Descubra como a integração do OCR inteligente nos seus processos pode minimizar os erros, evitar fraudes e reduzir drasticamente o tempo gasto na gestão de notas de despesas.
O que é a contabilidade de gestão? Em que se diferencia da contabilidade financeira? Quais benefícios oferece? Como você pode aplicá-la na sua empresa? Nós contamos tudo para si.
Dizem que a informação é poder, mas quando se trata das finanças empresariais, a frase correta seria: “A informação financeira é poder, mas somente se você souber como usá-la”. Neste caminho rumo à eficiência operacional, é fundamental parar em um ponto estratégico que, às vezes, passa despercebido: a contabilidade de gestão.
Normalmente, ao falar de contabilidade, a mente se concentra na contabilidade financeira. Mas nem tudo são relatórios para investidores, entidades financeiras ou reguladores. Também é necessário transformar os dados financeiros em insights acionáveis para a tomada de decisões estratégicas.
Neste artigo, veremos o valor que a contabilidade de gestão agrega em termos de otimização financeira, redução de custos e fortalecimento da estratégia empresarial.
Tambiém conhecida como contabilidade diretiva, a contabilidade de gestão se concentra- se em coletar, analisar e interpretar dados financeiros e não financeiros para maximizar os lucros e melhorar a tomada de decisões estratégicas.
Esses detalhes agregam valor adicional à mera informação contábil. Além de contrubuir para a evolução empresarial, permitem fazer projeções futuras e até detectar possíveis erros antes que seja tarde para agir.
E tudo isso sem a obrigação de cumprir as normas e padrões contábeis aos quais a contabilidade financeira está sujeita.
Pode-se dizer que a contabilidade de gestão é uma combinação entre a contabilidade financeira e a contabilidade de custos, caracterizando-se por algumas particularidades:
Em resumo, a contabilidade de gestão ou diretiva oferece diversas vantagens para os departamentos financeiros. Aqui estão algumas das principais:
Portanto, a contabilidade de gestão é o complemento necessário da contabilidade financeira para otimizar a eficiência e a rentabilidade de uma empresa.
Ambas as disciplinas ajudam os gestores a tomar decisões de alto nível, mas as diferenças são evidentes. Enquanto a contabilidade financeira fornece uma imagem fiel da situação econômica, a contabilidade de gestão permite transformar esses dados em estratégias que otimizam o desempenho empresarial.
Abaixo, segue um quadro comparativo:
Vamos ilustrar essas diferenças com um exemplo. Imagine uma empresa onde uma parte significativa do orçamento é destinada a viagens de negócios. Com a contabilidade financeira, é possível saber quanto os funcionários gastam no total, e talvez até dividir por categorias gerais, como hospedagem e transporte.
Por outro lado, a contabilidade de gestão permite detalhar esses valores para entender melhor os gastos. Quanto é gasto em passagens aéreas, táxis, transporte público, aluguel de carros, quilometragem, combustível, portagens, estacionamentos, etc.
Dessa forma, é possível identificar padrões de gastos e negociar melhores acordos com fornecedores.
Agora que já compreendemos a importância da contabilidade de gestão, veja como integrá-la de maneira eficaz:
Como mencionámos, a tecnologia é essencial para implementar a contabilidade de gestão de forma eficiente. A Okticket, por exemplo, utiliza IA para melhorar o processo de gestão de despesas de viagem corporativa.
Depois de registado o gasto, ele é classificado por tipo (transporte, hospedagem, refeições, quilometragem, etc.), departamento, centro de custo, forma de pagamento ou usuário.
Toda esta informação fica armazenada e organizada para que os departamentos de back office possam analisá-la da melhor forma possível.
Além disso, pode integrá-la ao seu ERP ou software de gestão empresarial para uma gestão contábil automatizada.
Apesar de suas diferenças, a contabilidade financeira e a contabilidade de gestão são complementares.
Enquanto a primeira oferece uma visão global da situação económica, a segunda permite otimizar custos, melhorar o planeamento financeiro e aumentar a rentabilidade.
O sucesso ou o fracassodo negócio dependerá da sua correta aplicação.
Ferramentas como a Okticket contribuem para uma contabilidade mais acessível e eficiente. Experimente hoje mesmo!
Os veículos elétricos trazem uma série de desafios na gestão das despesas de viagens de trabalho. Conheça as estratégias para os controlar
Com o aumento da frota de veículos elétricos, cada vez mais empresas precisam gerir e controlar os pagamentos das recargas de energia quando os colaboradores viajam a trabalho.
