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À beira de dizer adeus a 2024, é o momento de parar e recordar tudo o que vivemos neste ano. Cada experiência nos ajudou a tornar a Okticket uma solução ainda mais poderosa, sem nunca perder de vista o nosso objetivo principal: colocar as pessoas no centro.

Gostaria de nos acompanhar nesta retrospectiva dos últimos 12 meses?

Novas funcionalidades e avanços tecnológicos

Seguimos aprimorando nossa ferramenta para oferecer uma gestão de despesas corporativas mais rápida, eficiente e econômica.

Entre as funcionalidades mais destacadas, lançamos as seguintes:

• ‍Conciliações múltiplas
• Validação de despesas de várias empresas a partir de uma única conta
• Novos limites de despesas
• Melhorias na gestão de usuários
• Criação de despesas diretamente pelo gestor web
• Possibilidade de anexar arquivos em diferentes formatos

E, além disso... Melhoramos a usabilidade visual da nossa app. Gerenciar despesas nunca foi tão intuitivo.

PelAIo, nosso OCR inteligente

Melhoramos onosso OCR para que a extração de dados seja ainda mais rápida e eficaz. Com as atualizações mais recentes, o motor de reconhecimento de caracteres agora é capaz de ler e extrair os dados contidos no código QR dos recibos portugueses.

O QR é capturado tirando uma foto do recibo com a câmara da app, como sempre. Além disso, o OCR também extrai automaticamente o número de sequência do Código de Validação da Fatura, conhecido como ATCUD.

Principais vantagens:

• Processamento ultrarrápido: extração de dados de todos os campos em tempo real, sem necessidade de pós-processamento.
• Internacionalização: leitura de recibos, faturas ou comprovantes, independentemente do país, moeda, modelo fiscal, idioma ou codificação de caracteres.
• Campos dinâmicos ampliados: como matrículas em estacionamentos, número de pessoas em restaurantes, itens de serviços, litros de combustível em relatórios, endereços e números de pedido, entre outros.
• Detecção de idioma e tradução em tempo real: tradução automática de talões e recibos para o idioma do utilizador.
• Alertas ultra personalizados: alinhados às políticas internas. Caso uma despesa não cumpra os parâmetros estabelecidos, ela é automaticamente rejeitada, garantindo um controlo eficiente e preciso.

Módulo de pedido de viagens

Agora, os colaboradores podem criar pedidos de viagens diretamente pelo gestor web, inserindo as informações necessárias, como data de partida e chegada, destino e motivo da viagem.

Também é possível pedir serviços ou adiantamentos para cobrir as despesas relacionadas à viagem.

Reconhecimentos e certificações

Este ano foi não apenas de crescimento, mas também de reconhecimento da nossa qualidade e compromisso:

• A revista Emprendedores España nos incluiu no top 50 das startups espanholas mais inovadoras de 2024.
• Obtivemos as certificações ISO 9001 e ISO 27001, reafirmando nosso padrão de excelência.
• Fomos reconhecidos como uma Empresa PME Inovadora, destacando nosso compromisso com a inovação e o desenvolvimento contínuo.

Além disso, temos orgulho de fazer parte do programa ScaleUp Spain Network, consolidando nossa posição como referência no setor de soluções financeiras integradas.

A soma multiplica: mais parceiros, novas integrações

Ampliamos nossa rede de parceiros e adicionamos novas integrações. Um passo a mais para fortalecer nosso ecossistema e oferecer uma experiência ainda mais completa aos nossos usuários.

Em 2024, adicionamos mais de 3.500 empresas clientes que confiam na Okticket, consolidando-nos como o software líder em gestão de despesas de viagens corporativas

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Onde estivemos este ano?

