Que vantagens traz o Business Intelligence à gestão de despesas?

Desde estatísticas baseadas em dados anteriores a informações em tempo real. Desde simples relatórios de despesas e vendas até análises avançadas que ajudam a tomar decisões estratégicas. Da reação à ação… A gestão de despesas é muito mais eficiente quando são aplicadas ferramentas de Business Intelligence.

Peter Luhn, conhecido como o pai da Business Intelligence, definiu-a já no final dos anos 50 como "a capacidade de compreender as inter-relações dos factos apresentados de forma a orientar as ações para um objetivo desejado".

Hoje podemos acrescentar que é a solução perfeita para as empresas detetarem novas oportunidades de negócio, preverem ou corrigirem erros a tempo e anteciparem possíveis mudanças, tendências ou acontecimentos imprevistos.

As melhores ferramentas de BI para a gestão de despesas

Isto é possível graças a uma série de ferramentas que estão a evoluir todos os dias. Existe uma grande variedade no mercado. A escolha de uma ou de outra depende do orçamento, do sector ou das necessidades de cada empresa.

Algumas são mais orientadas para a gestão de dados, outras para a elaboração de relatórios… Há mesmo aplicações de descoberta de dados que permitem a análise preditiva para fazer projeções futuras.

Quais são as melhores ferramentas de business intelligence? QlikView, Power BI, Tableau, Microsoft Dynamics, IBM Cognos Analytics, SAP Business Intelligence, Oracle Business Intelligence, Sisense, Gooddata, Clear Analytics, Geckoboard ou Style Intelligence são algumas das mais utilizadas.

Ao escolher um software de gestão de despesas empresariais, o ideal é optar por um que se integre a uma dessas ferramentas. Na Okticket, além de integrarmos de forma rápida, bidirecional e evolutiva com os principais ERP e softwares de gestão do mercado, integramos com os sistemas de BI Qlik View e Power BI.

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Aplicações do Business Intelligence nas empresas 

A melhor forma de explicar as vantagens do Business Intelligence é ver as aplicações que pode ter em diferentes tipos de empresas, independentemente do sector ou da dimensão. Vejamos alguns exemplos!

• Uma empresa de telecomunicações pode saber se um cliente vai abandonar o serviço e orientar as suas estratégias para atrair novos clientes.
• Os restaurantes podem ter uma visão clara dos produtos que devem ser adicionados ou retirados do menu.
• Um banco pode identificar os clientes com maior capacidade de crédito para lhes oferecer determinados produtos.
• As ferramentas de BI permitem uma análise exaustiva do historial de vendas e do inventário do armazém. A otimização do stock é muito importante em sectores como o retalho, onde não é fácil acertar na quantidade em stock, especialmente quando se trata de produtos sazonais.
• Também ajuda a analisar o perfil dos clientes (residência, estado civil, idade, sexo, número de filhos, etc.) e a saber quais são os clientes mais rentáveis para os fidelizar. Quer saber a que clientes pode oferecer uma determinada promoção? As ferramentas de BI permitem-lhe saber questões como que marcas de água-de-colónia gostam, que tipo de alimentos costumam comprar ou quando costumam comprar roupa de criança, para dar alguns exemplos.
• Os departamentos de RH dispõem de um recurso de business intelligence para gerir os bónus através da análise do seu desempenho real.

A importância do BI para a gestão de despesas profissionais

Os seus empregados gastam dinheiro em viagens? As ferramentas de BI ajudá-lo-ão a analisar o comportamento dos viajantes de negócios. Desta forma, saberá em que categorias gastam mais (quilometragem, gasolina, ajudas de custo, alojamento…) e poderá preparar uma estratégia para otimizar o orçamento.

Também se pode ir mais longe. Imagine que tem vários trabalhadores a viajar por estrada. Graças às ferramentas de Business Intelligence, pode calcular o itinerário mais barato com base em variáveis como o preço do combustível nas estações de serviço ao longo do percurso.

Vantagens da Business Intelligence

Como estamos a ver, uma das principais vantagens do Business Intelligence é aumentar a rentabilidade das organizações. Isto é possível graças às utilidades que oferece. O que pode fazer?

• Analisar, gerir e medir dados relacionados com a sua atividade. Também a partir do seu telemóvel, para que tenha acesso em tempo real.
• Aceda à informação de forma ordenada e visual, uma vez que pode obter estatísticas completas e gráficos de vendas de forma automatizada.
• Obter uma visão global de toda a empresa. Já não precisa de ir de área em área para elaborar relatórios e fazer benchmarking.
• A informação é armazenada na nuvem, num ambiente protegido mas acessível, para que a possa consultar sempre que precisar. Se precisar de a analisar com mais calma, pode sempre exportar o histórico do documento.
• Já se apercebeu que ocorreram desvios orçamentais? Pode também implementar um Balance Scorecard para detetar as causas e resolvê-las.

Em suma, o Business Intelligence aplicado à gestão de despesas permite-lhe acompanhar os objetivos, identificar as áreas que não estão a atingir os resultados esperados, fazer projeções futuras com base em informações fiáveis e antecipar problemas para os resolver antes que seja tarde demais.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.

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