Seja porque os trabalhadores utilizam o seu próprio carro elétrico para deslocações, ou porque utilizam veículos da frota empresarial que precisam ser recarregados durante o percurso, esses custos de eletricidade devem ser tratados da mesma forma que os de combustível e quilometragem de um carro a combustão.
Nas próximas linhas, exploraremos as melhores práticas para monitorar e otimizar esse processo.
As empresas que precisam gerir os custos das recargas em postos de carregamento enfrentam desafios como a diversidade de fornecedores, os diferentes métodos de pagamento, a falta de estratégias empresariais para controlar essa despesa e a dificuldade de obter comprovativos válidos em alguns pontos de recarga.
Para superar esses desafios, as empresas precisam de ferramentas e processos eficientes.
De acordo com o último Barômetro de Eletromobilidade, Portugal conta com milhares de pontos de recarga para veículos elétricos, e esse número continua a crescer.
A expansão da infraestrutura de recarga é uma boa notícia para a mobilidade sustentável, mas também exige uma redefinição da gestão das despesas corporativas.
Até agora, métodos de pagamento como os cartões de combustível permitiam simplificar o reembolso e a gestão das despesas associadas às viagens de negócios.
Com os carregadores elétricos, os meios de pagamento variam, exigindo maior controlo por parte do departamento financeiro para garantir a rastreabilidade dos gastos.
Ao validar as despesas, podem surgir pagamentos realizados com cartões de crédito, cartões empresariais, dinheiro, chaves RFID ou diretamente por aplicativos dos operadores de recarga.
Portanto, a melhor solução é utilizar um cartão empresarial que permita pagamentos em todas as estações de recarga, unificando todos os gastos em um único sistema. Isso também evita que os colaboradores precisem adiantar dinheiro do próprio bolso. Além disso, é possível configurar limites de gasto e restrições por categoria para evitar usos indevidos.
Aplicações voltados para a digitalização de despesas de viagem, como a Okticket, facilitam o controlo das recargas de veículos elétricos. Como eles ajudam?
Com essas ferramentas, as empresas podem identificar oportunidades de economia, negociar melhores condições com fornecedores de recarga e tomar decisões estratégicas baseadas em dados reais.
Quer reduzir custos? Identifique os postos de carregamento mais económicos e planeie os trajetos com base na localização deles.
Aplicações como Google Maps, Electromaps e ABRP (A Better Route Planner) ajudam a planejar percursos eficientes e prever os custos de recarga.
Se sua empresa já possui uma política de despesas de viagem, é essencial atualizá-la para incluir os gastos com a recarga de veículos elétricos. Caso ainda não tenha uma, é hora de implementá-la. Certifique-se de definir os seguintes aspectos:
Além disso, é recomendável realizar auditorias periódicas para garantir que os gastos estejam alinhados com as políticas da empresa e atualizar as diretrizes conforme necessário.
Para definir limites de gasto, é importante conhecer os custos das recargas, que variam conforme o consumo do veículo (kWh/km) e o local da recarga. As principais situações incluem:
Os veículos elétricos representam o futuro da mobilidade sustentável, mas exigem uma gestão eficiente dos custos de recarga.
A solução passa por em políticas internas bem definidas, cartões empresariais e o uso de um sistema especializado na gestão de despesas. Quer saber mais?
O controlo das despesas corporativas é fundamental para otimizar custos, evitar fraudes e cumprir com a legislação portuguesa. Descubra as melhores práticas para otimizar recursos.
As informações mais recentes indicam que as viagens de negócios em Portugal deverão crescer 9% em 2025. Como as deslocações profissionais são uma parte essencial da estratégia empresarial, é fundamental rever periodicamente os mecanismos de controlo das despesas corporativas.
Já sabemos que uma má gestão dos gastos com viagens pode resultar em custos desnecessários, riscos de fraude ou incumprimentos fiscais, que afeta a rentabilidade e a conformidade com a Autoridade Tributária.
Neste artigo, exploramos as melhores práticas para gerir despesas empresariais de forma eficiente. Está pronto para posicionar a sua empresa na vanguarda da eficiência financeira?
Sem uma política de gastos de viagem clara e bem estruturada, é difícil garantir um controle eficiente das despesas empresariais. Aqui estão os principais pontos que não podem faltar neste documento:
O ideal é estabelecer limites por categoria, levando em consideração o destino da viagem. Um hotel em Lisboa, por exemplo, pode ter um custo diferente de um no Porto.
Algumas empresas também ajustam esses limites de acordo com a hierarquia do colaborador (diretores, gestores, equipe operacional).