Por outro lado, este ano participamos de mais de 50 eventos em Portugal, Espanha, México e França:

• Jornada Generali “Eficiência Econômica nas Empresas: Criação de Valor” (15/02/24)
• HIP 2024 (19, 20 e 21/02/24)
• Fintech México Forum (29/02/24)
• Assembleia Geral e Fórum de Inverno da AFEB (20/03/24)
• México Business Forum (25/04/24)
• Growth Forum Câmara de Comércio e Indústria Portuguesa (14/05/24)
• Sommet des Leaders de la Finance Paris (29/05/24)
• DES Málaga (11, 12 e 13/06/24)
• ERP Summit Espanha (18/06/24)
• Travel Manager Networking Day IBTA (19/06/24)
• 9º Congresso América Digital México (19 e 20/06/24)
• Fintech Summit Latam México (14 e 15/06/24)
• ERP Summit México (24/09/24)
• Finnosummit México (25 e 26/09/24)
• Finan Forum (1 e 2/10/24)
• IDC Directions Estoril (2 e 3/10/24)
• Congresso Anual de Escritórios da CE Consulting (3 e 4/10/24)
• Finance Meeting 2024 (9/10/24)
• Congresso “Ordre des Experts Comptables” Marselha (9, 10 e 11/10/24)
• All OKT (17/10/24)
• Financial & Fintech Innovation Summit (29/10/24)
• DIRFCON (28/10/24)
• Web Summit Lisboa (11, 12, 13 e 14/11/24)

E muitos outros eventos relevantes.

Olhar para o futuro: Crescimento e internacionalização

Com uma base sólida, temos certeza de que os próximos meses trarão muitas oportunidades para continuar crescendo. Nosso objetivo é escalar com firmeza, apostando na inovação e mantendo nosso compromisso com a qualidade.

Nossos planos para 2025 incluem:

• Ampliar nossas funcionalidades e integrações para atender ainda mais às necessidades dos nossos clientes.
• Fortalecer nossa presença internacional e explorar novos mercados.
• Continuar sendo referência na gestão de despesas e na transformação digital de empresas.

Obrigado por fazer parte dessa viagem

Nada do que alcançamos seria possível sem o apoio de nossos clientes, parceiros e equipa. Muito obrigado por confiar na Okticket para tornar a gestão de despesas corporativas mais simples e eficiente!

Preparado para 2025? Juntos, continuaremos transformando o futuro das finanças corporativas.

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Num momento em que as organizações aceleram sua digitalização, poderia pensar-se que as viagens de negócios estão perdendo relevância. No entanto, a realidade é bem diferente.

Como veremos ao longo deste artigo, a rentabilidade das viagens de negócios está mais do que comprovada. Além disso, esses deslocamentos são cruciais para o crescimento e expansão empresarial.

ROI das viagens de negócios: um investimento que se multiplica por seis

Segundo relatórios recentes, por cada euro investido em viagens de negócios, as empresas obtêm um retorno de até seis vezes essa quantia. Esse ROI de 600% deve-se a fatores chave como:

• Aumento nas vendas graças a negociações mais efetivas.
• Redução dos tempos nos processos de fechamento de acordos.
• Fidelização de clientes ao fortalecer relações cara a cara.
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Este impacto positivo traduz-se em:

• Fechamento mais rápido de acordos chave.
• Fortalecimento das relações com os clientes.
• Melhor compreensão dos mercados emergentes.
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Os executivos estão cientes disso. De fato, 81% consideram que as viagens de negócios são essenciais para o bem-estar e expansão da empresa (fonte: Oxford Economics).

Os principais motivos?

1. A capacidade de conectar pessoalmente com parceiros e clientes oferece uma vantagem competitiva significativa.
2. Esses encontros permitem negociações mais efetivas e a oportunidade de fechar acordos em ambientes mais pessoais e diretos.

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A eficácia das reuniões presenciais

As estatísticas apoiam que as reuniões cara a cara têm um impacto significativamente superior ao das virtuais. Um estudo da Harvard Business Review revela que os encontros presenciais são 34 vezes mais eficazes do que os digitais.

Quais fatores contribuem para essa eficácia face a face?

