Ter um software com visibilidade instantânea é como ter um GPS para o seu dinheiro. Continue a ler para descobrir todas as vantagens da gestão de despesas automatizada para um CFO digital.
As vantagens de deixar para trás as planilhas com a Okticket: cibersegurança, automação e rastreabilidade financeira.
Pode parecer um método cômodo, até simples. No entanto, depender do Excel para gerir as despesas corporativas é um risco operacional e financeiro. Significa conviver com erros em planilhas, falhas de segurança e ausência total de rastreabilidade e controlo interno.
Já se perguntou para onde vão parar esses ficheiros com dados bancários, de colaboradores e fornecedores? Estão realmente seguros? Se o objetivo é cumprir as normas de compliance financeiro e, ao mesmo tempo, agilizar processos, chegou a hora de deixar de usar o Excel para controlar despesas e apostar num software seguro de gestão de despesas profissionais.
O facto de algo ser “feito assim desde sempre” não significa que não deva mudar. Cabe ao CFO avaliar o custo total de oportunidade e o risco de cada ferramenta. E no caso do Excel para gestão de despesas empresariais, os riscos são claros:
Segundo estudos recentes, 94% das planilhas utilizadas em decisões de negócio contêm erros críticos (fonte: Spreadsheet Quality Assurance: A Literature Review).
Além disso, há o risco de fraude interna. A Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) estima que as empresas perdem, em média, 5% das suas receitas anuais por fraude ocupacional, com um custo médio superior a 117.000 USD a nível global (Global Study on Occupational Fraud and Abuse).
A falta de fiabilidade do Excel como ferramenta de gestão financeira manifesta-se em vários aspetos: desde a inconsistência dos dados até à impossibilidade de garantir a sua integridade. Uma planilha pode corromper-se, perder-se ou ser alterada sem deixar rasto, comprometendo toda a informação financeira da empresa.
O Excel é sinónimo de risco e ineficiência. Já uma solução automatizada como Okticket oferece fiabilidade, proteção e produtividade.
Toda empresa precisa de um escudo contra riscos cibernéticos. É aqui que entram alternativas ao Excel como a Okticket, que oferece:
“Com a Okticket, o tempo gasto na verificação das despesas de viagem reduziu-se em mais de 50%, além da poupança de papel para todos.” — Cafés Oquendo
Ao escolher um software de gestão de despesas seguro, a sua empresa passa da fragilidade do Excel para um sistema robusto e protegido que otimiza os processos financeiros.
É uma ferramenta digital que centraliza, protege e automatiza o controlo das despesas corporativas. Ao contrário do Excel, oferece encriptação, rastreabilidade e conformidade legal.
Sim. Com soluções como a Okticket, que garantem encriptação, controlo de acessos e compliance, a digitalização é muito mais segura do que o Excel.
Sim. A redundância de servidores, os backups automáticos e as certificações asseguram a integridade e disponibilidade dos dados.
Cumpre o RGPD, as normas fiscais locais e os padrões internacionais de cibersegurança, como a ISO 27001.
Porque o Excel não oferece segurança, rastreabilidade nem conformidade. Um software especializado garante proteção total da informação financeira.
Depende da dimensão da empresa, mas a Okticket regista reduções de até 80% no tempo dedicado a tarefas administrativas.
Pronto para deixar para trás os riscos do Excel? Descubra como a Okticket, o software seguro de gestão de despesas profissionais, protege os seus dados e poupa horas de trabalho todos os meses. Quer conversar?
Ter um software com visibilidade instantânea é como ter um GPS para o seu dinheiro. Continue a ler para descobrir todas as vantagens da gestão de despesas automatizada para um CFO digital.
Faz sentido esperar pelo fecho contabilístico para ver se os números batem certo? Um CFO digital já não se questiona isso — aposta em soluções que permitem o controlo de despesas em tempo real. Desta forma, obtém a visibilidade e agilidade necessárias para detetar desvios, fraudes e erros antes que escalem.
As estatísticas confirmam uma nova realidade competitiva. Segundo um relatório recente da PwC, 60% dos CFOs já estão a investir em IA para impulsionar o forecasting em tempo real — um sinal de que a gestão financeira empresarial exige visibilidade das despesas no momento em que ocorrem.
Esta transformação não é casual. Os diretores financeiros que dispõem de dados imediatos afirmam que o seu papel se transformou (fonte: CFO 3.0 - Digital transformation beyond financial management | Sage US). Agora têm a informação necessária para tomar decisões estratégicas, gerir riscos de forma proativa e garantir a saúde financeira da empresa.
