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Ter um software com visibilidade instantânea é como ter um GPS para o seu dinheiro. Continue a ler para descobrir todas as vantagens da gestão de despesas automatizada para um CFO digital.
Que estratégias garantem um controlo adequado das despesas? Descubra neste artigo.
A gestão eficaz de despesas profissionais é um aspecto fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer negócio. Com a globalização e a complexidade crescente das operações empresariais, é crucial implementar estratégias que garantam o controle adequado dos gastos, promovendo a eficiência financeira e contribuindo para a maximização dos lucros. O uso de softwares de gestão de despesas como a Okticket são de grande ajuda na altura de gerir e controlar a política de despesas da empresa.
As despesas empresariais podem variar de acordo com a natureza da empresa, a indústria em que atua e as práticas contábeis específicas. No entanto, algumas categorias comuns de despesas empresariais incluem:
É importante observar que as categorias específicas de despesas podem variar dependendo da natureza e da escala do negócio. Além disso, a contabilização e a dedução fiscal dessas despesas podem estar sujeitas a regulamentações específicas em cada jurisdição.
Gerir despesas profissionais pode ser um desafio, mas com a aplicação Okticket, torna-se uma tarefa simples e eficiente. Quer saber como?
O primeiro passo é registar-se na plataforma Okticket. Assim que tiver a sua conta, pode configurá-la de acordo com as suas necessidades. Introduza os dados da sua empresa, dos seus colaboradores e os métodos de pagamento que irá utilizar para as despesas profissionais. Okticket permite personalizar a plataforma de acordo com as políticas de despesas da sua empresa.
"Tire uma foto, esqueça do resto". Uma das características mais notáveis da Okticket é a facilidade de captura de despesas. Os colaboradores podem facilmente carregar os seus recibos e facturas diretamente através da aplicação móvel ou da plataforma web. Isto elimina a necessidade de manter registos manuais e garante que todas as despesas são devidamente documentadas.
A Okticket oferece um workflow personalizável que permite aos gestores rever e aprovar as despesas apresentadas pelos colaboradores. Isto assegura que todas as despesas estão de acordo com as políticas da empresa antes de serem reembolsadas.
A plataforma permite o acompanhamento em tempo real das despesas e oferece relatórios detalhados para o ajudar a compreender como estão a ser utilizados os recursos financeiros da sua empresa. Pode definir limites de despesas e receber notificações quando estes são ultrapassados, permitindo manter um controlo constante.
A Okticket simplifica o processo de reembolso de despesas aos colaboradores. Pode configurar pagamentos diretos através da plataforma ou exportar dados para processamento no seu sistema de contabilidade. Isto poupa tempo e reduz a possibilidade de erros manuais.
A Okticket também facilita a conformidade regulamentar e as auditorias internas e externas. Todos os dados de despesas são armazenados de forma segura e estão disponíveis para revisão quando necessário.
Os cartões de empresa são muito úteis para controlar as despesas de viagem dos colaboradores deslocados. O OKT Card, o cartão inteligente da Okticket, é um cartão de débito Mastercard que consegue controlar as despesas antes de que elas ocorram. Outras vantagens do cartão OKT:
Quer conhecer todas as vantagens de Okticket para a gestão das despesas da sua empresa? Deixe-nos os seus dados e a nossa equipa entrará em contato consigo.
A RPA permite às empresas maximizar a produtividade utilizando menos recursos. Saiba mais sobre as suas vantagens.
Minimize as tarefas entediantes e repetitivas para se concentrar em processos mais estratégicos e de valor acrescentado. A automatização robótica de processos (RPA) permite às empresas maximizar a produtividade utilizando menos recursos.
De facto, estima-se que a redução dos custos operacionais das organizações que utilizam esta tecnologia será de 30% até 2024 (fonte: ComputerWorld).
Com uma carta de apresentação como esta, é fácil perceber porque é que a RPA (acrónimo de Robotic Process Automation) se tornou uma das soluções tecnológicas mais procuradas pelas empresas que querem ser mais competitivas.
Dados da consultoria especializada McKinsey mostram que pelo menos 65% das empresas já têm alguns fluxos automatizados. Por sua vez, a Gartner estima que 80% dos gestores financeiros implementaram ou planejam implementar a automatização de processos robóticos.
E tudo indica que a sua popularidade continuará a crescer. Num dos seus últimos relatórios, a Gartner estima este aumento em 17,5% em termos anuais.
Como mencionámos no início, uma das principais aplicações da automatização de processos robóticos é a redução da carga de trabalho gerada por tarefas mecânicas. Estas atividades são particularmente frequentes em departamentos de back office, como o Financeiro e o de Recursos Humanos.
Que processos podem ser automatizados com a RPA? Entre outros:
A gestão das despesas das empresas merece um capítulo à parte. Por um lado, há as muitas tarefas tediosas que os departamentos financeiros continuam a realizar manualmente, tais como. A gestão de notas de despesas, a reconciliação bancária, a introdução de lançamentos contabilísticos no ERP ou a revisão de erros, entre outras.
