Descubra como o módulo de pedido de viagens da Okticket permite uma gestão eficiente das viagens de negócios
Em poucos segundos, os seus empregados podem solicitar uma viagem e o departamento financeiro pode aprovar e fazer o acompanhamento.
Em poucos segundos, os seus empregados podem solicitar uma viagem e o departamento financeiro pode aprovar e fazer o acompanhamento.
Sabia que os seus sistemas empresariais podem funcionar em perfeita harmonia? A integração de sistemas transforma a sua forma de trabalhar. Da contabilidade à inteligência empresarial, a integração das suas plataformas traz uma série de benefícios.
À medida que uma empresa cresce, os seus processos também se tornam mais complexos. Isso aumenta a necessidade de ferramentas que mantenham todas as operações sob controlo.
Os sistemas ERP são fundamentais para gerir diversas operações empresariais. No entanto, para maximizar o seu potencial na área financeira, é essencial ir além e implementar uma estratégia de integração de um software de gestão de despesas com o ERP.
Quais são as vantagens dos conectores? Como tirar o máximo proveito deles? Qual a aplicação mais adequada para integrar com o seu ERP? Vamos abordar estas questões ao longo deste artigo.
A integração de uma aplicação de controlo de despesas com o ERP permite que ambas as ferramentas se conectem, assegurando um fluxo contínuo de informações.
Esta conexão automatiza a sincronização de dados de despesas, como recibos e faturas, com os módulos de contabilidade, tesouraria ou relatórios do sistema de gestão empresarial.
Vejamos os principais benefícios de integrar um software de gestão de despesas com o ERP da sua empresa:
Dica: Empresas que integram soluções como a Okticket com os seus ERPs conseguem reduzir até 80% do tempo despendido em tarefas administrativas.
Escolher a solução certa para integrar com o seu ERP é uma decisão estratégica. Estes são os critérios que deves considerar:
Para garantir uma integração bem-sucedida com o ERP, é essencial seguir algumas etapas-chave:
Agora que tem uma ideia do que precisa, está em posição de escolher a solução de gestão de despesas empresariais que melhor se integra com o seu ERP.
Na Okticket, oferecemos uma solução flexível e adaptável, com integração certificada para os principais ERPs do mercado, como Sage, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, entre outros. Aqui estão algumas vantagens:
Com esta integração, a gestão de despesas torna-se rápida, eficiente e sem erros.
Okticket é compatível com o meu ERP?
Sim. A nossa solução é compatível e integra-se de forma nativa com os principais sistemas do mercado, sem processos manuais ou ficheiros intermédios.
O que distingue a integração da Okticket?
As nossas integrações são desenvolvidas por especialistas, garantindo evolução contínua e compatibilidade com atualizações do ERP.
A integração de um software de gestão de despesas com o ERP não só melhora a eficiência operacional, mas também otimiza o controlo financeiro e facilita o crescimento da empresa.
Com a Okticket, tens a solução perfeita para maximizar o potencial do seu ERP.
Quer saber mais? Solicite já uma demo personalizada!
O PelAIo da Okticket não é apenas um OCR avançado. É uma solução estratégica para os CFOs que procuram eficiência, controlo e conformidade.
Que os departamentos financeiros enfrentam desafios contínuos na gestão de despesas empresariais não é novidade. Também não é a primeira vez que mencionamos que aproximadamente 20% das notas de despesa contêm erros, na sua maioria derivados da falta de controlo.
Se acostuma utilizar uma aplicação de gestão de despesas profissionais, talvez esteja familiarizado com a possibilidade de definir limites ou receber notificações. Mas... já teve a oportunidade de personalizar alertas de despesas com um nível de detalhe e automação tão avançado que nenhuma anomalia escapa?
Faturas duplicadas, comprovativos incompletos, falta de justificativos ou despesas não dedutíveis são problemas comuns nas folhas de despesas. Estas irregularidades geram uma carga administrativa desnecessária, perdas financeiras e até multas significativas.
Combater táticas fraudulentas tão enraizadas é um desafio, especialmente se as ferramentas não evoluíram. É aqui que a Inteligência Artificial (IA) se torna a melhor aliada na luta contra despesas que não respeitam as políticas das empresas.
Neste cenário, tecnologias avançadas como o PelAIo da Okticket, que combina um OCR inteligente com alertas ultra personalizados, estão a mudar as regras do jogo.
O que diferencia esta ferramenta de um OCR tradicional?