• Melhor comunicação. Permitem interpretar a linguagem corporal e os sinais não verbais.
• Construção de confiança. A interação pessoal gera relações mais profundas e significativas.
• Maior foco. As reuniões presenciais tendem a ser mais produtivas, pois reduzem as distrações comuns em ambientes virtuais.

Portanto, se a sua empresa busca expandir-se num mercado emergente, você tem maiores probabilidades de sucesso se a equipe executiva se reunir diretamente com parceiros locais.

Viagens de negócios em Portugal: Um mercado em crescimento em 2025

Outra prova de que as viagens de trabalho continuarão sendo um pilar importante para as empresas portuguesas são as projeções positivas que são manejadas. As tendências em viagens de negócios para 2025 apontam para um aumento significativo no gasto empresarial.

De fato, a Associação Portuguesa de das Agências de Viagens e Turismo (APAVT) estão otimistas com o futuro.

No entanto, esse crescimento também apresenta um desafio: como maximizar a eficácia de cada euro gasto.

Ferramentas estratégicas para maximizar a rentabilidade das viagens de negócios

Para obter o maior retorno sobre o investimento, é fundamental adotar tecnologias e ferramentas que otimizem a gestão desses deslocamentos. As aplicações de gestão de despesas de viagem profissionais, como Okticket, oferecem benefícios tangíveis:

• Proporcionam um controle detalhado das despesas em tempo real. O monitoramento exaustivo garante que cada euro investido esteja justificado e alinhado com as políticas de gasto corporativas.
• Simplificam o planejamento e a aprovação desses deslocamentos. Isso pode economizar até 80% do tempo dedicado à gestão manual de folhas de despesas. Graças a isso, os trabalhadores podem se concentrar em seus objetivos de negócios sem se preocupar com a logística e os detalhes financeiros. Com Okticket, por exemplo, a economia é de 120 horas/colaborador/ano.
• Aportam análises detalhadas do custo-benefício das reuniões presenciais. Desta forma, as empresas podem identificar oportunidades de economia e tomar decisões informadas sobre quando e como investir em viagens futuras. Isso ajuda a manter a liquidez e evitar surpresas financeiras.
• Contam com funcionalidades como a integração com sistemas de contabilidade, aprovação de despesas em mobilidade e conformidade regulatória.

Perguntas Frequentes

Qual é o ROI médio das viagens de negócios?

‍O ROI médio das viagens de negócios é de até 600%, o que significa que para cada euro investido, as empresas obtêm um retorno de seis euros. Esse benefício é gerado graças à melhoria na eficácia das negociações, ao fortalecimento das relações com clientes e ao fechamento mais rápido de acordos chave.

Quais estratégias podem ser utilizadas para maximizar o ROI em viagens de negócios?

‍Para otimizar a rentabilidade das viagens de negócios, é crucial implementar estratégias como:

• Implementação de aplicativos de gestão de despesas corporativas.
• Análise de custo-benefício das reuniões presenciais.
• Capacitação das equipas na escolha das viagens mais rentáveis.O uso de software para otimizar viagens de negócios é essencial para maximizar o retorno sobre o investimento. Além disso, acompanhar de perto as tendências em viagens de negócios para 2025 permitirá identificar novas oportunidades para melhorar a gestão dessas viagens.

Como medir o ROI das viagens de negócios?

‍Para avaliar a rentabilidade dos deslocamentos corporativos, as empresas devem considerar indicadores como:

• Aumento nas vendas geradas após reuniões presenciais.
• Custo por oportunidade fechada.
• Redução dos tempos nos ciclos de venda.
• Satisfação dos clientes após encontros presenciais.O uso de software para otimizar viagens de negócios também facilita essa análise, fornecendo dados detalhados sobre despesas e benefícios associados a cada deslocamento.

Quais ferramentas usar para gerir despesas em viagens de negócios?

‍O sucesso das reuniões presenciais não depende apenas do contato direto, mas também de uma boa gestão dos recursos. Ferramentas como Okticket permitem:

• Controle detalhado e em tempo real das despesas.
• Planejamento e aprovação ágil dos deslocamentos.
• Integração com sistemas contábeis para cumprir regulamentações e otimizar a logística.

