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Planear uma viagem de negócios fora da Europa pode ser um desafio, mas lidar com a contabilidade em moeda estrangeira é ainda mais complicado.

Tem de gerir despesas de viagens profissionais efectuadas noutras moedas que não o euro? Então, provavelmente, está habituado às flutuações das taxas de câmbio.

Pagar em moeda estrangeira e contabilizar em euros torna muito difícil calcular exatamente quanto custou uma viagem. Mesmo que os empregados levem o dinheiro trocado e paguem em numerário.

Como saber ao certo qual a taxa de câmbio a aplicar para converter em euros um recibo ou uma fatura em pesos, libras ou dólares (para dar um exemplo) com data de há vários dias?

Provavelmente já se deparou com este problema em mais do que uma ocasião. E não é possível evitá-lo. O que pode fazer é simplificar o processo. Sabia que um software profissional de gestão de despesas, como o Okticket, pode ajudá-lo? Outra opção a considerar poderia ser os cartões de empresa, como veremos mais adiante.

Cartões multimoeda para empresas: como funcionam?

Algumas empresas optam por cartões de empresa com várias divisas. Apesar de existirem taxas para a sua utilização fora de Portugal, o custo vale a pena, pois permitem controlar as despesas dos seus empregados deslocalizados.

De um modo geral, apresentam um certo número de características comuns:

1. Pode personalizar os limites de despesas (por utilizador, categoria e períodos de tempo no caso do  OKT Card) para se alinhar com a política de despesas da sua empresa.
2. Pode ser utilizado em todos os estabelecimentos onde a sua utilização é aceite, tanto em Portugal como no estrangeiro.
3. Normalmente, convertem automaticamente as moedas das transacções em euros.

Idealmente, o cartão que escolher deve oferecer reconciliação automática e integrar-se facilmente no seu ERP ou software de contabilidade.

Pagar com cartão ou trocar moeda: o que é melhor para viagens de negócios ao estrangeiro?

A alternativa ao pagamento com cartões de empresa é o dinheiro. Neste caso, poupa as comissões cobradas pelo banco pela utilização do cartão fora de Portugal. Mas terá de pagar o custo do câmbio de moeda estrangeira (entre 3% e 5%, consoante o BBVA).

E se tiver de levantar dinheiro numa caixa multibanco, o custo será bastante elevado.

Além disso, se tivermos em conta o que nos dizem os bancos, as condições oferecidas pelos cartões para os pagamentos no estrangeiro são geralmente mais vantajosas do que as dos câmbios.

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Okticket, a solução que simplifica a contabilidade em moeda estrangeira

Como mencionámos há algumas linhas atrás, a melhor forma de controlar as despesas de viagem em moeda estrangeira é utilizar uma ferramenta de digitalização e automatização de notas de despesas.

Okticket, sem ir mais longe, oferece-lhe uma cobertura global. Graças à funcionalidade multi-moeda, pode gerir as despesas em várias moedas.

Como é que funciona? É muito simples. Depois de fotografar o recibo, só tem de selecionar a moeda em que pretende registar a despesa. Se escolher euros, por exemplo, o montante será automaticamente convertido para o equivalente em euros.

Para o efeito, é utilizada como referência a taxa de câmbio oficial do Banco Central Europeu. Neste ponto, convém recordar que é importante que a transação seja efectuada no momento da despesa, para que a taxa de câmbio aplicada corresponda à data do recibo.

Isto simplifica a gestão, o reembolso e a contabilização das despesas de viagem de negócios em moeda estrangeira.

Outra vantagem que o Okticket lhe oferece é a possibilidade de registar as suas despesas em tempo real. Isto é muito importante para evitar erros e para manter a sua contabilidade actualizada.

Dedução das despesas de deslocação no estrangeiro

Ao mesmo tempo, uma aplicação como Okticket facilita a justificação das despesas de viagem de negócios dedutíveis. De acordo com o Regulamento do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares, estas são as seguintes:

• Refeição/alimentação: o limite é de 6 euros por dia se pago em dinheiro e de 9,60 euros se pago em cartão ou vale.
• Transporte: 40 cêntimos por quilómetro (carro próprio). Para os transportes públicos, 62,75 euros/dia para as deslocações no interior do país e 89,35 euros/dia para as deslocações no estrangeiro.
• Alojamento: Quando a viagem é efectuada dentro de Portugal, o limite é de 69,19 euros, dependendo da função do trabalhador. Fora do país, este montante máximo sobe para 100,24 euros.

