Inteligência artificial em viagens corporativas: a aliada definitiva do Travel Manager

Gerir viagens corporativas com a precisão de um algoritmo e a flexibilidade de um assistente pessoal?

A inteligência artificial nas viagens de negócios trouxe aos Travel Managers a peça que faltava para completar o puzzle.

A IA tornou-se o mecanismo ideal para uma gestão completa das viagens profissionais: automatiza tarefas repetitivas, antecipa necessidades, reduz erros humanos, deteta fraudes e transforma dados em decisões inteligentes.

Estamos perante uma nova era onde tecnologia e eficiência caminham lado a lado. Qual é o papel da inteligência artificial na evolução da função do gestor de viagens?

Neste artigo, descobrirá como a IA pode ajudá-lo a oferecer uma experiência mais eficiente tanto para os viajantes de negócios como para as empresas.

E sim, também lhe contamos como ferramentas como a Okticket estão a incorporar tecnologia inteligente para simplificar a gestão das despesas de viagem antes, durante e após cada deslocação.

De gestor logístico a estratega de mobilidade: o que está a mudar no papel do Travel Manager?

Está a acontecer com muitos profissionais, e os Travel Managers não são exceção. Enfrentam novos desafios que exigem ferramentas à altura.

A sua função já não é apenas coordenar voos e hotéis. Optimizar orçamentos e garantir o cumprimento das políticas internas, sem comprometer a satisfação dos colaboradores em mobilidade, também faz parte das suas responsabilidades.

Qual é a solução para alcançar este equilíbrio? A IA aplicada à gestão de viagens de negócios.

Benefícios reais da inteligência artificial nas viagens corporativas

Esta tecnologia atua como um assistente que opera em segundo plano para simplificar os processos. Eis alguns exemplos concretos de como a IA está a fazer a diferença:

Automatização de tarefas e redução da carga operacional

Desde aprovar pedidos de viagem até gerar relatórios de despesas, a IA trata das tarefas morosas e de pouco valor estratégico.

Planeamento mais eficiente e decisões baseadas em dados

Com algoritmos que analisam dados em tempo real (custos, tempos, disponibilidade), é possível gerar propostas de viagem mais eficientes, adaptadas às necessidades do viajante e da empresa.

Voos diretos ou uma combinação com comboio que reduz custo e tempo total? A IA analisa dados históricos, hábitos dos viajantes e políticas internas para propor a melhor opção.

Negociação com fornecedores

Quais os hotéis mais utilizados pela equipa comercial? Existe margem para um acordo corporativo melhor? Com os dados estruturados gerados pela IA, o gestor de viagens argumenta com factos, não com suposições.

Controlo de despesas e cumprimento das políticas internas

A IA pode detetar gastos duplicados, despesas fora de política ou padrões anómalos sem intervenção manual, reduzindo riscos e melhorando o controlo.

Melhoria da experiência do viajante com tecnologia preditiva

Chatbots ou assistentes com IA podem responder dúvidas, sugerir alojamentos dentro da política da empresa ou antecipar necessidades com base em viagens anteriores.

Esta personalização melhora a experiência do colaborador em deslocação, o que se traduz em maior produtividade. Como se costuma dizer: um colaborador satisfeito rende mais... mesmo a 1.000 quilómetros de distância.

Riscos e limites da IA nas viagens de negócios

Apesar das possibilidades, é importante conhecer os limites para tomar decisões conscientes:

• Dependência excessiva pode comprometer o critério humano (ex.: poupança em custos que afeta o bem-estar do colaborador).
• A qualidade dos dados é essencial. Registos desatualizados geram decisões incorretas.
• Dificuldade em interpretar exceções (ex.: viagens urgentes por motivos pessoais).
• Curva de adoção. Algumas soluções exigem investimento inicial e tempo de formação.

Como escolher uma solução de IA para viagens corporativas

A diferença está em escolher uma solução preparada para os desafios reais da mobilidade corporativa. Perguntas a colocar:

• Adapta-se às políticas e processos da sua empresa?
• Integra-se com os seus sistemas atuais (ERP, RH, agências)?
• É transparente nas decisões?
• É fácil de usar para todos os colaboradores?

‍

"Antes de implementar o Okticket, os colaboradores faziam uma regularização de despesas a cada mês ou a cada dois meses, com a perda de tempo que isso implicava ao recolher os recibos e preencher manualmente as notas de despesa. Agora, o nosso dia a dia na gestão de despesas melhorou substancialmente." (Zummo)

Caso prático: como a Okticket aplica IA na gestão de despesas de viagem

Num cenário de maior complexidade, gerir bem as despesas profissionais torna-se fundamental. A Okticket oferece uma solução inteligente que gera valor real:

Captura inteligente de tickets e faturas em tempo real

Com OCR de IA generativa, a Okticket extrai automaticamente 100% dos dados de despesas com precisão e sem intervenção humana.

Categorização automática e deteção de erros

As informações ficam organizadas e classificadas automaticamente. O sistema aprende com o uso e até preenche lacunas de dados.

Resultados:

• 90% menos erros
• 80% de poupança de tempo em gestão de despesas
• Maior controlo orçamental em tempo real
• Melhor experiência para o viajante e para o gestor de viagens

Integração com sistemas e validação automática

A IA da Okticket valida cada despesa com base nas políticas da empresa e bloqueia automaticamente gastos irregulares. Os dados válidos seguem diretamente para contabilidade, com integrações bidirecionais com ERP, BI e agências.

Pelaio: automatização inteligente em tempo real

Pelaio vai além da automatização básica. Deteta anomalias difíceis de identificar manualmente, como consumos de álcool em tickets de refeições.

Visão 360º para uma gestão estratégica

O gestor de viagens pode aceder a insights que otimizam orçamentos, renegociam contratos ou ajustam políticas em tempo real.

Com o módulo de pedidos de viagem integrado com agências:

• Os utilizadores podem pedir viagens próprias ou para colegas.
• Adicionar alojamento, aluguer de viatura, bilhetes ou adiantamentos.
• Gerar automaticamente a folha de despesas após a aprovação.

A integração com agências envia automaticamente a reserva aprovada, acelerando a gestão.

Benefícios:

• Menos emails e maior eficiência
• Controlo sobre quem autoriza o quê
• Processo alinhado com as regras da empresa
• Trazibilidade total num só sistema
• Melhor colaboração entre equipas

O impacto direto da IA no dia a dia do Travel Manager

A inteligência artificial eleva o papel do gestor de viagens. Liberta tempo das tarefas operacionais e permite foco na estratégia.

Quer saber como integrar IA na sua rotina, desde o pedido até à gestão de despesas? Descubra como empresas como a sua o fazem com a Okticket.

Peça uma reunião com os nossos especialistas e dê o primeiro passo para uma gestão de viagens mais inteligente, ágil e centrada nas pessoas.

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