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Em 2024, Portugal está testemunhando uma série de mudanças significativas em seus regulamentos financeiros, visando fortalecer a estabilidade econômica e promover a transparência no setor financeiro. Estas alterações refletem o compromisso do governo em garantir um ambiente financeiro sólido e sustentável para todos os cidadãos e empresas do país.

Com que desenvolvimentos jurídicos, laborais, comerciais e fiscais terão de lidar as empresas e os profissionais? Continue a ler para saber a resposta.

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1. Transparência e Prestação de Contas

Um dos principais focos dos novos regulamentos é aumentar a transparência e a prestação de contas no setor financeiro. Instituições financeiras e empresas serão obrigadas a fornecer informações detalhadas sobre suas operações, garantindo que os consumidores possam tomar decisões informadas e confiar nas organizações com as quais lidam.

2. Proteção ao Consumidor

Houve um reforço significativo nas medidas de proteção ao consumidor. Os regulamentos visam garantir práticas comerciais justas, limitando taxas abusivas e exigindo uma divulgação clara de termos e condições. Além disso, as instituições financeiras serão obrigadas a oferecer produtos e serviços que atendam aos interesses e necessidades reais dos consumidores.

3. Combate à Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo

Em sintonia com as diretrizes internacionais, os regulamentos financeiros em 2024 enfatizam a intensificação dos esforços para combater a lavagem de dinheiro e o financiamento do terrorismo. As instituições financeiras terão que implementar medidas mais rigorosas de due diligence e monitoramento para detectar e prevenir atividades ilícitas.

4. Inovação e Tecnologia Financeira

Os regulamentos também abordam o crescente papel da inovação e da tecnologia no setor financeiro. Para promover o desenvolvimento sustentável, as fintechs e outras empresas inovadoras receberão orientações claras sobre requisitos regulatórios, garantindo um equilíbrio entre a promoção da inovação e a segurança financeira.

5. Sustentabilidade Financeira

Outra área de destaque nos novos regulamentos é o compromisso com a sustentabilidade financeira. As instituições serão incentivadas a adotar práticas e investimentos socialmente responsáveis, promovendo uma abordagem mais ética e consciente em relação aos impactos ambientais e sociais de suas atividades.

Conclusão:

Os regulamentos financeiros em Portugal em 2024 refletem uma abordagem proativa para fortalecer o setor financeiro, proteger os consumidores e promover práticas éticas. À medida que o país se adapta às mudanças globais, essas medidas buscam equilibrar a inovação com a estabilidade, criando um ambiente financeiro mais seguro e responsável para todos. Cidadãos e empresas devem se familiarizar com essas mudanças para garantir conformidade e participação plena no novo cenário financeiro.

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Está preocupado com o cumprimento da política de despesas, prefere os adiantamentos, mesmo que isso signifique que os colaboradores em mobilidade tenham de pagar em dinheiro, e quer acabar com o incómodo dos reembolsos?

Cada empresa tem necessidades específicas e, consoante essas necessidades, será preferível que os colaboradores paguem as despesas de deslocação de uma forma ou de outra. Daí a importância de escolher uma ferramenta de digitalização de notas de despesas que ofereça flexibilidade nos meios de pagamento utilizados pelos utilizadores.

Numerário, cartões de empresa, cartões de combustível, plataformas de pagamento… Quer conhecer as vantagens e desvantagens dos diferentes métodos de pagamento? Descubra-o neste guia completo.

O que vai encontrar neste documento?

• Uma análise das possibilidades oferecidas pela gestão dos pagamentos em numerário e dos adiantamentos.
  
• As chaves para a reconciliação de cartões bancários.
• A solução para esquecer os reembolsos: conheça o OKTCard, o cartão inteligente da Okticket.
• E muito mais...

Descarregue o guia "Gestão das notas de despesas: a importância da flexibilidade dos métodos de pagamento" e escolha o método que melhor se adapta às suas necessidades.