Quer começar a otimizar a gestão das despesas em moeda estrangeira nas viagens de negócios? Solicite as informações de que necessita, sem compromisso.

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São frequentemente utilizados como sinónimos, mas ajudas de custo e despesas de viagem não são a mesma coisa. Em que é que diferem? Como são geridas? Têm o mesmo tratamento fiscal?

Ao longo deste artigo, analisaremos as principais diferenças entre ajudas de custo diárias e despesas de viagem.

O que são as ajudas de custo?

É a compensação financeira que um colaborador recebe para se sustentar quando tem de se deslocar fora do seu local de residência ou de trabalho habitual por motivos relacionados com o trabalho.

Embora não exista legislação específica para o sector privado, as empresas tomam como referência o disposto no  Decreto-Lei n.º  106/98 de 24 de abril, Portaria n.º  1553-D/2008 de 31 de dezembro e no Decreto-Lei n.º. 137/2010 de 28 de dezembro.

Ajudas de custo Vs despesas de viagem

Uma das principais diferenças entre as ajudas de custo diárias e as despesas de viagem é que, no caso das ajudas de custo diárias, o montante a pagar é fixo. O pagamento é efetuado independentemente dos custos reais incorridos.

Normalmente, o montante é calculado através de uma estimativa do custo das despesas gerais associadas a uma viagem de negócios (alimentação, alojamento e transporte).

As despesas de viagem de negócios, por outro lado, são os custos específicos incorridos durante uma viagem de negócios e pagos pela empresa (quer através de pagamentos antecipados, reembolsos retroativos ou imputando as despesas ao cartão da empresa).

Bilhetes de avião, transportes terrestres, quilometragem, aluguer de automóveis, estadias em hotéis, taxas de inscrição em eventos... Todas estas categorias estão incluídas nas “despesas de viagem".

Estas últimas são reembolsadas com base no montante efetivamente gasto, mediante apresentação de recibos e comprovativos de despesas.

Qual é o montante pago a título de ajudas de custo?

Na verdade, não existe em Portugal uma regra para o setor privado que estabeleça o montante das ajudas de custo diárias. O valor, bem como o procedimento de pagamento, dependerá do acordo coletivo de cada empresa ou das políticas governamentais no caso dos trabalhadores públicos.

Mais questões a considerar:

• Os montantes podem variar consoante o destino e a duração da viagem.
• As ajudas de custo podem ser pagas antes ou depois da viagem.
• A empresa tem até 30 dias para efetuar o pagamento após a apresentação da folha de despesas.

É necessário declarar os subsídios de trabalho?

As ajudas de custo não fazem parte do salário e estão isentas de tributação desde que o seu valor seja igual ou inferior ao limite máximo estabelecido por lei.

Transporte

O subsídio de deslocalização é o reembolso da empresa ao trabalhador pela utilização de uma viatura própria ou alugada em deslocações profissionais.  Alguns pontos a ter em conta:

1. Existe um limite máximo que a empresa pode reembolsar com isenção de impostos. Estes valores variam consoante o tipo de veículo, de acordo com o Decreto-Lei  n.º 106/98 of 24 April, Portaria n.º  1553-D/2008, the 31 de dezembro, artigo 4, n.º  4 do Decreto-Lei n.º. 137/2010, de 28 de dezembro.‍

• 40 cêntimos por quilómetro (carro próprio)
• Para os transportes públicos, 62,75 euros/dia para as deslocações no interior do país e 89,35 euros/dia para as deslocações no estrangeiro.

2. Normalmente, não fazem parte da remuneração (são pagas regularmente). Se o trabalhador tiver de se deslocar frequentemente, esse facto deve constar do contrato. A parte que excede as despesas normais (transportes públicos) é considerada como remuneração.

