Title copy goes here

O que é que a IA pode oferecer aos gestores de área e aos diretores financeiros? Analisamos a sua aplicação na gestão das despesas de empresa.

A Inteligência Artificial tem sido um movimento tecnológico tão grande que a sua utilização ficou ligada ao que se espera ser a quinta revolução industrial. O seu potencial só agora se manifestou, mas ninguém duvida de que irá mudar as regras do jogo em muitos sectores, e o financeiro será um dos maiores beneficiários.

Quais são as vantagens e os riscos de não a implementar? Ao longo deste artigo, analisaremos o papel desempenhado pela IA nas finanças. Sempre com um foco na capacidade desta tecnologia para impulsionar a inovação na gestão de despesas profissionais.

Inteligência Artificial nas finanças: impacto no papel do diretor financeiro

Sabemos que a Inteligência Artificial existe. Mas será que sabemos realmente o que ela faz? Sim, já ouvimos falar do Chat GPT e sabemos que pode analisar grandes quantidades de dados. Assim, podemos encontrar respostas para as perguntas mais complicadas. Ou ter informação suficiente para adaptar produtos e serviços a cada cliente.

Mas... Se formos mais pormenorizados, vemos que tem muitas aplicações no domínio das finanças.

Os riscos de ignorar o potencial da IA

Tendo em conta os benefícios para os departamentos financeiros, não é surpreendente que metade dos líderes do sector já esteja a utilizar ferramentas de IA. Esta percentagem aumentará para 75% até 2025, de acordo com um estudo recente da Gartner.

Caso contrário, as empresas correm o risco de perder a sua atratividade em termos de captação de talentos (fonte: relatório "Money and Machines").  Além disso, ficarão atrás dos seus concorrentes e a produtividade dos seus empregados será reduzida.

Casos de utilização da IA na gestão das despesas das empresas

A automatização de processos merece uma menção separada. Embora esta seja a aplicação mais comum da Inteligência Artificial nas finanças, "processos" é um conceito demasiado genérico. Para tentarmos ser um pouco mais específicos, vamos falar sobre os casos de utilização desta tecnologia na gestão de despesas empresariais.

Digitalização de recibos e faturas através da aprendizagem automática

Com a IA, o reconhecimento ótico de caracteres dá um salto quântico. Já não se trata apenas de converter textos manuais ou impressos em dados digitais. Agora, graças ao OCR com IA, é possível processar documentos com maior rapidez e precisão.

Utilizando uma série de algoritmos, os motores de reconhecimento são capazes de interpretar e extrair automaticamente informações de documentos físicos. Nos recibos e facturas, extraem o número do recibo, o número de contribuinte do fornecedor, a moeda, as taxas de IVA, etc.

Desta forma, os campos das notas de despesas são preenchidos automaticamente. Além disso, as tecnologias mais poderosas, como a Okticket, são capazes de aprender com cada recibo registrado. Assim, por exemplo, se na primeira vez não acertar num campo, nas seguintes saberá como preencher corretamente essa informação.

As vantagens de eliminar a introdução manual de dados são inúmeras. Para além das já conhecidas poupanças de tempo e recursos, os erros são minimizados e a detecção de fraudes internas é facilitada.

A segurança da análise avançada de dados

Já mencionámos a utilidade da Inteligência Artificial na análise de grandes quantidades de dados para facilitar a tomada de decisões. Mas temos de acrescentar as possibilidades oferecidas por estas técnicas analíticas quando se trata de detetar padrões de despesas suspeitos.

Se os responsáveis financeiros de uma empresa tiverem dúvidas sobre o comportamento das despesas, já não têm de as verificar manualmente. Podem criar alertas que detectam e avisam sobre a violação das regras de despesa estabelecidas.

De notar também que os algoritmos são capazes de identificar novos padrões de fraude com base em casos anteriores. Isto torna menos provável a ocorrência de tipos típicos de fraude (por exemplo, bilhetes duplicados, recibos antigos, recibos desfocados ou recibos com montantes que excedem a política de despesas).

IA integrada com sistemas contabilísticos

Tudo o que vimos até agora permite agilizar o controlo e a gestão das despesas profissionais. Mas se juntar a IA ao seu ERP, o processo será otimizado ao máximo.

As despesas digitalizadas com uma aplicação de despesas profissionais são automaticamente descarregadas no ERP para lançamento imediato. A inteligência artificial encarrega-se de verificar se tudo está correto.

Desta forma, os departamentos financeiros passarão da recolha de dados para a análise de dados. E os relatórios baseados no passado darão lugar a projecções orientadas para o futuro.

Benefícios da IA para o departamento financeiro

O que é que a IA pode oferecer aos gestores de área e aos diretores financeiros?