Também é essencial que os colaboradores saibam quando e como devem comunicar a necessidade de uma viagem. Isso é especialmente relevante no caso de solicitação de adiantamentos.
Este ponto envolve diversas questões importantes, pois nem sempre os colaboradores estão atentos aos detalhes necessários para um reembolso adequado.
Para garantir a dedutibilidade fiscal perante a Autoridade Tributária portuguesa, é essencial contar com:
A não conformidade com a emissão correta de faturas pode resultar em multas elevadas, o que reforça a importância de um controle rigoroso.
É importante deixar claro quais despesas são passíveis de reembolso e quais não são, para evitar mal-entendidos e problemas futuros.
As políticas internas de despesas devem prever alguma margem de flexibilidade para se adaptarem a situações inesperadas.
Imagine, por exemplo, que surge uma reunião de última hora com um cliente e os bilhetes de avião estão mais caros do que o habitual. Ou que a equipa comercial precisa participar numa feira, mas os preços dos hotéis estão muito elevados devido a um grande evento na cidade.
A tecnologia desempenha um papel fundamental na aplicação das regras internas de gastos. Ferramentas de gestão de despesas e reservas podem automatizar políticas da empresa, eliminando processos manuais demorados e reduzindo erros administrativos.
Além disso, os colaboradores valorizam ferramentas intuitivas que facilitem o reporte de despesas. Neste contexto, aplicações móveis como a Okticket permitem capturar e carregar recibos instantaneamente, categorizando automaticamente os gastos.
Os departamentos financeiros também se beneficiam, pois conseguem gerir despesas em tempo real: revisar, aprovar, conciliar e contabilizar automaticamente graças às integrações bidirecionais com os principais sistemas de gestão empresarial e agências de viagens.
Essa integração é especialmente vantajosa para otimizar o novo módulo de solicitação de viagens. Com essa funcionalidade, os colaboradores podem criar pedidos indicando informações essenciais como data, destino e orçamento.
Uma vez aprovada a solicitação, a empresa terá visibilidade total de todas as despesas relacionadas, identificando em tempo real possíveis discrepâncias ou cobranças não autorizadas.
O sucesso na gestão de despesas empresariais não depende apenas do departamento financeiro. O comprometimento dos colaboradores também é essencial.
Por isso, é importante que todos recebam formação adequada sobre as regras de gasto e sobre as tecnologias utilizadas.
Uma ideia interessante seria realizar um simulacro de viagem corporativa, no qual os colaboradores precisariam solicitar um orçamento, registar despesas e enviá-las para validação.
Além disso, auditorias periódicas são fundamentais para identificar irregularidades, otimizar recursos e assegurar o cumprimento das obrigações fiscais.
Um bom controlo de despesas empresariais não apenas protege os recursos da sua empresa, mas também melhora a experiência dos colaboradores e reduz os riscos fiscais.
Com a Okticket, a sua empresa pode gerir despesas de forma rápida, segura e em comformidade com as normas fiscais em Portugal. Vamos conversar sobre como otimizar a sua gestão financeira?
Implementar um sistema de OCR inteligente automatiza a captura e validação de dados, otimizando a gestão de despesas de viagem e garantindo a conformidade fiscal em Portugal.
A gestão de faturas está a dar-lhe dor de cabeça? Imagine uma administração sem complicações, onde tudo se resolve no tempo que leva a abrir uma app e fazer alguns cliques. Essa solução existe e tem nome: OCR de faturas.
Esta tecnologia permite digitalizar, interpretar e extrair automaticamente as informações essenciais das faturas. O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) elimina a necessidade de introduzir dados manualmente e reduz os erros humanos, tornando a gestão muito mais ágil e eficiente.
O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) é uma tecnologia que converte documentos digitalizados ou escaneados em dados estruturados e editáveis. Na gestão de faturas, este processo permite automatizar a captura de informações e integrá-las a sistemas contábeis e de gestão de despesas.
O primeiro passo é carregar os dados da fatura no sistema. Isso pode ser feito de duas formas:
Assim que a fatura é recebida, o OCR entra em ação:
O próximo passo é validar as informações extraídas para identificar possíveis erros ou inconsistências. Se tudo estiver correto, os dados são integrados aos sistemas contábeis para gerar os registos correspondentes.
As faturas digitalizadas são armazenadas com segurança na nuvem, garantindo acesso à informação sempre que necessário, inclusive após o encerramento fiscal.
