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Ter um software com visibilidade instantânea é como ter um GPS para o seu dinheiro. Continue a ler para descobrir todas as vantagens da gestão de despesas automatizada para um CFO digital.
Ao longo deste artigo, analisaremos as principais diferenças entre ajudas de custo diárias e despesas de viagem.
São frequentemente utilizados como sinónimos, mas ajudas de custo e despesas de viagem não são a mesma coisa. Em que é que diferem? Como são geridas? Têm o mesmo tratamento fiscal?
Ao longo deste artigo, analisaremos as principais diferenças entre ajudas de custo diárias e despesas de viagem.
É a compensação financeira que um colaborador recebe para se sustentar quando tem de se deslocar fora do seu local de residência ou de trabalho habitual por motivos relacionados com o trabalho.
Embora não exista legislação específica para o sector privado, as empresas tomam como referência o disposto no Decreto-Lei n.º 106/98 de 24 de abril, Portaria n.º 1553-D/2008 de 31 de dezembro e no Decreto-Lei n.º. 137/2010 de 28 de dezembro.
Uma das principais diferenças entre as ajudas de custo diárias e as despesas de viagem é que, no caso das ajudas de custo diárias, o montante a pagar é fixo. O pagamento é efetuado independentemente dos custos reais incorridos.
Normalmente, o montante é calculado através de uma estimativa do custo das despesas gerais associadas a uma viagem de negócios (alimentação, alojamento e transporte).
As despesas de viagem de negócios, por outro lado, são os custos específicos incorridos durante uma viagem de negócios e pagos pela empresa (quer através de pagamentos antecipados, reembolsos retroativos ou imputando as despesas ao cartão da empresa).
Bilhetes de avião, transportes terrestres, quilometragem, aluguer de automóveis, estadias em hotéis, taxas de inscrição em eventos... Todas estas categorias estão incluídas nas “despesas de viagem".
Estas últimas são reembolsadas com base no montante efetivamente gasto, mediante apresentação de recibos e comprovativos de despesas.
Na verdade, não existe em Portugal uma regra para o setor privado que estabeleça o montante das ajudas de custo diárias. O valor, bem como o procedimento de pagamento, dependerá do acordo coletivo de cada empresa ou das políticas governamentais no caso dos trabalhadores públicos.
Mais questões a considerar:
As ajudas de custo não fazem parte do salário e estão isentas de tributação desde que o seu valor seja igual ou inferior ao limite máximo estabelecido por lei.
O subsídio de deslocalização é o reembolso da empresa ao trabalhador pela utilização de uma viatura própria ou alugada em deslocações profissionais. Alguns pontos a ter em conta:
Trata-se de uma prestação social não obrigatória para compensar o custo diário da alimentação. Tomando como referência os valores estabelecidos para a função pública, o valor máximo de isenção de IRS é de 6 euros por dia se pago em dinheiro e de 9,60 euros se pago em cartão ou vale.
Quando a viagem é efectuada dentro de Portugal, o limite é de 69,19 euros, dependendo da função do trabalhador. Fora do país, este montante máximo sobe para 100,24 euros.
As empresas podem conceder um montante superior de ajudas de custo, mas é preciso ter em atenção que o valor que exceder os limites será considerado como parte do rendimento coletável do trabalhador.
Se o limite for ultrapassado, deve ser declarado ao IRS e classificado como rendimento de categoria A.
Manter um registo das despesas de trabalho dos colaboradores pode ser complicado se não existirem as ferramentas certas. Especialmente quando as empresas pretendem manter um registo das suas despesas.
Daí a importância de ter um software de digitalização de despesas de viagem como o Okticket, que tem uma funcionalidade específica para registar as despesas pagas com esse dinheiro.
Quando um utilizador tira uma fotografia do recibo, só tem de selecionar a categoria “Ajudas de custo”. Além disso, pode configurar a aplicação de acordo com a política de despesas de viagem e definir diferentes tipos de ajudas de custo por funcionário e montante.
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O que é, como é feita, quem tem de a fazer, pode ser automatizada? Continue a ler para saber todas as respostas às perguntas que surgem frequentemente sobre a reconciliação de cartões.
Manter o controlo da gestão das despesas da empresa é essencial para saber se a sua organização tem boa saúde financeira. Para isso, é necessário controlar vários processos. Neste post, vamos focar-nos num dos mais importantes: a reconciliação bancária.
