Rastreabilidade. Uma das funcionalidades que as empresas mais valorizam quando implementam uma solução digital é a possibilidade de rastrear todo o processo de despesas profissionais.

Graças à rastreabilidade, as empresas podem atribuir uma despesa a um departamento, projeto, centro de custo ou colaborador específico. Podem mesmo acompanhar o fluxo de aprovação dessa despesa desde o relatório, passando pela validação, até à liquidação.

‍Mas entre a reserva e o reembolso há um longo caminho de relatórios, revisão e aprovação de despesas que pode ser acidentado se não tiver as ferramentas certas.

O QUE ACONTECE QUANDO AS DESPESAS NÃO PODEM SER RASTREADAS?

Já alguma vez teve dificuldade em ligar uma despesa à sua origem? Quando esta falha de informação se repete vezes sem conta, acaba por ter consequências negativas. Uma pista?

INCUMPRIMENTO DOS LIMITES DE DESPESAS

É normal que as empresas tenham uma política de despesas de deslocação que estipule os montantes máximos que os trabalhadores móveis podem gastar. Seja por utilizador, por categoria, por dia ou por viagem, estes limites devem ser respeitados. Mas, o que acontece se não for possível verificar? O mais provável é que os limites sejam ultrapassados.

OPORTUNIDADES DE POUPANÇA PERDIDAS

O facto de não se conhecerem as despesas exatas dificulta a tarefa de estabelecer acordos com os fornecedores mais comuns (hotéis, restaurantes, empresas de aluguer de automóveis, agências de viagens, etc.) para obter tarifas empresariais mais baratas, bem como deduções para despesas de representação.

Para as reclamar, é necessário identificá-las juntamente com os respetivos documentos comprovativos.

PREVENÇÃO DAS FRAUDES INTERNAS

Estima-se que as empresas estão a perder em média 7.000 euros por mês devido a fraudes internas. Se não é um bilhete duplicado, é uma despesa que foi aprovada duas vezes, uma compra efetuada fora do horário de trabalho ou um recibo de um montante que excede os limites estabelecidos na política de despesas da empresa.

Sem poder controlar as despesas, é difícil evitar estas irregularidades nos relatórios de despesas. E, em caso de auditoria, é mais difícil recolher todos os recibos de despesas necessários.

DIFICULDADE EM DETECTAR ERROS

Outras vezes as contas não batem certo devido a erros não intencionais, resultantes da gestão manual das despesas. Estes erros podem passar despercebidos e acabar por custar dinheiro à empresa.

O resultado é uma perda de competitividade. Daí a necessidade das empresas disporem de ferramentas tecnológicas que permitam obter informações fiáveis que proporcionem uma vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes.

OKTICKET: A ANÁLISE AVANÇADA DE QUE PRECISA

Ao implementar uma solução tão poderosa e completa como a Okticket, obterá toda a informação necessária para analisar as folhas de despesas de forma rápida e simples. Saberá finalmente para onde foi o orçamento destinado às despesas de deslocação.

Que outras vantagens oferece a nossa solução em termos de rastreabilidade das despesas empresariais?

Os administradores têm uma visualização avançada muito útil para organizar os dados. A aplicação permite configurar a grelha através de painéis de controlo. Desta forma, é possível selecionar e exportar para o Excel apenas as informações necessárias As informações relativas às despesas são apresentadas em tempo real. O responsável pela validação da despesa pode saber o valor da compra, quem a efetuou, quando e onde. Torna-se muito mais fácil fazer comparações que permitem conhecer a evolução das despesas. Se quiser detetar pontos de melhora nos processos, pode analisar as despesas verticalmente (tendências, padrões, fornecedores, etc.).

VIAGEM END-TO-END: INTEGRAÇÃO COM AGÊNCIAS DE VIAGENS

Na Okticket também integramos com as agências de viagens, para que a rastreabilidade comece no momento da reserva.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.

Já alguma vez se deparou com a situação em que os montantes nas folhas de despesas não correspondiam aos montantes debitados nos cartões pelo banco? Já alguma vez teve de comparar à mão o extrato bancário e os recibos que lhe foram entregues pelos empregados?

Com a reconciliação de cartões bancários, poderia ter simplificado muito este processo. Pode verificar automaticamente as despesas comunicadas em relação às transações bancárias.

A importância de ter um módulo de conciliação de cartões

Para além da óbvia poupança de tempo, esta funcionalidade traz uma série de vantagens. Tomando como referência o módulo de reconciliação mágica do Okticket (estamos ligados aos principais bancos), listamos as mais importantes.

