Ter um software com visibilidade instantânea é como ter um GPS para o seu dinheiro. Continue a ler para descobrir todas as vantagens da gestão de despesas automatizada para um CFO digital.
Fazemos um resumo da nossa viagem ao longo de 2025. Acompanha-nos?
Oito anos. Mais de 400.000 utilizadores a confiar em nós. Mais de 3.500 empresas a gerir as suas despesas de viagem profissionais de forma mais eficiente.
Como em todos os finais de ano, é tempo de olhar para trás e recordar o que mais se destacou.
2025 foi o ano em que a inteligência artificial deixou de ser promessa para se tornar a arma secreta do nosso produto.
Já não falamos de automatizar por automatizar. Falamos de eliminar a carga administrativa que te trava: despesas registadas sem moveres um dedo, recibos interpretados sem margem de erro, políticas aplicadas automaticamente enquanto tomas o café, e decisões que antes consumiam a tarde inteira e agora são instantâneas.
A IA no nosso produto não faz barulho. Faz o trabalho pesado em segundo plano para que tu não tenhas de o fazer. Menos horas perdidas em tarefas repetitivas, mais tempo para o que realmente importa. Zero fricção, controlo total e, finalmente, equipas financeiras a tomar decisões — não a perseguir papéis.
No fundo, é disso que se trata: devolver-te tempo, eliminar dores de cabeça e transformar a gestão de despesas corporativas de um processo longo e penoso em algo simples e 100% automatizado.
Este foi o nosso 2025. E queremos partilhá-lo contigo.
OCR, digitalização, SaaS, RPA… conceitos que durante anos fizeram parte do discurso deram lugar a algo mais poderoso, mais inteligente e mais real: a inteligência artificial agêntica.
Já não nos limitamos a digitalizar recibos ou faturas. Demos um passo mais ambicioso: desenvolver agentes inteligentes capazes de gerir todo o processo de despesas de viagem profissionais, de ponta a ponta, adaptados às particularidades do teu fluxo interno de aprovação.
A grande revolução tecnológica de 2025 tem nome: Pelaio, o nosso motor de inteligência artificial generativa.
Quando falamos de IA, não falamos de automatizações básicas. Falamos de um sistema que interpreta, compreende o contexto e atua em conformidade
O Pelaio vai muito além do processamento tradicional:
O Pelaio processa automaticamente qualquer recibo ou fatura, independentemente da qualidade, idioma ou moeda. Cria registos completos, extrai todos os dados relevantes e categoriza cada despesa sem revisões manuais. E aprende continuamente, adaptando-se às especificidades de cada organização.
Além de registar, o Pelaio valida ativamente as despesas segundo as políticas corporativas, detetando automaticamente:
Evoluímos também o nosso robô de processamento de faturas em PDF para acelerar o registo de despesas já digitalizadas. Agora permite:
Sem atualizações. Basta enviar as faturas para robot@okticket.io e o sistema trata do resto.
Adeus aos pagamentos com cartão sem comprovativo associado — um dos maiores pontos de fricção na gestão de despesas.
Introduzimos a suspensão automática do cartão: quando um utilizador acumula despesas com a OKT Card sem anexar o comprovativo, o sistema suspende temporariamente o cartão e envia uma notificação imediata.
O colaborador tem algumas horas para carregar os comprovativos em falta e recuperar o acesso.
Simples. Eficaz. Sem intervenção manual da equipa financeira.
Em 2025, a nossa parceria com a Sage consolidou-se como um pilar de crescimento. Como Partner Platinum no Sage Future for Partners 2025, reforçámos o nosso posicionamento como solução de referência em gestão de despesas no ecossistema Sage.
A Okticket é o fornecedor escolhido pela Sage para os seus clientes, com integrações nativas e bidirecionais com Sage 200, Sage X3, Sage Despachos e Sage Active, desenvolvidas em conjunto para garantir um fluxo de informação sem fricções, da despesa ao lançamento contabilístico.
Cada integração significa menos trabalho manual, menos erros e mais foco no essencial.
