.
  3. Depois de implementada a política, é importante medir os resultados periodicamente. Por exemplo, o tempo médio de aprovação ou a percentagem de despesas recusadas.

Como digitalizar as despesas da empresa com ferramentas como o Okticket?

Para além de definir regras, é essencial que a tecnologia esteja alinhada com essas diretrizes. Ferramentas como o Okticket permitem:

  • Controlar as despesas em tempo real.
  • Agilizar reembolsos e reduzir erros humanos.
  • Assegurar o cumprimento das normas fiscais locais.
  • Obter relatórios automáticos para os responsáveis financeiros.

Isto transforma a gestão de despesas numa fonte de informação estratégica — e não apenas numa tarefa administrativa.

Conclusão

Em suma, uma política de despesas corporativas é muito mais do que um documento. Trata-se de uma ferramenta estratégica para construir uma cultura de responsabilidade, eficiência e transparência.

A chave está em desenhá-la de forma clara, estruturada, fácil de aplicar e alinhada com os objetivos financeiros da empresa.

Além disso, é fundamental implementar uma solução que automatize a gestão de despesas profissionais e que esteja em conformidade com as regras estabelecidas. Já conhece o Okticket?

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