Depois, há o problema do papel. Com volumes cada vez maiores (estima-se que o volume de dados aumentará 45 vezes até 2035), as ferramentas de digitalização e automatização são um complemento indispensável na área financeira.
Quais são as vantagens da automatização de processos robóticos em termos de gestão de custos?
Por conseguinte, para se manterem competitivas, as empresas devem evoluir ao mesmo ritmo que a tecnologia. Quer tirar partido de todo o potencial da automatização de processos robóticos? A primeira coisa que deve fazer é identificar os processos que podem ser automatizados.
Vai começar com a gestão das despesas de deslocação dos profissionais? Com a ajuda do Okticket, poupará 80% do tempo gasto em tarefas administrativas. Vamos conversar?
Na Okticket, obtivemos a certificação do Selo Pegada de Carbono, concedido pelo Ministério da Transição Ecológica e do Desafio Demográfico de Espanha. Trabalhamos para um futuro mais verde.
Okticket tem um claro compromisso com a sustentabilidade. Obtivemos recentemente o selo "Registo da pegada de carbono, compensação e projetos de dióxido de carbono" outorgado pelo Ministério da Transição Ecológica e o Reto Demográfico de Espanha.
Este registo é voluntário e reflete os esforços desenvolvidos para calcular, reduzir e compensar as emissões de gases com efeito de estufa geradas pela nossa atividade.
O cálculo da pegada de carbono da Okticket foi o primeiro passo para poder atuar sobre as emissões geradas. Desenvolvemos também uma estratégia de redução de emissões que foi integrada no Manual de Boas Práticas Internas.
Estas são algumas das linhas básicas de melhoria propostas:
O selo “Registo de pegada de carbono, compensação e projetos de dióxido de carbono” nasce com um objetivo duplo:
O selo permite identificar três níveis de participação: cálculo, redução e/o compensação da pegada de carbono.
Okticket ajuda as organizações a reduzir o uso de papel. As empresas que utilizam a solução gerem as folhas de despesas digitalmente, em vez de manualmente e em papel.
Neste ponto, é importante lembrar que se calcula que um quilo de papel, o equivalente a 200 folhas DIN A-4 de 80gr/m2, produz a emissão de 3 kg de CO2.
Estudos recentes concluem que por cada ponto de aumento na taxa de digitalização da DESI, são evitadas 142 000 toneladas de emissões de CO2.
Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.
O que não pode ser medido, não pode ser controlado. E o que não se pode controlar, não se pode gerir. A análise de dados é um pilar fundamental para o diretor financeiro trazer valor à empresa.
"O que não pode ser medido, não pode ser controlado. E o que não se pode controlar, não se pode gerir". A reflexão de Carles Bascuñana, CFO da Experis Espanha, resume em poucas palavras a importância da análise de dados para os diretores financeiros.
Juntamente com a necessidade de ter uma visão global do negócio e a proximidade com outras áreas da organização, constituem os três pilares fundamentais para acrescentar valor à empresa.
Esta é uma das conclusões da 5ª edição do Congresso Internacional de CFO, organizado pela APD. Mais concretamente, da mesa redonda "Processos e tecnologia: A procura de eficiência e rentabilidade", moderada pelo CEO da Okticket, Iván Rodríguez, e que contou com a participação do próprio Bascuñana e de Xisco Sedano, CFO da W2M (Grupo Iberostar) como oradores.
Se houve uma coisa que foi discutida durante os dois dias do congresso, foi o valor dos dados. O ideal para evitar a formação de silos seria que todos os departamentos entendessem para onde a organização está a ir, que falassem os mesmos dados.
A Experis España já pôs isto em prática. Fazem também uma distinção entre a gestão financeira da empresa e a gestão operacional. Compreendem a necessidade de esta última estar próxima da atividade "para obter uma visão de 360 graus e ser assim eficaz".
Para gerir estes dados valiosos, as ferramentas de melhoria de processos são a melhor forma de o ajudar. E os primeiros a acolher a sua implementação são os próprios empregados. "Estão gratos, porque podem dedicar mais tempo à gestão de dados, ao planeamento, à criação, à aplicação de valor acrescentado, deixar de mover papéis e dedicar-se a outras atividades que lhes trazem mais valor e às empresas", disse Xisco Sedano neste sentido.
Daí a importância de a solução implementada ser ágil. Caso contrário, "vai levar a uma perda de tempo da equipa". Para explicar as vantagens de digitalizar e automatizar as despesas comerciais, o diretor financeiro da Experis Espanha deu como exemplo o caso de utilização do Okticket.
"Uma aplicação como o Okticket, que é rápida, o que é que vai fazer? Que o comercial, em vez de gastar um minuto numa aplicação, vai gastar 20 segundos noutra. Se somarmos todo esse tempo…". Da mesma forma, os departamentos de Back Office e Middle Office que recebem os bilhetes podem utilizar os recursos poupados "para melhorar as margens ou para apoiar o departamento de Marketing na expansão do portefólio".