• Obter informações valiosas e estatísticas importantes graças à análise avançada de dados.
• Automatizar tarefas repetitivas, como a reconciliação bancária ou a gestão de despesas de viagens de negócios.
• Recolher e ordenar dados de forma inteligente para tomar decisões estratégicas com base em dados fiáveis.
• Previsões para a gestão de stocks ou à previsão de vendas.
• Compreender melhor os mercados e os clientes. Tendências, preferências, comportamento de compra... A IA é capaz de nos dar tanta informação que oferecer produtos e serviços personalizados já é uma realidade.
• Fazer corresponder as facturas aos recibos e às ordens de compra. Isto evita que a empresa pague a mais.
• Incentivar o cumprimento da política de despesas da empresa.
• Workflow automatizado no momento em que uma despesa é registrada. Consequentemente, os pagamentos e reembolsos também são simplificados.
• Identificação de padrões e tendências ajuda a detetar rapidamente potenciais riscos e fraudes associados às transações financeiras.  
• Reduzir os erros contabilísticos. Facturas duplicadas, montantes incorrectos, despesas anómalas... A IA detecta rapidamente quaisquer irregularidades.
• Permitir a transparência.
• Medir o desempenho.
• Efetuar cálculos em tempo real.
• Alertar para os desvios orçamentais.
• Identificar as áreas que proporcionam maior e menor rentabilidade.
• Melhorar o atendimento ao cliente. Com recurso a chatbots ou assistentes virtuais, os tempos de resposta podem ser bastante melhorados.
• Cumprir com as obrigações fiscais e tirar partido das deduções disponíveis.

‍

Em resumo: A IA nas finanças pode aumentar os lucros, melhorar a eficiência operacional, poupar custos, tomar decisões eficazes, personalizar produtos e serviços, reduzir riscos, automatizar operações, criar oportunidades e personalizar a experiência do cliente. Menos recursos, maior rentabilidade.

O que diz a lei sobre o assunto?

O Parlamento Europeu aprovou finalmente em março a Lei da Inteligência Artificial depois de um longo processo legislativo que começou em 2019. Esta lei, que estabelece as regras de utilização desta nova tecnologia pelos países membros da União Europeia, tem como objetivo garantir a segurança no uso das ferramentas de inteligência artificial e proteger o cumprimento dos direitos fundamentais, assim como impulsionar a inovação para que a UE seja líder nessa área.

As novas regras procuram mitigar os riscos da Inteligência Artificial e assegurar que o uso da tecnologia é seguro e não infringe os direitos fundamentais dos trabalhadores. Regras de transparência, a proibição do uso de sistemas de identificação biométrica como o reconhecimento facial, serão atingidas pela nova regulamentação.

Já em 2021 Portugal, no âmbito da presidência portuguesa da UE,  apostou na primeira lei europeia para a IA.

Depois da aprovação, a lei ainda tem de ser adotada através do procedimento de retificação antes do final da atual legislatura europeia.

Revise aqui o Regulamento de Inteligência Artificial.

Quer conhecer a Okticket mais a fundo? Contacte os nossos especialistas e mude a sua empresa para sempre.

‍

‍

Dimensionar a empresa, reduzir os custos, aumentar o volume de negócios... Todas as organizações procuram a rentabilidade. Para isso, precisam de evoluir, o que significa utilizar a tecnologia para otimizar os processos. E dispor de um OCR de facturas é essencial para automatizar o controlo e a gestão das despesas da empresa.

Continua a recolher informações sobre as despesas manualmente? Está a perder tempo. O reconhecimento ótico de caracteres (OCR) permite-lhe extrair automaticamente dados de recibos e facturas em papel e transformá-los em informação digital.

Vantagens do reconhecimento ótico de caracteres

Cada vez mais empresas estão a exigir a utilização de software OCR. A razão para tal reside no facto de o processamento de facturas digitais ser um passo fundamental para a automatização dos processos financeiros. Mas as vantagens oferecidas por estes sistemas também não podem ser negligenciadas:

• Tratamento imediato das informações relativas às despesas profissionais.
• Rapidez no carregamento de bilhetes e facturas para a nuvem.
• Este armazenamento em nuvem resulta numa maior segurança e numa melhor capacidade de pesquisa da informação.
• O OCR permite-lhe pesquisar e indexar documentos que não podem ser pesquisados por meios tradicionais (por exemplo, PDF). Isto é útil se pretender encontrar todas as menções de uma determinada palavra ou frase em vários documentos ou locais numa página Web.
• Agilidade no fluxo de validação das despesas.
• Possibilidade de exportar facilmente documentos digitalizados em PDF ou Excel.
• Redução do erro humano. Um bom leitor de OCR utiliza algoritmos avançados para reconhecer os caracteres mesmo quando estão distorcidos.
• Aumento da produtividade. O OCR para digitalização de facturas permite processar um grande número de facturas recebidas num curto espaço de tempo.
• Redução da utilização de papel.
• Tomar decisões comerciais com base em dados reais e fiáveis.

Qual é o melhor Optical Character Recognition do mercado?

Atualmente, é possível encontrar muitas soluções no mercado que incluem o reconhecimento ótico de caracteres. Mas... nem todas oferecem a mesma eficiência no processo de digitalização de bilhetes e facturas.

Imagine que começa a digitalizar facturas com uma aplicação de digitalização de despesas empresariais, os dados ainda não são extraídos e o símbolo típico de “carregamento” aparece no ecrã.

O que é que faria? Provavelmente ficava com esse bilhete. E os seguintes. E assim por diante, até voltar ao escritório e deixar a pilha de recibos e facturas na secretária da pessoa responsável pela validação das suas despesas. Em suma, a empresa gastou dinheiro numa ferramenta que ninguém utiliza.

