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A curva da recuperação das viagens de negócios está a subir e descer dependendo da fonte de informação que surge. O níveis pre-pandémicos podem ainda não ter sido atingidos, mas os sinais de melhoria a nível global são claros.

O Inquérito do primeiro trimeste de 2023 sobre a Perspectiva de Viagens de Negócios divulgada pela Global Business Travel Association (GBTA) aponta para um crescimento das viagens de negócios para os próximos meses.

Dos 600 profissionais inquiridos, 78% afirmam que as suas empresas esperam mais viagens de negócios do que em 2022. Os fornecedores também esperam que as despesas empresariais dos seus clientes aumentem em comparação com o ano passado. Quase 9 em cada 10 esperam isso. Este valor é 10 pontos melhor do que o do inquérito anterior, publicado em outubro de 2022.

O aumento do número de viagens e do montante a investir dependerá da atividade exercida pela empresa.

Que sectores vão suportar esta responsabilidade? Os financeiros e seguros, seguidos de serviços profissionais e consultoria. Software, Hardware e IT estão em terceiro lugar.

Quais são as razões das deslocações? Não há muitas surpresas neste domínio. Reuniões com clientes atuais ou potenciais, reuniões internas com colegas, conferências, feiras comerciais e eventos do sector são as principais razões.

De facto, as previsões do sector apontam para um aumento do peso da MICE. Se as despesas representam atualmente 20% do total, dentro de alguns anos atingirão 30%. (Fonte: Braintrust).

MAIS INVESTIMENTO PARA DIGITALIZAR AS VIAGENS DE NEGÓCIOS

Esta recuperação das viagens de negócios em 2023 ocorrerá apesar da ameaça atual de uma possível recessão económica e da incerteza que ainda rodeia o maior mercado mundial de viagens de negócios: a China.

É igualmente importante notar que o relatório é otimista quanto à recuperação para os níveis anteriores à pandemia. Embora seja verdade que ainda não estamos a 100%, as reservas já estão a 67% para as viagens de negócios domésticas (as despesas estão a 68%). Este valor é 4% superior aos dados recolhidos na última edição deste inquérito (outubro de 2022).

Até 2025, o volume do mercado de viagens corporativas em Espanha deverá atingir 15,2 mil milhões de euros por ano, em comparação com os 12,5 mil milhões de euros registados em 2018.  O cenário mais otimista colocaria o mercado em pouco mais de 15,6 mil milhões de euros, um aumento de 25%. (Fonte: GEBTA).

Quanto às viagens internacionais, convém recordar que, há um ano, estavam praticamente paradas. Em contrapartida, as despesas voltaram a atingir 58%.

Com base nestes números, os fornecedores de viagens esperam poder aumentar a sua força de trabalho até 2023. As empresas também afirmam que terão mais trabalhadores a viajar. Algumas afirmam mesmo que o número será superior ao registado em 2019.

Isto significa aumentar o orçamento para os programas de viagens. E isso inclui o investimento em tecnologia. A este respeito, é interessante notar que relatórios recentes apontam para a necessidade de digitalizar a gestão das despesas de viagens de negócios como um passo essencial para as empresas implementarem políticas de viagens mais responsáveis.

Uma coisa que parece ter vindo para ficar a longo prazo é um processo de aprovação mais rigoroso. O que inicialmente se destinava a gerir o risco é agora também utilizado para controlar os custos ou para facilitar a escolha de práticas de deslocação mais sustentáveis.

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As viagens de negócios responsáveis passam pela digitalização dos relatórios de despesas. Numa altura em que a sustentabilidade aplicada às viagens de negócios é um dos principais desafios do sector, as acções que visam cuidar do ambiente assumem especial relevância.

Com o objetivo de ajudar as empresas a conceberem "uma política de viagens mais responsável e sustentável, com enfoque no ambiente, na consciência social e na boa governação empresarial", a plataforma Forum Business Travel acaba de publicar um guia prático.

El texto aporta las pautas para abordar este desafío “con indicadores y acciones concretas antes, durante y después del viaje”. Y precisamente, uno de los indicadores de gestión que miden el compromiso de las organizaciones con la sostenibilidad es la digitalización de las notas de gastos de viaje profesionales.

Neste ponto, é importante lembrar que se calcula que um quilo de papel, o equivalente a 200 folhas DIN A-4 de 80gr/m2, produz a emissão de 3 kg de CO2.

(Fonte: OVACEN).

Quer saber quantas emissões a sua organização gera através da utilização de papel? Existem calculadoras em linha para o efeito, como esta da STEINBEIS Paper.