Estas conclusões resultam das respostas às questões levantadas ao longo deste artigo: O que é o controlo de despesas em tempo real? Por que é essencial para o CFO moderno? Que software com visibilidade instantânea oferece mais garantias?
O controlo de despesas em tempo real significa exatamente o que está a pensar: ver cada euro que sai da sua empresa no momento exato em que é gasto.
É como ter um GPS para o seu dinheiro — um sistema que lhe permite monitorizar, analisar e tomar decisões sobre as despesas corporativas à medida que acontecem.
Esta visibilidade imediata das finanças permite às empresas identificar oportunidades de poupança e gerir o orçamento de forma proativa. Assim, evitam-se gastos excessivos e assegura-se o cumprimento das políticas internas.
Principais características:
Assim, acabou-se esperar pelos fechos contabilísticos para ter toda a informação.
Com o controlo financeiro tradicional, baseado em relatórios mensais, criam-se pontos cegos. Se surgir uma ocorrência, podem passar semanas até que alguém a detete — e quando isso acontece, o impacto já é significativo.
Já uma gestão de despesas automatizada permite que os diretores financeiros detetem os problemas antes de se tornarem uma crise — e, por vezes, até os previnam.
Principais vantagens de um software com visibilidade instantânea:
Em resumo, o controlo de despesas em tempo real é uma estratégia poderosa que está a tornar-se o novo padrão da gestão financeira eficaz.
A pergunta já não é “vale a pena implementar?”, mas sim “qual software escolher?” e “como maximizar o ROI?”
Nem todas as soluções são iguais. O CFO deve priorizar plataformas escaláveis, integradas e fáceis de usar, com suporte especializado e ROI comprovado.
Acha complicado implementar? Esqueça isso. As melhores soluções configuram-se em semanas, e as equipas adotam-nas rapidamente porque simplificam o trabalho diário.
Na Okticket, por exemplo, há empresas que em poucas semanas já funcionam plenamente e veem resultados reais.
A sua empresa precisa de controlo em tempo real?
A contabilidade automática permite gerar lançamentos contábeis diretamente a partir de comprovantes digitalizados, sem intervenção manual.
As equipes financeiras sentem a pressão constante de serem mais eficientes. A intenção de otimizar processos existe, mas há resistência em migrar para novas ferramentas. As integrações contábeis automáticas são a solução para economizar horas de trabalho sem mudar seu ERP ou software contábil.
Dessa forma, as empresas evitam o pior de uma migração: custos de implementação, treinamento da equipe, resistência interna ou riscos de erros ao mudar o ambiente.
A contabilidade automática permite gerar lançamentos contábeis diretamente a partir de comprovantes digitalizados, sem intervenção manual. O software extrai, interpreta e registra os dados no sistema contábil de forma automática.
Assim, reduz-se o tempo de gestão, eliminam-se erros de digitação e garante-se a consistência das informações. Com isso, melhora-se a qualidade dos dados e agiliza-se a elaboração de relatórios.
O software analisa as faturas recebidas, extrai os dados-chave e os converte em lançamentos contábeis prontos para integrar com o ERP ou programa contábil. Mais do que a digitalização, a chave está na leitura automática e na criação direta do lançamento, eliminando etapas manuais e simplificando a conciliação e o fechamento contábil.
Com a automação da gestão de despesas, a experiência do usuário se mantém intacta. A sincronização entre o software de digitalização e o ERP ocorre automaticamente, sem intervenção manual.
Sua equipe continuará usando suas ferramentas habituais, mas com a vantagem de não precisar mais dedicar tempo a tarefas repetitivas.
Ao mesmo tempo, a empresa obtém controle e rastreabilidade total das despesas.
A economia de tempo também merece destaque. Segundo a Deloitte, automatizar integrações contábeis reduz entre 25% e 50% o tempo de fechamento mensal. Para uma equipe que dedica 40 horas por mês a conciliações e fechamentos, isso significa economizar entre 10 e 20 horas por mês.
Considerando um custo médio de 25 euros por hora de pessoal financeiro, a economia mensal direta varia entre 250 € e 500 €. A isso soma-se o valor agregado de eliminar erros e melhorar o compliance.
Por sua vez, a McKinsey estima que a automação reduz entre 40% e 60% os custos operacionais em funções financeiras (fonte: Finance 2030).
