Dicas para evitar erros na contabilização de despesas empresariais

A contabilização manual das despesas de deslocação profissional implica uma série de custos ocultos que nem sempre são facilmente identificáveis. Coletar recibos, rever notas de despesas, aprová-las, fazer registo contabilístico, efetuar reembolsos… Tudo isto consome muito tempo, tanto aos colaboradores em mobilidade como ao serviço administrativo.

Não é só isso. Os erros também são frequentes (estima-se que 80% dos pedidos de reembolso de despesas contêm algum tipo de erro). Por vezes, são erros não intencionais. Por vezes, são o resultado de uma fraude interna. Em ambos os casos, as consequências são as mesmas: mais tempo e dinheiro perdidos para a empresa.

É possível evitar erros na contabilização das despesas de viagem? Se forem tomadas as precauções necessárias, estes erros podem ser reduzidos ao mínimo. Numa altura em que as viagens de negócios estão a ser relançadas, devem ser postas em prática algumas medidas preventivas.

Contabilização das despesas de viagem: como evitar erros comuns

Os pedidos de reembolso de despesas repetem frequentemente uma série de erros de que muitas vezes não nos apercebemos. Mas isso não evita prejuízos para as organizações. Para os evitar, é melhor começar por aplicar uma série de medidas destinadas a otimizar a gestão e o controlo das despesas de viagem de negócios.

1. Previsão das despesas e antecipação dos orçamentos

A falta de controlo sobre as viagens começa mesmo antes de a reserva ser feita. É frequente as empresas registarem um aumento dos custos devido ao aumento do número de colaboradores móveis e não terem tido esse facto em conta na elaboração dos orçamentos.

Esta situação dificulta o controlo fiável do orçamento (cumprimento, desvios, etc.).

2. Delimitação das despesas reembolsáveis

Do mesmo modo, é aconselhável estabelecer uma política de despesas de viagem e informar cada trabalhador sobre as despesas que não são reembolsáveis e os limites aplicáveis no seu caso específico (alojamento, transporte, refeições, etc.).

Mas tudo isto é inútil se não se introduzirem as informações no software de contabilidade.

3. Ter em conta o câmbio de moeda

Por vezes, pode acontecer que um trabalhador viaje para o estrangeiro e a taxa de câmbio aplicada no momento da compra não seja tida em conta na contabilização das despesas.

5. Realizar auditorias

Outro erro comum é não efetuar auditorias, quando este é um mecanismo fundamental para detetar possíveis irregularidades e prevenir a fraude interna.

6. Digitalizar notas de despesas

Também pode acontecer que os colaboradores nómadas preencham as notas de despesas e não anexem o recibo correspondente. Ou então juntam-no, mas não inclui todas as informações exigidas pela administração fiscal para ser considerado válido. Na sua pressa, aprova as despesas e efetua o reembolso.

Para evitar situações como esta, o melhor a fazer é implementar uma ferramenta de digitalização e automatização das despesas.

Ferramentas para gerir os pedidos de reembolso de despesas

Já que estamos a falar de digitalização, é altura de recordar que Okticket é a solução mais poderosa para deixar para trás o problema das notas de despesas. Assim que começar a utilizar a nossa aplicação profissional de despesas profissionais, evitará os erros associados à gestão manual das despesas.

Para começar, cada artigo incluído numa folha de despesas está associado a uma fotografia do bilhete correspondente.

Além disso, a aplicação para despesas empresariais é aprovada pelas autoridades fiscais, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais.

Ao mesmo tempo, a ferramenta oferece produtos e serviços que são também muito úteis na luta contra a fraude interna.

Okticket: Como funciona e o que pode fazer por si?

Para além das vantagens que já mencionámos, o Okticket oferece uma série de funcionalidades que o ajudarão a otimizar o controlo e a gestão das despesas profissionais de forma rápida e simples.

• Imediatez: Reduz até 80% o tempo gasto na gestão das despesas de deslocação.
• Rastreabilidade: Controle toda a informação numa única plataforma em poucos segundos.
• Segurança: O recibo digitalizado tem a mesma validade legal que o original em papel.

OKT CARD: O cartão de empresa inteligente

Os cartões de empresa são muito úteis para controlar as despesas dos colaboradores nómadas. Como não é necessário lidar com adiantamentos ou reembolsos, não há o risco de se confundir com os montantes. Outras vantagens do OKT Card:

• Pode contratar um cartão para cada colaborador e personalizar os limites de utilização individualmente (por período diário e mensal, por categoria de despesa, etc.).
• O controlo das despesas de deslocação profissional é efetuado a partir de uma única plataforma.
• As despesas efetuadas com o cartão são automaticamente reconciliadas.
• Acompanhe as transações em tempo real. Pode ver quem fez a despesa, onde, quando e em quê.
• A ativação e desativação do cartão é feita a partir da aplicação Okticket.

Conciliação mágica

A realização de reconciliações bancárias ajuda a descobrir se existem erros no registo das despesas. Mas fazê-lo à mão não é o mais fiável. Na Okticket estamos ligados aos principais bancos.

Se os seus colaboradores pagam com cartão, o módulo de reconciliação da Okticket permite comparar automaticamente os movimentos dos cartões de crédito da empresa com os recibos carregados na aplicação. Sem exportação de extratos bancários, sem processos intermédios, sem erros de revisão.

Motor de revisão automática com lógica personalizada

Os alertas são também uma ferramenta ideal para detetar irregularidades nos pedidos de reembolso de despesas. Não é raro encontrar recibos em duplicado, despesas efetuadas num feriado, recibos ilegíveis ou montantes que excedem o limite estabelecido na política de viagens da empresa.

Precisa de ir além dos alertas típicos? O nosso motor de revisão automática tem a inteligência necessária para tomar decisões de rejeição ou aprovação de folhas de despesas com base numa lógica personalizada definida pelo administrador.

Diga quais os comportamentos de despesas que o preocupam e os introduzimos no sistema de revisão automática. Pode até rejeitar automaticamente a apresentação de um pedido de reembolso de despesas.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.

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