Preferência por hotéis e meios de transporte mais sustentáveis

O guia, desenvolvido em colaboração com a empresa de consultoria Genéthico, pretende ser um manual para as empresas darem passos em direção aos objetivos da Agenda 2030 para o Desenvolvimento Sustentável, um compromisso das Nações Unidas assinado por 193 países, incluindo a Portugal.

Para aumentar a sensibilização, os autores recordam que o sector das viagens e do turismo é responsável por 8% das emissões globais de CO2.

Do lado positivo, as organizações estão a tornar-se cada vez mais conscientes. O inquérito revelou que 88% das empresas estão a considerar medidas a curto prazo para reduzir o impacto ambiental das suas viagens de negócios.

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As preferências dos viajantes começam a mudar para hotéis com rótulos ecológicos e meios de transporte mais sustentáveis, como os carros elétricos. Os cartões de pagamento virtuais também estão a ganhar peso.

Áreas de ação

São identificadas seis áreas de ação no Business Travel “contribuir para um mundo mais sustentável e mais seguro para todos”:

1. Descarbonização do sector do turismo.
2. Mobilização de toda a cadeia de valor.
3. Elaboração de relatórios.
4. Criação de políticas de viagens sustentáveis.
5. Formação dos empregados.
6. Reduzir o impacto negativo das viagens ou, em qualquer caso, compensá-lo.

"Entre as ações que as empresas podem considerar estão a redução da resistência à mudança, tornando os funcionários prescritores dos valores da empresa, reforçando as ligações entre os diferentes departamentos e propondo medidas de forma transparente e honesta", explica Natalia Ros, sócia fundadora do Forum Business Travel.

Para Óscar García, sócio fundador do Forum Business Travel, as medidas "são muitas e variadas, desde avaliar quantas pessoas devem viajar ou dar prioridade aos voos diretos, até optar por restaurantes com produtos 0 Km, utilizar novas tecnologias para reduzir a utilização de papel ou analisar o impacto das viagens para detetar as práticas menos sustentáveis".

As chaves para as viagens de negócios sustentáveis

Se quiser empenhar-se em viagens de negócios sustentáveis, tem de começar a aplicar medidas antes de viajar. Eis algumas medidas que pode tomar:

• Avaliar o número de pessoas a deslocar.
• Avaliar a duração ótima da viagem.
• Concentração nos meios de transporte que utilizam biocombustíveis.
• Dar prioridade aos voos sem escalas.
• Trabalhar com fornecedores sustentáveis certificados.

Durante a viagem, o ideal seria utilizar os transportes públicos, informar o hotel de que não é necessário mudar as toalhas diariamente, dar prioridade a restaurantes que ofereçam produtos zero-quilómetros, utilizar cartões de pagamento virtuais ou solicitar um comprovativo de pagamento em formato eletrónico.

E depois da viagem? Uma das medidas mais eficazes é a gestão das despesas de deslocação dos colaboradores através de ferramentas digitais como a Okticket. Calcular o ROI da viagem, medir o impacto ou compensar o CO2 emitido são outras ações recomendadas pelos especialistas.

Para além de seguir uma estratégia, o guia sublinha a importância de a comunicar externamente, a fim de melhorar a reputação da marca e, consequentemente, aceder a novos mercados e contribuir para o crescimento da empresa.

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"O que não é definido não pode ser medido. O que não é medido não pode ser melhorado. O que não é melhorado é sempre degradado". (Lord Kelvin)

Ver dados históricos, filtrar por tipo de despesa, por montante, por funcionário, por data... Quanto tempo demora atualmente a efetuar uma análise eficaz das despesas de viagem?

Primeiro, é necessário recolher as notas de despesas, depois introduzir as informações manualmente no Excel e, em seguida, procurar os dados que realmente interessam.

Sabia que, com um painel de controlo digitalizado, registar, organizar e filtrar informações demoraria apenas alguns minutos?

A partir deste momento, a análise das despesas da empresa será muito mais rápida e fácil.

Vantagens de ter um dashboard automatizado

Já imaginou ter um dashboard onde tem um histórico de todos os dados de recibos e faturas automaticamente organizados e prontos a serem analisados? E que essa informação é real e constantemente atualizada?

As vantagens dos painéis de controlo automatizados são inúmeras:

• Otimizar os orçamentos de viagens das empresas.
• Controlar eficazmente as políticas de despesas de viagem.
• Identificar tendências e fazer previsões.
• Reconhecer rapidamente comportamentos de despesa inadequados.
• Não é necessário esperar pelos relatórios. Com um painel de controlo automatizado, obtém informações em tempo real sobre quando uma despesa foi efetuada, onde, por quem e por que montante.
• Facilitam a elaboração de relatórios com dados actualizados.

