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Ter um software com visibilidade instantânea é como ter um GPS para o seu dinheiro. Continue a ler para descobrir todas as vantagens da gestão de despesas automatizada para um CFO digital.
Porque é que a fraude interna ocorre, qual é o seu custo para as organizações e pode ser evitada? Damos-lhe as respostas nesta publicação.
Atualmente, a fraude interna afeta mais de metade das empresas. E os números não param de aumentar. De facto, seis em cada dez organizações reconhecem que sofreram mais casos de um ano para o outro (fonte: ACFE).
Por que razão não se põe termo às irregularidades nos relatórios de despesas profissionais? Quanto dinheiro perdem as organizações? É possível recuperar o controlo das folhas de despesas? Continue a ler para saber as respostas.
A fraude interna é a fraude causada por membros de uma organização. Pode ir desde o roubo de equipamento até à falsificação de recibos. Neste artigo, centrar-nos-emos nas irregularidades no reporte das despesas de viagens profissionais.
Recibos reutilizados, despesas duplicadas, montantes que excedem o limite de despesas estabelecido pela empresa ou compras efectuadas em dias em que o colaborador não está a trabalhar são as principais irregularidades cometidas com as despesas profissionais.
Deve ser feita uma menção especial aos recibos e faturas que não servem de prova. Pode também acontecer que, ao preencher manualmente uma folha de despesas, o colaborador anote a compra mas não anexe o recibo.
Neste ponto, é importante lembrar que os documentos comprovativos só são válidos se contiverem, pelo menos, as seguintes informações:
É igualmente essencial que os dados fiquem legíveis.
De forma geral, a fraude interna resulta frequentemente da falta de controlo interno e do tratamento manual das notas de despesas. Vejamos um exemplo que talvez conheça:
Um colaborador vai em viagem de negócios, faz compras e acumula recibos e faturas no bolso. No último dia do mês, lembra-se de que tem de passar as despesas e deixa-as na sua secretária, amontoadas de qualquer maneira. Quando as verifica com calma, encontra despesas que tinha aprovado, mas que não se enquadram na política de despesas da empresa.
O que é que se pode fazer nesta situação? Se ainda gere as suas notas de despesas à mão, não há muito a fazer. Como veremos mais adiante, a solução reside na digitalização das despesas profissionais.
O investimento em tecnologia pode poupar-lhe muito dinheiro. Estima-se que o custo da fraude interna para as empresas seja equivalente a 5% dos seus rendimentos anuais (fonte: ACFE). Mais factos:
Estamos, portanto, a falar de milhares de euros que podem significar a perda de competitividade, de reputação e, consequentemente, de clientes.
Daí a necessidade de medidas preventivas, como as que visam detetar irregularidades nas folhas de despesas.
Quando se trata de prevenir, detetar e combater a fraude interna nas viagens, a tecnologia é um grande aliado, e as empresas estão conscientes disso. É por isso que as organizações estão dispostas a investir em ferramentas que ponham fim aos erros manuais. Como a Okticket, a solução SaaS mais rápida e poderosa para digitalizar e automatizar as despesas profissionais.
Além disso, as funcionalidades da Okticket foram concebidas para o ajudar a detetar fraudes internas. Ainda não ouviu falar do OKT Card? Ou da lógica personalizada?
Quer connhecer as melhores ferramentas para prevenir e detetar a fraude interna?
O presente documento inclui:
Descarregue o guia "Fraude interna nas despesas empresariais: ferramentas para a detetar" e descubra as chaves para evitar irregularidades nos relatórios de despesas.
A gestão de notas de despesas é um processo aborrecido? Provavelmente porque a sua empresa não utiliza cartões de crédito para viagens de negócios.
Pedidos de adiantamentos, queixas de que os reembolsos demoram a chegar, compras pagas em dinheiro para as quais não existem registos... Considera a gestão das notas de despesas um processo aborrecido? Provavelmente porque a sua empresa não utiliza cartões de crédito para as viagens de negócios.