Novidade: Melhorámos o nosso OCR para que a extração de dados seja ainda mais rápida e eficaz. Com as últimas atualizações, o motor de reconhecimento de caracteres consegue agora ler e extrair informações diretamente do código QR presente nos recibos portugueses. Basta tirar uma foto do recibo com a câmara da aplicação, como de costume. Além disso, o OCR também identifica automaticamente o número de sequência do Código de Validação da fatura, conhecido como ATCUD.
Além disso, o PelAIo não só emite alertas em tempo real, como também tem a capacidade de bloquear automaticamente as despesas que não cumpram as políticas internas ou a legislação fiscal. Assim, evita-se a aprovação e o registo contabilístico de despesas irregulares.
Enquanto deteta irregularidades antes que estas se tornem um problema, a tecnologia avançada do PelAIo alinha a gestão de despesas com os objetivos estratégicos da empresa.
Okticket adapta-se às nossas políticas internas de despesas. O seu poderoso motor de revisão automática facilita a revisão das despesas pela nossa equipa financeira. Agora, gastamos apenas alguns minutos por mês, em vez de horas, no processo de gestão das notas de despesas profissionais (Grupo TSK)
Funcionalidades destacadas:
Estas funcionalidades permitem ao PelAIo reduzir até 80% do tempo gasto em tarefas administrativas, libertando o departamento financeiro para se concentrar em atividades estratégicas.
O PelAIo da Okticket não é apenas um OCR avançado. É uma solução estratégica para diretores financeiros que procuram eficiência, controlo e conformidade legal.
Com tecnologia de ponta, transforma a gestão de despesas num processo simples, rápido e seguro.
Pronto para reduzir erros e transformar a gestão de despesas na tua empresa?
Solicite uma demonstração personalizada e descobra como o PelAIo pode fazer a diferença.
Descubra como o OCR inteligente da Okticket simplifica a gestão de despesas internacionais, optimizando o seu tempo e eliminando as barreiras linguísticas!
As viagens de negócios para fora de Portugal trazem desafios significativos, especialmente na gestão de despesas internacionais. Um dos maiores obstáculos é a tradução de recibos estrangeiros, enfrentando termos incompreensíveis, números fora do comum e formatos que dificultam o processo.
Decifrar recibos e faturas internacionais com caracteres estranhos, diferentes formatos de data, moedas desconhecidas ou abreviaturas específicas de cada país pode ser uma tarefa frustrante, exaustiva e propensa a erros.
Com a Okticket, este problema faz parte do passado. Graças à nossa tecnologia avançada, não importa se o recibo é de um restaurante no Japão, uma loja na Alemanha ou um táxi no Brasil. PelAIo, o nosso OCR inteligente, processa e traduz os dados em tempo real, simplificando a gestão das suas despesas diárias.
A solução para a complexidade da gestão de despesas profissionais internacionais está no OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres). Esta tecnologia converte textos impressos ou manuscritos em dados digitais.
Quando aplicada à gestão de despesas, o OCR extrai informações essenciais de recibos e faturas, como datas, valores, IVA ou NIF do estabelecimento. Além disso, organiza os dados de forma estruturada, pronta para uso em aplicações de controlo de despesas.
No entanto, quem já usou um sistema de reconhecimento de caracteres tradicional sabe que ele pode ter limitações, principalmente ao lidar com recibos em outros idiomas ou formatos complexos.
É aqui que a inteligência artificial aplicada ao OCR desenvolvido pela Okticket faz toda a diferença. PelAIo não apenas reconhece o texto, mas também interpreta o contexto e traduz os dados para o idioma necessário, tudo em tempo real. Isso garante uma gestão de despesas mais rápida, precisa e sem erros.
O OCR avançado da Okticket foi projetado para atender às necessidades de um mundo globalizado. Entre as suas principais funcionalidades destacam-se:
Imagine que um colaborador de uma multinacional viaja a Tóquio em trabalho e precisa justificar as despesas. O supervisor está em Portugal e a equipa financeira nos Estados Unidos. Com a Okticket, ele pode tirar uma foto dos recibos em japonês e obter imediatamente uma versão traduzida para português para o supervisor e outra para inglês para a equipa financeira.
Assim, todos os envolvidos, independentemente de onde estão ou que idioma falam, têm acesso rápido e preciso à informação.
Resumindo, a gestão de despesas internacionais nunca foi tão fácil como com PelAIo. O OCR inteligente da Okticket oferece uma solução completa para ler, processar e traduzir recibos estrangeiros de forma rápida e eficiente.
Principais funcionalidades:
Está pronto para transformar a gestão de despesas da sua empresa?
Experimente agora a Okticket e descubra como a nossa tecnologia pode tornar o seu dia a dia mais eficiente!
Em poucos segundos, os seus empregados podem solicitar uma viagem e o departamento financeiro pode aprovar e fazer o acompanhamento.