Em suma, os paneis trazem uma melhoria considerável na tomada de decisões estratégicas de negócio, com conclusões mais ágeis e inteligentes e uma maior probabilidade de sucesso.

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8 características de um dashboard de despesas profissionais

Para que um painel de controlo contabilístico seja verdadeiramente eficaz, deve ter uma série de características, tais como:

1. Deve ser possível atualizar os dados de uma forma ágil. Ou melhor ainda, automaticamente.
2. Do mesmo modo, a interpretação das informações sobre as despesas também deve ser simples.‍
3. Alimentar continuamente as informações fornecidas pelas folhas de despesas à medida que estas são registadas (informações reais e verdadeiras, evidentemente).
4. Dispor dos dados estritamente necessários para poder tomar as decisões que são do interesse de cada organização.
5. Oferecer aos utilizadores a possibilidade de personalizarem os painéis de acordo com as suas necessidades.
6. Ser acessível a partir de qualquer lugar e de diferentes dispositivos (o que é difícil de fazer com uma folha de cálculo Excel cheia de dados).
7. ‍Representar a informação de uma forma que possa ser vista numa vista de olhos.
8. 8. Fornecer filtros para visualizar as informações.

Crie o seu próprio dashboard de controlo de despesas com a Okticket

A vista avançada do gestor do Okticket é um exemplo claro de um painel de controlo otimizado. Esta funcionalidade permite-lhe obter uma visão detalhada e compreensível de todas as suas despesas num único painel de controlo. Em tempo real.

Pode escolher os filtros de que necessita, arrastar as colunas e configurar o número de painéis que quiser.

Tem ainda a possibilidade de personalizar a visualização pelo conceito que pretender (montante, data do bilhete, utilizador, grupo de aprovação, categoria de despesa, etc.), guardar a informação com diferentes filtros e visualizações, bem como selecionar e exportar apenas a informação de que necessita, o que lhe permite criar os seus próprios relatórios, de forma rápida e simples.

E, se quiser, pode exportar as diferentes visualizações para o Excel.

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Os Prémios Nacionais de Engenharia Informática distinguiram a Okticket com o prémio "Empreendedorismo, empresa empreendedora", atribuído pelo Conselho Geral das Associações Profissionais de Engenharia Informática de Espanha.

De acordo com a decisão, a Okticket foi escolhida como vencedora nesta primeira edição, tendo em conta "a implementação da aplicação aprovada pela Agência Tributária, que permite a gestão de recibos e facturas, optimizando o trabalho das empresas e dos particulares e reduzindo o gasto de papel".

A Cerimónia de Entrega do Prémio Nacional de Engenharia Informática terá lugar no dia 16 de março de 2023, num evento que reunirá os mais destacados profissionais, empresas e instituições do sector.

O Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España está consciente da importância do sector das TIC no âmbito social e económico.

Estes prémios visam "promover o prestígio da profissão numa altura em que a tecnologia se tornou um elemento fundamental das nossas vidas e está a caminho de se tornar uma infraestrutura básica na sociedade digital".

Por esta razão, acreditam que os vários vencedores dos prémios "reflectem os avanços em várias áreas, todas elas relacionadas com o que nos une, a informática".

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A evolução das necessidades empresariais obrigou as organizações a efetuar uma série de mudanças num espaço de tempo muito curto. O grande objetivo continua a ser o aumento dos lucros, mas é cada vez mais difícil consegui-lo sem abordar a transformação digital.

Embora este processo já tenha começado a ser adotado, é necessário renovar continuamente. A situação atual, marcada pela instabilidade do mercado, pela pandemia e por problemas na cadeia de abastecimento, torna necessária a adoção das ferramentas mais recentes.

Se no ano passado as tendências da transformação digital apontavam para a blockchain, os ambientes multicloud ou a tomada de decisões de crescimento baseadas em dados, para 2023 os desafios empresariais serão os gémeos digitais, as superapps ou a computação quântica, entre outros.

Ao longo deste artigo, descobriremos as novas tendências da transformação digital e analisaremos as que estão a ganhar força.

Gémeos digitais: muito mais do que um simples clone

Provavelmente não é a primeira vez que ouve falar desta tendência tecnológica, mas as possibilidades que oferece colocam-na no topo de todas as classificações.