Cartões corporativos sob controlo

A reconciliação bancária aumenta o controlo dos pagamentos com cartão. Especialmente se os empregados utilizarem cartões de empresa e os usarem incorretamente.

Basta olhar para a ferramenta de gestão de despesas da empresa para se aperceber de que existe um débito no banco que não está registado na folha de despesas.

O facto de ser possível manter um controlo real sobre o estado das contas facilita a tomada de decisões estratégicas.

Deteção rápida de erros

Ao analisar os desvios, aperceber-se-á de que o desvio resulta muitas vezes de um erro não intencional, quer por parte do banco, quer na própria contabilidade da empresa. Esquecer-se de registar um débito, duplicar o lançamento, trocar uma vírgula (14,25 em vez de 142,5) ou alterar a ordem de um algarismo no montante (536 em vez de 563), por exemplo.

Encontrar este erro manualmente pode ser demorado. No entanto, com o módulo de reconciliação de cartões do Okticket pode identificar montantes semelhantes em apenas alguns minutos.

Registo de conciliações

É importante lembrar que a reconciliação bancária deve ser efetuada trimestralmente. Com este serviço, a tarefa é muito mais fácil e poderá efetuá-la com maior frequência.

Para além de ter uma parte do trabalho feito, ajudá-lo-á a detetar os desalinhamentos à medida que vão surgindo e a encontrar uma solução rapidamente.

Também é possível criar um registo das reconciliações para identificar as causas de possíveis desfasamentos futuros.

Uma despesa, um utilizador

Graças à reconciliação dos cartões de empresa, é possível classificar as despesas profissionais por utilizador. Desta forma, sabe sempre quem está a cometer uma fraude interna, quem pode ter cometido um erro humano ou a quem deve reclamar os recibos em falta.

Simultaneamente, este serviço acelera o reembolso das despesas, o que será particularmente apreciado pelos trabalhadores que adiantaram dinheiro do seu bolso.

E tudo isto a partir de uma única plataforma, sem processos intermédios ou a necessidade de descarregar ficheiros do banco.

As vantagens dos cartões corporativos

Se ao módulo de reconciliação bancária se juntar a implementação de cartões de empresa para despesas profissionais, o controlo financeiro será muito maior. Este produto oferece muitas vantagens tanto para a empresa como para os colaboradores.

• Meio de pagamento seguro.
• Permite o controlo do fluxo de caixa.
• Todas as despesas serão centralizadas, de modo a que o serviço de contabilidade receba todas as despesas geradas agrupadas: combustível, restaurantes, hotéis, portagens, etc.
• A empresa pode fixar o limite de acordo com a política de despesas de deslocação.
• Oferece a possibilidade de gerar relatórios personalizados para ver quanto dinheiro cada empregado gasta e onde efetua os pagamentos.
• Os colaboradores não têm de adiantar as despesas efetuadas.
• Como a empresa saberá quanto dinheiro gasta em cada artigo, tem argumentos para negociar descontos com os seus fornecedores: hotéis, bilhetes de avião, aluguer de automóveis, etc.

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Ainda está a introduzir manualmente os dados das notas de despesas no sistema ERP da sua empresa? Esta tarefa é essencial para que o departamento financeiro possa efetuar a contabilidade, mas fazê-lo manualmente significa perder tempo e expor-se a erros.
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Por outro lado, se integrar o programa de gestão de despesas com o sistema de contabilidade, o processo será muito mais ágil. Os conectores da Okticket, por exemplo, oferecem integração bidirecional com os ERPs mais poderosos do mercado.

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Integração de sistemas: Que vantagens oferece? 

As funcionalidades podem variar de um conetor para outro, mas as vantagens para o departamento financeiro são inegáveis. Tomemos como referência a integração do Okticket para listar as mais destacadas:

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• Poderá sincronizar todas as despesas registadas no Okticket com o seu sistema de contabilidade e importá-las para o seu ERP de uma forma ágil e simples.
• Os conectores são bidirecionais e evolutivos.
• Estão homologados para os principais ERPs do mercado (temos integrações com os parceiros mais importantes).
• A sincronização é automática e é feita em questão de minutos.
• ‍São personalizáveis e parametrizáveis, de acordo com as necessidades de cada cliente.
• São integrados com os lançamentos contabilísticos, tendo em conta o plano de contas da empresa.
• Os conectores do Okticket evoluem com o ERP e suportam todas as suas atualizações.
• A informação é segura.
• Como as ferramentas de gestão estarão ligadas, o departamento administrativo poupa tempo e otimiza os recursos. Assim, a empresa ganhará em competitividade.
• Os dados podem ser extraídos em tempo real.
• Estará a dar um novo passo para a transformação digital da sua empresa.