Enquanto construíamos tudo isto, o setor reconhecia-nos:
Mais de 50 eventos em 2025. Da Visa Innovation Program Europe Summit, em Madrid, à CONVECOB, na Cidade do México. Estivemos onde se fala de inovação, onde se constrói o futuro e onde as empresas procuram soluções que funcionam.
O foco mantém-se: expansão internacional. Cada mercado tem as suas regras, necessidades e particularidades — e estamos preparados para nos adaptar sem perder a essência: tornar a gestão de despesas de viagem corporativas mais simples, mais rápida e mais inteligente.
Vemo-nos em 2026.
Com mais inovação, mais inteligência e a mesma ambição de simplificar o complexo.
As empresas líderes estão a implementar fluxos de trabalho onde cada etapa está conectada: reservas, digitalização de recibos e faturas, conciliação e contabilização no ERP.
Dezenas de relatórios de despesas, horas e horas a rever recibos e, no final do mês, há sempre algum desvio.
Não é um caso isolado. Num momento em que todos falam das vantagens da IA, ainda existem empresas a gerir as despesas de viagens profissionais como no século passado.
O custo de manter este processo manual já não se mede apenas em horas perdidas. A falta de visibilidade, a frustração dos colaboradores, os erros contabilísticos e a incapacidade de tomar decisões estratégicas por falta de dados fiáveis também pesam — e muito.
Vários estudos do setor indicam que cerca de 20% dos relatórios de despesas contêm erros, e que as despesas fraudulentas costumam incluir informação incorreta ou estar fora da política interna.
Se a tecnologia já resolve estes problemas, por que não utilizá-la?
Vejamos o que estão a fazer as organizações que lideram.
Tradicionalmente, gerir uma viagem de negócios envolve vários passos desconectados:
Ao ligar todo o fluxo, o processo simplifica-se. Da solicitação à contabilização no ERP, todo o ciclo passa a ser automático e feito numa única plataforma.
As empresas líderes já operam com fluxos totalmente integrados:
O que antes demorava semanas resolve-se em horas. Segundo o Aberdeen Group, empresas com soluções automatizadas reduzem em 67% o tempo de processamento.
Gerir viagens numa plataforma, despesas noutra e contabilidade noutra já não é sustentável.
A tendência é clara: ecossistemas tecnológicos integrados.
Agência de viagens + gestão de despesas + ERP + BI.
Como muda o processo?
Sem erros. Com mínima intervenção humana.
Passa-se da automação reativa para a inteligência proativa.
A IA identifica automaticamente:
A IA analisa padrões reais e ajuda a ajustar políticas:
OCR avançado extrai dados de recibos desfocados, amassados ou incompletos, reconhece idiomas, classifica despesas e aprende continuamente.
Nos modelos tradicionais, as Finanças conhecem os gastos com semanas de atraso. Quando o relatório chega, já não há margem de reação.
Com sistemas integrados, obtém-se uma visão completa e imediata:
A obrigatoriedade da fatura eletrónica B2B (em vigor a partir de 2026) implica:
A integração entre agências e soluções como a Okticket garante essa rastreabilidade de ponta a ponta.
A gestão já não acontece no escritório.
Colaboradores registam despesas em movimento; responsáveis aprovam a partir do telemóvel.
Uma app moderna deve oferecer:
Automatizar já não chega. É preciso inteligência real.
A Okticket integra Pelaio, o seu motor de IA generativa, que transforma a gestão de despesas num processo autónomo.
Pelaio:
As irregularidades são sinalizadas de imediato — e podem ser bloqueadas.
Impacto real:
Ao ligar Okticket + Pelaio à agência:
Tudo numa única folha de despesas.
Estas tendências já são realidade nas empresas líderes.
A diferença entre organizações ágeis e aquelas presas ao passado está na integração, automação e uso inteligente dos dados.
Por onde começar?
As empresas que fizerem isto decidirão mais rápido, gastarão melhor e terão equipas mais produtivas.
A sua empresa está preparada para dar o salto?
Fale connosco.
A via mais eficaz não é adicionar mais camadas a um sistema complexo, mas sim escolher a melhor ferramenta para cada processo específico e ligá-las através de APIs abertas.