Conclusão: o melhor OCR para facturas é aquele que oferece três características principais:

1. Velocidade. Se a extração de dados for rápida, os utilizadores utilizarão a ferramenta.
2. Fiabilidade. De nada serve que a informação seja descarregada em décimos de segundo se os dados não corresponderem aos do documento original em papel.
3. Validade jurídica. Uma ferramenta com valor probatório oferece-lhe a possibilidade de se livrar do comprovativo em papel, uma vez que os formatos digitais têm a mesma validade jurídica que o original.

Além disso, um bom programa de OCR deve ser capaz de aceitar uma grande variedade de formatos e um número de digitalizações que se adapte às necessidades da sua empresa. E se conseguir obter o OCR de facturas gratuitamente ou incluído no plano básico, tanto melhor.

Okticket OCR: Velocidade de leitura, a chave para o sucesso

É possível encontrar um sistema de reconhecimento de caracteres potente, rápido e eficaz? Claro que sim. Sem ir mais longe, em Okticket desenvolvemos a nossa própria tecnologia. O nosso motor de reconhecimento digitaliza as despesas instantaneamente, sem esperar. Além disso, tem a capacidade de aprender e melhorar dia após dia.

O que é que ganhamos com isso?

• Os trabalhadores móveis não se sentem frustrados e utilizam a aplicação para carregar todas as suas despesas de viagem de negócios no local, em vez de procrastinarem e deixarem a digitalização para o final do mês.
• Máxima qualidade da informação. Uma vez que a fotografia do bilhete é tirada quando este é mais legível, os incidentes relacionados com a perda ou deterioração dos recibos em papel são minimizados.
• Poupança de tempo: Já calculou quanto tempo demora a introduzir à mão numa folha de cálculo Excel a informação de cada despesa (montante, conceito, CIF, data...) e a verificar bilhete a bilhete se os dados introduzidos à mão na folha de cálculo estão correctos? Com o Okticket poupa 80% do tempo gasto em tarefas administrativas.
• Eliminação de erros de comunicação associados à introdução manual de dados.
• Controlo em tempo real. O departamento administrativo não tem de esperar até ao final do mês para rever as despesas de todos os empregados que as apresentam tarde, mal e nunca.
  
• Prevenção de fraudes. A aplicação é capaz de reconhecer bilhetes duplicados ou bilhetes que não cumprem a política de despesas da empresa.

Como funciona um OCR de facturas? Exemplo prático

Da mesma forma, o seu funcionamento depende do software que utiliza. A título de exemplo, vamos explicar como funciona o processo de extração de dados com o Okticket:

1. Abra a aplicação (disponível para Android e iOS) e tire uma fotografia do recibo ou da fatura.
2. O potente motor de reconhecimento extrai automaticamente as informações mais importantes: data, hora, montante, imposto (IVA, IGIC, imposto espanhol, imposto português, imposto mexicano...), número de IVA do fornecedor, nome da empresa, número do bilhete ou da fatura... E se pagar numa moeda diferente do euro? Pode selecionar a moeda em que pagou e o cálculo para euros é feito automaticamente.
3. Acrescenta estas informações ao sistema através de processos de validação seguros e de alertas.
4. Todas as informações sobre as despesas são armazenadas em ordem e acessíveis aos administradores em qualquer altura.

Quer conhecer todas as vantagens do motor de reconhecimento Okticket? Não espere mais. Deixe-nos os seus dados e um membro da nossa equipa comercial entrará em contacto consigo.

‍

‍

A contabilização manual das despesas de deslocação profissional implica uma série de custos ocultos que nem sempre são facilmente identificáveis. Coletar recibos, rever notas de despesas, aprová-las, fazer registo contabilístico, efetuar reembolsos… Tudo isto consome muito tempo, tanto aos colaboradores em mobilidade como ao serviço administrativo.

Não é só isso. Os erros também são frequentes (estima-se que 80% dos pedidos de reembolso de despesas contêm algum tipo de erro). Por vezes, são erros não intencionais. Por vezes, são o resultado de uma fraude interna. Em ambos os casos, as consequências são as mesmas: mais tempo e dinheiro perdidos para a empresa.

É possível evitar erros na contabilização das despesas de viagem? Se forem tomadas as precauções necessárias, estes erros podem ser reduzidos ao mínimo. Numa altura em que as viagens de negócios estão a ser relançadas, devem ser postas em prática algumas medidas preventivas.

Contabilização das despesas de viagem: como evitar erros comuns

Os pedidos de reembolso de despesas repetem frequentemente uma série de erros de que muitas vezes não nos apercebemos. Mas isso não evita prejuízos para as organizações. Para os evitar, é melhor começar por aplicar uma série de medidas destinadas a otimizar a gestão e o controlo das despesas de viagem de negócios.

1. Previsão das despesas e antecipação dos orçamentos

A falta de controlo sobre as viagens começa mesmo antes de a reserva ser feita. É frequente as empresas registarem um aumento dos custos devido ao aumento do número de colaboradores móveis e não terem tido esse facto em conta na elaboração dos orçamentos.

Esta situação dificulta o controlo fiável do orçamento (cumprimento, desvios, etc.).

2. Delimitação das despesas reembolsáveis

Do mesmo modo, é aconselhável estabelecer uma política de despesas de viagem e informar cada trabalhador sobre as despesas que não são reembolsáveis e os limites aplicáveis no seu caso específico (alojamento, transporte, refeições, etc.).