Dicas para uma correta integração

Até agora, centrámo-nos nas vantagens da integração com o sistema de contabilidade. No entanto, existem integrações para praticamente todas as aplicações utilizadas pelas empresas, desde a melhoria da produtividade à gestão de Recursos Humanos.

Precisa de integrar sistemas de Business Intelligence? Okticket também permite aceder ao modelo de dados de uma forma simples e eficiente.

Seja qual for a integração de sistemas de que necessita, é importante que saiba como fazê-lo corretamente. Antes de começar, seria uma boa ideia verificar se as ferramentas de gestão que a sua empresa possui são robustas. O equipamento, por sua vez, deve ser capaz de lidar com a grande quantidade de dados que serão processados quando a integração for efetuada.

Digamos que tudo funciona. Idealmente, a integração é efetuada passo a passo:

1. A direção deve nomear uma pessoa responsável pela coordenação da integração e dotá-la de meios financeiros, técnicos e humanos.
2. Esta pessoa será responsável por informar os diretores dos serviços envolvidos sobre os prazos de implementação e os sistemas a integrar.
3. O diretor da área será o único a notificar os seus subordinados e a explicar-lhes o procedimento.
4. Definir os processos a serem integrados. Entende-se que se os processos forem eficientes, a empresa também será eficiente.
5. Escolher as ferramentas de integração que melhor se adequam às necessidades da empresa. Estas devem ser fáceis de implementar, configurar e utilizar, bem como personalizáveis. Para conhecer as suas funcionalidades, o ideal é solicitar uma demonstração gratuita.

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Desde estatísticas baseadas em dados anteriores a informações em tempo real. Desde simples relatórios de despesas e vendas até análises avançadas que ajudam a tomar decisões estratégicas. Da reação à ação… A gestão de despesas é muito mais eficiente quando são aplicadas ferramentas de Business Intelligence.

Peter Luhn, conhecido como o pai da Business Intelligence, definiu-a já no final dos anos 50 como "a capacidade de compreender as inter-relações dos factos apresentados de forma a orientar as ações para um objetivo desejado".

Hoje podemos acrescentar que é a solução perfeita para as empresas detetarem novas oportunidades de negócio, preverem ou corrigirem erros a tempo e anteciparem possíveis mudanças, tendências ou acontecimentos imprevistos.

As melhores ferramentas de BI para a gestão de despesas

Isto é possível graças a uma série de ferramentas que estão a evoluir todos os dias. Existe uma grande variedade no mercado. A escolha de uma ou de outra depende do orçamento, do sector ou das necessidades de cada empresa.

Algumas são mais orientadas para a gestão de dados, outras para a elaboração de relatórios… Há mesmo aplicações de descoberta de dados que permitem a análise preditiva para fazer projeções futuras.

Quais são as melhores ferramentas de business intelligence? QlikView, Power BI, Tableau, Microsoft Dynamics, IBM Cognos Analytics, SAP Business Intelligence, Oracle Business Intelligence, Sisense, Gooddata, Clear Analytics, Geckoboard ou Style Intelligence são algumas das mais utilizadas.

Ao escolher um software de gestão de despesas empresariais, o ideal é optar por um que se integre a uma dessas ferramentas. Na Okticket, além de integrarmos de forma rápida, bidirecional e evolutiva com os principais ERP e softwares de gestão do mercado, integramos com os sistemas de BI Qlik View e Power BI.

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Aplicações do Business Intelligence nas empresas 

A melhor forma de explicar as vantagens do Business Intelligence é ver as aplicações que pode ter em diferentes tipos de empresas, independentemente do sector ou da dimensão. Vejamos alguns exemplos!