Poder dispor de uma réplica virtual de um produto, de um sistema ou de um processo e testá-lo de forma mais económica, sem correr grandes riscos e aplicando apenas os que forem bem sucedidos, é um grande passo em frente.

Consegue imaginar um avatar do seu tamanho a experimentar roupas por si para que saiba exatamente como lhe servem? Ou um cérebro virtual que pode descobrir o melhor tratamento para doenças como a de Alzheimer?

Estudos como os da Accenture preveem um crescimento de 36% por ano nos próximos cinco anos.

Superapps: tudo o que precisa numa única plataforma

Todos os serviços de que um utilizador necessita numa única aplicação. Quer encomendar uma entrega de comida, reservar um voo e fazer um transfer? As Superapps oferecem tudo numa única plataforma.

Ao terem acesso a uma grande quantidade de dados dos clientes, estas macro aplicações são capazes de antecipar as necessidades dos clientes. Um exemplo disto é o WeChat.

Computação quântica

São supercomputadores, cérebros electrónicos capazes de realizar mais operações em menos tempo e com menos recursos do que os computadores tradicionais.

As aplicações incluem a prevenção da propagação de doenças, a implantação de sistemas de deteção de fraudes, o desenvolvimento de novos materiais, a conceção de meios de transporte mais eficientes.

Hiper automatização

Já não se trata apenas de automatizar, mas de o fazer de forma estratégica. Tomar decisões com base em dados extraídos em tempo real é uma das estratégias digitais que a maioria das empresas seguirá em 2023.

Xaas

A evolução do Saas (Software as a Service) permite o acesso a múltiplos serviços oferecidos por um único fornecedor. A Amazon Web Services é um exemplo claro de Xaas (Anything as a Service).

E o 6G? É provável que no próximo ano possamos falar sobre isso com mais profundidade. Entretanto, tenhamos em mente um facto: até 2026, as empresas gastarão 3,4 triliões de dólares na sua transição para a transformação digital (fonte: Statista).

5 tendências digitais em crescimento

Outras tendências da transformação digital de que já falámos noutras ocasiões, mas que irão continuar, e até mesmo consolidar-se, ao longo deste ano, incluem:

1. Metaverso

Ainda há um longo caminho a percorrer, mas este universo virtual será um dos principais atores da Indústria 5.0, a nova revolução industrial em que o homem e a tecnologia unem forças para tornar a produção mais eficiente, com maior qualidade e a custos mais baixos.

2. Machine Learning

Uma das aplicações da Inteligência Artificial é a possibilidade de dar às máquinas a capacidade de adotar comportamentos que até agora só as pessoas tinham. Essa aprendizagem tem facilitado a tomada de decisões estratégicas, impulsionada principalmente pela rapidez na análise das informações. Sem erros humanos ou falhas de segurança.

3. Tecnologia blockchain

Principalmente aplicado à cibersegurança. Este modelo descentralizado caracteriza-se pelo armazenamento de dados encriptados. Tradicionalmente utilizado no sector financeiro e relacionado com as criptomoedas, foi agora transferido para outros sectores.

Prevenir ciberataques, impedir fraudes, acelerar os processos de verificação, melhorar a análise de dados, proteger patentes... As aplicações da tecnologia blockchain são infinitas.

4. No-code

Estes programas foram concebidos para trabalhadores que não têm conhecimentos de informática mas que necessitam de utilizar ferramentas digitais, incluindo a programação. A escassez de talentos tecnológicos não é novidade e, a cada mês que passa, a procura destes perfis aumenta. As ferramentas low-code e no-code têm como objetivo aliviar esta pressão sobre os departamentos de TI.

5. Tecnologia IoT

Prevê-se que este ano sejam utilizados 50 milhões de dispositivos hiperconectados. Imagine as vantagens para as empresas de poderem recolher e analisar todos os dados que chegam. Por isso, outro desafio para este ano é proteger as informações trocadas entre as redes inteligentes.

Em suma, a transformação digital é a forma mais direta de otimizar as operações internas, automatizar as tarefas repetitivas, otimizar os recursos, minimizar os riscos e melhorar a experiência do utilizador.

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• A startup, especializada na digitalização das despesas profissionais, tem mais de 100 000 utilizadores em três países.
• A Okticket consagrará os recursos à sua internacionalização, à melhoria do produto e do serviço de apoio ao cliente e à criação de uma força de vendas.