Mas tudo isto é inútil se não se introduzirem as informações no software de contabilidade.

3. Ter em conta o câmbio de moeda

Por vezes, pode acontecer que um trabalhador viaje para o estrangeiro e a taxa de câmbio aplicada no momento da compra não seja tida em conta na contabilização das despesas.

5. Realizar auditorias

Outro erro comum é não efetuar auditorias, quando este é um mecanismo fundamental para detetar possíveis irregularidades e prevenir a fraude interna.

6. Digitalizar notas de despesas

Também pode acontecer que os colaboradores nómadas preencham as notas de despesas e não anexem o recibo correspondente. Ou então juntam-no, mas não inclui todas as informações exigidas pela administração fiscal para ser considerado válido. Na sua pressa, aprova as despesas e efetua o reembolso.

Para evitar situações como esta, o melhor a fazer é implementar uma ferramenta de digitalização e automatização das despesas.

Ferramentas para gerir os pedidos de reembolso de despesas

Já que estamos a falar de digitalização, é altura de recordar que Okticket é a solução mais poderosa para deixar para trás o problema das notas de despesas. Assim que começar a utilizar a nossa aplicação profissional de despesas profissionais, evitará os erros associados à gestão manual das despesas.

Para começar, cada artigo incluído numa folha de despesas está associado a uma fotografia do bilhete correspondente.

Além disso, a aplicação para despesas empresariais é aprovada pelas autoridades fiscais, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais.

Ao mesmo tempo, a ferramenta oferece produtos e serviços que são também muito úteis na luta contra a fraude interna.

Okticket: Como funciona e o que pode fazer por si?

Para além das vantagens que já mencionámos, o Okticket oferece uma série de funcionalidades que o ajudarão a otimizar o controlo e a gestão das despesas profissionais de forma rápida e simples.

• Imediatez: Reduz até 80% o tempo gasto na gestão das despesas de deslocação.
• Rastreabilidade: Controle toda a informação numa única plataforma em poucos segundos.
• Segurança: O recibo digitalizado tem a mesma validade legal que o original em papel.

OKT CARD: O cartão de empresa inteligente

Os cartões de empresa são muito úteis para controlar as despesas dos colaboradores nómadas. Como não é necessário lidar com adiantamentos ou reembolsos, não há o risco de se confundir com os montantes. Outras vantagens do OKT Card:

• Pode contratar um cartão para cada colaborador e personalizar os limites de utilização individualmente (por período diário e mensal, por categoria de despesa, etc.).
• O controlo das despesas de deslocação profissional é efetuado a partir de uma única plataforma.
• As despesas efetuadas com o cartão são automaticamente reconciliadas.
• Acompanhe as transações em tempo real. Pode ver quem fez a despesa, onde, quando e em quê.
• A ativação e desativação do cartão é feita a partir da aplicação Okticket.

Conciliação mágica

A realização de reconciliações bancárias ajuda a descobrir se existem erros no registo das despesas. Mas fazê-lo à mão não é o mais fiável. Na Okticket estamos ligados aos principais bancos.

Se os seus colaboradores pagam com cartão, o módulo de reconciliação da Okticket permite comparar automaticamente os movimentos dos cartões de crédito da empresa com os recibos carregados na aplicação. Sem exportação de extratos bancários, sem processos intermédios, sem erros de revisão.

Motor de revisão automática com lógica personalizada

Os alertas são também uma ferramenta ideal para detetar irregularidades nos pedidos de reembolso de despesas. Não é raro encontrar recibos em duplicado, despesas efetuadas num feriado, recibos ilegíveis ou montantes que excedem o limite estabelecido na política de viagens da empresa.

Precisa de ir além dos alertas típicos? O nosso motor de revisão automática tem a inteligência necessária para tomar decisões de rejeição ou aprovação de folhas de despesas com base numa lógica personalizada definida pelo administrador.

Diga quais os comportamentos de despesas que o preocupam e os introduzimos no sistema de revisão automática. Pode até rejeitar automaticamente a apresentação de um pedido de reembolso de despesas.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.

‍

‍

‍

A gestão das despesas profissionais já é um desafio para os departamentos financeiros, mas fazê-lo à mão ou com ferramentas de gestão ineficazes torna-o ainda mais complicado. Mas fazê-lo à mão ou com ferramentas de gestão ineficazes torna-o ainda mais complicado. Quer levar a contabilidade para o próximo nível? O primeiro passo é a digitalização das despesas profissionais.

Para corroborar a afirmação anterior, basta falar com os departamentos administrativos da sua organização. Se ainda sofrerem de processos antiquados, é provável que as queixas mais comuns estejam relacionadas com erros humanos e com o tempo gasto em tarefas de baixo valor.

Será que vale mesmo a pena continuar a lidar com notas de despesas em papel? Com ficheiros cheios de recibos e facturas que tem de guardar durante cinco anos? Com a raiva dos viajantes de negócios que acabam por não ser reembolsados pelas despesas adiantadas do seu bolso?

Já para não falar do incumprimento da política de despesas da empresa. Num artigo anterior, referimos que o custo das irregularidades nas despesas de deslocação em serviço é, em média, de 500 euros por mês.

Dito isto, é evidente a importância da implementação de ferramentas eficazes de digitalização dos recibos. E que cumpre as condições estabelecidas no Decreto-Lei 28/2019 para o arquivo eletrónico de documentos.