• Uma empresa de telecomunicações pode saber se um cliente vai abandonar o serviço e orientar as suas estratégias para atrair novos clientes.
• Os restaurantes podem ter uma visão clara dos produtos que devem ser adicionados ou retirados do menu.
• Um banco pode identificar os clientes com maior capacidade de crédito para lhes oferecer determinados produtos.
• As ferramentas de BI permitem uma análise exaustiva do historial de vendas e do inventário do armazém. A otimização do stock é muito importante em sectores como o retalho, onde não é fácil acertar na quantidade em stock, especialmente quando se trata de produtos sazonais.
• Também ajuda a analisar o perfil dos clientes (residência, estado civil, idade, sexo, número de filhos, etc.) e a saber quais são os clientes mais rentáveis para os fidelizar. Quer saber a que clientes pode oferecer uma determinada promoção? As ferramentas de BI permitem-lhe saber questões como que marcas de água-de-colónia gostam, que tipo de alimentos costumam comprar ou quando costumam comprar roupa de criança, para dar alguns exemplos.
• Os departamentos de RH dispõem de um recurso de business intelligence para gerir os bónus através da análise do seu desempenho real.

A importância do BI para a gestão de despesas profissionais

Os seus empregados gastam dinheiro em viagens? As ferramentas de BI ajudá-lo-ão a analisar o comportamento dos viajantes de negócios. Desta forma, saberá em que categorias gastam mais (quilometragem, gasolina, ajudas de custo, alojamento…) e poderá preparar uma estratégia para otimizar o orçamento.

Também se pode ir mais longe. Imagine que tem vários trabalhadores a viajar por estrada. Graças às ferramentas de Business Intelligence, pode calcular o itinerário mais barato com base em variáveis como o preço do combustível nas estações de serviço ao longo do percurso.

Vantagens da Business Intelligence

Como estamos a ver, uma das principais vantagens do Business Intelligence é aumentar a rentabilidade das organizações. Isto é possível graças às utilidades que oferece. O que pode fazer?

• Analisar, gerir e medir dados relacionados com a sua atividade. Também a partir do seu telemóvel, para que tenha acesso em tempo real.
• Aceda à informação de forma ordenada e visual, uma vez que pode obter estatísticas completas e gráficos de vendas de forma automatizada.
• Obter uma visão global de toda a empresa. Já não precisa de ir de área em área para elaborar relatórios e fazer benchmarking.
• A informação é armazenada na nuvem, num ambiente protegido mas acessível, para que a possa consultar sempre que precisar. Se precisar de a analisar com mais calma, pode sempre exportar o histórico do documento.
• Já se apercebeu que ocorreram desvios orçamentais? Pode também implementar um Balance Scorecard para detetar as causas e resolvê-las.

Em suma, o Business Intelligence aplicado à gestão de despesas permite-lhe acompanhar os objetivos, identificar as áreas que não estão a atingir os resultados esperados, fazer projeções futuras com base em informações fiáveis e antecipar problemas para os resolver antes que seja tarde demais.

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As empresas sabem como os clientes são importantes e passaram os últimos anos a concentrar-se na forma de melhorar a experiência do utilizador. Afinal de contas, os clientes são o principal ativo de qualquer empresa, certo? A má notícia é que algumas se têm esquecido do bem-estar dos seus empregados.

O que é que acontece quando os trabalhadores não se sentem acarinhados? Ficam desmotivados, a sua produtividade diminui, o absentismo aumenta, cometem mais erros, são mais suscetíveis de defraudar as despesas profissionais, etc.

Foi preciso a pandemia da COVID-19 e o teletrabalho forçado para que os departamentos de RH se apercebessem da necessidade de reter talentos na área tecnológica. Como é que o vão fazer? Detetando os fatores de risco que impedem os trabalhadores de melhorar o seu dia a dia.

Vantagens das Fintech na gestão dos Recursos Humanos

Existem muitas causas para a agitação laboral, mas uma grande parte delas pode ser resolvida graças à transformação digital.

Um exemplo claro deste facto pode ser encontrado na tecnologia financeira. As tarefas de rotina, como a gestão manual das despesas da empresa, consomem muitos recursos e são uma fonte de conflito se forem efetuadas manualmente.