Até aqui, apresentámos um resumo do que um OCR de faturas tradicional pode oferecer. Agora, imagine essa tecnologia combinada com inteligência artificial. As possibilidades multiplicam-se.
Graças à união entre IA e machine learning, os OCR inteligentes não se limitam apenas a ler documentos. Eles também aprendem a identificar padrões e aprimorar sua precisão.
Estamos falando de um nível superior de automação.
O OCR inteligente é uma versão avançada do reconhecimento óptico de caracteres, que utiliza inteligência artificial e machine learning para melhorar a precisão na extração e no processamento de dados. Diferentemente do OCR tradicional, que apenas reconhece texto e números, o OCR inteligente:
Na tabela a seguir, pode conferir uma comparação resumida entre um OCR tradicional e um OCR inteligente.
Implementar um sistema de OCR para faturas traz diversas vantagens para empresas que lidam com um grande volume de comprovativos e precisam de agilidade na gestão financeira. A seguir, explicamos como esta tecnologia pode otimizar a sua operação.
Como não é mais necessário inserir manualmente os dados de cada fatura, o tempo gasto em tarefas repetitivas diminui significativamente.
A automação reduz os erros humanos na captura de dados, evitando discrepâncias que podem gerar problemas contábeis.
Em Portugal, onde a fatura eletrónica é amplamente utilizada, contar com um sistema de OCR garante que os dados sejam extraídos corretamente e em conformidade com as normas da Autoridade Tributária.
Isto permite que as empresas assegurem que as suas despesas sejam 100% dedutíveis, evitando problemas fiscais decorrentes de faturas mal registradas ou inválidas.
Um dos grandes benefícios do OCR é sua capacidade de se conectar automaticamente com ERPs, softwares de contabilidade ou plataformas de gestão de despesas, facilitando a monitorização e a tomada de decisões baseadas em dados.
Ao digitalizar as faturas e extrair informações em tempo real, as empresas podem monitorar suas despesas instantaneamente. Isso possibilita:
Ao escolher um programa que integre tecnologia OCR para faturas, é essencial que ele atenda a certas características-chave para otimizar a gestão de despesas e garantir sua eficiência.
Para garantir a validade dos documentos digitalizados, é recomendável que o software seja certificado ou esteja em conformidade com as diretrizes da Autoridade Tributária. Isso elimina a necessidade de manter arquivos físicos e assegura que, em caso de auditoria, os documentos digitalizados sejam suficientes.
Embora a tecnologia tenha evoluído significativamente, nem todos os sistemas de reconhecimento óptico de caracteres oferecem o mesmo nível de precisão, adaptabilidade e conformidade regulatória.
Nesse contexto, a Okticket desenvolveu um OCR avançado, projetado especificamente para otimizar o processamento de faturas e comprovativos de despesas de forma rápida, segura e alinhada às normas fiscais.
A tecnologia da PelAIo adapta-se às necessidades do mercado português, garantindo conformidade com as regulamentações fiscais e aumentando a eficiência operacional das empresas.
A seguir, explicamos como nossa solução pode ajudá-lo a otimizar a gestão de despesas e maximizar a dedutibilidade fiscal:
A automação com OCR inteligente é essencial para melhorar a gestão de despesas empresariais e garantir a conformidade fiscal em Portugal.
Diga adeus à gestão manual de faturas e otimize o controlo financeiro com a Okticket. Vamos conversar?
Otimize a gestão contábil automatizando o processamento de faturas e recibos com IA. Economize tempo, reduza erros e melhore o controlo financeiro.
Será que a contabilização de faturas é um processo que consome mais tempo do que deveria? Todos os anos, as empresas perdem centenas de horas na gestão manual de despesas profissionais.
Um método ultrapassado que gera outros problemas, como erros, falta de visibilidade, perda de controle sobre os gastos e dificuldades na conciliação contábil.
Com o mercado avançando tão rapidamente, essa ineficiência pode sair muito cara. Talvez seja hora de transformar esse processo numa vantagem competitiva.
A chave está na automação, especialmente com a aplicação de Inteligência Artificial na contabilização de faturas e recibos.
Os CFOs com visão estratégica já entendem a necessidade de integrar essa tecnologia no dia a dia. Quatro em cada dez diretores financeiros de empresas espanholas já utilizam ferramentas de Inteligência Artificial (IA) na sua gestão diária, e outros 25% estão em processo de implementação, segundo um recente relatório da Grant Thornton.
O estudo também aponta que, no topo das prioridades para "modernização operacional e garantia da competitividade", está o aumento do investimento em digitalização e tecnologia. Essa tendência reforça a importância de ferramentas especializadas na automação da gestão e contabilização de despesas corporativas.