O que é, como é feita, quem tem de a fazer, pode ser automatizada… Continue a ler para descobrir todas as respostas às dúvidas que muitas vezes surgem em torno da conciliação de cartões.
A reconciliação bancária é um processo que permite comparar os movimentos do registo contabilístico com os movimentos bancários. Ao comparar as duas informações, é possível detectar se os registos em questão coincidem ou não.
Se os registos não coincidem com os extractos bancários, é preciso fazer as correções adequadas na contabilidade da empresa.
O controlo financeiro é fundamental para diagnosticar (e posteriormente corrigir) eventuais desvios na contabilidade da empresa. Apesar disso, é bastante comum ocorrerem desfasamentos entre os movimentos registados no livro de contabilidade da empresa e os extractos bancários.
A reconciliação pode ser de dois tipos e, dependendo de cada caso, é efectuada de uma forma ou de outra.
Se estiver a fazer a reconciliação manualmente, precisará do extrato bancário da conta do período a reconciliar, do livro contábil, e do saldo final da última reconciliação efetuada.
Para uma empresa que efetua reconciliações todos os meses, terá de seguir três passos:
É importante lembrar que é aconselhável apresentar as reconciliações à Agência Fiscal no final do trimestre para justificar os movimentos bancários.
Os equívocos mais frequentes da reconciliação efectuada manualmente, são:
Normalmente, os desfasamentos são causados por erros involuntários, tanto do banco como dos contabilistas da empresa. É o caso, por exemplo, de cheques emitidos pela empresa que ainda não foram descontados pelos beneficiários.
Seja qual for o motivo, é aconselhável começar a revisão pelo saldo final do mês anterior. Desta forma, é mais rápido e fácil detectar eventuais erros.
É por estas razões que é mais eficaz utilizar uma ferramenta que ofereça a reconciliação bancária automática.
Embora seja aconselhável realizar este processo pelo menos uma vez por trimestre, a fim de poder detectar os desvios à medida que surgem e encontrar uma solução rapidamente, não é obrigatório.
Além disso, as reconciliações bancárias regulares fornecem informações muito úteis para a tomada de decisões estratégicas. Mesmo para eventuais auditorias.
Trata-se, portanto, de um processo necessário, mas não obrigatório.
Este exercício permite que as organizações obtenham uma série de benefícios. Principalmente:
Graças a isso, as organizações podem otimizar o controlo dos recursos financeiros e melhorar a tomada de decisões estratégicas.
A desvantagem é que, quando efectuada manualmente, a comparação dos registos nos livros contabilísticos com os extractos bancários torna-se um processo bastante fastidioso - e moroso!
Se quiser esquecer o descarregamento de ficheiros do banco e, ao mesmo tempo, otimizar os recursos, pode sempre automatizar a reconciliação bancária.
Paga com cartão de crédito? Em Okticket estamos ligados aos principais bancos. Em poucos segundos, pode comparar as despesas comunicadas com os movimentos bancários a partir de uma única plataforma, sem processos intermédios ou a necessidade de descarregar ficheiros do banco.
As vantagens mais imediatas do módulo de reconciliação mágica da Okticket, são:
Em suma, os dados refletidos nas contas fornecem uma visão da situação real da empresa.
Outra forma de usufruir da reconciliação automática é com o Cartão OKT, o cartão inteligente da Okticket (incluído gratuitamente na licença de utilizador). O utilizador paga, recebe uma notificação no seu telemóvel para digitalizar a despesa e associa a fotografia do recibo à notificação.
Logo que a despesa seja registrada, o movimento é automaticamente associado e o pagamento é reconciliado.
Trata-se de um cartão de débito Mastercard, pelo que funciona da mesma forma que um cartão bancário semelhante. A diferença é que pode personalizar os limites de utilização individualmente: por utilizador, por função, por período de tempo ou por categoria de despesa.
Quer conhecer todas as vantagens do OKT Card? Deixe-nos os seus dados e a nossa equipa comercial entrará em contacto consigo.
Com estas certificações de qualidade, damos mais um passo em frente na nossa capacidade de satisfazer as necessidades dos clientes e garantir a segurança da informação.
Na Okticket continuamos a reforçar o nosso compromisso de manter os mais altos padrões de qualidade, segurança e proteção de dados. Depois de passar por uma série de auditorias internas e externas, obtivemos recentemente a ISO 9001 e a ISO 27001.