¿Te imaginas que surgia uma aplicação que oferecesse GPS, Spotify, banca móvel e editor de fotos? A primeira reação seria pensar no quão funcional poderia ser: um único desenvolvedor, atualizações sincronizadas, uma interface intuitiva… Tudo muito conveniente.
Mas, de repente, estás a conduzir e a aplicação envia-te por um sentido proibido porque os mapas não são atualizados há semanas. Quando tentas ouvir música, percebes que o som não sai pelos altifalantes porque o equalizador não consegue ligar-se. E, ao editar uma foto, descobres que os filtros não correspondem ao que precisas.
Este exemplo é fictício, mas descreve exatamente o que está a acontecer com as suítes “tudo-em-um” na gestão de despesas corporativas. É real — e as empresas estão a pagar o preço em perda de controlo financeiro.
Nos últimos anos, unificar várias ferramentas numa única suíte tecnológica tornou-se tendência. ERP, Recursos Humanos, CRM, despesas… Um único fornecedor, um contrato, uma experiência homogénea, um TCO (Total Cost of Ownership) teoricamente mais baixo. Parecia uma aposta segura.
Contudo, a experiência demonstrou que as suítes all-in-one acabaram por reproduzir o mesmo problema que prometiam resolver: silos internos, falta de flexibilidade e processos que não comunicam entre si.
O que se ganha em aparência de integração perde-se em capacidade real de controlo.
Gestão de despesas de viagem? Para uma suíte generalista, é apenas “mais um módulo”. Não compreende as particularidades das ajudas de custo, quilometragens, políticas internas ou regulamentações de cada país. Simplifica-se tudo, mas as funcionalidades tornam-se demasiado básicas.
Resultado: empresas que acabam a adaptar processos ao software — quando deveria ser ao contrário.
Personalizações, suporte especializado, atualizações fora do roadmap… Pequenos extras que se acumulam até transformar a “solução económica” em algo bem mais caro. Muitos negócios acabam por investir recursos adicionais só para que as ferramentas consigam falar entre si.
Queres mudar de ferramenta? A migração pode tornar-se um processo moroso e complexo.
Este é o ponto crítico. Segundo a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), o fraude em despesas é detetado, em média, 18 meses depois de ocorrer, com perdas anuais de cerca de 50.000 dólares por empresa.
Isto acontece porque as suítes generalistas processam dados em batch noturno: detetam o que já aconteceu ontem, na semana passada ou no mês anterior — nunca o que está a acontecer agora.
É como receber um alerta de incêndio quando o edifício já ardeu.
A realidade é evidente. Quase 90% das empresas espanholas tiveram dificuldades na digitalização, segundo o Estudo sobre Saúde Digital da Zoho. Muitas reconhecem ter tido de investir recursos extra apenas para que as ferramentas funcionassem bem em conjunto.
E há mais: até 30% das receitas podem ser afetadas por decisões baseadas em dados incompletos, duplicados ou incorretos (Monte Carlo Data).
Na gestão de despesas corporativas, isso tem um impacto triplo: ineficiência operacional, perda de controlo financeiro e risco de incumprimento normativo.
A perda de coerência tecnológica transforma-se, inevitavelmente, em perda de coerência estratégica.
O problema central é claro: a incapacidade das ferramentas generalistas para detetar irregularidades em tempo real. Operam com visão retrospetiva — informam sobre algo quando já não é possível agir.
Um colaborador apresenta duas vezes o mesmo recibo? Vais notar na revisão mensal. Alguém ultrapassa repetidamente os limites de refeições? Vais descobrir no fecho trimestral. Um padrão suspeito de gastos fora da política? Só aparecerá no relatório anual.
Entretanto, o dinheiro já saiu.
As soluções especializadas detetam anomalias no momento. Não reagem, antecipam. Não informam, previnem.
As empresas que usam sistemas especializados reduzem o tempo médio de deteção de fraude de 18 meses para menos de 6. Nas soluções mais avançadas, muitas irregularidades nem sequer chegam a ocorrer — porque o sistema as bloqueia automaticamente.