Vantagens da automatização do controlo das despesas profissionais

Relatórios de despesas atempados, poupança de tempo na gestão e validação, redução da fraude interna, rapidez nos reembolsos... A gestão digital das despesas da empresa beneficia toda a equipa. Eis as vantagens mais importantes.

CFO: Finalmente, terá tempo para tarefas importantes

A priori, o departamento que mais beneficia com uma ferramenta como o Okticket é o departamento financeiro. O que é que eles vão conseguir?

• Poupe tempo no processo de controlo, validação e gestão das folhas de despesas. Sabia que com Okticket pode poupar 80% do tempo gasto em tarefas administrativas?
• Gestão em tempo real, com formatos uniformes (e a partir de uma única plataforma).
• Visualização, revisão e aprovação em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo móvel, incluindo smartphones.
• Conformidade com a política de despesas da empresa.
• Redução de erros contabilísticos. Sabia que 80% das notas de despesas contêm algum tipo de erro?
• Parar casos de fraude interna. Mais de metade das empresas espanholas sofrem com isso todos os anos.
• É possível obter uma rastreabilidade quase instantânea das despesas. Assim que um funcionário faz uma compra e a regista na aplicação de despesas, é possível visualizar o movimento.
• A informação das despesas é armazenada de forma ordenada. Prático, não é mesmo?
• Segurança: as informações costumam ser armazenadas na nuvem, em um ambiente seguro.
• Sustentabilidade: o gasto com papel é reduzido ao mínimo.

Recursos Humanos: Melhorar o ambiente de trabalho

Pensa que a digitalização das despesas da empresa só tem um impacto positivo nos departamentos financeiros?  Podemos assegurar-lhe que os RH também beneficiam diretamente.

Pense só: quem é que tem de lidar com os conflitos entre o departamento financeiro e os empregados devido a discrepâncias nos comprovativos de despesas? A quem é que os empregados acabam por se queixar quando os reembolsos de dinheiro adiantado do bolso não chegam?

Está provado que as ferramentas tecnológicas promovem o bem-estar no trabalho, e este é um ponto muito importante para os RH. Já sabe: empregados felizes, empregados mais produtivos.

Empregados: Podem concentrar-se nas vendas

‍

Os primeiros a sofrer com o tratamento manual dos pedidos de reembolso de despesas são os próprios empregados. Especialmente aqueles que viajam regularmente e têm de passar horas a preencher o Excel quando regressam ao escritório.

Por conseguinte, estes também beneficiam diretamente se a administração decidir digitalizar as despesas da empresa. Algumas das vantagens que irão notar logo desde o início:

• Relatórios rápidos. Justificar as despesas da empresa é uma questão de minutos. Além disso, podem comunicar as despesas no local, a partir do seu telemóvel, onde quer que estejam. Não é necessário ir ao escritório ou preencher relatórios de despesas.
• Acabou-se a perda de dinheiro devido a recibos perdidos ou danificados.
• Os empregados que adiantaram dinheiro do seu bolso recebem o reembolso muito mais cedo.

No entanto, para garantir que os viajantes profissionais utilizam a solução que contratou, o ideal é certificar-se de que esta é rápida e fácil de utilizar.

Vantagens para o CIO

O ideal é que as aplicações de despesas pensem também no departamento de TI. Afinal de contas, serão eles que sofrerão as consequências de uma interface pouco amigável ou de integrações falhadas, para dar alguns exemplos. O que é que o CIO procura?

• Implementação ágil e simples.
• Integrações nativas simples. Ou, na sua falta, uma API completa para poder obter as informações de que necessita.
• Interlocução técnica com pessoas que falam a mesma língua que o utilizador.
• Uma equipa de apoio por parte do fornecedor para responder às questões dos utilizadores, para que estes não tenham de se deslocar a eles a todo o momento.

5 passos fundamentais para enfrentar com êxito a digitalização das despesas das empresas

Apesar de todas estas vantagens, algumas empresas estão relutantes em digitalizar a gestão da folha de despesas. Resistência à mudança? Medo de violações de segurança? Falta de confiança num rápido retorno do investimento?

Seja qual for a razão, mais cedo ou mais tarde, muitos darão o salto. A sua organização está quase convencida de que uma ferramenta digital é o que precisa para otimizar a contabilidade? Então, precisa de um bom plano profissional de digitalização das despesas.

Que passos terá de dar para desenvolver essa estratégia?

1. Definir prioridades e objectivos. Estes devem ser quantificáveis, realistas, calendarizados e adaptados a cada empresa.

2. Compare várias ferramentas para se certificar de que a que vai contratar é a que precisa. Que características deve ter?

• Arranque rápido e fácil.
• Facilidade de utilização.
• Reconhecimento automático das informações de despesas a partir de recibos e facturas.
• Flexibilidade para se adaptar às necessidades de cada cliente.
• Escalabilidade para se adaptar ao crescimento da empresa e às necessidades que possam surgir.
• Possibilidade de visualização da informação de despesas em tempo real.
• Acompanhamento antes, durante e após a implementação.
• Apoio próximo e contínuo por telefone e email.
• Integração com o ERP, software de Recursos Humanos ou sistemas de gestão empresarial que utiliza na sua organização.
• Conciliação bancária.
• Manutenção da informação em ambiente seguro.
• Possibilidade de exportação de relatórios.