No mundo empresarial competitivo de hoje, a redução de custos tornou-se essencial para manter a rentabilidade e o crescimento sustentável. Uma área fundamental para o conseguir é a gestão de despesas, e um aliado fundamental neste domínio é o software de gestão de despesas.

Além de simplificar as tarefas administrativas, pode ajudar a sua empresa a otimizar os recursos e a maximizar os lucros.

Neste artigo, exploramos a forma de tirar partido do software de gestão de despesas para poupar custos.

Automatização de processos e controlo de despesas

Uma das principais vantagens da implementação de um software de gestão de despesas empresariais é a automatização de processos. Esta tecnologia inteligente elimina a necessidade de realizar tarefas manuais, como recolher e classificar bilhetes e facturas, libertando tempo e recursos para que se possa concentrar em tarefas mais produtivas.

Ao mesmo tempo, a digitalização e a subsequente automatização garantem que as despesas são registadas de forma atempada e precisa. Tudo isto facilita o controlo em tempo real das finanças da empresa.

Cumprimento de políticas e negociação com fornecedores

O software de gestão de despesas também lhe permite estabelecer políticas claras e precisas relacionadas com as despesas da empresa. As políticas de despesas de viagem, por exemplo, são fundamentais para otimizar o orçamento das viagens de negócios.

Basta configurar as ferramentas para aplicar automaticamente as políticas de despesas para reduzir a possibilidade de os empregados efetuarem despesas não autorizadas ou excessivas.

Ao obter uma visão completa dos padrões de compras e despesas, a empresa pode negociar com os fornecedores de forma muito mais eficaz, garantindo melhores preços e condições.

Análise de relatórios e tomada de decisões informada

Uma das grandes vantagens do software de gestão de despesas é a capacidade de obter relatórios detalhados e análises das despesas da empresa. Estes relatórios de despesas dão-lhe uma visão completa dos fluxos financeiros, facilitando a identificação de áreas a melhorar e de oportunidades de poupança.

Quando se dispõe de dados exactos e em tempo real, a tomada de decisões torna-se mais informada e estratégica, maximizando o desempenho da empresa.

Desprovido de papel e segurança dos dados

A adoção de um software de gestão de despesas implica a digitalização de recibos e documentos, o que leva a uma redução significativa da utilização de papel e dos custos associados ao seu armazenamento.

Neste ponto, é importante salientar que estas ferramentas foram concebidas para garantir a segurança dos dados financeiros da empresa, protegendo a informação confidencial e minimizando os riscos de perda ou fraude.

Concluindo. O software de gestão de despesas é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que pretenda poupar custos e otimizar recursos. Ao automatizar processos, controlar despesas, negociar com fornecedores e tomar decisões com base em análises precisas, a sua empresa estará no caminho para uma maior eficiência e rentabilidade.

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A gestão das viagens de negócios não termina com o regresso do colaborador. Uma vez em casa, os pedidos de reembolso de despesas têm de ser processados. Relatório, controlo, aprovação, reembolso... A validação das despesas de viagem é um processo que exige um investimento significativo de tempo por parte de todo o pessoal envolvido.

Se somarmos todas estas horas "desperdiçadas", o custo para a empresa é considerável. O pior de tudo é que se trata de um problema recorrente que tem de ser resolvido em cada deslocação do colaborador e que, muitas vezes, dá origem a conflitos internos.

Automatizar a validação de despesas

Portanto, uma das primeiras ações que os CFOs das empresas devem tomar é aproveitar os benefícios oferecidos pelas ferramentas de automação de despesas profissionais. Com a Okticket, é possível economizar até 80% do tempo em relação ao gerenciamento manual.

Por um lado, a solução possui o motor de reconhecimento mais potente do mercado, capaz de extrair instantaneamente informações de recibos e faturas. Além disso, os viajantes tiram simplesmente uma fotografia do bilhete e enviam a folha de despesas para revisão. Isto evita que tenham de preencher notas de despesas à mão e agrafar os recibos de pagamento acumulados.