Subsídio de refeição/alimentação

Trata-se de uma prestação social não obrigatória para compensar o custo diário da alimentação. Tomando como referência os valores estabelecidos para a função pública, o valor máximo de isenção de IRS é de 6 euros por dia se pago em dinheiro e de 9,60 euros se pago em cartão ou vale.

Alojamento

Quando a viagem é efectuada dentro de Portugal, o limite é de 69,19 euros, dependendo da função do trabalhador. Fora do país, este montante máximo sobe para 100,24 euros.

As empresas podem conceder um montante superior de ajudas de custo, mas é preciso ter em atenção que o valor que exceder os limites será considerado como parte do rendimento coletável do trabalhador.  

Se o limite for ultrapassado, deve ser declarado ao IRS e classificado como rendimento de categoria A.

As chaves para gerir as ajudas de custo relacionadas com o trabalho

Manter um registo das despesas de trabalho dos colaboradores pode ser complicado se não existirem as ferramentas certas. Especialmente quando as empresas pretendem manter um registo das suas despesas.

Daí a importância de ter um software de digitalização de despesas de viagem como o Okticket, que tem uma funcionalidade específica para registar as despesas pagas com esse dinheiro.

Quando um utilizador tira uma fotografia do recibo, só tem de selecionar a categoria “Ajudas de custo”. Além disso, pode configurar a aplicação de acordo com a política de despesas de viagem e definir diferentes tipos de ajudas de custo por funcionário e montante.

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Manter o controlo da gestão das despesas da empresa é essencial para saber se a sua organização tem boa saúde financeira. Para isso, é necessário controlar vários processos. Neste post, vamos focar-nos num dos mais importantes: a reconciliação bancária.

O que é, como é feita, quem tem de a fazer, pode ser automatizada… Continue a ler para descobrir todas as respostas às dúvidas que muitas vezes surgem em torno da conciliação de cartões.

O que é a reconciliação bancária?

A reconciliação bancária é um processo que permite comparar os movimentos do registo contabilístico com os movimentos bancários. Ao comparar as duas informações, é possível detectar se os registos em questão coincidem ou não.

Se os registos não coincidem com os extractos bancários, é preciso fazer as correções adequadas na contabilidade da empresa.

O controlo financeiro é fundamental para diagnosticar (e posteriormente corrigir) eventuais desvios na contabilidade da empresa. Apesar disso, é bastante comum ocorrerem desfasamentos entre os movimentos registados no livro de contabilidade da empresa e os extractos bancários.

Tipos de reconciliação bancária

A reconciliação pode ser de dois tipos e, dependendo de cada caso, é efectuada de uma forma ou de outra.

• ‍Reconciliação individual ou aritmética: Esta reconciliação é geralmente efetuada numa base individual pela pessoa responsável. Isto significa que a comparação entre o saldo nos livros e o saldo bancário é efetuada regularmente.‍
• Conciliação conjunta ou contabilística: Em algumas empresas é elaborado um documento no qual são anotados todos os registros incorretos. A pessoa responsável pelo erro é então responsável por fazer as devidas correções. Este tipo de reconciliação é designada reconciliação contabilística (ou conjunta).

Como fazer a reconciliação bancária

Se estiver a fazer a reconciliação manualmente, precisará do extrato bancário da conta do período a reconciliar, do livro contábil, e do saldo final da última reconciliação efetuada.

Para uma empresa que efetua reconciliações todos os meses, terá de seguir três passos:

1. Descarregar o extrato bancário do mês correspondente.
2. Verificar as informações relativas a cada conta bancária a reconciliar. Para tal, é necessário ter à mão os recibos de despesas, as faturas (recebidas e emitidas), os cheques (descontados e emitidos), os depósitos recebidos, os levantamentos de dinheiro e a reconciliação do mês anterior.
3. Preencher o documento de reconciliação bancária.

É importante lembrar que é aconselhável apresentar as reconciliações à Agência Fiscal no final do trimestre para justificar os movimentos bancários.

