Educação financeira para empregados: reduza erros e controle os gastos corporativos

Na última publicação do nosso blog, apontámos a falta de educação financeira como uma das principais causas do incumprimento da política de despesas corporativas.

Neste artigo, retomamos o tema para aprofundar a importância da capacitação financeira, permitindo que os colaboradores tomem decisões mais alinhadas com os objetivos da empresa.

Procedimentos, recursos, boas práticas… O controlo das despesas corporativas começa com programas específicos de educação financeira e com as ferramentas certas.

Erros comuns sem educação financeira e os seus custos ocultos

Identificar os erros mais frequentes é essencial para os corrigir:

• Recibos duplicados
• Falta de comprovativos
• Despesas fora do período permitido
• Gastos não reembolsáveis
• Câmbios mal calculados em compras realizadas noutras moedas

Todos estes erros geram custos ocultos: tempo adicional de validação, atrasos nos reembolsos que desmotivam os colaboradores, problemas em auditorias ou perda de visibilidade que dificulta o controlo do gasto real.

A forma mais direta de reduzi-los? Investir na formação financeira dos colaboradores.

Estratégias para melhorar o controlo de despesas corporativas com educação financeira

Formar financeiramente a equipa reduz irregularidades nas notas de despesa. Mas é igualmente importante que a empresa implemente medidas complementares:

• Criar uma política de despesas clara, com limites, processos e tipos de gastos reembolsáveis bem definidos
• Manter os colaboradores atualizados sobre eventuais alterações nas regras
• Usar aplicações para digitalizar e automatizar a gestão de despesas — reduz erros manuais e melhora o controlo para os departamentos Financeiro e de Recursos Humanos
• Integrar as ferramentas de gestão de despesas com o software de contabilidade e os restantes sistemas da empresa
• Fornecer cartões corporativos e formar os colaboradores no seu uso responsável
• Realizar controlos regulares para tomar decisões baseadas em dados

Como recuperar o controlo das despesas corporativas com a Okticket

A tecnologia é uma aliada fundamental para garantir o cumprimento das políticas de despesas. Com a Okticket, a gestão de despesas de viagens profissionais é feita de forma transparente e centralizada:

• OCR avançado: basta fotografar o recibo para extrair automaticamente todos os dados (data, valor, moeda, NIF, IVA…)
• Conciliação automática das despesas com cartão de crédito
• Cálculo automático do valor a reembolsar por quilometragem
• Definição de regras personalizadas
• Integração nativa, bidirecional e evolutiva com os principais ERPs e softwares de gestão empresarial do mercado

“Com a Okticket acabaram-se os erros de contabilidade e a falta de controlo. As especificidades da nossa política de despesas estão totalmente refletidas na ferramenta. Ter a informação de gastos de todas as empresas do grupo integrada no nosso ERP é uma verdadeira libertação.” — Cupa Group

Benefícios estratégicos da educação financeira para colaboradores

Investir na formação financeira não só reduz custos — é uma decisão estratégica. Exemplos:

• Menos stress e maior foco no trabalho
• Maior retenção de talento: 52 % dos colaboradores que recebem formação financeira sentem-se mais comprometidos com a empresa (fonte: PwC)
• Retorno até cinco vezes superior ao custo do programa (fonte: OCDE)
• Empresas com programas de educação financeira têm 12 % mais probabilidade de aumentar lucros de forma sustentada (fonte: Universidade de Harvard)
• Redução de custos operacionais em cerca de 20 % (fonte: Comissão Nacional do Mercado de Valores de Espanha)

Resumindo: investir em educação financeira reduz erros, aumenta o compromisso da equipa, retém talento e otimiza os custos.

Perguntas frequentes sobre educação financeira para colaboradores

‍

O que é educação financeira numa empresa?

‍
É a capacitação dos colaboradores para tomarem decisões de despesa alinhadas com a política e os objetivos da organização.

‍

Porque é importante a formação financeira?

‍
Porque reduz erros, melhora a eficiência e reforça o compromisso dos colaboradores.

‍

Como começar um programa de educação financeira?

‍
Define a política, comunica com a equipa, forma os colaboradores, mede os resultados e ajusta o processo.

Descobre como a Okticket te ajuda a controlar as despesas corporativas. Vamos conversar?

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