Por que os colaboradores descumprem as políticas de despesas? Entenda o comportamento financeiro dos seus funcionários

Os teus colaboradores não cumprem a política de despesas? Parte da culpa pode ser da própria empresa. Não é raro encontrar políticas internas pouco claras, processos de reporte complexos ou formação praticamente inexistente sobre as regras de despesas.

Erros ou más intenções?

Melhorar o cumprimento das regras de despesas passa por entender o que está por trás do comportamento financeiro dos colaboradores.

Neste artigo analisamos os erros na gestão de despesas corporativas, por que acontecem e como preveni-los com um enfoque prático. Porque muitas vezes, o problema não é o colaborador… mas o processo.

O que entendemos por incumprimento da política de despesas?

Quanto se pode gastar, em quê e com que justificação. Para cumprir as regras internas, é fundamental ter resposta a estas questões. Caso contrário, surgem irregularidades que podem assumir várias formas:

• Apresentar despesas não autorizadas (ex.: categoria não prevista)
• Ultrapassar os limites definidos por tipo de despesa ou período
• Não anexar os comprovativos
• Submeter relatórios fora do prazo
• Não declarar pequenas despesas que depois afetam o fecho contabilístico
• Manipular recibos

Consequências reais para a empresa

Estes comportamentos podem ter consequências graves: perdas financeiras, complicação do trabalho das equipas financeiras, controlo orçamental fragilizado, danos na reputação, multas ou desmotivação dos colaboradores.

Causas frequentes do incumprimento (para além da fraude)

Em alguns casos há dolo. Mas muitas vezes são erros involuntários ou reflexo de uma má experiência do utilizador. As principais causas:

1. Políticas pouco claras que geram confusão sobre o que é permitido. Se um colaborador não sabe se uma despesa é reembolsável ou como justificá-la, dificilmente cumpre.
2. Desmotivação por políticas demasiado restritivas ou aplicadas de forma inconsistente.
3. Processos manuais de gestão de despesas, que geram erros no reporte e validação. Ninguém quer guardar talões nem perder tempo com folhas Excel.
4. Falta de ferramentas adequadas, o que leva os colaboradores a atalhos e a não registar corretamente as despesas.
5. Ausência de formação financeira ou sobre o funcionamento das regras internas. Decisões mal informadas desde o primeiro dia.
6. Falta de controlo e acompanhamento, permitindo que erros se repitam antes de serem detetados. E quando não há consequências claras, o erro vira hábito.
7. Falta de incentivos claros para cumprir.
8. Tendência humana para evitar tarefas incómodas ou minimizar o impacto de pequenas infrações: “são só uns euros, não faz mal”.

Ao desenhar uma política de despesas eficaz, vale a pena ter estes padrões em conta.

Como melhorar o cumprimento das regras de despesas

Queres que os colaboradores cumpram a política da empresa? Começa por criar um documento claro e acessível.

Já tens uma política bem definida? Então reforça com estas ações:

• Comunica a política de forma clara e visual: resumos gráficos acessíveis em qualquer dispositivo, linguagem simples, exemplos reais e lembretes antes de viagens ajudam ao cumprimento.
• Automatiza a gestão de despesas: elimina tarefas manuais, reduz erros e permite deteção em tempo real de despesas não permitidas, definição de limites personalizados ou relatórios por departamento/utilizador.
• Permite que os responsáveis validem despesas em tempo real para corrigir desvios antes de escalarem.
• Dá formação desde o onboarding.
• Promove uma cultura de transparência financeira.
• Atualiza a política regularmente e comunica as alterações.
• Incentiva o cumprimento.
• Define consequências claras e aplica-as.

Comparação: Gestão manual vs. digital

Como uma ferramenta digital muda tudo

O papel do Okticket na prevenção proativa

Muitos dos problemas acima resolvem-se com um software como o Okticket. A nossa tecnologia ajuda a reduzir o incumprimento assim:

• O utilizador não precisa memorizar nada: a app permite regras personalizadas por função, centro de custo ou tipo de despesa e valida automaticamente o cumprimento.
• OCR inteligente para digitalizar talões e faturas no momento. O sistema verifica dados e deteta irregularidades antes de chegarem à contabilidade — até apanha recibos falsos gerados por IA.
• É tão rápida e fácil de usar que quem viaja quer mesmo usá-la.
• Alertas automáticos aos responsáveis quando uma despesa não cumpre os parâmetros definidos.

Mudar de ferramenta pode transformar por completo a relação entre gestão de despesas e comportamento humano.

Com o Okticket acabam-se os erros e a falta de controlo. As regras da nossa política de despesas ficam todas na ferramenta. Ter a informação de despesas de todas as empresas do grupo integrada no nosso ERP é uma verdadeira libertação. (Cupa Group)

Perguntas-chave dos responsáveis financeiros

Por que razão os colaboradores não cumprem a política de despesas?

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Por falta de clareza, processos mal desenhados, pouca formação ou decisões emocionais sob pressão.

O que acontece se um colaborador não cumprir?

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Revisões manuais demoradas, atrasos na contabilidade, reembolsos bloqueados, sanções internas ou problemas em auditorias.

Como garantir o cumprimento?

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Simplificar processos, oferecer formação financeira corporativa e usar ferramentas digitais que facilitem o cumprimento.

Que ferramentas ajudam?

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Softwares de gestão de despesas como o Okticket, que automatizam regras, validam comprovativos e reduzem erros humanos.

Vale a pena ensinar literacia financeira na empresa?

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Sim. Formação básica em finanças corporativas ou no uso do software reduz erros, agiliza processos e melhora a colaboração entre equipas.

O essencial: reduzir erros e facilitar o cumprimento

Conclusão

A maioria dos erros nos relatórios de despesas resulta de processos pouco intuitivos, políticas mal comunicadas e falta de enfoque humano.

O primeiro passo para reduzir o incumprimento é desenhar processos claros, intuitivos e automatizados.

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