No mundo das viagens de negócios, a eficiência e a organização são a chave do sucesso. Planear, autorizar e gerir as viagens de negócios pode ser um desafio para as empresas.
As despesas de viagem podem surgir em qualquer altura, mesmo antes do início da mesma. Isto significa lidar com procedimentos morosos, falta de visibilidade e problemas de reconciliação de despesas.
Quer simplificar o processo e ter uma visão de 360° das despesas de viagem?
O módulo de pedido de viagens corporativas da Okticket é uma ferramenta inovadora que facilita o planejamento de viagens de negócios, sempre respeitando a política de viagens de cada organização.
O funcionamento do módulo de pedido de viagens é muito simples. Em poucos segundos, os colaboradores poderão solicitar uma viagem. Basta introduzir as informações necessárias para gerar o pedido:
Assim que um pedido de viagem é efectuado, inicia-se o fluxo de aprovação. Os responsáveis de administração da empresa são automaticamente notificados para analisar e decidir se aprovam ou rejeitam o pedido, garantindo que todas as reservas cumprem as políticas e orçamentos internos.
Assim que o pedido é aprovado, é gerada automaticamente uma folha de despesas para essa viagem específica, onde os colaboradores podem carregar recibos digitalizados no momento do pagamento.
A partir daí, a gestão das viagens de negócios é uma atividade normal. É até possível integrar a plataforma de gestão de viagens com a sua agência de viagens. Desta forma, a informação gerada na Okticket é automaticamente introduzida na plataforma da agência.
Cada campo da folha de despesas segue as regras definidas, evitando despesas não autorizadas. Passagens fora das datas de viagem ou valores que excedam os limites estabelecidos, por exemplo.
Com a Okticket tem uma visão clara e controlo total das despesas de viagem em tempo real, sem ter de esperar pela contabilidade final.
Desde o pedido inicial até à reconciliação final, todos os passos do processo podem ser automatizados e controlados.
O nosso software de gestão de viagens de negócios permite-lhe gerir tudo isto de forma centralizada, facilitando o controlo eficiente das despesas de viagens de negócios a partir de uma única plataforma.
Em última análise, o módulo de pedidos de viagens empresariais da Okticket centraliza todos os pedidos de viagens num único local.
Os benefícios incluem uma maior eficiência operacional, poupança de custos e uma experiência de utilizador perfeita.
Procura uma gestão mais eficaz das viagens de negócios? Experimente Okticket e descubra como uma visão global das despesas pode ser uma vantagem competitiva.
Esperamos por si no stand de Espanha - FIL 2 (E240, de 11 a 14 de novembro de 2024, para lhe dar a conhecer os últimos desenvolvimentos da nossa tecnologia.
A Web Summit regressa a Portugal. O maior evento de tecnologia do mundo realiza-se de 11 a 14 de novembro no MEO Arena de Lisboa.
O arranque da “mais importante conferência de tecnologia do mundo” terá lugar na segunda-feira, dia 11 a partir das 9h, com a realização de uma série de mesas redondas para debater o ecossistema de startups em Portugal.
Erea Palacios, a nossa Country Manager em Portugal, fará parte da mesa redonda “Iberian Experiences” na segunda-feira, 11 de novembro, às 14:00. Será acompanhada por líderes de startups tecnológicas como Afonso Pinheiro (Pleez), Francisco Hernández Parga (Menhir.ai), João Marques (Oscar), y Vicente González (Fossa Systems), numa sessão moderada por Sónia Queiróz Vaz, sócia de Cuatrecasas. Esta atividade é organizada pelo Gabinete Comercial da Embaixada de Portugal e pelo ICEX.
A Web Summit foi descrita pelo The New York Times como um "grande conclave da indústria tecnológica". É o evento que reúne decisores políticos, chefes de Estado, empresários e CEOs de startups de todo o mundo, e este ano não é exceção. Com uma participação recorde, o evento oferecerá uma oportunidade única para discutir o futuro da tecnologia e o seu impacto no mercado global.
O evento contará com a participação de mais de 3.000 empresas em fase de arranque e é considerado o maior encontro de tecnologia e inovação do mundo. Desde a sua criação em 2009, a Web Summit tem facilitado ligações estratégicas e diálogos cruciais na indústria tecnológica.
Se pretende otimizar a gestão das despesas profissionais na sua empresa, visite-nos no Stand de Espanha -FIL 2 (E240). Iremos mostrar-lhe como a nossa tecnologia pode ajudá-lo a controlar as despesas de forma eficiente, aumentando o desempenho e o controlo dos recursos empresariais.