O que é a ISO 9001 e a ISO 27001, e quais são as vantagens de ambas as certificações?
A ISO 9001 é uma norma internacional que especifica os requisitos para a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade e estabelece as melhores práticas para a sua aplicação, quer a nível interno, quer para efeitos de certificação, quer para efeitos contratuais.
Centra-se em: três pontos:
A ISO 27001 é a certificação dos Sistemas de Gestão da Segurança da Informação (SGSI). Define os requisitos para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gestão da segurança da informação (ISMS) numa organização.
Centra-se na proteção da confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação. Por conseguinte, com a norma ISO 27001, podemos garantir que o nosso sistema de gestão da segurança é sólido. As informações estão protegidas contra o acesso não autorizado, são mantidas intactas e estão disponíveis para acesso por utilizadores autorizados.
A obtenção desta norma reforça o nosso empenho contínuo em proteger os dados e as informações dos nossos clientes, funcionários e parceiros.
Com a tónica no crescimento sustentável a longo prazo, a transformação financeira do diretor financeiro consiste em impulsionar a mudança tecnológica.
Otimizar os custos a curto prazo para obter valor acrescentado no futuro. Com a tónica no crescimento sustentável a longo prazo, a transformação da função financeira do diretor financeiro consiste em impulsionar a mudança tecnológica.
De acordo com o 2023 Global EY DNA of the CFO Report, os líderes financeiros mais experientes que conduzem “agendas de mudança agressivas e inovadoras nas finanças” são os que podem trazer mais valor para as organizações.
A este respeito, as prioridades dos directores financeiros para transformar a sua função financeira a médio prazo são principalmente:
Os gestores financeiros enfrentam três desafios que não são fáceis:
Daí a importância de os CFO terem de alargar o seu leque de competências. Talvez seja por isso que apenas 14% estão a fazer “mudanças ousadas” para transformar a função financeira no futuro. Para Marshall, são precisamente estes profissionais que têm mais probabilidades de serem os melhores.
Mais de um pequeno número de directores financeiros considera difícil “equilibrar eficazmente as soluções de compromisso entre as prioridades a curto e a longo prazo”. Quase oito em cada dez inquiridos pensam da mesma forma. Outros 76%, de acordo com o inquérito, afirmam que a pressão está a aumentar “para obter eficiências de custos e cumprir os objectivos de lucro a curto prazo”.
Esta redução das despesas e dos investimentos parece ser uma constante na grande maioria das organizações e afecta sobretudo os programas ESG. No entanto, áreas-chave como o marketing e o talento também não são poupadas.
Esta reducción del gasto y la inversión parece ser una constante en la gran mayoría de las organizaciones y afecta especialmente a los programas ESG. Sin embargo, áreas clave como el marketing y el talento tampoco se libran.
A redução de custos é a estratégia correcta? Se considerarmos os pontos de vista do pequeno grupo de líderes financeiros “ousados” acima mencionado, o roteiro a seguir seria o seguinte:
Em última análise, se quiserem alcançar uma transformação cultural, “os directores financeiros devem promover mentalidades digitais, dar o exemplo e ajustar os sistemas de recompensa”.
Apesar de tudo isto, há uma opinião unânime: “Nunca houve uma melhor altura para ser diretor financeiro”. E não é só isso. À medida que a sua função evolui, vai subindo na hierarquia em direção à posição de CEO.
Simplificar processos, poupar dinheiro, otimizar recursos? Ainda tem dúvidas sobre a necessidade de uma aplicação para a digitalização e automatização das despesas de empresa?
As despesas que uma organização tem de enfrentar todos os meses são inevitáveis. O que é facilmente resolvido é uma gestão ineficaz. Quer recuperar o controlo financeiro? Comece por automatizar a gestão das despesas de empresa.
O que é a automatização, para que serve e porque é que precisa dela? Descubra as vantagens de deixar de lado os processos manuais e optar por uma solução que lhe permita poupar tempo e recursos.
Desde a digitalização de despesas até à deteção de erros no workflow. As ferramentas de automatização de notas de despesas beneficiam todas as pessoas envolvidas no processo de validação. Independentemente da dimensão, localização ou sector de atividade da empresa.