A contabilidade manual multiplica o risco de omissões e duplicidades, com possíveis consequências fiscais. Erros em pagamentos a fornecedores (dados bancários incorretos, valores equivocados ou IVA mal calculado) também são frequentes. A automação elimina essas fontes de falha.
Na hora de implementar integrações invisíveis e fluidas, é recomendável que você tome uma série de medidas.
Se você deseja conectar a gestão de despesas corporativas à contabilidade de forma simples, a Okticket é uma opção robusta e comprovada.
A Okticket oferece conectores nativos, bidirecionais e evolutivos com os principais ERPs do mercado: Sage, SAP Business One, SAP, Microsoft, Libra, Odoo, Grupo Primavera e outros.
Também integra com sistemas de RH, ferramentas de Business Intelligence e agências de viagens. Registre as despesas na Okticket e contabilize no seu ERP sem esforço.
Mais vantagens-chave:
A melhoria da eficiência e a eliminação de tarefas manuais nos processos financeiros, sem mudar seu stack atual, passa pelas integrações contábeis automáticas.
Se quiser saber como a Okticket pode automatizar a gestão de despesas e sua integração contábil em sua empresa, agende uma demonstração conosco.
Descubra como essas tecnologias melhoram a gestão de despesas, reduzem erros e trazem uma vantagem competitiva a curto prazo.
Liderar ou ficar para trás? A automação financeira com IA é essencial para competir num mercado que exige rapidez e precisão.
Chegou a hora de deixar para trás os intermináveis Excel e os processos manuais que travam a sua equipa financeira. Tecnologias como ICR (Intelligent Character Recognition), AaaS (Agent as a Service) e iRPA (Intelligent Robotic Process Automation) não são buzzwords — são a base da vantagem competitiva nos departamentos financeiros modernos.
Neste artigo explicamos como funcionam, o impacto real que têm e como soluções como a Okticket já as integram para oferecer automação financeira com IA aplicada.
Se quer liderar, é hora de as adotar.
O OCR, tecnologia que converte documentos em texto digital, evoluiu para o Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR).
Ao contrário do seu antecessor, não se limita a ler: interpreta a informação, independentemente do idioma ou formato, graças à Inteligência Artificial e ao Machine Learning.
Na automação financeira com IA, o ICR permite:
Um exemplo claro é a Okticket: o nosso motor de IA generativa aprende com cada comprovativo e torna-se mais preciso a cada registo.
O modelo SaaS (Software as a Service) evoluiu para agentes digitais com IA: o AaaS (Agent as a Service).
A principal diferença? Autonomia para executar processos financeiros complexos.
Entre as suas funções:
Na prática, um agente como o Pelaio da Okticket atua como um membro da equipa financeira, entendendo o contexto e aprendendo com cada interação para otimizar a gestão de despesas.
A RPA (Robotic Process Automation) ganhou novas capacidades com IA, dando origem à iRPA (Intelligent RPA).
O resultado? Automatismos que se adaptam, aprendem e tomam decisões.
Casos de uso:
Com a Okticket, desaparecem os erros e a falta de controlo. As regras de política de gastos são respeitadas e os dados de todas as empresas do grupo são integrados diretamente no ERP (Cupa Group).
Adotar estas tecnologias é garantir uma vantagem competitiva duradoura.
Na Okticket, já as integramos para oferecer automação financeira com IA real, eliminando fricções e permitindo às equipas financeiras trabalhar com mais agilidade, controlo e precisão.
Quer ver a automação financeira com IA em ação? Peça uma demo gratuita da Okticket.
Procedimentos, recursos, boas práticas… O controle dos gastos corporativos começa com programas específicos de educação financeira e ferramentas adequadas.
Na última publicação do nosso blog, apontámos a falta de educação financeira como uma das principais causas do incumprimento da política de despesas corporativas.
Neste artigo, retomamos o tema para aprofundar a importância da capacitação financeira, permitindo que os colaboradores tomem decisões mais alinhadas com os objetivos da empresa.
Procedimentos, recursos, boas práticas… O controlo das despesas corporativas começa com programas específicos de educação financeira e com as ferramentas certas.
Identificar os erros mais frequentes é essencial para os corrigir:
Todos estes erros geram custos ocultos: tempo adicional de validação, atrasos nos reembolsos que desmotivam os colaboradores, problemas em auditorias ou perda de visibilidade que dificulta o controlo do gasto real.
