Reconciliação bancária dos cartões de empresa: Quais são as vantagens?

Já alguma vez se deparou com a situação em que os montantes nas folhas de despesas não correspondiam aos montantes debitados nos cartões pelo banco? Já alguma vez teve de comparar à mão o extrato bancário e os recibos que lhe foram entregues pelos empregados?

Com a reconciliação de cartões bancários, poderia ter simplificado muito este processo. Pode verificar automaticamente as despesas comunicadas em relação às transações bancárias.

A importância de ter um módulo de conciliação de cartões

Para além da óbvia poupança de tempo, esta funcionalidade traz uma série de vantagens. Tomando como referência o módulo de reconciliação mágica do Okticket (estamos ligados aos principais bancos), listamos as mais importantes.

Cartões corporativos sob controlo

A reconciliação bancária aumenta o controlo dos pagamentos com cartão. Especialmente se os empregados utilizarem cartões de empresa e os usarem incorretamente.

Basta olhar para a ferramenta de gestão de despesas da empresa para se aperceber de que existe um débito no banco que não está registado na folha de despesas.

O facto de ser possível manter um controlo real sobre o estado das contas facilita a tomada de decisões estratégicas.

Deteção rápida de erros

Ao analisar os desvios, aperceber-se-á de que o desvio resulta muitas vezes de um erro não intencional, quer por parte do banco, quer na própria contabilidade da empresa. Esquecer-se de registar um débito, duplicar o lançamento, trocar uma vírgula (14,25 em vez de 142,5) ou alterar a ordem de um algarismo no montante (536 em vez de 563), por exemplo.

Encontrar este erro manualmente pode ser demorado. No entanto, com o módulo de reconciliação de cartões do Okticket pode identificar montantes semelhantes em apenas alguns minutos.

Registo de conciliações

É importante lembrar que a reconciliação bancária deve ser efetuada trimestralmente. Com este serviço, a tarefa é muito mais fácil e poderá efetuá-la com maior frequência.

Para além de ter uma parte do trabalho feito, ajudá-lo-á a detetar os desalinhamentos à medida que vão surgindo e a encontrar uma solução rapidamente.

Também é possível criar um registo das reconciliações para identificar as causas de possíveis desfasamentos futuros.

Uma despesa, um utilizador

Graças à reconciliação dos cartões de empresa, é possível classificar as despesas profissionais por utilizador. Desta forma, sabe sempre quem está a cometer uma fraude interna, quem pode ter cometido um erro humano ou a quem deve reclamar os recibos em falta.

Simultaneamente, este serviço acelera o reembolso das despesas, o que será particularmente apreciado pelos trabalhadores que adiantaram dinheiro do seu bolso.

E tudo isto a partir de uma única plataforma, sem processos intermédios ou a necessidade de descarregar ficheiros do banco.

As vantagens dos cartões corporativos

Se ao módulo de reconciliação bancária se juntar a implementação de cartões de empresa para despesas profissionais, o controlo financeiro será muito maior. Este produto oferece muitas vantagens tanto para a empresa como para os colaboradores.

• Meio de pagamento seguro.
• Permite o controlo do fluxo de caixa.
• Todas as despesas serão centralizadas, de modo a que o serviço de contabilidade receba todas as despesas geradas agrupadas: combustível, restaurantes, hotéis, portagens, etc.
• A empresa pode fixar o limite de acordo com a política de despesas de deslocação.
• Oferece a possibilidade de gerar relatórios personalizados para ver quanto dinheiro cada empregado gasta e onde efetua os pagamentos.
• Os colaboradores não têm de adiantar as despesas efetuadas.
• Como a empresa saberá quanto dinheiro gasta em cada artigo, tem argumentos para negociar descontos com os seus fornecedores: hotéis, bilhetes de avião, aluguer de automóveis, etc.

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