As alertas inteligentes analisam, compreendem e atuam sobre cada despesa no exato momento em que é gerada.
Como funcionam:
Alertas que fazem diferença:
Toda a configuração baseia-se em lógica adaptada às políticas da empresa — não num modelo genérico “para todos”.
Cada vez mais empresas compreendem que a via mais eficaz não é adicionar mais camadas a um sistema complexo, mas adotar soluções best-of-breed: escolher a melhor ferramenta para cada processo e conectá-las através de APIs abertas.
Resultado: cada sistema faz de forma excecional aquilo para que foi criado, e todos comunicam entre si sem fricção.
No caso da gestão de despesas de viagem, isto permite visibilidade total do gasto em tempo real, sem depender de ciclos batch.
As suítes tudo-em-um integram-se bem — mas apenas dentro do seu próprio ecossistema. Quando é necessário ligar a ferramentas externas (agências de viagens, BI específico, fornecedores), surgem barreiras e limitações.
As soluções especializadas são projetadas para integrar-se com tudo. A conexão é simples, bidirecional e evolutiva. Implementa-se em poucos dias, sem perturbar processos existentes e sem migrações traumáticas.
As suítes agrupam módulos, mas são superficiais. As especializadas aprofunda-se numa área e oferecem funcionalidades que as suítes não têm, com integração via APIs abertas.
Permitem detetar e prevenir irregularidades imediatamente, evitando custos e fraudes antes de se tornarem problemas.
Mais flexibilidade, menos dependência, implementação rápida, atualizações contínuas e TCO mais transparente.
Quando os relatórios chegam tarde, surgem custos inexplicáveis, não há visibilidade imediata ou fraudes são detetadas meses depois.
Com as ferramentas certas, não. A integração pode ser rápida, não invasiva e sem alterar fluxos existentes.
Digitalizar é bom — mas digitalizar sem inteligência é apenas criar complexidade sofisticada.
Na gestão de despesas corporativas, o que importa não é ter mais ferramentas, mas ter informação rápida, precisa e acionável.
O futuro não pertence às suítes que tentam fazer tudo. Pertence a sistemas conectados, inteligentes e em tempo real — que entendem as particularidades de cada área do negócio e oferecem respostas específicas.
O avanço verdadeiro não é digitalizar mais. É digitalizar melhor.
Queres ver como funciona um sistema de gestão de despesas que realmente entende o teu negócio? Descobre a Okticket.
As vantagens de deixar para trás as planilhas com a Okticket: cibersegurança, automação e rastreabilidade financeira.
Pode parecer um método cômodo, até simples. No entanto, depender do Excel para gerir as despesas corporativas é um risco operacional e financeiro. Significa conviver com erros em planilhas, falhas de segurança e ausência total de rastreabilidade e controlo interno.
Já se perguntou para onde vão parar esses ficheiros com dados bancários, de colaboradores e fornecedores? Estão realmente seguros? Se o objetivo é cumprir as normas de compliance financeiro e, ao mesmo tempo, agilizar processos, chegou a hora de deixar de usar o Excel para controlar despesas e apostar num software seguro de gestão de despesas profissionais.
O facto de algo ser “feito assim desde sempre” não significa que não deva mudar. Cabe ao CFO avaliar o custo total de oportunidade e o risco de cada ferramenta. E no caso do Excel para gestão de despesas empresariais, os riscos são claros:
Segundo estudos recentes, 94% das planilhas utilizadas em decisões de negócio contêm erros críticos (fonte: Spreadsheet Quality Assurance: A Literature Review).
Além disso, há o risco de fraude interna. A Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) estima que as empresas perdem, em média, 5% das suas receitas anuais por fraude ocupacional, com um custo médio superior a 117.000 USD a nível global (Global Study on Occupational Fraud and Abuse).
A falta de fiabilidade do Excel como ferramenta de gestão financeira manifesta-se em vários aspetos: desde a inconsistência dos dados até à impossibilidade de garantir a sua integridade. Uma planilha pode corromper-se, perder-se ou ser alterada sem deixar rasto, comprometendo toda a informação financeira da empresa.