A forma mais direta de reduzi-los? Investir na formação financeira dos colaboradores.
Formar financeiramente a equipa reduz irregularidades nas notas de despesa. Mas é igualmente importante que a empresa implemente medidas complementares:
A tecnologia é uma aliada fundamental para garantir o cumprimento das políticas de despesas. Com a Okticket, a gestão de despesas de viagens profissionais é feita de forma transparente e centralizada:
“Com a Okticket acabaram-se os erros de contabilidade e a falta de controlo. As especificidades da nossa política de despesas estão totalmente refletidas na ferramenta. Ter a informação de gastos de todas as empresas do grupo integrada no nosso ERP é uma verdadeira libertação.” — Cupa Group
Investir na formação financeira não só reduz custos — é uma decisão estratégica. Exemplos:
Resumindo: investir em educação financeira reduz erros, aumenta o compromisso da equipa, retém talento e otimiza os custos.
É a capacitação dos colaboradores para tomarem decisões de despesa alinhadas com a política e os objetivos da organização.
Porque reduz erros, melhora a eficiência e reforça o compromisso dos colaboradores.
Define a política, comunica com a equipa, forma os colaboradores, mede os resultados e ajusta o processo.
Descobre como a Okticket te ajuda a controlar as despesas corporativas. Vamos conversar?
O que está por trás dos erros nos relatórios de despesas? Aprenda a melhorar o cumprimento com uma abordagem mais humana e eficaz.
Os teus colaboradores não cumprem a política de despesas? Parte da culpa pode ser da própria empresa. Não é raro encontrar políticas internas pouco claras, processos de reporte complexos ou formação praticamente inexistente sobre as regras de despesas.
Erros ou más intenções?
Melhorar o cumprimento das regras de despesas passa por entender o que está por trás do comportamento financeiro dos colaboradores.
Neste artigo analisamos os erros na gestão de despesas corporativas, por que acontecem e como preveni-los com um enfoque prático. Porque muitas vezes, o problema não é o colaborador… mas o processo.
Quanto se pode gastar, em quê e com que justificação. Para cumprir as regras internas, é fundamental ter resposta a estas questões. Caso contrário, surgem irregularidades que podem assumir várias formas:
Estes comportamentos podem ter consequências graves: perdas financeiras, complicação do trabalho das equipas financeiras, controlo orçamental fragilizado, danos na reputação, multas ou desmotivação dos colaboradores.
Em alguns casos há dolo. Mas muitas vezes são erros involuntários ou reflexo de uma má experiência do utilizador. As principais causas:
Ao desenhar uma política de despesas eficaz, vale a pena ter estes padrões em conta.
Queres que os colaboradores cumpram a política da empresa? Começa por criar um documento claro e acessível.
Já tens uma política bem definida? Então reforça com estas ações:
Muitos dos problemas acima resolvem-se com um software como o Okticket. A nossa tecnologia ajuda a reduzir o incumprimento assim:
Mudar de ferramenta pode transformar por completo a relação entre gestão de despesas e comportamento humano.
Com o Okticket acabam-se os erros e a falta de controlo. As regras da nossa política de despesas ficam todas na ferramenta. Ter a informação de despesas de todas as empresas do grupo integrada no nosso ERP é uma verdadeira libertação. (Cupa Group)
Por falta de clareza, processos mal desenhados, pouca formação ou decisões emocionais sob pressão.
Revisões manuais demoradas, atrasos na contabilidade, reembolsos bloqueados, sanções internas ou problemas em auditorias.
Simplificar processos, oferecer formação financeira corporativa e usar ferramentas digitais que facilitem o cumprimento.
Softwares de gestão de despesas como o Okticket, que automatizam regras, validam comprovativos e reduzem erros humanos.
Sim. Formação básica em finanças corporativas ou no uso do software reduz erros, agiliza processos e melhora a colaboração entre equipas.
A maioria dos erros nos relatórios de despesas resulta de processos pouco intuitivos, políticas mal comunicadas e falta de enfoque humano.
O primeiro passo para reduzir o incumprimento é desenhar processos claros, intuitivos e automatizados.
Queres melhorar o cumprimento das despesas na tua empresa sem sobrecarregar as equipas?
Contacta-nos e descobre como o Okticket te ajuda a automatizar a gestão de despesas de viagem profissional e prevenir o fraude interno.
Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
Ver funcionalidades