O uso de software para otimizar viagens de negócios também facilita essa análise, fornecendo dados detalhados sobre despesas e benefícios associados a cada deslocamento.

Conclusão

Os dados são claros: as viagens de negócios são um investimento valioso e estratégico que pode catalisar o sucesso de uma empresa. Neste contexto, é crucial planejar cuidadosamente e aproveitar cada oportunidade que essas viagens oferecem.

Além disso, integrar ferramentas como Okticket e adotar estratégias baseadas em dados permite maximizar o ROI de cada deslocamento.

As empresas que compreendem essa realidade estarão melhor posicionadas para liderar numa economia global cada vez mais competitiva.

Quer maximizar o ROI das suas viagens de negócio? Descubra como Okticket pode ajudá-lo a otimizar cada euro investido.

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À medida que uma empresa cresce, os seus processos também se tornam mais complexos. Isso aumenta a necessidade de ferramentas que mantenham todas as operações sob controlo.

Os sistemas ERP são fundamentais para gerir diversas operações empresariais. No entanto, para maximizar o seu potencial na área financeira, é essencial ir além e implementar uma estratégia de integração de um software de gestão de despesas com o ERP.

Quais são as vantagens dos conectores? Como tirar o máximo proveito deles? Qual a aplicação mais adequada para integrar com o seu ERP? Vamos abordar estas questões ao longo deste artigo.

Por que é importante integrar um software de gestão de despesas com o seu ERP?

A integração de uma aplicação de controlo de despesas com o ERP permite que ambas as ferramentas se conectem, assegurando um fluxo contínuo de informações.
Esta conexão automatiza a sincronização de dados de despesas, como recibos e faturas, com os módulos de contabilidade, tesouraria ou relatórios do sistema de gestão empresarial.

Vantagens da integração de sistemas

Vejamos os principais benefícios de integrar um software de gestão de despesas com o ERP da sua empresa:

• Automatização de processos financeiros. Reduz significativamente as tarefas manuais, acelerando o registo de despesas.
• Redução de erros e discrepâncias. Evita inconsistências na contabilidade e na faturação.
• Visibilidade em tempo real. Permite tomar decisões rápidas e baseadas em dados.
• Conformidade com as normas fiscais locais. Facilita a criação de relatórios fiscais, garantindo o cumprimento da legislação portuguesa.
• Gestão eficiente do fluxo de caixa. Melhora o controlo dos gastos corporativos e otimiza o cash flow.
• Foco estratégico. Liberta recursos do departamento financeiro para tarefas de maior valor estratégico.
• Escalabilidade. Suporta o crescimento da empresa sem complicar os processos.

Dica: Empresas que integram soluções como a Okticket com os seus ERPs conseguem reduzir até 80% do tempo despendido em tarefas administrativas.

Como escolher o melhor software de gestão de despesas para integrar com o ERP?

Escolher a solução certa para integrar com o seu ERP é uma decisão estratégica. Estes são os critérios que deves considerar:

• Compatibilidade. Certifica-te de que o software tem conectores compatíveis com o ERP utilizado.
• Facilidade de uso. Soluções com integração simples reduzem o tempo de implementação e formação.
• Funcionalidades avançadas. Procura ferramentas com OCR, conciliação bancária automática e dados em tempo real.
• Suporte técnico e atualizações frequentes. Garantem que a solução se mantém funcional e atualizada.
• Cumprimento da legislação portuguesa. A aplicação deve estar alinhada com as normas fiscais e contabilísticas locais.