As vantagens deste produto são inúmeras, a começar pela praticidade de simplificar a gestão e o controlo das despesas de viagem de negócios.
Tal como os cartões bancários tradicionais, oferecem aos viajantes de negócios um meio de pagamento mais seguro e higiênico do que o dinheiro.
Além disso, os empregados que viajam não precisam de adiantar dinheiro do seu próprio bolso ou de pedir adiantamentos quando viajam. Desta forma, a empresa pode controlar muito melhor o seu fluxo de caixa.
O seguro de viagem, com proteção contra perda de bagagem, acidentes, roubo, etc., também não deve ser esquecido.
Mas não estamos a falar do mesmo produto. Há uma série de diferenças entre os cartões de viagem tradicionais e os cartões de empresa que devem ser tidas em conta. Uma delas é a favor dos cartões de crédito de viagem:
Existem muitos cartões de crédito para viagens de negócios no mercado. Uns oferecem prêmios, outros permitem acumular milhas, outros oferecem fidelização através de descontos no abastecimento... O facto de serem mais ou menos interessantes depende da empresa.
Quer saber quais são os melhores cartões de crédito para viagens de negócios do mercado? Comece por analisar as suas necessidades.
Está à procura de um cartão que o ajude a fazer cumprir a sua política de despesas de viagem, a prevenir fraudes internas e a simplificar a gestão de pedidos de reembolso de despesas? Então o Cartão OKT, o cartão inteligente da Okticket, é provavelmente o que precisa.
É um cartão de débito para despesas de negócios com a garantia Mastercard. As suas principais características incluem o seguinte:
Quer conhecer todas as vantagens do Cartão OKT Card? Se pretende conhecer todas as vantagens da nossa solução e os benefícios da utilização do Cartão OKT Card, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.
Gerir despesas profissionais pode ser um desafio, mas com a aplicação Okticket, torna-se uma tarefa simples e eficiente.
Gerir despesas de negócios pode ser um desafio, mas com a aplicação Okticket, torna-se uma tarefa simples e eficiente. Neste artigo, vamos explicar como o Okticket funciona para o ajudar a controlar e gerir eficazmente as despesas de viagens de negócios da sua empresa.
O primeiro passo é registar-se na plataforma Okticket. Assim que tiver a sua conta, pode configurá-la de acordo com as suas necessidades. Introduza os dados da sua empresa, dos seus colaboradores e os métodos de pagamento que irá utilizar para as despesas profissionais. Okticket permite-lhe personalizar a plataforma de acordo com as políticas de despesas da sua empresa.
"Tire uma foto, deite fora o bilhete". Uma das características mais notáveis do Okticket é a facilidade de captura de despesas. Os empregados podem facilmente carregar os seus recibos e facturas diretamente através da aplicação móvel ou da plataforma web. Isto elimina a necessidade de manter registos manuais e assegura que todas as despesas são devidamente documentadas.
O Okticket oferece um fluxo de aprovação personalizável que permite aos gestores rever e aprovar as despesas submetidas pelos empregados. Isto assegura que todas as despesas estão de acordo com as políticas da empresa antes de serem reembolsadas.
A plataforma permite o acompanhamento das despesas em tempo real e disponibiliza relatórios detalhados que ajudam a perceber como estão a ser utilizados os recursos financeiros da sua empresa. Pode definir limites de despesas e receber notificações quando estes são ultrapassados, permitindo-lhe manter um controlo constante.
O Okticket simplifica o processo de reembolso de despesas aos colaboradores. Pode efetuar pagamentos diretos através da plataforma ou exportar dados para processamento no seu sistema de contabilidade. Isto poupa tempo e reduz a possibilidade de erros manuais.
Okticket também facilita a conformidade regulamentar e as auditorias internas e externas. Todos os dados de despesas são armazenados de forma segura e estão disponíveis para revisão quando necessário.