Em Portugal, o relatório da consultora Strand Partners, encomendado pela Amazon Web Services (AWS), aponta que 57% das empresas portuguesas utilizam pelo menos uma ferramenta de inteligência artificial, refletindo uma adoção crescente desta tecnologia no ambiente empresarial português.
Os métodos de contabilização de faturas e recibos variam conforme a legislação contábil de cada país e o sistema de gestão da empresa. Para escolher o mais adequado, é essencial considerar fatores como volume de faturas, necessidade de automação, conformidade regulatória e integração com outros sistemas financeiros.
A solução ideal combina digitalização, inteligência artificial e automação. Ferramentas avançadas como a Okticket utilizam IA para capturar automaticamente os dados das faturas e recibos, categorizá-los e contabilizá-los conforme a legislação vigente.
A integração de um OCR inteligente (Reconhecimento Óptico de Caracteres) com sistemas contábeis permite a automação da contabilização de faturas e recibos em cinco passos:
A combinação de OCR inteligente e contabilização automatizada transforma a gestão financeira empresarial.
Embora a automação traga eficiência financeira, o sucesso depende da implementação correta:
Okticket permite capturar, validar e contabilizar documentos em segundos, integrando-se a sistemas contábeis como Sage, SAP, Microsoft e Odoo. Os benefícios incluem:
Empresas que implementaram soluções de automação economizam, em média, €5 por fatura processada automaticamente (fonte: Aberdeen Group). A economia de tempo e a redução de erros resultam em um retorno do investimento quase imediato.
Automatizar a contabilização de faturas é uma decisão estratégica para empresas que buscam crescimento sem desperdício de tempo em tarefas repetitivas.
A sua empresa ainda contabiliza recibos manualmente? Descubra como a automação pode transformar sua gestão contábil.
Entre em contato conosco e otimize os seus recursos agora mesmo!
A Okticket automatiza a aprovação de despesas com fluxos personalizados, reduzindo o tempo e os erros. O seu sistema flexível adapta-se a qualquer empresa, garantindo a conformidade normativa.
A revisão manual de cada recibo ou fatura, a perda de rastreabilidade, as discrepâncias, os atrasos na aprovação... A validação de despesas profissionais pode tornar-se um processo lento e complicado, prejudicando a produtividade e a eficiência financeira da sua empresa, especialmente se não contar com as ferramentas adequadas.
Quando uma despesa precisa passar por vários responsáveis antes de ser processada e reembolsada, as dificuldades são inevitáveis. Portanto, nem é preciso dizer que a solução mais rápida para esse problema é a automatização dos fluxos de aprovação.
Na Okticket, esse fluxo de trabalho é totalmente personalizável e projetado para manter o controlo em cada etapa. Você passará de levar dias para validar relatórios de despesas a aprová-los em poucos minutos, diretamente pela aplicação.
Os fluxos de aprovação automatizados permitem definir regras específicas de acordo com as necessidades de cada empresa: com base nos cargos dos colaboradores, localização, valores ou categorias de despesas, por exemplo.
Logo perceberá o impacto positivo:
As empresas que automatizam a gestão de despesas conseguem reduzir em 30% o tempo dedicado às aprovações e melhorar a precisão dos relatórios financeiros em 44%. (The Aberdeen Group)
Um sistema de aprovações flexível permite personalizar os fluxos de trabalho de acordo com o tamanho e à estrutura de cada empresa. Vejamos alguns exemplos:
Esse fluxo pode variar de empresa para empresa e, até mesmo dentro de uma mesma organização, pode ser diferente consoante o departamento ou o projeto.
Um erro comum na gestão de aprovações é adicionar etapas desnecessárias que apenas retardam o fluxo de validação.
Para otimizar o processo, é fundamental contar com um sistema de notificações que informe, em tempo real, sobre as mudanças de status das despesas. Soluções como a Okticket já integram essa funcionalidade.
Além disso, um sistema ágil deve equilibrar o controlo com a rapidez na tomada de decisões. Para isso, é essencial estabelecer uma política de despesas clara e adaptada à atividade da empresa.
Esse documento deve definir, entre outros aspectos: os responsáveis pela aprovação, seus substitutos em caso de ausência, os limites de gastos, as despesas reembolsáveis e o procedimento de reembolso.
Quer saber como funciona a automação dos fluxos de aprovação da Okticket? Escreva para nós e descubra como é fácil tornar a gestão de despesas corporativas mais ágil e eficiente.
Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
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