No que diz respeito ao departamento administrativo, ter a informação em ordem e poder aceder-lhe no local é uma grande melhoria. Se a isso juntarmos a possibilidade de integrar a aplicação com o software de contabilidade da empresa e de conciliar os movimentos dos cartões de empresa, a poupança de tempo continua a aumentar.

As horas que a sua equipa gasta nesta tarefa podem ser investidas noutros processos de maior valor, que realmente beneficiam a empresa. Ainda acha que este é um investimento que vai demorar muito tempo a amortizar? Convidamo-lo a experimentar a aplicação e verá como obterá um ROI positivo muito mais cedo do que pensa.

Para além das poupanças de custos conseguidas através da validação automática das despesas de viagem, existem os benefícios adicionais que esta oferece. Entre outros: a redução de fraudes e erros, o armazenamento na nuvem, o controlo da política de despesas de viagem ou as informações valiosas fornecidas pela análise inteligente dos dados.

10 medidas eficazes de gestão de despesas

Medidas mais eficazes para tornar a aprovação das despesas tão eficiente quanto possível:

1. Previsão de custos. Se dispuser de ferramentas digitais, pode saber quanto custa, em média, cada tipo de viagem.
2. Delegar funções, muito útil quando a pessoa responsável está doente ou de férias.
3. Definir uma forma concreta de justificar as despesas. Desta forma, evitará a sobrecarga de dados. Os campos básicos de uma folha de despesas são: Nome do fornecedor, conceito da despesa, montante e data. Também é possível acrescentar alguns campos adicionais para obter mais informações. As categorias e os centros de custo atribuídos a cada despesa são muito úteis.
4. Estabelecer um fluxo de aprovação com os níveis pelos quais as despesas devem passar antes da aprovação. Este fluxo pode variar em função da categoria do colaborador ou dos projetos.
5. Definir limites por utilizador, por categoria (alojamento, alimentação, transporte…) ou por destino.
6. Indicar claramente quais as despesas que não são reembolsáveis. Estes dois últimos pontos são mais uma chamada de atenção para a importância de ter uma política de despesas de deslocação.
7. Manter os colaboradores destacados informados sobre o estado dos seus pedidos de reembolso de despesas.
8. O tempo de espera para o reembolso é muitas vezes motivo de preocupação para os colaboradores que tiveram de adiantar dinheiro. Por conseguinte, é aconselhável fixar um prazo máximo para os reembolsos e respeitá-lo.
9. Efetuar auditorias regulares para identificar eventuais anomalias.
10. Se vai utilizar ferramentas digitais, certifique-se de que estas são aprovadas pela Autoridade Tributária.

Controle e reporting ou envolvimento proactivo? Centra-se no aqui y agora ou no futuro? Pensa que as finanças devem trabalhar independientemente ou devem colaborar com outros departamentos?

O papel dos diretores financeiros está a mudar porque as suas competências aumentaram e evoluíram. Para assumirem a liderança da empresa, devem preencher uma série de características diferenciadoras.

Já não basta apenas planear e supervisionar as atividades financeiras da empresa. Os diretores financeiros são obrigados a ter uma visão estratégica de toda a empresa, o que significa estar envolvido em questões como a transformação digital ou as decisões estratégicas da organização.

Nas palavras de Benigno Prieto, Partner da área de Digital Corporate Solutions da KPMG Consulting, "os CFO devem ir além do seu papel tradicional e adotar uma dupla perspetiva: uma que garanta a estabilidade e o controlo da função financeira e outra focada em promover a agilidade e a rentabilidade na inovação empresarial" (fonte: artigo Financiar a inovação: o CFO como investidor de capital de risco).

Ao longo deste guia, analisaremos as qualidades que caracterizam os melhores diretores financeiros da atualidade - continue a ler para descobrir se é um bom diretor financeiro!

O diretor financeiro como líder

Pensa que o controlo das finanças é apenas uma questão de números e relatórios? Os diretores financeiros das principais empresas também são responsáveis pela supervisão do investimento no desenvolvimento digital. Prioridades?