Conselhos práticos para uma integração de sucesso

Para garantir uma integração bem-sucedida com o ERP, é essencial seguir algumas etapas-chave:

1. Avalie as necessidades atuais da empresa. Certifique que as ferramentas existentes conseguem suportar a integração.
2. Defina um líder de projeto. Este deve coordenar o processo e comunicar os prazos e mudanças aos departamentos.
3. Planeie os fluxos de trabalho. Defina processos claros para uma transição tranquila.
4. Capacite a equipa. Treine os colaboradores para aproveitarem ao máximo a ferramenta integrada.
5. Implemente gradualmente. Teste e ajuste a integração antes de a tornar definitiva.
6. Revise regularmente. Monitorize o desempenho e faça ajustes conforme necessário.

Integração de sistemas: Principais benefícios para a sua empresa

Agora que tem uma ideia do que precisa, está em posição de escolher a solução de gestão de despesas empresariais que melhor se integra com o seu ERP.

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Benefícios destacados de integrar a Okticket com o seu ERP

Na Okticket, oferecemos uma solução flexível e adaptável, com integração certificada para os principais ERPs do mercado, como Sage, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, entre outros. Aqui estão algumas vantagens:

• Automatização total. Os gastos registados na app são transferidos automaticamente para o sistema contabilístico e ERP.
• Conectores bidirecionais e evolutivos. Garantem um fluxo contínuo de dados e compatibilidade com atualizações dos ERPs.
• Configuração personalizada. Ajusta-se às regras contabilísticas e necessidades da empresa.
• Sincronização instantânea. Dados de despesas e contabilidade acessíveis em tempo real.
• Cumprimento legal. Proteção total de dados e conformidade com a legislação.
• Suporte especializado. A nossa equipa garante uma integração sem complicações.

Exemplo prático de integração Okticket + ERP

1. O colaborador tira uma foto do recibo na app.
2. O sistema extrai os dados automaticamente com tecnologia OCR.
3. Os dados são sincronizados com o ERP (Sage, SAP, Primavera, etc.).
4. Tudo fica pronto para contabilização em minutos.

Com esta integração, a gestão de despesas torna-se rápida, eficiente e sem erros.

Perguntas frequentes

Okticket é compatível com o meu ERP?
Sim. A nossa solução é compatível e integra-se de forma nativa com os principais sistemas do mercado, sem processos manuais ou ficheiros intermédios.

O que distingue a integração da Okticket?
As nossas integrações são desenvolvidas por especialistas, garantindo evolução contínua e compatibilidade com atualizações do ERP.

Conclusão

A integração de um software de gestão de despesas com o ERP não só melhora a eficiência operacional, mas também otimiza o controlo financeiro e facilita o crescimento da empresa.

Com a Okticket, tens a solução perfeita para maximizar o potencial do seu ERP.
Quer saber mais? Solicite já uma demo personalizada!

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Que os departamentos financeiros enfrentam desafios contínuos na gestão de despesas empresariais não é novidade. Também não é a primeira vez que mencionamos que aproximadamente 20% das notas de despesa contêm erros, na sua maioria derivados da falta de controlo.

Se acostuma utilizar uma aplicação de gestão de despesas profissionais, talvez esteja familiarizado com a possibilidade de definir limites ou receber notificações. Mas... já teve a oportunidade de personalizar alertas de despesas com um nível de detalhe e automação tão avançado que nenhuma anomalia escapa?

Faturas duplicadas, comprovativos incompletos, falta de justificativos ou despesas não dedutíveis são problemas comuns nas folhas de despesas. Estas irregularidades geram uma carga administrativa desnecessária, perdas financeiras e até multas significativas.

Combater táticas fraudulentas tão enraizadas é um desafio, especialmente se as ferramentas não evoluíram. É aqui que a Inteligência Artificial (IA) se torna a melhor aliada na luta contra despesas que não respeitam as políticas das empresas.

Controlo total das despesas empresariais: como o Pelaio identifica erros em tempo real

Neste cenário, tecnologias avançadas como o Pelaio da Okticket, que combina um OCR inteligente com alertas ultra personalizados, estão a mudar as regras do jogo.

O que diferencia esta ferramenta de um OCR tradicional?