Em resumo, Okticket é a solução perfeita para a gestão de despesas profissionais. Simplifica todos os passos do processo, desde a captura de despesas até à contabilidade e conformidade. Se está à procura de uma forma eficiente e eficaz de gerir as despesas da sua empresa, Okticket é a resposta. Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.
Quais são os principais benefícios da digitalização de despesas da sua empresa?
A digitalização de despesas profissionais é o processo de transformar as despesas como recibos e faturas em formatos digitais para simplificar e otimizar o gerenciamento financeiro de uma empresa ou profissional autônomo.
Para este processo são utilizados softwares de gestão de despesas, ferramentas projetadas para ajudar empresas e profissionais a controlar, monitorar e otimizar suas despesas financeiras. Esses softwares são desenvolvidos para simplificar e automatizar o processo de rastreamento de gastos, proporcionando maior eficiência e precisão na gestão financeira.
Como já falamos recentemente, dentro das despesas profissionais existem diferentes categorias: operacionais, de pessoal, de viagens, de marketing, de representação… estas últimas são muito destacadas já que tratam-se dos gastos relacionados a representar a empresa, como entretenimento de clientes, presentes corporativos e despesas associadas a eventos de networking.
Inserir despesas no âmbito profissional pode ser feito de várias maneiras, dependendo da complexidade da situação e dos recursos disponíveis. Muitas empresas ainda estão a gerir as despesas de forma manual, perdendo muito tempo dos colaboradores em tarefas administrativas em lugar de estar a criar valor à empresa.
Daí a importância de dispor de uma ferramenta para a digitalização das despesas da empresa. Quais são os principais benefícios da digitalização de despesas profissionais?
Está a considerar a utilização de uma aplicação para gerir as despesas da empresa? Antes de escolher uma, certifique-se de que esta cumpre uma série de requisitos:
As vantagens do uso de um software de digitalização de despesas profissionais como a Okticket são muitas, mas poderíamos enumerar as seguintes:
Em definitiva, com a Okticket pode ter toda a gestão das notas de despesas numa única plataforma garantindo eficiência, controle e transparência no gerenciamento das despesas, contribuindo para uma melhor tomada de decisões e otimização dos recursos financeiros.
Quer mais informação? Contacte a nossa equipa.
Despesa ou investimento? As vantagens das viagens de negócios vão para além do que se possa pensar à primeira vista.
Promovem a cultura da empresa, impulsionam o desenvolvimento profissional, estimulam a colaboração, aumentam o compromisso dos trabalhadores, reforçam os laços entre colegas e aumentam o sentimento de pertença à organização. Os benefícios das viagens de negócios vão para além do que se possa pensar à primeira vista.
Estas são algumas das conclusões do relatório "Investing in Travel to Strengthen Culture and Increase Engagement", elaborado pela American Express Global Business Travel (Amex GBT) e pela Harvard Business Review Analytic Services, para o qual foram inquiridos mais de 400 executivos.
Este documento descreve as chaves para permitir que uma organização funcione e prospere quando as equipas estão em locais diferentes. E as viagens de negócios parecem ser a ferramenta para o conseguir.
Embora muitas empresas prefiram gastar os seus orçamentos em viagens que geram lucros (visitas a clientes, por exemplo), as viagens para reuniões internas também podem trazer um valor significativo em termos de cultura empresarial e envolvimento.
De facto, "as empresas podem colher benefícios ainda maiores com estes investimentos em viagens internas", conclui o estudo.
Além disso, de acordo com o estudo, existe uma ligação entre as viagens de negócios e um ambiente de trabalho estável. O estudo sublinha a eficácia das reuniões presenciais para a formação de equipas, o brainstorming e a entrevista de candidatos a cargos importantes.
"A adoção generalizada do teletrabalho pode criar obstáculos à construção de uma cultura empresarial e ao envolvimento, pelo que as viagens de negócios se tornaram ainda mais críticas para reunir as equipas", afirma Alex Clemente, diretor-geral dos Serviços Analíticos da Harvard Business Review, a este respeito.