• Soluções de análise avançada de dados para obter informações mais completas que ajudem a fazer previsões mais precisas para aumentar a quota de mercado.
  Inteligência Artificial para melhorar a eficiência
• Blockchain para aumentar a segurança e a funcionalidade das ferramentas financeiras
• Automatização de tarefas e processos para se concentrar em tarefas de maior valor acrescentado
• Migração das TI financeiras para a nuvem
• Atualização das aplicações financeiras
• Implementação de um novo software de automatização e digitalização de despesas comerciais que se integra com o seu ERP, sistemas de gestão ou sistemas de BI.

Pensa que a gestão de talentos é uma questão de Recursos Humanos? Estar rodeado da melhor equipa e saber liderá-la é fundamental para alcançar os melhores resultados. O CFO deve também ter inteligência emocional e valorizar as competências pessoais dos colaboradores.

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Para além de afetar capital para fazer face à inovação tecnológica da empresa, os melhores são os que investem na atração de talentos tecnológicos e na formação dos colaboradores para adquirirem competências analíticas.

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Devem também ser capazes de incentivar a colaboração entre os departamentos financeiros e outros departamentos.

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A capacidade de desenvolver parcerias com as partes interessadas é outra das qualidades exigidas aos diretores financeiros de hoje.

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Quer conhecer todas as qualidades que caracterizam os melhores diretores financeiros da atualidade?
Descarregue o Guia "A transformação digital do diretor financeiro: competências-chave de um perfil em evolução" e construa o seu próprio mapa de competências como CFO. O que mais vai encontrar neste documento?

• Análise das qualidades que caracterizam os melhores diretores financeiros da atualidade
• Teste de autoavaliação baseado em competências
• As melhores ferramentas Fintech para a automatização de processos financeiros
• E muito mais

As viagens de negócios estão de volta com mais força do que nunca. Segundo o informe da  Global Business Travel Association (GBTA) publicado recentemente, os dados da pandemia ficaram atrás definitivamente e esperam um ano de grande crescimento no número das viagens corporativas.

Estas deslocações são necessárias para revisitar clientes, iniciar novos projetos, construir novas relações comerciais e porque as relações estreitas são essenciais para desenvolver negócios.

Um dos pontos a destacar do estudo é o novo foco da sustentabilidade nas viagens profissionais com o fim de cobrir a necessidade cada vez maior de força de trabalho remota e com formato híbrido.

As viagens de negócios sustentáveis são aquelas que procuram minimizar o impacto ambiental, social e económico. Sabe como pode conseguir viagens sustentáveis na sua empresa? Seguindo iniciativas como as seguintes:

• Redução de emissões de carbono optando por meios de transporte mais sustentáveis sempre que possível.
• Uso eficiente de recursos naturais: Escolhendo alojamentos onde sejam implementadas práticas sustentáveis como a conservação da energia, o uso responsável da água ou reciclagem de resíduos.
• Escolha de fornecedores sustentáveis que demonstrem um compromisso nas suas atividades.
• Promoção do turismo responsável, apoiando a economia local e respeitando a cultura e meio ambiente dos lugares visitados nas viagens corporativas.
• Educação e conscientização, treinando os colaboradores sobre práticas de sustentabilidade.ç

Principais tipos de viagens de negócios

As viagens de negócios continuam a ser uma questão fundamental para as empresas. Podem distinguir-se os seguintes tipos de viagens de negócios.

Viagens da direção

São as viagens dos diretores da empresa com o objetivo de criar novas relações comerciais e/ou reforçar as já existentes.

Viagens comerciais

O seu objetivo é expandir e dar a conhecer a empresa em novos mercados e adquirir novos clientes. Estas viagens são úteis para conhecer os interesses e as necessidades dos consumidores do novo mercado e para avaliar os aspectos legais da comercialização dos produtos ou serviços uma vez que nem todos os países têm as mesmas regras, impostos ou  tarifas.

Férias comerciais, eventos, conferências

Todas elas são oportunidades para as empresas expandirem a sua rede de contactos e para conhecer outras empresas com o objetivo final de melhorar e ganhar competitividade. É também uma forma de se dar a conhecer no sector e a potenciais clientes.