Ao automatizá-los com soluções para digitalizar as despesas de viagem como a que oferecemos em Okticket, todos ganham:

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• Os empregados podem comunicar as despesas no local a partir do seu telemóvel, onde quer que estejam, sem necessidade de se deslocarem ao escritório ou de preencherem relatórios de despesas.
• Os trabalhadores móveis que adiantaram dinheiro do seu bolso são reembolsados muito mais cedo.
• O departamento administrativo demora até 80% menos tempo a rever e validar as folhas de despesas. Além disso, podem fazê-lo no local e não têm de perseguir os empregados nómadas para que entreguem as notas de despesas antes do final do mês.
• A gestão contabilística é otimizada através da reconciliação dos cartões de crédito da empresa e da integração com o ERP, os sistemas de gestão e os sistemas de BI.
• Todos dizem adeus aos recibos e faturas em papel. Como o Okticket é aprovado pelo fisco, os documentos digitalizados têm a mesma validade fiscal que os originais em papel. Os empregados não têm de os acumular e o departamento de contabilidade não precisa de os classificar e guardar em caso de inspeção fiscal.
• Os erros e o risco de fraude interna são minimizados, resultando em poupanças financeiras para a empresa.
• É possível verificar se as despesas estão em conformidade com a política de viagens da empresa.
• Os dados pessoais e empresariais são guardados num ambiente cloud seguro.

A tecnologia financeira traz, portanto, uma série de benefícios para os trabalhadores e para as empresas: otimização da gestão do tempo, economia de custos, flexibilidade, fluxos de trabalho simplificados, personalização, transparência comercial, automatização, controlo orçamental e muito mais.

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Apps digitais que contribuem o bem-estar no trabalho

Além disso, as ferramentas digitais são essenciais para a implementação do Smart Working, uma nova forma de trabalho à distância baseada na confiança depositada no trabalhador. A empresa fornece aos trabalhadores todos os recursos necessários e estes realizam o seu trabalho de forma totalmente autónoma.

É preciso não esquecer que os trabalhadores, sobretudo os mais jovens, já não olham apenas para o facto de o salário ser bom ou mau. Dão grande importância ao salário emocional. Questões básicas como a flexibilidade e um bom ambiente de trabalho são muito tidas em conta.

O conceito de bem-estar no trabalho inclui também os cuidados de saúde dos trabalhadores. As aplicações digitais também estão a ganhar importância neste domínio. Hoje em dia, já estão a ser implementados sistemas de Inteligência Artificial nos escritórios que medem a concentração de CO2, a qualidade do ar, a qualidade da água, a humidade, a iluminação, a temperatura, etc. Uma vez obtidos os dados, os valores são ajustados de forma a serem ótimos.

É evidente que a eficiência de uma empresa aumenta quando são implementadas as ferramentas tecnológicas corretas. Mais concretamente, em 20%, de acordo com um estudo recente da Oracle.

Resumindo: a digitalização contribui para o bem-estar dos trabalhadores no trabalho e, por conseguinte, está diretamente relacionada com um aumento da produtividade, da reputação da empresa e da imagem de marca do empregador. Tudo isto se traduz em rentabilidade para empresas de todas as dimensões.

Quando esta transformação digital é acompanhada por outros fatores-chave, como a tomada de decisões baseada em dados ou uma visão digital partilhada, a eficiência empresarial pode aumentar até 66%.

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Entre 18 e 22 de junho, dez startups tecnológicas selecionadas entre mais de 50 candidaturas participaram na primeira edição do Google Launchpad Astúrias. Um programa de incubação e aceleração desenvolvido pela Google que já foi levado a cabo em cidades como Paris, Berlim, Telavive, Madrid e Barcelona, e que aterrou pela primeira vez em Gijón.

Durante uma semana, 20 profissionais do sector tecnológico orientaram as equipas de cada uma das dez startups com formação prática em áreas críticas da empresa, como a estratégia de produto, UX/UI, tecnologia e marketing. Para além disso, oito apresentações sobre estes temas foram abertas ao público.

Na sexta-feira, dia 22, realizou-se o Demo Day nas instalações da Gijón Impulsa com a apresentação dos projectos de todas as empresas participantes. A equipa do Google Launchpad Astúrias, juntamente com os mentores que participaram na conferência, escolheu o projeto Okticket como o mais promissor de todos os apresentados.

Talento tecnológico em Astúrias

O evento foi organizado pela Associação Asturiana de Startups (Astur Valley) e pelo GDG Asturias (Google Developers Group), com o apoio da Gijón Impulsa, com o objetivo de proporcionar às empresas asturianas um programa exclusivo de formação internacional para otimizar os seus negócios.

As dez empresas selecionadas para participar foram a Betdecision, a EsportsCalendar, a Gamar, a GooCheck, a Kombox, a Okticket, a Sibox, a Singularbrain, a Toptasting e a Xteach.

O objetivo da conferência era contribuir para a melhoria dos projetos através de um programa intensivo com benefícios imediatos nos produtos que desenvolvem e dar mais visibilidade a nível nacional às startups asturianas.

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