Mais benefícios das viagens de negócios internas para a organização:
Isto ajuda a reconstruir o capital social e a reforçar a cultura empresarial perdida nos meses que se seguiram à pandemia, quando a maioria das interacções se limitou ao virtual.
Além disso, as viagens de negócios desempenham um papel importante no desenvolvimento profissional (60% dos inquiridos acreditam que sim).
É muito importante, oito em cada dez inquiridos afirmam ter adquirido "maior consciência e empatia pelos colegas e clientes" graças às viagens de negócios.
Prevê-se que as viagens de negócios aumentem até 2024, principalmente para reuniões internas (fonte: Amex '2024 Global Meetings and Events Forecast').
Uma das razões para este facto é a rentabilidade para as empresas. Por exemplo, a GSK explica no relatório que, durante a pandemia, conseguiu ultrapassar as suas previsões de volume de negócios. Mas conseguiu um crescimento ainda maior no ano passado, quando aumentou o seu investimento em viagens de negócios.
Por último, o documento analisa algumas das tendências em matéria de viagens de negócios: uma nova política de viagens mais bem alinhada com a estratégia empresarial, uma maior ênfase na sustentabilidade, acessibilidade, saúde e bem-estar dos viajantes, bem como uma tónica no bleisure (a combinação de lazer e negócios).
Em conclusão, dadas as vantagens das viagens de negócios, estas devem ser vistas não como uma despesa, mas como um investimento para a rentabilidade comercial. Até mesmo como uma oportunidade para reforçar a cultura empresarial e construir relações positivas a longo prazo.
Já calculou quanto custa à sua empresa a gestão manual de despesas de viagens de negócios? Com Okticket, poupe 80% dos custos de gestão das despesas de deslocação em serviço.
60 minutos para preencher uma folha de despesas,20 minutos para a rever e validar, e 18 minutos para corrigir erros. Se tivermos em conta um custo médio de 20 euros por hora de trabalho, este tempo de gestão das notas de despesas custará à empresa mais de 32 euros.
Agora multiplique esse valor por cada uma das pessoas envolvidas no processo ao longo do ano. Acrescente ainda os custos relacionados com o papel (arquivo, fotocópias, correio, etc.), a gestão contabilística e a fraude interna.
Já calculou quanto custa à sua empresa a gestão manual das notas de despesas? Nós sim, e os números não o deixarão certamente indiferente. Vamos fazer uma estimativa tomando como referência uma empresa com 1 validador e 20 empregados que reportam uma média de 5 folhas de despesas por mês:
Portanto, cada mês que não melhora o processo custa à sua organização quase 3.500 euros.
E não adicionamos a estes custos as despesas derivadas do tempo que demora a corrigir uma nota de despesa com erros (18 minutos por cada uma) ou o tempo que demora a efetuar a reconciliação bancária ou a gestão contabilística.
É verdade que uma ferramenta de digitalização e controle de despesas de viagens profissionais como Okticket tem um custo se você quiser usar as funcionalidades mais avançadas (solicite uma demonstração para que possamos fazer uma proposta adaptada às suas necessidades), mas a economia de tempo em comparação com a gestão manual é de 80%. Portanto, o ROI é quase imediato.
Neste ponto, é importante lembrar que Okticket é a solução Fintech mais rápida e poderosa para a digitalização das despesas de viagens profissionais.
A aplicação foi concebida para otimizar e cobrir todo o processo de gestão de notas de despesas, desde o momento em que o pagamento é efectuado, até aos processos de validação, controlo de despesas de viagem e integração com o ERP da empresa.
A aplicação funciona de uma forma muito simples. O utilizador tira uma fotografia do bilhete a partir da aplicação e o motor de reconhecimento extrai as principais informações. Todas as informações sobre as despesas são armazenadas em ordem e acessíveis aos administradores a qualquer momento.
Quer conhecer todas as vantagens de Okticket para a gestão das despesas da sua empresa? Deixe-nos os seus dados e a nossa equipa entrará em contato consigo.
Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
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