Métodos de validação de despesas profissionais: qual escolher?

Pode ser um processo rápido, simples e transparente ou uma tarefa longa e fastidiosa com algumas sombras. Em qualquer empresa, qualquer despesa é precedida de um processo de aprovação correspondente.

Em que consiste este processo e quais são os métodos de validação das despesas profissionais mais eficazes? É o que iremos abordar ao longo deste artigo.

Como otimizar o processo de aprovação das despesas

Um dos primeiros passos a dar para otimizar o processo de gestão e validação das despesas é estabelecer uma política de despesas adaptada à atividade de cada organização e partilhá-la com os colaboradores para que conheçam os limites, o procedimento de candidatura e os critérios de aprovação das despesas.

• Uma lista das pessoas ou cargos que podem dar luz verde às compras, à contratação de serviços ou às deslocações profissionais, para dar alguns exemplos.
• A delegação de funções no caso de os responsáveis se encontrarem de férias ou de baixa por doença.
• Tipos de despesas que são consideradas reembolsáveis: despesas de viagem de negócios, ajudas de custo, quilometragem, despesas de representação, etc.
• Métodos de pagamento: dinheiro, cartão bancário pessoal, cartão de empresa…
• Limites de despesas por empresa, por utilizador e por categoria de despesas.
• O fluxo de validação.
• A informação a incluir nas notas de despesas.
• Documentos comprovativos válidos: suporte aceitável, prazo de apresentação, informações obrigatórias…
• O procedimento de reembolso no caso de o trabalhador adiantar o dinheiro do seu bolso.

Vejamos alguns destes pontos em mais pormenor.

Estabeleça um fluxo de aprovação

Pode acontecer que o processo de validação das despesas comerciais exija a supervisão de mais do que um gestor, o que significa mais tempo e recursos. Podem passar-se semanas entre o momento em que o empregado efetua a despesa e a pessoa responsável pelo departamento administrativo a aprova.

Por isso, o ideal nestes casos é ter uma ferramenta que permita automatizar um fluxo de trabalho de aprovação. Funciona mais ou menos assim:

1. O colaborador efetua uma despesa.

2. Regista-o, verifica se todos os dados estão corretos e envia-o para análise.

3. O seu supervisor abre-o e, se tudo estiver correto, aprova-o.

4. Uma vez aprovado, é validado por outra pessoa responsável.

5. Quando validado, a pessoa com a função estabelecida processa-o e procede ao reembolso, se o empregado tiver adiantado o dinheiro.

Este fluxo pode variar em função de variáveis como o departamento, o cargo ou os projetos.

Neste ponto, é importante lembrar que um erro comum é alongar o fluxo de aprovação com camadas desnecessárias que atrasam o processo. Daí a importância de criar um sistema de notificação para o alertar para as alterações no estado das despesas. Algumas ferramentas profissionais de controlo de despesas têm esta funcionalidade.

Defina um critério de justificação

Quando se trata de justificar as despesas, podem acontecer duas coisas: pode ser inundado com dados desnecessários ou os documentos podem não conter as informações básicas necessárias para serem válidos para efeitos fiscais.

Por conseguinte, é importante informar os trabalhadores de que nem todos os recibos são válidos como prova de pagamento. Devem ser legíveis e incluir uma série de dados que comprovem que as despesas estão relacionadas com a atividade da empresa: número e série do talão/fatura, número de IVA do fornecedor, data de emissão e data da transação (se for diferente), nome do fornecedor, conceito do bem ou serviço prestado, taxa de imposto e montante total.

Depois, há conceitos como o suporte aceite. Se a aprovação da sua empresa for manual, os recibos são normalmente apresentados em papel. Neste caso, deve ter especial cuidado com dados ilegíveis e certificar-se de que o conceito e o montante correspondem ao que está escrito na nota de despesas.

No entanto, se a gestão for digitalizada e pretender que os registos sejam feitos através da aplicação correspondente, terá de informar os trabalhadores de que, regra geral, apenas serão aceites documentos comprovativos digitalizados.

Não quer que os trabalhadores transmitam despesas antigas? Nesse caso, terá também de estabelecer prazos para a apresentação de documentos comprovativos.

Para além disso, as empresas podem estipular que as folhas de despesas incluam informações como o motivo da despesa, a categoria da despesa, o centro de custos ou o número de comensais (por exemplo, para uma refeição de negócios) ou o cliente (no caso de despesas de representação).

Mais uma vez, as ferramentas profissionais de digitalização de despesas tornam esta parte do processo de validação muito mais rápida e fácil. Mas não se esqueça. Certifique-se de que a solução é aprovada pela administração fiscal. Só então o recibo digitalizado terá a mesma validade legal que o original em papel.