3. Atualização do equipamento para poder fazer face à grande quantidade de dados que terão de processar a partir de agora.

4. Formar os trabalhadores para que adquiram as competências necessárias para utilizar as novas ferramentas sem problemas. De facto, a falta de talento digital é um dos obstáculos que muitas empresas que pretendem transformar-se digitalmente estão a encontrar. Se a formação não for suficiente, o quinto passo deve ser a contratação de novos talentos com competências digitais.

5. Analisar os dados recolhidos para detetar possíveis erros, identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões estratégicas.

Está a pensar em digitalizar as despesas de viagens profissionais? Okticket é uma ferramenta ágil e simples, concebida para otimizar e cobrir todo o processo de gestão das notas de despesas, desde o momento em que a despesa é efectuada até aos processos de validação, controlo e contabilização.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.

‍

‍

Aumentar os lucros e reduzir os custos. A chave para a expansão de uma empresa não é um mistério. No caminho para o sucesso, é muito importante gerir corretamente os recursos. É também importante fazer tudo o que for possível para otimizar os processos financeiros. Para este último, é essencial dispor de uma aplicação de controlo de despesas de viagens de negócios.

Como funcionam essas ferramentas, quais são as vantagens para os departamentos administrativos, o que deve procurar para escolher a que melhor se adapta às suas necessidades e quais são as melhores? Neste artigo, vamos responder a todas as suas perguntas.

A importância das aplicações de despesas de viagens de negócios

Quanto tempo gasta para gerir as despesas da empresa? Acha que é uma tarefa complicada e aborrecida? Se pudéssemos ver as respostas, elas seriam completamente diferentes consoante a pessoa que responde tivesse ou não uma aplicação de gestão de despesas de viagens de negócios.

Imagine poder rastrear todos os pagamentos efetuados pelos colaboradores, controlar todas as transacções, ou ter as despesas ordenadas por categoria e departamento?

Porque são otimizados os processos financeiros com uma app de despesas de viagens de negócios?

Procure sempre ferramentas com as seguintes características:

1. Com a digitalização e automatização das notas de despesas. Com o fim de poupar muitas horas que podem ser gastas em tarefas que acrescentam mais valor.
2. Onde possa controlar cada cêntimo gasto em tempo real. Assim que um colaborador fizer uma compra e a registar na aplicação de despesas, poderá ver os detalhes do movimento.
3. Com a possibilidade de atribuir uma despesa a um determinado departamento, projeto, centro de custo ou colaborador.
4. Sabia que as aplicações de controlo de despesas permitem deixar para trás as _{irregularidades n}a comunicação e gestão das despesas profissionais? Se está preocupado com o cumprimento da política de despesas, se se depara com erros decorrentes da gestão manual das notas de despesas ou se já se deparou com um caso de fraude interna, é porque as medidas que tomou não foram suficientes. Segundo o recente survey da consultora Willis Towers Watson (WTW) “Inquérito sobre Responsabilidade de Administradores e Diretores 2023/2024”, 93% dos gestores portugueses estão preocupados com elevado risco de fraude e corrupção nas empresas.
5. O controlo é intensificado se a solução escolhida também oferecer cartões de empresa com limites que estejam de acordo com a política de despesas da empresa.
6. Facilidade de controlar todo o processo de validação, desde o envio para revisão até à liquidação, o workflow.
7. Se há uma coisa que os diretores financeiros realmente valorizam é ter a informação armazenada de forma ordenada, num ambiente totalmente acessível. Consegue imaginar ter todas as suas despesas agrupadas por categoria?

10 dicas para escolher uma aplicação de despesas de viagens de negócios

Ainda está a gerir relatórios de despesas manualmente? Já tem uma solução de controlo de despesas, mas ainda não está convencido? Quer esteja a pensar em contratar uma ferramenta de gestão de despesas para a sua organização ou em alterar a atual, existem algumas dicas para o ajudar a encontrar a melhor.

Que características não são negociáveis?

1. ‍Usabilidade. Se a aplicação que implementar não for fácil de utilizar, os colaboradores não a vão querer usar.  Concussão, terá gasto dinheiro para nada
2. Imediatismo. Certifique-se de que o processo de implementação será rápido, simples e com o apoio do fornecedor.
3. Integração com o seu ERP ou sistema de gestão empresarial. Certifique-se de que existe um conector que lhe permite transferir as despesas da aplicação para o seu software de contabilidade de forma simples e automatizada.
4. Do mesmo modo, será muito útil dispor de reconciliação bancária automática.‍
5. Flexibilidade. Nenhuma empresa é igual, e é por isso que é importante escolher uma aplicação que se adapte às necessidades de cada utilizador.
6. Multi-moeda. Se as suas equipas viajam para fora da zona Euro, certifique-se de que a aplicação é capaz de converter da moeda correspondente para o Euro.
7. Acompanhe as despesas em tempo real, por utilizador e por categoria.
8. Validade legal. Provavelmente, um dos seus objectivos é digitalizar os seus recibos e faturas para se livrar do papel. Neste caso, verifique se a aplicação de controlo de despesas cumpre com as condições necessárias para o arquivo eletrónico dos documentos.  Esta é a única forma de garantir que o recibo digitalizado tem a mesma validade legal que o original em papel.
9. Segurança: as informações sobre as despesas da sua empresa serão guardadas num ambiente seguro?
10. Apoio telefónico local e contacto pessoal.