Erros frequentes na reconciliação manual

Os equívocos mais frequentes da reconciliação efectuada manualmente, são:

• Duplicar um registo.
• Esquecer-se de registar um movimento.
• Enganar-se ao colocar uma vírgula (escrever 13,55 em vez de 135,5).
• Errar na ordem de um dígito (colocar 654 em vez de 645).
• Cometer um erro ao introduzir uma data (incoerência temporal).

Normalmente, os desfasamentos são causados por erros involuntários, tanto do banco como dos contabilistas da empresa. É o caso, por exemplo, de cheques emitidos pela empresa que ainda não foram descontados pelos beneficiários.

Seja qual for o motivo, é aconselhável começar a revisão pelo saldo final do mês anterior. Desta forma, é mais rápido e fácil detectar eventuais erros.

É por estas razões que é mais eficaz utilizar uma ferramenta que ofereça a reconciliação bancária automática.

É obrigatória a reconciliação bancária?

Embora seja aconselhável realizar este processo pelo menos uma vez por trimestre, a fim de poder detectar os desvios à medida que surgem e encontrar uma solução rapidamente, não é obrigatório.

Além disso, as reconciliações bancárias regulares fornecem informações muito úteis para a tomada de decisões estratégicas. Mesmo para eventuais auditorias.

Trata-se, portanto, de um processo necessário, mas não obrigatório.

Reconciliação de cartões. Benefícios.

Este exercício permite que as organizações obtenham uma série de benefícios. Principalmente:

• Identificar a origem dos erros contabilísticos.
• Efetuar os ajustamentos necessários para corrigir as irregularidades detectadas.
• Manutenção de registros fiáveis.
• Manutenção das contas atualizadas.
• Conhecer a situação real das finanças da empresa.
• Dispor de informação de qualidade, factual e atualizada.
• Estar preparado para uma auditoria ou inspeção fiscal.

Graças a isso, as organizações podem otimizar o controlo dos recursos financeiros e melhorar a tomada de decisões estratégicas.

A desvantagem é que, quando efectuada manualmente, a comparação dos registos nos livros contabilísticos com os extractos bancários torna-se um processo bastante fastidioso - e moroso!

Okticket: Reconcilie as despesas de empresa num só clique

Se quiser esquecer o descarregamento de ficheiros do banco e, ao mesmo tempo, otimizar os recursos, pode sempre automatizar a reconciliação bancária.

Paga com cartão de crédito? Em Okticket estamos ligados aos principais bancos. Em poucos segundos, pode comparar as despesas comunicadas com os movimentos bancários a partir de uma única plataforma, sem processos intermédios ou a necessidade de descarregar ficheiros do banco.

As vantagens mais imediatas do módulo de reconciliação mágica da Okticket, são:

• Poupança de tempo.
• Os pagamentos efetuados com o cartão de crédito da empresa são continuamente monitorizados. Isto torna muito difícil fazer compras indevidas.
• A possibilidade de uma compra feita não ser registrada na folha de despesas é minimizada.
• As despesas da empresa podem ser classificadas por utilizador. Assim, em caso de erro, sabe com quem falar.
• Os dados são atualizados em tempo real, pelo que os erros são rapidamente detectados e os riscos financeiros são evitados.
• A informação é armazenada num ambiente seguro.

‍Em suma, os dados refletidos nas contas fornecem uma visão da situação real da empresa.

OKT Card: A reconciliação automática de que necessita

Outra forma de usufruir da reconciliação automática é com o Cartão OKT, o cartão inteligente da Okticket (incluído gratuitamente na licença de utilizador). O utilizador paga, recebe uma notificação no seu telemóvel para digitalizar a despesa e associa a fotografia do recibo à notificação.

Logo que a despesa seja registrada, o movimento é automaticamente associado e o pagamento é reconciliado.

Trata-se de um cartão de débito Mastercard, pelo que funciona da mesma forma que um cartão bancário semelhante. A diferença é que pode personalizar os limites de utilização individualmente: por utilizador, por função, por período de tempo ou por categoria de despesa.

Quer conhecer todas as vantagens do OKT Card? Deixe-nos os seus dados e a nossa equipa comercial entrará em contacto consigo.

