Do Excel ao sistema blindado: como um software seguro de gestão de despesas protege as finanças corporativas

Pode parecer um método cômodo, até simples. No entanto, depender do Excel para gerir as despesas corporativas é um risco operacional e financeiro. Significa conviver com erros em planilhas, falhas de segurança e ausência total de rastreabilidade e controlo interno.

Já se perguntou para onde vão parar esses ficheiros com dados bancários, de colaboradores e fornecedores? Estão realmente seguros? Se o objetivo é cumprir as normas de compliance financeiro e, ao mesmo tempo, agilizar processos, chegou a hora de deixar de usar o Excel para controlar despesas e apostar num software seguro de gestão de despesas profissionais.

Quais são os riscos reais de continuar a usar o Excel na gestão financeira?

O facto de algo ser “feito assim desde sempre” não significa que não deva mudar. Cabe ao CFO avaliar o custo total de oportunidade e o risco de cada ferramenta. E no caso do Excel para gestão de despesas empresariais, os riscos são claros:

• Os ficheiros não têm encriptação nem controlo de acesso, expondo dados financeiros sensíveis.
• O risco de fraude interna e manipulação de informação é maior, pois não há rastreabilidade nem controlo interno.
• Existem custos ocultos derivados da falta de automatização do back office.
• O incumprimento das normas de proteção de informação financeira pode gerar sanções e danos reputacionais.

Segundo estudos recentes, 94% das planilhas utilizadas em decisões de negócio contêm erros críticos (fonte: Spreadsheet Quality Assurance: A Literature Review).

Além disso, há o risco de fraude interna. A Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) estima que as empresas perdem, em média, 5% das suas receitas anuais por fraude ocupacional, com um custo médio superior a 117.000 USD a nível global (Global Study on Occupational Fraud and Abuse).

Excel vs Software Seguro de Gestão de Despesas

A falta de fiabilidade do Excel como ferramenta de gestão financeira manifesta-se em vários aspetos: desde a inconsistência dos dados até à impossibilidade de garantir a sua integridade. Uma planilha pode corromper-se, perder-se ou ser alterada sem deixar rasto, comprometendo toda a informação financeira da empresa.

Comparativo de Gestão de Dados

O Excel é sinónimo de risco e ineficiência. Já uma solução automatizada como Okticket oferece fiabilidade, proteção e produtividade.

Problemas do Excel

• Sem encriptação: dados expostos
• Sem controlo de acesso: qualquer pessoa pode editar
• Sem rastreabilidade: impossível auditar
• 100% manual: erros constantes e perda de tempo
• Não cumpre normas: risco de sanções

Vantagens do Software Seguro

• Encriptação de ponta a ponta
• Perfis e permissões personalizadas
• Auditoria completa e rastreabilidade em tempo real
• Redução de 80% no tempo de processamento
• Conformidade com RGPD e ISO 27001

Resultados do Mudança

• Redução de erros: 90%
• Poupança de tempo: 80%
• ROI positivo a curto prazo
• Prevenção de fraude: alertas automáticos
• Acesso móvel total

O que deve ter um software seguro de gestão de despesas?

Toda empresa precisa de um escudo contra riscos cibernéticos. É aqui que entram alternativas ao Excel como a Okticket, que oferece:

• Encriptação avançada de ponta a ponta: todos os dados são codificados de forma ilegível para terceiros.
• Controlo de acesso por perfis de utilizador: cada colaborador só acede ao que precisa.
• Cumprimento das normas de segurança e privacidade (RGPD, ISO 27001).
• Armazenamento seguro na nuvem, evitando perdas por falhas locais.
• Integrações seguras com ERP e CRM, monitorização em tempo real e backups regulares.

6 benefícios de migrar do Excel para um software seguro

1. Fiabilidade total e rastreabilidade completa.
2. Automatização que reduz erros em 90% e tempo em 80%.
3. Auditorias simplificadas com histórico centralizado.
4. Maior proteção contra fraude e perda de informação.
5. ROI rápido graças à eficiência operacional.
6. Gestão móvel desde qualquer dispositivo.

“Com a Okticket, o tempo gasto na verificação das despesas de viagem reduziu-se em mais de 50%, além da poupança de papel para todos.” — Cafés Oquendo

Ao escolher um software de gestão de despesas seguro, a sua empresa passa da fragilidade do Excel para um sistema robusto e protegido que otimiza os processos financeiros.

FAQs

O que é um software seguro de gestão de despesas?

‍
É uma ferramenta digital que centraliza, protege e automatiza o controlo das despesas corporativas. Ao contrário do Excel, oferece encriptação, rastreabilidade e conformidade legal.

É seguro digitalizar a gestão de despesas da empresa?

‍
Sim. Com soluções como a Okticket, que garantem encriptação, controlo de acessos e compliance, a digitalização é muito mais segura do que o Excel.

‍

Um software de gestão de despesas na nuvem é fiável?

‍
Sim. A redundância de servidores, os backups automáticos e as certificações asseguram a integridade e disponibilidade dos dados.

‍

Que normas cumpre um software de gestão de despesas seguro?

‍
Cumpre o RGPD, as normas fiscais locais e os padrões internacionais de cibersegurança, como a ISO 27001.

‍

Por que devo deixar de usar o Excel?

‍
Porque o Excel não oferece segurança, rastreabilidade nem conformidade. Um software especializado garante proteção total da informação financeira.

Quanto tempo se poupa com a automatização?

‍
Depende da dimensão da empresa, mas a Okticket regista reduções de até 80% no tempo dedicado a tarefas administrativas.

Pronto para deixar para trás os riscos do Excel? ‍Descubra como a Okticket, o software seguro de gestão de despesas profissionais, protege os seus dados e poupa horas de trabalho todos os meses. Quer conversar?

‍

‍

‍

‍