Aqueles que ainda lidam com folhas de cálculo e recibos em papel sabem muito bem como o processo de gestão de despesas pode ser moroso. Para não falar da facilidade com que se podem cometer erros. Dependendo do volume de folhas de despesas, o custo pode ser quantificado em milhares de euros.
As poupanças financeiras, por si só, devem ser razão suficiente para implementar uma aplicação de digitalização e automatização de despesas empresariais. Quer mais razões para o necessitar?
Em suma, a automatização da gestão das despesas de empresa é o caminho que o guiará para um controlo financeiro ótimo. Mais rentável, mais exato, mais inteligente.
As soluções de automatização mais poderosas integram-se com outras ferramentas de gestão empresarial.
Qual ERP utiliza em sua empresa? Okticket oferece conectores bidirecionais e evolutivos com os principais sistemas ERP, RH e BI do mercado.
Está a pensar em contratar uma ferramenta para automatizar a gestão de despesas na sua empresa? Ou talvez já tenha uma, mas há algo que não o convence? Seja como for, o melhor é dedicar algum tempo a avaliar as suas necessidades.
Uma solução de automatização deve possuir um conjunto de características essenciais.
A facilidade de utilização é essencial para garantir que os utilizadores a utilizem. A isto junta-se a conveniência de ter uma aplicação móvel. Desta forma, os colaboradores podem iniciar sessão para comunicar e/ou gerir despesas no local.
Habituámo-nos a encontrar sistemas que oferecem um conjunto de funcionalidades padrão às quais temos de nos adaptar. Mas o ideal é que a solução escolhida seja suficientemente flexível para se adaptar às necessidades de cada cliente.
Outro aspeto muito importante é que a ferramenta de automatização é capaz de se ligar ao software de contabilidade que utiliza sua empresa. Desta forma, as despesas registadas na aplicação serão automaticamente transferidas para a contabilidade no seu ERP ou sistema de gestão empresarial.
O principal objetivo de uma ferramenta de automatização é poupar tempo às equipas. Daí a importância de garantir que a tecnologia escolhida é rápida na extração de dados, no registo de informações e na automatização do fluxo de aprovação.
Neste sentido, Okticket permite poupar 80% do tempo em relação à gestão manual das despesas profissionais. Para além disso, o processo de implementação é rápido e simples.
Quanto mais opções tiver para contactar a equipa de suporte, melhor. Obter suporte por e-mail e chat é muito conveniente, mas às vezes precisamos de falar com alguém pessoalmente.
Mas o processo não termina com a implementação do software de automatização de despesas. Paralelamente à implementação, é necessário tomar uma série de precauções.
Em suma, automatizar a gestão das despesas empresariais é o primeiro passo para simplificar o processo, poupar dinheiro e otimizar os recursos. As despesas desnecessárias e os erros administrativos associados à gestão manual são minimizados, facilitando a tomada de decisões com base em análises precisas.
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O que é que a IA pode oferecer aos gestores de área e aos directores financeiros? Analisamos a sua aplicação na gestão das despesas de empresa.
O que é que a IA pode oferecer aos gestores de área e aos diretores financeiros? Analisamos a sua aplicação na gestão das despesas de empresa.
A Inteligência Artificial tem sido um movimento tecnológico tão grande que a sua utilização ficou ligada ao que se espera ser a quinta revolução industrial. O seu potencial só agora se manifestou, mas ninguém duvida de que irá mudar as regras do jogo em muitos sectores, e o financeiro será um dos maiores beneficiários.
Quais são as vantagens e os riscos de não a implementar? Ao longo deste artigo, analisaremos o papel desempenhado pela IA nas finanças. Sempre com um foco na capacidade desta tecnologia para impulsionar a inovação na gestão de despesas profissionais.
Sabemos que a Inteligência Artificial existe. Mas será que sabemos realmente o que ela faz? Sim, já ouvimos falar do Chat GPT e sabemos que pode analisar grandes quantidades de dados. Assim, podemos encontrar respostas para as perguntas mais complicadas. Ou ter informação suficiente para adaptar produtos e serviços a cada cliente.
Mas... Se formos mais pormenorizados, vemos que tem muitas aplicações no domínio das finanças.
Tendo em conta os benefícios para os departamentos financeiros, não é surpreendente que metade dos líderes do sector já esteja a utilizar ferramentas de IA. Esta percentagem aumentará para 75% até 2025, de acordo com um estudo recente da Gartner.