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Na Okticket continuamos a reforçar o nosso compromisso de manter os mais altos padrões de qualidade, segurança e proteção de dados. Depois de passar por uma série de auditorias internas e externas, obtivemos recentemente a ISO 9001 e a ISO 27001.

O que é a ISO 9001 e a ISO 27001, e quais são as vantagens de ambas as certificações?

O que é a ISO 9001

A ISO 9001 é uma norma internacional que especifica os requisitos para a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade e estabelece as melhores práticas para a sua aplicação, quer a nível interno, quer para efeitos de certificação, quer para efeitos contratuais.

Centra-se em: três pontos:

1. Melhoria contínua
2. Satisfação do cliente
3. Eficiência operacional

Vantagens da ISO 9001 para as empresas

• Permitir que uma empresa atinja e mantenha elevados níveis de qualidade.
• Ao garantir que as exigências dos seus clientes são satisfeitas, estará a aumentar a sua fidelidade.
• Os mecanismos de controlo e a monitorização dos processos reduzem a suscetibilidade a erros e rejeições.
• Ajudam a satisfazer as necessidades e exigências dos clientes.
• Reduzir os custos de produção.
• Os processos e procedimentos optimizam as operações e tornam-nas mais produtivas.
• Implementar processos de melhoria contínua.
• Melhorar o acesso aos grandes clientes e aos mercados internacionais.
• Facilitar a identificação de possíveis riscos no trabalho.
• Resolver erros que possam causar acidentes de trabalho. Isto também reduz os custos relacionados com as baixas por doença dos trabalhadores.
• Melhorar as condições de trabalho.

O que é a ISO 27001

A ISO 27001 é a certificação dos Sistemas de Gestão da Segurança da Informação (SGSI). Define os requisitos para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gestão da segurança da informação (ISMS) numa organização.

Centra-se na proteção da confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação. Por conseguinte, com a norma ISO 27001, podemos garantir que o nosso sistema de gestão da segurança é sólido. As informações estão protegidas contra o acesso não autorizado, são mantidas intactas e estão disponíveis para acesso por utilizadores autorizados.

Benefícios da ISO 27001 para as empresas

• Protege informações sensíveis.
• Melhora a gestão dos riscos de segurança.
• Aumenta a resistência a ciberataques e ameaças.
• Cumpre os requisitos legais e regulamentares.
• Aumenta a confiança dos clientes e das partes interessadas.

A obtenção desta norma reforça o nosso empenho contínuo em proteger os dados e as informações dos nossos clientes, funcionários e parceiros.

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Otimizar os custos a curto prazo para obter valor acrescentado no futuro. Com a tónica no crescimento sustentável a longo prazo, a transformação da função financeira do diretor financeiro consiste em impulsionar a mudança tecnológica.

De acordo com o 2023 Global EY DNA of the CFO Report, os líderes financeiros mais experientes que conduzem “agendas de mudança agressivas e inovadoras nas finanças” são os que podem trazer mais valor para as organizações.

A este respeito, as prioridades dos directores financeiros para transformar a sua função financeira a médio prazo são principalmente:

• Transformação tecnológica (37%)
• Análise avançada de dados (27%)
• Sustentabilidade (27%)
• Otimização da regulamentação (24%)
• Liderança (23%)
• Modelo operacional (23%)
• Risco (19%)
• Talento (19%)

Os desafios que marcarão a transformação da função financeira

Os gestores financeiros enfrentam três desafios que não são fáceis:

1. Procurando a fórmula para obter valor a longo prazo, estão sob pressão para reduzir os custos dos investimentos que consideram prioritários.
2. Encontrar o equilíbrio entre a gestão dos riscos e o empenhamento na inovação das finanças da organização.
3. Alcançar o sucesso como líder financeiro apesar do facto de as competências tradicionalmente exigidas nesta área não serem suficientes para um papel estratégico como diretor financeiro.

Daí a importância de os CFO terem de alargar o seu leque de competências. Talvez seja por isso que apenas 14% estão a fazer “mudanças ousadas” para transformar a função financeira no futuro. Para Marshall, são precisamente estes profissionais que têm mais probabilidades de serem os melhores.