Quais são as melhores aplicações de viagens de negócios para otimizar as suas deslocações?

É verdade que uma ferramenta de digitalização e controlo de despesas de viagens profissionais como Okticket é um custo para a empresa (solicite uma demonstração para que possamos fazer uma proposta adaptada às suas necessidades), mas a poupança de tempo em comparação com a gestão manual é de 80%. Portanto, o ROI é quase imediato.

Neste ponto, é importante lembrar que Okticket é a solução Fintech mais rápida e poderosa para a digitalização das despesas de viagens profissionais.

A aplicação foi concebida para otimizar e cobrir todo o processo de gestão de notas de despesas, desde o momento em que o pagamento é efectuado, até aos processos de validação, controlo de despesas de viagem e integração com o ERP da empresa.

A aplicação funciona de uma forma muito simples. O utilizador tira uma fotografia do recibo a partir da aplicação e o motor de reconhecimento extrai as principais informações. Todos os dados fiscalmente relevantes são armazenados em ordem e acessíveis aos administradores a qualquer momento.

O que oferece a Okticket

Registo e configuração

Assim que tiver a sua conta, pode configurá-la de acordo com as suas necessidades. Introduza os dados da sua empresa, dos seus colaboradores e os métodos de pagamento que irá utilizar para as despesas profissionais. Okticket permite personalizar a plataforma de acordo com as políticas de despesas da sua empresa.

Captura de despesas

"Tire uma foto, esqueça o resto". Uma das características mais notáveis da Okticket é a facilidade de captura de despesas. Os colaboradores podem submeter os seus recibos e faturas diretamente através da aplicação móvel numa questão de segndos. Elimine a necessidade de manter registos manuais e assegure que todas as despesas são devidamente documentadas.

Aprovação de despesas

A Okticket oferece um workflow personalizável que permite aos gestores rever e aprovar as despesas submetidas pelos colaboradores. Isto assegura que todos os gastos estão de acordo com as políticas da empresa antes de serem reembolsadas.

Rastreio e controlo

A plataforma permite o rastreio das despesas em tempo real e disponibiliza relatórios detalhados que ajudam a perceber como estão a ser utilizados os recursos financeiros da sua empresa. Pode definir limites de despesas e receber notificações quando estes são ultrapassados, permitindo-lhe manter um controlo total.

Reembolsos e contabilidade

A Okticket simplifica o processo de reembolso de despesas aos colaboradores. Pode efetuar pagamentos diretos através da plataforma ou exportar dados para processamento no seu sistema de contabilidade. Isto poupa tempo e reduz a possibilidade de erros manuais.

Conformidade e auditoria

Okticket também facilita a conformidade regulamentar e as auditorias internas e externas. Todos os dados de despesas são armazenados de forma segura e estão disponíveis para revisão quando necessário.

Em resumo, Okticket é a solução perfeita para a gestão de despesas de viagens de negócios. Se quiser conhecer mais detalhes da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.

‍

Um investimento de 5,5 mil milhões de euros que irá gerar mais de 550 mil milhões de euros de negócios. Se tomarmos como referência os números fornecidos pela GEBTA para os próximos meses, o investimento em viagens de negócios será mais do que recuperado.

Será assim tão fácil? Seria bom poder dizer que sim, mas a verdade é que uma viagem de negócios bem sucedida e rentável envolve um planeamento detalhado. Desde o planeamento do itinerário à gestão das despesas, todo o processo tem impacto nos resultados.

Quer tirar o máximo partido das despesas com viagens de negócios? Ao longo deste artigo, vamos apresentar estratégias para organizar as viagens de negócios com foco no retorno do investimento.

Dicas para um planeamento eficiente das despesas de viagem de negócios

A seguir aos salários, as despesas de deslocação são a maior despesa das empresas. Daí a importância de as gerir eficazmente.

Por onde começar? Bem, pelo princípio. Ou seja, pelo planeamento da viagem. Não nos vamos alongar muito, porque por esta altura já saberá o impacto de questões tão básicas como ajustar o orçamento às tendências actuais, escolher o fornecedor de acordo com as necessidades de cada viagem ou planear as diferentes viagens tendo em conta os objectivos a atingir.

Trata-se de uma viagem para aumentar o volume de negócios, para visitar clientes, para criar alianças com outras empresas? Desde o itinerário até à duração da viagem, desde a organização da agenda até ao cumprimento do protocolo ou à preparação do material necessário, tudo depende do tipo de viagem a efetuar.

Evitar erros de cálculo que custam dinheiro

Parece simples, mas nas viagens de negócios continuam a cometer-se erros que acabam por causar prejuízos às organizações. Um dos mais comuns é calcular apenas os custos directos, como passagens, hotéis e refeições. Mas há uma série de outras despesas que podem ser ainda maiores.

Já calculou quanto dinheiro lhe custam as despesas acessórias, ou as apólices de seguro, ou o custo do tempo gasto pelos departamentos administrativos a tratar das notas de despesas?

Que papel desempenha a política de despesas de viagem numa empresa?

O que vamos salientar é a importância de todo o trabalho de pré-planeamento estar alinhado com a política de viagens da sua empresa.