• Alertas personalizados: Não são genéricos. Configuram-se com base nas regras e políticas específicas de cada empresa. Isto permite, por exemplo, identificar faturas duplicadas, despesas fora do horário laboral ou consumos não dedutíveis, como álcool.
• Informação relevante: Quer informações que normalmente não aparecem nos comprovativos? Muitas empresas exigem detalhes como o número de participantes num almoço, a matrícula do carro num talão de estacionamento ou os litros de combustível indicados no quilómetro.
• Deteção de erros fiscais: Como pagamentos em numerário que excedem os limites legais (1.000 euros em Portugal, por exemplo).
• Reconhecimento de documentos: Processa documentos em diferentes idiomas, moedas e formatos, ideal para empresas com operações internacionais.
• Aprendizagem automática: Com base nos recibos carregados na aplicação, o sistema autocompleta dados como o NIF de um estabelecimento, por exemplo.

Novidade: Melhorámos o nosso OCR para que a extração de dados seja ainda mais rápida e eficaz. Com as últimas atualizações, o motor de reconhecimento de caracteres consegue agora ler e extrair informações diretamente do código QR presente nos recibos portugueses. Basta tirar uma foto do recibo com a câmara da aplicação, como de costume. Além disso, o OCR também identifica automaticamente o número de sequência do Código de Validação da fatura, conhecido como ATCUD.

Além disso, o PelAIo não só emite alertas em tempo real, como também tem a capacidade de bloquear automaticamente as despesas que não cumpram as políticas internas ou a legislação fiscal. Assim, evita-se a aprovação e o registo contabilístico de despesas irregulares.

Eficiência operacional com o OCR inteligente da Okticket

Enquanto deteta irregularidades antes que estas se tornem um problema, a tecnologia avançada do PelAIo alinha a gestão de despesas com os objetivos estratégicos da empresa.

Okticket adapta-se às nossas políticas internas de despesas. O seu poderoso motor de revisão automática facilita a revisão das despesas pela nossa equipa financeira. Agora, gastamos apenas alguns minutos por mês, em vez de horas, no processo de gestão das notas de despesas profissionais (Grupo TSK)

Funcionalidades destacadas:

• Captura instantânea de informações fiscais chave: NIF, data, valor, categoria de despesa...
• Informações em tempo real que permitem ajustes proativos na estratégia financeira.
• Classificação automática de despesas em categorias dedutíveis, como transporte, alimentação ou representação, maximizando os benefícios fiscais permitidos por lei.
• Processamento de tickets danificados, mal impressos ou até escritos à mão.
• Sincronização automática das informações de despesas com o sistema contabilístico ou ERP, eliminando erros manuais.
• Dados organizados para analisar padrões de despesas, renegociar contratos com fornecedores e ajustar políticas internas.

Estas funcionalidades permitem ao PelAIo reduzir até 80% do tempo gasto em tarefas administrativas, libertando o departamento financeiro para se concentrar em atividades estratégicas.

Casos práticos: Alertas inteligentes da Okticket

Conclusão: Um novo padrão na gestão financeira

O Pelaio da Okticket não é apenas um OCR avançado. É uma solução estratégica para diretores financeiros que procuram eficiência, controlo e conformidade legal.

Com tecnologia de ponta, transforma a gestão de despesas num processo simples, rápido e seguro.

Pronto para reduzir erros e transformar a gestão de despesas na tua empresa?

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Solicite uma demonstração personalizada e descobra como o PelAIo pode fazer a diferença.

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As viagens de negócios para fora de Portugal trazem desafios significativos, especialmente na gestão de despesas internacionais. Um dos maiores obstáculos é a tradução de recibos estrangeiros, enfrentando termos incompreensíveis, números fora do comum e formatos que dificultam o processo.

Decifrar recibos e faturas internacionais com caracteres estranhos, diferentes formatos de data, moedas desconhecidas ou abreviaturas específicas de cada país pode ser uma tarefa frustrante, exaustiva e propensa a erros.