Redução de custos em áreas estratégicas

Mais de um pequeno número de directores financeiros considera difícil “equilibrar eficazmente as soluções de compromisso entre as prioridades a curto e a longo prazo”. Quase oito em cada dez inquiridos pensam da mesma forma. Outros 76%, de acordo com o inquérito, afirmam que a pressão está a aumentar “para obter eficiências de custos e cumprir os objectivos de lucro a curto prazo”.

Esta redução das despesas e dos investimentos parece ser uma constante na grande maioria das organizações e afecta sobretudo os programas ESG.  No entanto, áreas-chave como o marketing e o talento também não são poupadas.

Esta reducción del gasto y la inversión parece ser una constante en la gran mayoría de las organizaciones y afecta especialmente a los programas ESG.  Sin embargo, áreas clave como el marketing y el talento tampoco se libran.

Estratégias para transformar o departamento financeiro

A redução de custos é a estratégia correcta? Se considerarmos os pontos de vista do pequeno grupo de líderes financeiros “ousados” acima mencionado, o roteiro a seguir seria o seguinte:

1. Mudar a cultura da equipa financeira
2. Impulsionar a transformação digital
3. Desenvolver competências de liderança e fomentar a próxima geração de líderes financeiros.

Em última análise, se quiserem alcançar uma transformação cultural, “os directores financeiros devem promover mentalidades digitais, dar o exemplo e ajustar os sistemas de recompensa”.

Apesar de tudo isto, há uma opinião unânime: “Nunca houve uma melhor altura para ser diretor financeiro”. E não é só isso. À medida que a sua função evolui, vai subindo na hierarquia em direção à posição de CEO.

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As despesas que uma organização tem de enfrentar todos os meses são inevitáveis. O que é facilmente resolvido é uma gestão ineficaz. Quer recuperar o controlo financeiro? Comece por automatizar a gestão das despesas de empresa.

O que é a automatização, para que serve e porque é que precisa dela? Descubra as vantagens de deixar de lado os processos manuais e optar por uma solução que lhe permita poupar tempo e recursos.

Desde a digitalização de despesas até à deteção de erros no workflow. As ferramentas de automatização de notas de despesas beneficiam todas as pessoas envolvidas no processo de validação. Independentemente da dimensão, localização ou sector de atividade da empresa.

Do arquivo para a nuvem: vantagens de automatizar a gestão das despesas empresariais

Aqueles que ainda lidam com folhas de cálculo e recibos em papel sabem muito bem como o processo de gestão de despesas pode ser moroso. Para não falar da facilidade com que se podem cometer erros. Dependendo do volume de folhas de despesas, o custo pode ser quantificado em milhares de euros.

As poupanças financeiras, por si só, devem ser razão suficiente para implementar uma aplicação de digitalização e automatização de despesas empresariais. Quer mais razões para o necessitar?

• Deixará de ter de esperar até ao final do mês para saber o estado das suas contas e passará a ter a informação em tempo real.
• Toda a informação que agora tem dispersa ficará armazenada numa única plataforma. E o que é ainda melhor: organizada para que possa consultar apenas os dados de que necessita em cada momento. Finalmente, vai poder fazer os relatórios que sempre quis: detalhados, com informação fiável, de forma ágil e simples.
• Os erros decorrentes da gestão manual darão lugar a um controlo mais preciso, em que não há lugar para o incumprimento das políticas de despesas.
• Até os reembolsos serão mais rápidos. Poderá fazer aprovações instantâneas que atualmente podem demorar semanas. Todos ficam satisfeitos. Os colaboradores recebem o seu dinheiro adiantado muito mais cedo e o departamento financeiro pode passar rapidamente a outras tarefas.

Em suma, a automatização da gestão das despesas de empresa é o caminho que o guiará para um controlo financeiro ótimo. Mais rentável, mais exato, mais inteligente.

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Integração de sistemas: Registar na aplicação, lançar no seu ERP

As soluções de automatização mais poderosas integram-se com outras ferramentas de gestão empresarial.

Qual ERP utiliza em sua empresa?  Okticket oferece conectores bidirecionais e evolutivos com os principais sistemas ERP, RH e BI do mercado.