Sabia que um programa de viagens bem concebido pode ajudar as empresas a poupar 5-15% do seu orçamento de viagens (fonte: Consultia Business Travel)?

Lembre-se que este documento serve de guia para os viajantes de negócios saberem quanto dinheiro podem gastar, o que podem comprar e como o devem fazer.

Há certos aspectos que têm de ser escritos e claramente explicados se se quiser evitar conflitos.  Os aspectos relacionados com os limites e os métodos de pagamento não devem deixar margem para interpretações livres:

• Quais são os custos reembolsáveis e não reembolsáveis?
• Qual o montante da quilometragem paga
• É paga uma ajuda de custo diária ou existe um limite máximo para as ajudas de custo?
• Os cartões da empresa são fornecidos ou o empregado tem de adiantar o dinheiro do seu bolso?
• Qual é o processo de comunicação, revisão e validação das despesas de viagem?
• Os requisitos a cumprir pelos documentos comprovativos: que dados mínimos devem conter o recibo? O que acontece se um bilhete se perder ou for apagado?
• Qual é o procedimento de reembolso das despesas - são pagas pela empresa? É concedido um subsídio aos trabalhadores? Os trabalhadores têm de adiantar o dinheiro do seu próprio bolso? São oferecidos adiantamentos?

Além disso, a política de despesas de viagem deve definir as directrizes a seguir em caso de incidente durante a viagem (perda de voo, perda de bagagem, doença, etc.).

Automatização para um retorno do investimento em viagens de negócios

Depois do planeamento, vem a fase mais complicada: a gestão das despesas. Controlar, aprovar, processar, contabilizar... Em qualquer ponto deste processo, é fácil cometer erros. Sobretudo quando as tarefas são efectuadas manualmente.

O que acontece se um colaborador exceder os limites de despesas, apresentar o relatório de despesas fora do prazo ou perder os recibos? A melhor forma de otimizar a gestão das despesas de viagem é implementar uma ferramenta específica para digitalizar os recibos em papel e automatizar a contabilidade no seu ERP.

Outra medida muito eficaz consiste em oferecer cartões de empresa aos trabalhadores que viajam. Regra geral, este produto permite-lhe estabelecer limites de utilização.

As vantagens oferecidas pelas aplicações de gestão de despesas profissionais são numerosas. Para as explicar, é melhor dar um exemplo concreto. Eis algumas das vantagens de Okticket.

Okticket: A aplicação que lhe dá o ROI imediato que procura

Funcionários em deslocação, departamento financeiro, RH, TI... Okticket beneficia diferentes áreas da empresa. Mas se nos concentrarmos exclusivamente no retorno do investimento, que é o assunto que nos preocupa, podemos garantir que é praticamente imediato.

Graças ao facto de a nossa aplicação abranger todo o processo de gestão das notas de despesas, o tempo poupado neste processo é de 80% (em comparação com um processo manual). E, como sabe, esta poupança de tempo traduz-se em custos mais baixos.

Fluxo de aprovação personalizado, reconciliação bancária automática, integração com o seu ERP ou sistema de gestão empresarial (também com agências de viagens e serviços de transporte em linha), bloqueio de fraudes internas, cartão inteligente alinhado com a sua política de despesas de viagem... Imagine como seria mais simples o processo de gestão das despesas profissionais se dispusesse de todas estas ajudas.

Quer conhecer em pormenor as poupanças económicas que a utilização da nossa tecnologia implica? Convidamo-lo a ler o artigo "Poupe milhares de euros na gestão das despesas de viagens de negócios com Okticket".

Da microgestão às ferramentas tudo-em-um

E se quiser ir mais longe, pode sempre utilizar ferramentas integradas de ponta a ponta que reúnem todo o processo, desde a reserva online até ao momento em que as despesas de viagem são aprovadas e contabilizadas nos sistemas de gestão da empresa.

Na Okticket, por exemplo, integramo-nos com várias destas soluções. Desta forma, a sua equipa ou funcionários em viagem podem reservar o seu próprio alojamento e transporte.

As empresas exigem uma presença presencial

Antes de terminar, é importante lembrar que o retorno do investimento em viagens de negócios nem sempre tem que se traduzir em dinheiro. Há aspectos igualmente importantes, como a melhoria da imagem da marca, a expansão da rede de potenciais clientes ou a melhoria da relação com os actuais.

O que é que as viagens de negócios podem oferecer que uma videochamada não pode? As respostas são dadas pela Oxford Economics:

• As feiras, congressos e outros eventos presenciais geram até 20% de novos clientes. Isto leva-nos a pensar que uma empresa que não participa em eventos importantes do seu sector pode estar a perder actividades comerciais muito relevantes.
• Quando se realiza uma reunião presencial, 50% dos potenciais clientes tornam-se clientes efectivos. A percentagem desce para 31% quando a interação tem lugar virtualmente.
• 38% dos potenciais clientes iriam para outra empresa se as reuniões deixassem de ser presenciais. Isto significaria uma perda de 37% nas vendas anuai.
• Em termos económicos, estima-se que, por cada euro investido em viagens de negócios, se ganha 12 euros em receitas.

Se pretende maximizar o seu investimento em viagens de negócios, convidamo-lo a solicitar uma demo com os nossos especialistas.

‍

‍