Implementação duma política de reembolso

A empresa dispõe de um procedimento para o reembolso de notas de despesas e este é incluído nos salários? Quanto tempo têm os trabalhadores de esperar para receber o reembolso do dinheiro adiantado?

Para que o reembolso das despesas profissionais não se torne um caos, é essencial definir o procedimento a seguir: prazo máximo de reembolso, método de pagamento, lista das despesas reembolsáveis e não reembolsáveis, etc. As regras devem ser claras e partilhadas com toda a equipa.

É particularmente importante definir claramente quais as despesas profissionais que são reembolsáveis. Não existe uma lista oficial, mas são geralmente aceites:

• Despesas de viagem de negócios: deslocações (transporte, quilometragem, estacionamento, portagens), alojamento e refeições.
• Despesas de representação (presentes e refeições com clientes).
• Material de escritório e materiais necessários para a realização de um trabalho.
• Despesas de telefone e de material informático.

Depois, há empresas que decidem pagar itens como a lavandaria do hotel para estadias de vários dias.

É igualmente importante esclarecer quais as despesas que não são reembolsáveis. Existem as habituais, como multas de trânsito mesmo que o carro seja da empresa, compras de objetos pessoais ou refeições fora do horário de trabalho. Mas algumas empresas acrescentam as suas próprias restrições, como as despesas cujos recibos se perderam ou são ilegíveis.

Qual é o modelo de gestão de despesas que utiliza?

Dependendo do modelo de gestão de despesas utilizado, a validação é mais ou menos simplificada. Vejamos os prós e os contras dos três tipos:

1. Modelo fixo: O trabalhador recebe um montante fixo de dinheiro quando tem de fazer uma viagem ou uma compra para a empresa. A vantagem é que o trabalhador não tem de adiantar o dinheiro e o processo de aprovação é simplificado. O lado negativo é que se perde o controlo sobre as despesas. Tomemos o exemplo de uma empresa que dá a um empregado um subsídio diário de 50 euros para despesas de subsistência. Ao não ter de prestar contas, o dinheiro pode ser gasto em compras que, de outra forma, seriam despesas não reembolsáveis.

2. Modelo de despesas: Os trabalhadores têm de guardar os recibos ou faturas e apresentar uma folha de despesas, quer tenham recebido um adiantamento, quer tenham adiantado o dinheiro do seu próprio bolso. Neste caso, o departamento financeiro tem mais controlo sobre as despesas. Mas…o processo de aprovação torna-se mais longo e mais complexo.

3. Modelo misto: A empresa combina os dois modelos anteriores. Isto pode ser feito por tipo de despesa, por função, por departamento… Dependendo de qual é utilizado num determinado momento, a validação torna-se mais simples ou mais complicada. Um exemplo frequente deste modelo é o de uma empresa que oferece aos seus empregados móveis um montante fixo para ajudas de custo, mas exige a apresentação dos recibos correspondentes.

Em suma, se a sua organização tem uma política de despesas, a validação manual é um desperdício absoluto de tempo e recursos. Para além de todos os erros que ocorrem e do risco de fraude interna.

O mais operacional é automatizar o processo com uma ferramenta de gestão de notas de despesas que lhe permita definir regras e limites de despesas, atribuir despesas a categorias e centros de custos e definir alertas, bem como oferecer reconciliação bancária e integração com o ERP da sua empresa.

Outra opção é oferecer aos seus empregados cartões de empresa que ofereçam reconciliação automática ou a possibilidade de personalizar os limites de utilização por categoria, ou mesmo por dia.  Desta forma, a gestão dos adiantamentos e dos reembolsos não é tão complicada, mas é possível controlar as despesas.

Como criar um processo de aprovação de despesas com a Okticket

Para mostrar como é fácil e intuitivo validar uma despesa através de uma aplicação, damos-lhe o exemplo da Okticket. Que passos tem de seguir?

1. O primeiro passo é o empregado iniciar sessão na aplicação e registar a despesa. Para isso, basta tirar uma fotografia do recibo, selecionar a categoria, atribuí-lo a uma folha de despesas e a um centro de custos, se for caso disso. Em seguida, passa a folha de despesas para revisão.

2. A partir da aplicação e do gestor Web, o responsável pode visualizar as folhas de despesas criadas pela sua equipa.

3. Para efetuar as alterações de estado, tem de introduzir as folhas de despesas a partir do gestor Web. Se for um validador de primeiro nível, por exemplo, pode pegar nas folhas que dizem "Revisão pendente" e passá-las para revisão.

4. Quando a folha é revista, e se tiver o papel para o fazer, pode aprová-la ou rejeitá-la. Se a aprovar, passará para o nível de validação seguinte até ser marcada como "processada".

Se pretender receber notificações na aplicação e/ou no seu correio eletrónico quando o estado das folhas de despesas for alterado, pode fazê-lo a partir do seu perfil.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas