O passado 11 de abril, realizou-se em Paris a 13ª edição do "Sommet des Leaders de la Finance", uma reunião que contou com a presença dos nossos colegas da Okticket França.

Simultaneamente, teve lugar o Fintech Show 2023, um evento patrocinado pela Okticket, onde pudemos ver em primeira mão o que está a acontecer no sector a nível europeu.

Organizada pela Décideurs Corporate Finance e pelo Groupe Ficade, a conferência reuniu os directores financeiros das principais empresas francesas para debater os desafios que o sector financeiro enfrenta na atual conjuntura económica.

Tomámos nota e chegámos a algumas conclusões!

• O diretor financeiro deve antecipar cenários presentes e futuros.
• O papel do diretor financeiro é fundamental para as empresas. Ele ou ela é um ator na transformação digital e tem de envolver toda a equipa.
• A transformação digital é fundamental para atrair talentos.
• A transformação digital e a sustentabilidade devem andar de mãos dadas.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.

GALERIA DE IMAGENS

As despesas empresariais são uma das rubricas mais difíceis de controlar, especialmente as despesas com viagens profissionais. A forma mais rápida de introduzir alguma ordem é implementar uma política de despesas corporativas eficiente.

Embora este documento seja, por vezes, subestimado, a sua importância é crucial para melhorar o controlo financeiro, a eficiência operacional e o cumprimento da legislação fiscal. Por isso, não deve limitar-se a definir quanto podem gastar os colaboradores em mobilidade e de que forma o devem fazer.

Uma política de despesas empresariais deve fazer parte de uma estratégia que permita manter o controlo dos gastos sem travar a atividade diária. Como alcançar esse equilíbrio?

Nas próximas linhas, mostramos-lhe como desenhar e implementar uma política de despesas profissionais eficaz e adaptada à realidade da sua organização.

Por que precisa de uma política de despesas bem definida?

Transparência, controlo total, maior competitividade... Regras internas de despesa bem definidas permitem às empresas:

• Prevenir despesas desnecessárias ou não autorizadas.
• Gerir deslocações profissionais de forma mais ágil.
• Garantir o cumprimento das normas fiscais portuguesas.
• Melhorar o controlo do fluxo de caixa.
• Poupar tempo administrativo na validação, gestão e reembolso de despesas.

Por outro lado, a ausência de uma política de despesas clara pode originar erros, fraude interna, atrasos nos reembolsos, falta de rastreabilidade e até conflitos entre colaboradores e equipas administrativas.

Tudo isto tem um impacto direto na rentabilidade financeira e na reputação da empresa.

Os 4 pilares de uma política de despesas corporativas eficiente

Uma boa política interna de despesas deve assentar em quatro pilares principais.

Clareza nas regras e reembolsos aceites

Para garantir que as equipas respeitam as regras, o documento deve ser claro, direto e fácil de compreender. É importante definir com precisão os seguintes pontos:

• Que tipo de despesas são aceites: alojamento, alimentação, quilometragem, transportes, ajudas de custo, formação...
• Quais são os limites: por utilizador, por função, por categoria, por período de tempo...
• Que métodos de pagamento são permitidos.
• Com que antecedência devem ser feitas as reservas.
• Que despesas requerem aprovação prévia.
• Que comprovativos são válidos (e que dados devem conter).
• Em que prazos devem ser enviados.
• As consequências em caso de incumprimento.
• Que despesas não são reembolsáveis. Inclui exemplos frequentes, como artigos do minibar, serviço de lavandaria, multas de trânsito ou encargos por excesso de bagagem.
• Quem são os responsáveis pela aprovação das despesas.
• Caso os colaboradores estejam autorizados a fazer reservas por conta própria, definir que plataformas podem utilizar.

Além disso, é importante adaptar a política à dimensão da empresa e prever exceções razoáveis.

Utilização de software de gestão de despesas

Para reduzir erros humanos, acelerar a gestão das despesas da empresa e obter visibilidade em tempo real, é essencial contar com um software de digitalização e automatização de despesas corporativas como o Okticket.

Entre as funcionalidades que oferece, destacam-se:

• Captura e registo de talões e faturas a partir do telemóvel.
• Fluxos de validação automáticos, adaptados às regras de despesa.
• Conciliação de despesas e reembolsos automática.
• Integração com o ERP ou sistema contabilístico da empresa.

Painéis de controlo e análise de despesas

É igualmente importante que a política esteja acompanhada de dashboards informativos que permitam, entre outros:

• Analisar os gastos por categoria, por colaborador e por departamento.
• Detetar irregularidades de forma automática. O Okticket, por exemplo, envia alertas personalizados aos responsáveis sempre que um colaborador regista uma despesa não permitida. Também é possível configurar a aplicação para bloquear gastos que não estejam em conformidade com as regras estabelecidas.
• Medir se a política de despesas está a ser cumprida ou não.

Formação e cumprimento das normas

Sabia que sete em cada dez colaboradores não compreendem a política de viagens da empresa? Tão importante quanto desenhar uma política de despesas eficiente é comunicá-la de forma clara para que toda a equipa esteja a par.

Se necessário, ofereça formação para que os colaboradores entendam o motivo por trás das regras estabelecidas.

Não se esqueça de três aspetos essenciais:

1. Antes de listar os pontos da política, faça uma introdução explicando por que motivo foi criada e como irá melhorar a experiência do viajante.
2. Dedique uma secção para explicar o que fazer em caso de incidentes, acidentes ou doenças. Inclua contactos de emergência e das seguradoras.
3. Depois de implementada a política, é importante medir os resultados periodicamente. Por exemplo, o tempo médio de aprovação ou a percentagem de despesas recusadas.

Como digitalizar as despesas da empresa com ferramentas como o Okticket?

Para além de definir regras, é essencial que a tecnologia esteja alinhada com essas diretrizes. Ferramentas como o Okticket permitem:

• Controlar as despesas em tempo real.
• Agilizar reembolsos e reduzir erros humanos.
• Assegurar o cumprimento das normas fiscais locais.
• Obter relatórios automáticos para os responsáveis financeiros.

Isto transforma a gestão de despesas numa fonte de informação estratégica — e não apenas numa tarefa administrativa.

Conclusão

Em suma, uma política de despesas corporativas é muito mais do que um documento. Trata-se de uma ferramenta estratégica para construir uma cultura de responsabilidade, eficiência e transparência.

A chave está em desenhá-la de forma clara, estruturada, fácil de aplicar e alinhada com os objetivos financeiros da empresa.

Além disso, é fundamental implementar uma solução que automatize a gestão de despesas profissionais e que esteja em conformidade com as regras estabelecidas. Já conhece o Okticket?