O Excel é sinónimo de risco e ineficiência. Já uma solução automatizada como Okticket oferece fiabilidade, proteção e produtividade.
Toda empresa precisa de um escudo contra riscos cibernéticos. É aqui que entram alternativas ao Excel como a Okticket, que oferece:
“Com a Okticket, o tempo gasto na verificação das despesas de viagem reduziu-se em mais de 50%, além da poupança de papel para todos.” — Cafés Oquendo
Ao escolher um software de gestão de despesas seguro, a sua empresa passa da fragilidade do Excel para um sistema robusto e protegido que otimiza os processos financeiros.
É uma ferramenta digital que centraliza, protege e automatiza o controlo das despesas corporativas. Ao contrário do Excel, oferece encriptação, rastreabilidade e conformidade legal.
Sim. Com soluções como a Okticket, que garantem encriptação, controlo de acessos e compliance, a digitalização é muito mais segura do que o Excel.
Sim. A redundância de servidores, os backups automáticos e as certificações asseguram a integridade e disponibilidade dos dados.
Cumpre o RGPD, as normas fiscais locais e os padrões internacionais de cibersegurança, como a ISO 27001.
Porque o Excel não oferece segurança, rastreabilidade nem conformidade. Um software especializado garante proteção total da informação financeira.
Depende da dimensão da empresa, mas a Okticket regista reduções de até 80% no tempo dedicado a tarefas administrativas.
Pronto para deixar para trás os riscos do Excel? Descubra como a Okticket, o software seguro de gestão de despesas profissionais, protege os seus dados e poupa horas de trabalho todos os meses. Quer conversar?
Ter um software com visibilidade instantânea é como ter um GPS para o seu dinheiro. Continue a ler para descobrir todas as vantagens da gestão de despesas automatizada para um CFO digital.
Faz sentido esperar pelo fecho contabilístico para ver se os números batem certo? Um CFO digital já não se questiona isso — aposta em soluções que permitem o controlo de despesas em tempo real. Desta forma, obtém a visibilidade e agilidade necessárias para detetar desvios, fraudes e erros antes que escalem.
As estatísticas confirmam uma nova realidade competitiva. Segundo um relatório recente da PwC, 60% dos CFOs já estão a investir em IA para impulsionar o forecasting em tempo real — um sinal de que a gestão financeira empresarial exige visibilidade das despesas no momento em que ocorrem.
Esta transformação não é casual. Os diretores financeiros que dispõem de dados imediatos afirmam que o seu papel se transformou (fonte: CFO 3.0 - Digital transformation beyond financial management | Sage US). Agora têm a informação necessária para tomar decisões estratégicas, gerir riscos de forma proativa e garantir a saúde financeira da empresa.
Estas conclusões resultam das respostas às questões levantadas ao longo deste artigo: O que é o controlo de despesas em tempo real? Por que é essencial para o CFO moderno? Que software com visibilidade instantânea oferece mais garantias?
O controlo de despesas em tempo real significa exatamente o que está a pensar: ver cada euro que sai da sua empresa no momento exato em que é gasto.
É como ter um GPS para o seu dinheiro — um sistema que lhe permite monitorizar, analisar e tomar decisões sobre as despesas corporativas à medida que acontecem.
Esta visibilidade imediata das finanças permite às empresas identificar oportunidades de poupança e gerir o orçamento de forma proativa. Assim, evitam-se gastos excessivos e assegura-se o cumprimento das políticas internas.
Principais características:
Assim, acabou-se esperar pelos fechos contabilísticos para ter toda a informação.
Com o controlo financeiro tradicional, baseado em relatórios mensais, criam-se pontos cegos. Se surgir uma ocorrência, podem passar semanas até que alguém a detete — e quando isso acontece, o impacto já é significativo.
Já uma gestão de despesas automatizada permite que os diretores financeiros detetem os problemas antes de se tornarem uma crise — e, por vezes, até os previnam.
Principais vantagens de um software com visibilidade instantânea:
Em resumo, o controlo de despesas em tempo real é uma estratégia poderosa que está a tornar-se o novo padrão da gestão financeira eficaz.