Como começar a automatizar o processo de gestão de despesas

Está a pensar em contratar uma ferramenta para automatizar a gestão de despesas na sua empresa? Ou talvez já tenha uma, mas há algo que não o convence? Seja como for, o melhor é dedicar algum tempo a avaliar as suas necessidades.

1. A primeira coisa que deve fazer é identificar as necessidades da sua empresa. Que problema está a tentar resolver? Poupar tempo, travar a fraude interna, reduzir os erros?
2. Também é necessário considerar como é o atual processo de pagamento e reembolso: os colaboradores adiantam o dinheiro do bolso ou pagam com o cartão da empresa? Existe um fluxo de aprovação claro ou os colaboradores chegam com o recibo e são reembolsados na hora?
3. Quando tiver uma ideia do que deve pedir à ferramenta de automatização de despesas para implementar, pode começar a comparar as diferentes opções existentes no mercado. O que deve procurar?

Qual é a melhor ferramenta para gerir as despesas de empresa?

Uma solução de automatização deve possuir um conjunto de características essenciais.

Acessibilidade

A facilidade de utilização é essencial para garantir que os utilizadores a utilizem. A isto junta-se a conveniência de ter uma aplicação móvel. Desta forma, os colaboradores podem iniciar sessão para comunicar e/ou gerir despesas no local.

Personalização

Habituámo-nos a encontrar sistemas que oferecem um conjunto de funcionalidades padrão às quais temos de nos adaptar. Mas o ideal é que a solução escolhida seja suficientemente flexível para se adaptar às necessidades de cada cliente.

Integração

Outro aspeto muito importante é que a ferramenta de automatização é capaz de se ligar ao software de contabilidade que utiliza sua empresa. Desta forma, as despesas registadas na aplicação serão automaticamente transferidas para a contabilidade no seu ERP ou sistema de gestão empresarial.

Velocidade

O principal objetivo de uma ferramenta de automatização é poupar tempo às equipas. Daí a importância de garantir que a tecnologia escolhida é rápida na extração de dados, no registo de informações e na automatização do fluxo de aprovação.

Neste sentido, Okticket permite poupar 80% do tempo em relação à gestão manual das despesas profissionais. Para além disso, o processo de implementação é rápido e simples.

Múltiplas opções de serviço ao cliente

Quanto mais opções tiver para contactar a equipa de suporte, melhor. Obter suporte por e-mail e chat é muito conveniente, mas às vezes precisamos de falar com alguém pessoalmente.

Outros requisitos importantes

• Possibilidade de definir limites e alertas de acordo com a política de despesas da empresa.
• Reconciliação bancária automática.
• Conversão automática de qualquer moeda para euros. Esta funcionalidade é especialmente importante se a sua empresa tiver colaboradores que viajam para fora da zona euro.
• Rastreabilidade em tempo real das despesas.
• Flexibilidade para pagar como quiser (dinheiro, cartão de empresa, cartão de combustível, etc.)
• Classificação das despesas por utilizadores e categorias.
• Capacidade de adaptação ao crescimento da sua empresa.
• Cumprir as condições estabelecidas no Decreto-Lei 28/2019 para o arquivo eletrónico de documentos.
• Garantir que as despesas da sua empresa serão armazenadas num ambiente seguro.

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Sugestões para aumentar o impacto da automatização das despesas

Mas o processo não termina com a implementação do software de automatização de despesas.  Paralelamente à implementação, é necessário tomar uma série de precauções.

• Atualize o equipamento atual para garantir que suporta o processo.
• Procure formação para os colaboradores que não possuem as competências necessárias para utilizar a nova ferramenta de automatização.
• Crie uma política de despesas na empresa.
• Analise dados para identificar oportunidades de melhoria.

Em suma, automatizar a gestão das despesas empresariais é o primeiro passo para simplificar o processo, poupar dinheiro e otimizar os recursos. As despesas desnecessárias e os erros administrativos associados à gestão manual são minimizados, facilitando a tomada de decisões com base em análises precisas.

Deseja conhecer todas as vantagens da Okticket? Contacte-nos e a nossa equipa comercial entrará em contacto consigo.

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