Astúrias, 12 de janeiro de 2023. A fintech espanhola Okticket, especializada na digitalização de despesas de viagens profissionais, fechou uma ronda de financiamento de mais de 1,8 milhões de euros liderada pela Angels, a empresa de investimento de Juan Roig, e pela Zamit Capital, um fundo gerido pela GVC Gaesco, com a participação da Encomenda (a entidade que liderou a ronda anterior da Okticket), um fundo co-liderado por Carlos Blanco e Oriol Juncosa, e da Asterius, um fundo liderado por Javier García.

"Estamos muito satisfeitos com a ronda de investimento, especialmente devido aos investidores que se juntaram a nós. Utilizaremos os recursos adquiridos para reforçar a nossa estratégia de internacionalização, para incorporar a força de vendas e para continuar a melhorar o produto. A qualidade do produto e do serviço ao cliente é a nossa imagem de marca e queremos mantê-la assim no futuro. A nossa previsão é voltar a duplicar as vendas em 2023", afirma Iván Rodríguez, CEO da Okticket.

Okticket foi criada em outubro de 2017 para ajudar as empresas a deixar para trás o problema das notas de despesas profissionais através de uma ferramenta poderosa, ágil e simples que lhes permite otimizar e cobrir todo o processo de gestão de notas de despesas, desde os meios de pagamento e digitalização, até aos processos de validação, controlo e integração com o ERP da empresa.

A empresa registou um crescimento sustentado, mesmo durante a pandemia, conquistando quota de mercado com base numa estratégia de capital eficiente. Em 2022, duplicou o volume de clientes e de contratos de subscrição. Atualmente, tem mais de 100 000 utilizadores e mais de 500 clientes em Espanha, Portugal e França, desde PME a grandes empresas multinacionais, incluindo a Manpower, a Orange, a Central Lechera Asturiana e a multinacional química BASF.

A equipa da Okticket também registou um crescimento significativo em 2022, acrescentando 25 novos profissionais aos seus quadros.

"A Okticket, liderada por Iván Rodríguez, tem-se mostrado muito focada em melhorar a experiência do utilizador, investindo em tecnologia que melhora a qualidade e a velocidade da digitalização, aumentando exponencialmente a satisfação do cliente", afirma Pepe Peris, CEO da Angels.

Paco Illueca, Diretor de Investimentos da Área de Private Equity da GVC Gaesco Valores, e Jesús Muela, Deputy Managing Diretor da GVC Gaesco Valores, afirmaram: "O investimento na Okticket representa um novo passo da Zamit na sua aposta em empresas com forte potencial de crescimento e internacionalização. O caso da Okticket é interessante porque oferece aos seus clientes uma solução digital ótima para a gestão de despesas de viagens profissionais que tem gerado um interesse crescente por parte do mercado".

Sobre Angels / Marina de Empresas

A sociedade de investimento Angels faz parte, juntamente com a EDEM Escuela de Empresarios e a incubadora e aceleradora de startups Lanzadera, do pólo de empreendedorismo Marina de Empresas. Trata-se de uma iniciativa de Juan Roig localizada na Marina de València, cuja missão é formar, aconselhar e financiar os empreendedores de hoje e do futuro e que aposta na criação de riqueza, emprego e na promoção da cultura do empreendedorismo.

A Angels tem como objetivo investir em líderes empreendedores para desenvolverem negócios sustentáveis e ligá-los a investidores. Oferece um modelo de gestão baseado no Modelo de Qualidade Total, a sua rede de contactos, assim como todas as infra-estruturas necessárias para acompanhar o empreendedor, começando pelas instalações situadas na Marina de Empresas. Desde a sua criação, a Angels investiu mais de 35 milhões de euros em 45 empresas. Atualmente conta com 32 empresas investidas.

Sobre Zamit Capital

A Zamit Capital, SCA, SICAV-RAIF ("Zamit Capital") é um veículo de investimento multi-setorial cujo objetivo é apoiar o crescimento das PMEs através da aquisição de participações minoritárias em empresas que operam negócios com potencial de crescimento e com uma equipa de gestão profissional capaz de executar um plano de negócios razoável. A Zamit Capital concentra-se na aquisição de participações minoritárias em empresas com um EBITDA entre 2 e 5 milhões de euros, a fim de injetar fundos para crescer ou substituir um acionista. A Zamit Capital é um veículo gerido pelo Grupo GVC Gaesco.

Outras entidades investidoras

A ronda foi concluída pela Encomenda Smart Capital (o fundo de capital de arranque mais ativo em Espanha) e pela Asterius, um fundo de capital de risco para empresas tecnológicas, e foi gerida pela sociedade de advogados APICE Grupo, liderada por Francisco Piera, especialista em investimentos em startups.

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