Com a Okticket, este problema faz parte do passado. Graças à nossa tecnologia avançada, não importa se o recibo é de um restaurante no Japão, uma loja na Alemanha ou um táxi no Brasil. PelAIo, o nosso OCR inteligente, processa e traduz os dados em tempo real, simplificando a gestão das suas despesas diárias.

OCR Inteligente: a chave para a gestão de despesas internacionais

A solução para a complexidade da gestão de despesas profissionais internacionais está no OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres). Esta tecnologia converte textos impressos ou manuscritos em dados digitais.

Quando aplicada à gestão de despesas, o OCR extrai informações essenciais de recibos e faturas, como datas, valores, IVA ou NIF do estabelecimento. Além disso, organiza os dados de forma estruturada, pronta para uso em aplicações de controlo de despesas.

No entanto, quem já usou um sistema de reconhecimento de caracteres tradicional sabe que ele pode ter limitações, principalmente ao lidar com recibos em outros idiomas ou formatos complexos.

É aqui que a inteligência artificial aplicada ao OCR desenvolvido pela Okticket faz toda a diferença. PelAIo não apenas reconhece o texto, mas também interpreta o contexto e traduz os dados para o idioma necessário, tudo em tempo real. Isso garante uma gestão de despesas mais rápida, precisa e sem erros.

OCR inteligente da Okticket: processamento ultrarrápido

O OCR avançado da Okticket foi projetado para atender às necessidades de um mundo globalizado. Entre as suas principais funcionalidades destacam-se:

• Detecção automática do idioma do documento, processando a informação com a mesma precisão de um documento em português.
• Tradução em tempo real de recibos de qualquer país para o idioma desejado.
• Extração de dados-chave, como nome do estabelecimento, data e valor, sem necessidade de processamento adicional ou intervenção manual.
• Compatibilidade com moedas e formatos fiscais específicos de cada país, reconhecendo automaticamente a moeda do recibo e ajustando-se aos modelos fiscais, como o IVA europeu, GST australiano ou impostos dos Estados Unidos.
• Reconhecimento de textos manuscritos e em diferentes alfabetos.
• Aprendizagem automática, permitindo gerar informações mais precisas a partir dos recibos digitalizados na aplicação.

Exemplo prático

Imagine que um colaborador de uma multinacional viaja a Tóquio em trabalho e precisa justificar as despesas. O supervisor está em Portugal e a equipa financeira nos Estados Unidos. Com a Okticket, ele pode tirar uma foto dos recibos em japonês e obter imediatamente uma versão traduzida para português para o supervisor e outra para inglês para a equipa financeira.

Assim, todos os envolvidos, independentemente de onde estão ou que idioma falam, têm acesso rápido e preciso à informação.

Simplifique as suas despesas internacionais com Pelaio

Resumindo, a gestão de despesas internacionais nunca foi tão fácil como com Pelaio. O OCR inteligente da Okticket oferece uma solução completa para ler, processar e traduzir recibos estrangeiros de forma rápida e eficiente.

Principais funcionalidades:

• Tradução em tempo real de recibos e faturas estrangeiros.
• Processamento instantâneo com dados claros e estruturados.
• Compatibilidade global com múltiplos idiomas, moedas e formatos fiscais.

Está pronto para transformar a gestão de despesas da sua empresa?

Experimente agora a Okticket e descubra como a nossa tecnologia pode tornar o seu dia a dia mais eficiente!

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No mundo das viagens de negócios, a eficiência e a organização são a chave do sucesso. Planear, autorizar e gerir as viagens de negócios pode ser um desafio para as empresas.

As despesas de viagem podem surgir em qualquer altura, mesmo antes do início da mesma. Isto significa lidar com procedimentos morosos, falta de visibilidade e problemas de reconciliação de despesas.

Quer simplificar o processo e ter uma visão de 360° das despesas de viagem?

O módulo de pedido de viagens corporativas da Okticket é uma ferramenta inovadora que facilita o planejamento de viagens de negócios, sempre respeitando a política de viagens de cada organização.

• Permite que os colaboradores solicitem viagens com facilidade.
  