Para além de evitar erros e poupar trabalho, soluções como o Okticket ajudam as organizações a cumprir as suas políticas de sustentabilidade, começando por uma redução significativa da utilização de papel.
Além disso, para que o diretor financeiro compreenda os dados e faça previsões para o futuro, deve trabalhar em estreita colaboração com o diretor executivo e interagir com departamentos-chave como as vendas, as operações, as finanças, os RH e o marketing.
Nesta altura, é importante salientar a importância do papel do parceiro comercial. Não é necessário recordar como seria difícil fazer previsões se o diretor financeiro não estivesse interessado no pipeline da equipa de vendas, por exemplo.
Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas
No dia 16 de março, recebemos o prémio de melhor "Empreendedorismo, empresa empreendedora" nos Prémios Nacionais de Engenharia Informática atribuídos pelo Conselho Geral das Associações Profissionais de Engenharia Informática em Espanha.
No dia 16 de março, recebemos o prémio de melhor "Empreendedorismo, empresa empreendedora" nos Prémios Nacionais de Engenharia Informática atribuídos pelo Conselho Geral das Associações Profissionais de Engenharia Informática em Espanha.
A gala, realizada na sede da Real Academia de Engenharia de Madrid, reuniu os profissionais, empresas e instituições mais destacados do sector.
A escolha do Okticket como vencedor desta primeira edição baseou-se na "implementação da aplicação que permite a gestão de recibos e facturas, optimizando o trabalho das empresas e dos particulares e reduzindo os gastos em papel".
A pessoa encarregada de receber o prémio em nome da Okticket foi o nosso CTO, Eduardo Vázquez.
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As viagens de negócios estão a recuperar, mas tanto o aumento das viagens como o montante a investir dependerão da atividade a que a empresa se dedica. Que sectores vão suportar esta responsabilidade?
A curva da recuperação das viagens de negócios está a subir e descer dependendo da fonte de informação que surge. O níveis pre-pandémicos podem ainda não ter sido atingidos, mas os sinais de melhoria a nível global são claros.
O Inquérito do primeiro trimeste de 2023 sobre a Perspectiva de Viagens de Negócios divulgada pela Global Business Travel Association (GBTA) aponta para um crescimento das viagens de negócios para os próximos meses.
Dos 600 profissionais inquiridos, 78% afirmam que as suas empresas esperam mais viagens de negócios do que em 2022. Os fornecedores também esperam que as despesas empresariais dos seus clientes aumentem em comparação com o ano passado. Quase 9 em cada 10 esperam isso. Este valor é 10 pontos melhor do que o do inquérito anterior, publicado em outubro de 2022.
O aumento do número de viagens e do montante a investir dependerá da atividade exercida pela empresa.
Que sectores vão suportar esta responsabilidade? Os financeiros e seguros, seguidos de serviços profissionais e consultoria. Software, Hardware e IT estão em terceiro lugar.
Quais são as razões das deslocações? Não há muitas surpresas neste domínio. Reuniões com clientes atuais ou potenciais, reuniões internas com colegas, conferências, feiras comerciais e eventos do sector são as principais razões.
De facto, as previsões do sector apontam para um aumento do peso da MICE. Se as despesas representam atualmente 20% do total, dentro de alguns anos atingirão 30%. (Fonte: Braintrust).
Esta recuperação das viagens de negócios em 2023 ocorrerá apesar da ameaça atual de uma possível recessão económica e da incerteza que ainda rodeia o maior mercado mundial de viagens de negócios: a China.
É igualmente importante notar que o relatório é otimista quanto à recuperação para os níveis anteriores à pandemia. Embora seja verdade que ainda não estamos a 100%, as reservas já estão a 67% para as viagens de negócios domésticas (as despesas estão a 68%). Este valor é 4% superior aos dados recolhidos na última edição deste inquérito (outubro de 2022).
Até 2025, o volume do mercado de viagens corporativas em Espanha deverá atingir 15,2 mil milhões de euros por ano, em comparação com os 12,5 mil milhões de euros registados em 2018. O cenário mais otimista colocaria o mercado em pouco mais de 15,6 mil milhões de euros, um aumento de 25%. (Fonte: GEBTA).
Quanto às viagens internacionais, convém recordar que, há um ano, estavam praticamente paradas. Em contrapartida, as despesas voltaram a atingir 58%.
Com base nestes números, os fornecedores de viagens esperam poder aumentar a sua força de trabalho até 2023. As empresas também afirmam que terão mais trabalhadores a viajar. Algumas afirmam mesmo que o número será superior ao registado em 2019.
Isto significa aumentar o orçamento para os programas de viagens. E isso inclui o investimento em tecnologia. A este respeito, é interessante notar que relatórios recentes apontam para a necessidade de digitalizar a gestão das despesas de viagens de negócios como um passo essencial para as empresas implementarem políticas de viagens mais responsáveis.
Uma coisa que parece ter vindo para ficar a longo prazo é um processo de aprovação mais rigoroso. O que inicialmente se destinava a gerir o risco é agora também utilizado para controlar os custos ou para facilitar a escolha de práticas de deslocação mais sustentáveis.
Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.
Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
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