Caso contrário, as empresas correm o risco de perder a sua atratividade em termos de captação de talentos (fonte: relatório "Money and Machines"). Além disso, ficarão atrás dos seus concorrentes e a produtividade dos seus empregados será reduzida.
A automatização de processos merece uma menção separada. Embora esta seja a aplicação mais comum da Inteligência Artificial nas finanças, "processos" é um conceito demasiado genérico. Para tentarmos ser um pouco mais específicos, vamos falar sobre os casos de utilização desta tecnologia na gestão de despesas empresariais.
Com a IA, o reconhecimento ótico de caracteres dá um salto quântico. Já não se trata apenas de converter textos manuais ou impressos em dados digitais. Agora, graças ao OCR com IA, é possível processar documentos com maior rapidez e precisão.
Utilizando uma série de algoritmos, os motores de reconhecimento são capazes de interpretar e extrair automaticamente informações de documentos físicos. Nos recibos e facturas, extraem o número do recibo, o número de contribuinte do fornecedor, a moeda, as taxas de IVA, etc.
Desta forma, os campos das notas de despesas são preenchidos automaticamente. Além disso, as tecnologias mais poderosas, como a Okticket, são capazes de aprender com cada recibo registrado. Assim, por exemplo, se na primeira vez não acertar num campo, nas seguintes saberá como preencher corretamente essa informação.
As vantagens de eliminar a introdução manual de dados são inúmeras. Para além das já conhecidas poupanças de tempo e recursos, os erros são minimizados e a detecção de fraudes internas é facilitada.
Já mencionámos a utilidade da Inteligência Artificial na análise de grandes quantidades de dados para facilitar a tomada de decisões. Mas temos de acrescentar as possibilidades oferecidas por estas técnicas analíticas quando se trata de detetar padrões de despesas suspeitos.
Se os responsáveis financeiros de uma empresa tiverem dúvidas sobre o comportamento das despesas, já não têm de as verificar manualmente. Podem criar alertas que detectam e avisam sobre a violação das regras de despesa estabelecidas.
De notar também que os algoritmos são capazes de identificar novos padrões de fraude com base em casos anteriores. Isto torna menos provável a ocorrência de tipos típicos de fraude (por exemplo, bilhetes duplicados, recibos antigos, recibos desfocados ou recibos com montantes que excedem a política de despesas).
Tudo o que vimos até agora permite agilizar o controlo e a gestão das despesas profissionais. Mas se juntar a IA ao seu ERP, o processo será otimizado ao máximo.
As despesas digitalizadas com uma aplicação de despesas profissionais são automaticamente descarregadas no ERP para lançamento imediato. A inteligência artificial encarrega-se de verificar se tudo está correto.
Desta forma, os departamentos financeiros passarão da recolha de dados para a análise de dados. E os relatórios baseados no passado darão lugar a projecções orientadas para o futuro.
O que é que a IA pode oferecer aos gestores de área e aos diretores financeiros?
Em resumo: A IA nas finanças pode aumentar os lucros, melhorar a eficiência operacional, poupar custos, tomar decisões eficazes, personalizar produtos e serviços, reduzir riscos, automatizar operações, criar oportunidades e personalizar a experiência do cliente. Menos recursos, maior rentabilidade.
O Parlamento Europeu aprovou finalmente em março a Lei da Inteligência Artificial depois de um longo processo legislativo que começou em 2019. Esta lei, que estabelece as regras de utilização desta nova tecnologia pelos países membros da União Europeia, tem como objetivo garantir a segurança no uso das ferramentas de inteligência artificial e proteger o cumprimento dos direitos fundamentais, assim como impulsionar a inovação para que a UE seja líder nessa área.
As novas regras procuram mitigar os riscos da Inteligência Artificial e assegurar que o uso da tecnologia é seguro e não infringe os direitos fundamentais dos trabalhadores. Regras de transparência, a proibição do uso de sistemas de identificação biométrica como o reconhecimento facial, serão atingidas pela nova regulamentação.
Já em 2021 Portugal, no âmbito da presidência portuguesa da UE, apostou na primeira lei europeia para a IA.
Depois da aprovação, a lei ainda tem de ser adotada através do procedimento de retificação antes do final da atual legislatura europeia.
Revise aqui o Regulamento de Inteligência Artificial.
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Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
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