• Garante que todos os detalhes estejam alinhados com as necessidades do negócio.
  
• Os departamentos financeiros podem gerir todas as fases da viagem de forma eficiente e sem problemas, diretamente a partir da plataforma Okticket.

Pedido e aprovação de viagens corporativas sem sair da Okticket

O funcionamento do módulo de pedido de viagens é muito simples. Em poucos segundos, os colaboradores poderão solicitar uma viagem. Basta introduzir as informações necessárias para gerar o pedido:

• Nome da viagem
  
• Data de partida e de chegada (incluindo a hora)
  
• Origem e destino
  
• Grupo de aprovação do utilizador que gera a viagem
  
• Ficheiro do viajante
  
• Observações (por exemplo, motivo da viagem)
  
• Tipo de pedido:
  

1. Provisão de fundos (montante, moeda, centro de custos, viajantes...)
   
2. Pedido de recibo/fatura (data de partida e de chegada, origem, destino, viajantes, centro de custos e meio de transporte...)
   
3. Aluguer de viaturas (cidade/país, condutor, data, local de recolha/entrega, passageiros...)
   
4. Pedido de alojamento (hotel, cidade/país, data...)
   
5. Veículo próprio

Processo de aprovação de pedidos de viagem

Assim que um pedido de viagem é efectuado, inicia-se o fluxo de aprovação. Os responsáveis de administração da empresa são automaticamente notificados para analisar e decidir se aprovam ou rejeitam o pedido, garantindo que todas as reservas cumprem as políticas e orçamentos internos.

Assim que o pedido é aprovado, é gerada automaticamente uma folha de despesas para essa viagem específica, onde os colaboradores podem carregar recibos digitalizados no momento do pagamento.

A partir daí, a gestão das viagens de negócios é uma atividade normal. É até possível integrar a plataforma de gestão de viagens com a sua agência de viagens. Desta forma, a informação gerada na Okticket é automaticamente introduzida na plataforma da agência.

Visibilidade total das despesas de viagem em tempo real

Cada campo da folha de despesas segue as regras definidas, evitando despesas não autorizadas. Passagens fora das datas de viagem ou valores que excedam os limites estabelecidos, por exemplo.

Com a Okticket tem uma visão clara e controlo total das despesas de viagem em tempo real, sem ter de esperar pela contabilidade final.

Desde o pedido inicial até à reconciliação final, todos os passos do processo podem ser automatizados e controlados.

O nosso software de gestão de viagens de negócios permite-lhe gerir tudo isto de forma centralizada, facilitando o controlo eficiente das despesas de viagens de negócios a partir de uma única plataforma.

Vantagens da gestão de viagens de negócios com controlo de despesas em tempo real

• Detete possíveis desvios orçamentais e actue imediatamente, sem esperar que a viagem esteja concluída ou que os relatórios de despesas sejam processados.
  
• Assegure que todas as despesas estão em conformidade com a política de viagens da empresa. Isto evita despesas desnecessárias ou não autorizadas.
  
• Minimize os erros na gestão de despesas.
  
• Simplifique as tarefas administrativas relacionadas com a contabilidade e a gestão de reembolsos.
  
• Planeie e ajuste com precisão os orçamentos com base em dados históricos de despesas.
  
• Reconcilie automaticamente as despesas, minimizando assim as discrepâncias e os erros contabilísticos.
  
• Tome decisões baseadas em dados. As empresas podem identificar áreas a melhorar, renegociar acordos com fornecedores de viagens ou identificar colaboradores que possam necessitar de mais orientação sobre as políticas de despesas da empresa.

Conclusão

Em última análise, o módulo de pedidos de viagens empresariais da Okticket centraliza todos os pedidos de viagens num único local.

Os benefícios incluem uma maior eficiência operacional, poupança de custos e uma experiência de utilizador perfeita.

Procura uma gestão mais eficaz das viagens de negócios? Experimente Okticket e descubra como uma visão global das despesas pode ser uma vantagem competitiva.

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