Pode explorar a agenda completa da Web Summit Lisbon 2024 e planear a sua visita para aproveitar ao máximo as apresentações e actividades deste evento único.
Algumas dicas práticas para o ajudar a aproveitar ao máximo o seu tempo e a ser produtivo durante as suas viagens de negócios.
Passa mais tempo nos aeroportos do que em casa? Quando os terminais se tornam o seu segundo escritório, é difícil manter-se a par do seu volume de trabalho. Mas é necessário manter-se produtivo nas viagens de negócios.
E sim, é possível! Desde as salas de embarque à seleção dos lugares, desde as aplicações descarregadas no seu telemóvel à roupa que veste, tudo influencia a sua capacidade de trabalhar em viagem.
Como é que se pode tornar um escritório móvel viável? Vejamos algumas dicas.
Se passa mais tempo num avião do que no seu carro, sabe como podem ser longas as esperas nos aeroportos, por isso, porque não utilizar essas horas para trabalhar ou estabelecer contactos?
Muitos aeroportos portugueses dispõem de lounges e áreas de trabalho concebidas especificamente para quem viaja em trabalho. Estes espaços estão equipados com WiFi de alta velocidade, estações de carregamento e áreas tranquilas para se ligar.
Um exemplo é o lounge “Atlântico” que a TAP Air Portugal tem no aeroporto de Lisboa.
Se não tiver um ticket para a Classe Executiva, não se preocupe. Existem vários lounges aos quais pode aceder mediante o pagamento de uma taxa.
No site da TAP pode consultar todas as opções de aluguer de espaços. Da mesma forma, no sítio Web da ANA, pode consultar a lista de lounges nos aeroportos de Lisboa, Porto, Faro ou Ponta Delgada.
Uma dica: Se tenciona realizar reuniões em viagem, é importante vestir-se para a ocasião, com roupa confortável mas profissional.
Uma vez no ar, a escolha do seu lugar pode afetar a sua capacidade de concentração. Se precisar de trabalhar durante um voo e a Primeira Classe não for uma opção, o ideal é escolher um local silencioso.
As melhores filas são as da frente do avião, onde o som dos motores não é tão alto. Além disso, se escolher o lugar à janela, terá menos interrupções dos seus companheiros de viagem.
A este respeito, um estudo publicado pelo site de comparação de voos Skyscanner revelou que o melhor lugar é o 6A. O pior é o 31E.
E as saídas de emergência ou as filas atrás de uma antepara? Estas também são uma boa opção se precisar de espaço para as pernas, mas tenha em atenção as desvantagens. Normalmente, os lugares das saídas de emergência não são reclináveis.
Atrás de uma antepara também estará mais confortável, mas é provável que tenha um bebé ou uma criança pequena ao seu lado.
A evitar: as filas de trás, o lugar do meio e as zonas próximas da casa de banho e da cozinha.
Além disso, é importante certificar-se de que o lugar tem acesso a uma tomada eléctrica.
Pode consultar o mapa de lugares do seu voo em sítios Web como SeatMaps ou SeatGuru.
Está no avião, no lugar que escolheu e está na altura de puxar do portátil. É possível trabalhar no ar? Eis algumas das técnicas que os viajantes de negócios utilizam para tirar o máximo partido do seu tempo em viagens longas.
E muito importante. Uma pessoa cansada e desidratada não é produtiva. Por isso, faça uma pausa e certifique-se de que bebe água.
No início deste post, falámos das possibilidades de networking oferecidas pelas salas VIP. Pois bem, aplicações como a LoungeBuddy oferecem a informação de que necessita sobre estes espaços. Inclui um motor de busca e a opção de comprar passes de acesso.
Existem também ferramentas que facilitam a organização e a produtividade. As aplicações de gestão de tarefas, como o Trello, são de grande ajuda. O Evernote é útil para tomar notas e organizar ideias em movimento.
Um viajante de negócios precisa de fazer certas compras durante a viagem. Para pedir o reembolso, tem de guardar os recibos e as faturas. Sabe quanto tempo demora a submeter todas essas despesas?
É por isso que não podemos terminar este post sem falar da necessidade de uma ferramenta para simplificar a gestão das folhas de despesas. E nesse sentido, o Okticket possui a tecnologia mais rápida e poderosa para gerenciar despesas de viagens profissionais.
Recordemos algumas das suas vantagens:
Em suma, Okticket destaca-se como uma das ferramentas mais eficazes e poderosas do mercado para a gestão das despesas de deslocação profissional. Graças às funcionalidades concebidas para otimizar o tempo e reduzir a carga administrativa, a ferramenta oferece uma grande melhoria na produtividade e no controlo financeiro.
Quer experimentar? Entre em contacto connosco.
Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
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