A pergunta já não é “vale a pena implementar?”, mas sim “qual software escolher?” e “como maximizar o ROI?”
Nem todas as soluções são iguais. O CFO deve priorizar plataformas escaláveis, integradas e fáceis de usar, com suporte especializado e ROI comprovado.
Acha complicado implementar? Esqueça isso. As melhores soluções configuram-se em semanas, e as equipas adotam-nas rapidamente porque simplificam o trabalho diário.
Na Okticket, por exemplo, há empresas que em poucas semanas já funcionam plenamente e veem resultados reais.
A sua empresa precisa de controlo em tempo real?
A contabilidade automática permite gerar lançamentos contábeis diretamente a partir de comprovantes digitalizados, sem intervenção manual.
As equipes financeiras sentem a pressão constante de serem mais eficientes. A intenção de otimizar processos existe, mas há resistência em migrar para novas ferramentas. As integrações contábeis automáticas são a solução para economizar horas de trabalho sem mudar seu ERP ou software contábil.
Dessa forma, as empresas evitam o pior de uma migração: custos de implementação, treinamento da equipe, resistência interna ou riscos de erros ao mudar o ambiente.
A contabilidade automática permite gerar lançamentos contábeis diretamente a partir de comprovantes digitalizados, sem intervenção manual. O software extrai, interpreta e registra os dados no sistema contábil de forma automática.
Assim, reduz-se o tempo de gestão, eliminam-se erros de digitação e garante-se a consistência das informações. Com isso, melhora-se a qualidade dos dados e agiliza-se a elaboração de relatórios.
O software analisa as faturas recebidas, extrai os dados-chave e os converte em lançamentos contábeis prontos para integrar com o ERP ou programa contábil. Mais do que a digitalização, a chave está na leitura automática e na criação direta do lançamento, eliminando etapas manuais e simplificando a conciliação e o fechamento contábil.
Com a automação da gestão de despesas, a experiência do usuário se mantém intacta. A sincronização entre o software de digitalização e o ERP ocorre automaticamente, sem intervenção manual.
Sua equipe continuará usando suas ferramentas habituais, mas com a vantagem de não precisar mais dedicar tempo a tarefas repetitivas.
Ao mesmo tempo, a empresa obtém controle e rastreabilidade total das despesas.
A economia de tempo também merece destaque. Segundo a Deloitte, automatizar integrações contábeis reduz entre 25% e 50% o tempo de fechamento mensal. Para uma equipe que dedica 40 horas por mês a conciliações e fechamentos, isso significa economizar entre 10 e 20 horas por mês.
Considerando um custo médio de 25 euros por hora de pessoal financeiro, a economia mensal direta varia entre 250 € e 500 €. A isso soma-se o valor agregado de eliminar erros e melhorar o compliance.
Por sua vez, a McKinsey estima que a automação reduz entre 40% e 60% os custos operacionais em funções financeiras (fonte: Finance 2030).
A contabilidade manual multiplica o risco de omissões e duplicidades, com possíveis consequências fiscais. Erros em pagamentos a fornecedores (dados bancários incorretos, valores equivocados ou IVA mal calculado) também são frequentes. A automação elimina essas fontes de falha.
Na hora de implementar integrações invisíveis e fluidas, é recomendável que você tome uma série de medidas.
Se você deseja conectar a gestão de despesas corporativas à contabilidade de forma simples, a Okticket é uma opção robusta e comprovada.
A Okticket oferece conectores nativos, bidirecionais e evolutivos com os principais ERPs do mercado: Sage, SAP Business One, SAP, Microsoft, Libra, Odoo, Grupo Primavera e outros.
Também integra com sistemas de RH, ferramentas de Business Intelligence e agências de viagens. Registre as despesas na Okticket e contabilize no seu ERP sem esforço.
Mais vantagens-chave:
A melhoria da eficiência e a eliminação de tarefas manuais nos processos financeiros, sem mudar seu stack atual, passa pelas integrações contábeis automáticas.
Se quiser saber como a Okticket pode automatizar a gestão de despesas e sua integração contábil em sua empresa, agende uma demonstração conosco.
Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
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