Tendências em Corporate Travel & Expense Management: automação, IA e integração financeira

Dezenas de relatórios de despesas, horas e horas a rever recibos e, no final do mês, há sempre algum desvio.
Não é um caso isolado. Num momento em que todos falam das vantagens da IA, ainda existem empresas a gerir as despesas de viagens profissionais como no século passado.

O custo de manter este processo manual já não se mede apenas em horas perdidas. A falta de visibilidade, a frustração dos colaboradores, os erros contabilísticos e a incapacidade de tomar decisões estratégicas por falta de dados fiáveis também pesam — e muito.

Vários estudos do setor indicam que cerca de 20% dos relatórios de despesas contêm erros, e que as despesas fraudulentas costumam incluir informação incorreta ou estar fora da política interna.

Se a tecnologia já resolve estes problemas, por que não utilizá-la?

Vejamos o que estão a fazer as organizações que lideram.

Automação end-to-end: adeus às tarefas manuais

Tradicionalmente, gerir uma viagem de negócios envolve vários passos desconectados:

• O colaborador pede autorização para viajar (email ou papel).
• Alguém reserva o voo ou hotel (normalmente via agência).
• Durante a viagem, o colaborador guarda recibos.
• No regresso, preenche o relatório de despesas e anexa comprovativos.
• O responsável valida quando pode.
• As Finanças validam e contabilizam manualmente.
• O colaborador recebe o reembolso semanas depois.

Ao ligar todo o fluxo, o processo simplifica-se. Da solicitação à contabilização no ERP, todo o ciclo passa a ser automático e feito numa única plataforma.

As empresas líderes já operam com fluxos totalmente integrados:

• Reservas automáticas segundo políticas definidas
• Captura automática de recibos e faturas via app móvel
• Conciliação imediata das despesas
• Contabilização direta no ERP, sem intervenção manual

O que antes demorava semanas resolve-se em horas. Segundo o Aberdeen Group, empresas com soluções automatizadas reduzem em 67% o tempo de processamento.

Integração de sistemas: o fim dos silos tecnológicos

Gerir viagens numa plataforma, despesas noutra e contabilidade noutra já não é sustentável.

A tendência é clara: ecossistemas tecnológicos integrados.
Agência de viagens + gestão de despesas + ERP + BI.

Como muda o processo?

• As reservas são feitas na agência
• A informação entra automaticamente no sistema de despesas
• O colaborador carrega recibos durante a viagem
• Os responsáveis acompanham tudo em tempo real
• As Finanças aprovam e os dados seguem para o ERP

Sem erros. Com mínima intervenção humana.

Inteligência Artificial aplicada ao travel management

Passa-se da automação reativa para a inteligência proativa.

Deteção avançada de fraude e anomalias

A IA identifica automaticamente:

• O mesmo gasto com recibos diferentes
• Justificativos manipulados
• Valores suspeitamente arredondados
• Despesas pessoais misturadas com viagens
• Fornecedores não permitidos
• Gastos fora da data ou horário da viagem

Otimização de políticas com machine learning

A IA analisa padrões reais e ajuda a ajustar políticas:

• Limites de hotel sistematicamente ultrapassados
• Fornecedores consistentemente mais caros
• Comparação avião vs. comboio em rotas equivalentes

Processamento inteligente de comprovativos

OCR avançado extrai dados de recibos desfocados, amassados ou incompletos, reconhece idiomas, classifica despesas e aprende continuamente.

Visibilidade financeira em tempo real: o novo padrão

Nos modelos tradicionais, as Finanças conhecem os gastos com semanas de atraso. Quando o relatório chega, já não há margem de reação.

Com sistemas integrados, obtém-se uma visão completa e imediata:

• Solicitações e reservas
• Viagens em curso
• Faturas pendentes
• Reembolsos em atraso
• Desvios orçamentais
• Gastos por fornecedor, projeto ou centro de custo

Compliance e sustentabilidade: novos imperativos

A obrigatoriedade da fatura eletrónica B2B (em vigor a partir de 2026) implica:

• Validade digital dos comprovativos
• Integridade e inalterabilidade dos dados
• Total rastreabilidade de cada euro gasto

A integração entre agências e soluções como a Okticket garante essa rastreabilidade de ponta a ponta.

Mobile-first: gestão em qualquer lugar

A gestão já não acontece no escritório.
Colaboradores registam despesas em movimento; responsáveis aprovam a partir do telemóvel.

Uma app moderna deve oferecer:

• Interface intuitiva
• Captura instantânea de recibos
• Processamento rápido
• Funcionamento offline
• Notificações automáticas
• Consulta do estado das despesas

Como levar estas tendências à sua empresa: Okticket + Pelaio

Automatizar já não chega. É preciso inteligência real.

A Okticket integra Pelaio, o seu motor de IA generativa, que transforma a gestão de despesas num processo autónomo.

Pelaio:

• Regista e categoriza despesas automaticamente
• Identifica tipo de gasto, fornecedor, valor, moeda, data e localização
• Aprende com os padrões específicos da empresa
• Atua como um auditor contínuo, sem falhas

Deteção automática de incumprimentos

• Compras não autorizadas
• Álcool, tabaco, jogo
• Produtos pessoais
• Fornecedores ou categorias proibidas
• Despesas fora da rota da viagem

Fraude e manipulação

• Recibos duplicados
• Justificativos alterados ou gerados por IA
• Valores modificados
• Transações suspeitas

Alertas inteligentes em tempo real

As irregularidades são sinalizadas de imediato — e podem ser bloqueadas.

Impacto real:

• Até 80% de poupança de tempo administrativo
• 90% menos erros
• Validação automática
• Problemas detetados antes de escalar

Integração total com agências de viagens

Ao ligar Okticket + Pelaio à agência:

• Reservas entram automaticamente no sistema
• O colaborador regista despesas via app
• A IA valida políticas em tempo real
• As Finanças monitorizam e reportam
• As despesas aprovadas seguem para o ERP

Tudo numa única folha de despesas.

Conclusão

Estas tendências já são realidade nas empresas líderes.
A diferença entre organizações ágeis e aquelas presas ao passado está na integração, automação e uso inteligente dos dados.

Por onde começar?

• Priorize integração, não funcionalidades isoladas
• Automatize de ponta a ponta
• Escolha tecnologia que as equipas realmente usem

As empresas que fizerem isto decidirão mais rápido, gastarão melhor e terão equipas mais produtivas.

A sua empresa está preparada para dar o salto?
Fale connosco.

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