Viagens técnicas

São realizadas pelos colaboradores com mais experiência nas questões empresariais a tratar, como pode ser a visita a outros escritórios para avaliar a sua performance ou para uma investigação ou desenvolvimento.

Viagens de formação

Para os colaboradores/equipas adquirirem conhecimentos a fim de desempenhar melhor as suas funções na empresa.

O itinerário de viagem de negócios

Uma viagem de negócios bem sucedida começa com um itinerário pormenorizado que forneça à equipa uma visão geral das diferentes etapas da viagem com informação muito útil para todas as pessoas envolvidas:  Informação de contacto das pessoas envolvidas na viagem; objetivos da viagem; data e horas da partida; duração da estadia; morada do alojamento; dados de contacto das pessoas a contactar durante a viagem; endereços e localização exacta das reuniões e compromissos agendados; agenda das reuniões e o cronograma da viagem.

Como planificar de forma eficiente a sua viagem de negócios

Estes são alguns dos passos a seguir se quiser alcançar os seus objetivos profissionais ao mesmo tempo que desfruta da experiência:

• Defina os objetivos. Qual é o objetivo da viagem para a empresa?
• Estabeleça um orçamento. Confirme que o retorno da inversão vale a pena.
• Planifique com tempo os voos e o alojamento para obter melhores preços.
• Organize a documentação necessária.
• Informe-se sobre o destino
• Contrate um seguro de viagens

As ferramentas para gerir as viagens de negócios, as chaves de sucesso da estratégia empresarial

A utilização de ferramentas na gestão das viagens de negócios é muito comum nos últimos tempos. As empresas encontram na tecnologia uma aliada para estar em linha  com a sua  estratégia com o objetivo de centralizar, simplificar e agilizar os processos de controlo e monitorização de dados.

Os sistemas SaaS para facilitar a gestão estratégica das viagens corporativas ajudam as empresas a gerir as viagens de negócios de forma mais estratégica e eficiente. O foco está numa gestão mais personalizada e digital com uma visão geral de todos os elementos que compõem o desenvolvimento global de uma viagem de negócios.

Ao escolher uma aplicação para viagens de negócios, é importante considerar os recursos que podem facilitar e otimizar a experiência durante os deslocamentos profissionais. A utilização destas aplicações têm múltiplos benefícios para os viajantes

• Eficiência na organização. Economize tempo com aplicações como Triplt, TripAdvisor, Expedia… que o ajudam a planificar itinerários, reservar hotéis e voos ou mesmo aluguer de carros.
• Eficiência no gasto. Skyscanner ou Expedia permitem comparar preços procurando a opção mais rentável.
• Comunicação. Slack, Zoom ou Teams permitem a comunicação a partir de qualquer parte do mundo.
• Navegação e transporte. Google Maps, Uber ou Bolt fornecem informações de navegação em tempo real e facilitam a reserva de transporte de forma simples e rápida. Maps.me oferece mapas sem conexão online.
• Informações em tempo real: FlightAware; Weather Pro, Air Help, XE Currency, Around Me…
• Idiomas. Para viagens ao extranjeiro, sempre é útil ter uma app que o ajude nas traduções e ofereça dicas culturais para facilitar a comunicação e a adaptação em diferentes países. Google translator, iTranslate; Pilot Speech Translator…
• Gestão de despesas com ferramentas como a Okticket, que permite digitalizar, automatizar e reportar despesas em tempo real

O que ter em conta na altura de escolher uma aplicação para a gestão das viagens de negócios:

Utilização simples e intuitiva

• Integrações com ferramentas de produtividade
• Funcionalidades de organização
• Segurança e privacidade de dados
• Suporte/ atendimento ao cliente.

Sabe que a Okticket pode integrar a sua agência de viagens para que a gestão seja feita de forma integral a partir da nossa aplicação. Quer descobrir como o fazer? Contacte a nossa equipa.