A importância da digitalização de despesas profissionais para recuperar o controlo das notas de despesas

A digitalização de despesas profissionais é o processo de transformar as despesas como recibos e faturas em formatos digitais para simplificar e otimizar o gerenciamento financeiro de uma empresa ou profissional autônomo.

Para este processo são utilizados softwares de gestão de despesas, ferramentas projetadas para ajudar empresas e profissionais a controlar, monitorar e otimizar suas despesas financeiras. Esses softwares são desenvolvidos para simplificar e automatizar o processo de rastreamento de gastos, proporcionando maior eficiência e precisão na gestão financeira.

Como já falamos recentemente, dentro das despesas profissionais existem diferentes categorias: operacionais, de pessoal, de viagens, de marketing, de representação… estas últimas são muito destacadas já que tratam-se dos gastos relacionados a representar a empresa, como entretenimento de clientes, presentes corporativos e despesas associadas a eventos de networking.

Benefícios da digitalização de despesas profissionais

Inserir despesas no âmbito profissional pode ser feito de várias maneiras, dependendo da complexidade da situação e dos recursos disponíveis. Muitas empresas ainda estão a gerir as despesas de forma manual, perdendo muito tempo dos colaboradores em tarefas administrativas em lugar de estar a criar valor à empresa.

Daí a importância de dispor de uma ferramenta para a digitalização das despesas da empresa. Quais são os principais benefícios da digitalização de despesas profissionais?

• Redução de papel: Ao digitalizar as despesas, elimina a necessidade de armazenar fisicamente uma grande quantidade de documentos em papel, contribuindo para a sustentabilidade e reduzindo o espaço de armazenamento.
• Organização e acessibilidade: Com a digitalização, é mais fácil organizar e acessar as despesas quando necessário. Pode categorizar, marcar e pesquisar eletronicamente, facilitando a localização de informações específicas.
• Eficiência: Digitalizar despesas pode acelerar o processo de aprovação e reembolso. Documentos digitais podem ser compartilhados instantaneamente, reduzindo o tempo necessário para a análise e aprovação.
• Integração com software financeiro: Muitas soluções de digitalização de despesas podem ser integradas a software de contabilidade ou sistemas de gestão financeira, proporcionando uma visão mais abrangente e automatizada das finanças.
• Redução de erros: A automação associada à digitalização minimiza erros manuais frequentes associados à entrada de dados em papel.
• Conformidade fiscal: Manter registros digitais facilita a conformidade com requisitos fiscais.
• Mobilidade: Com a digitalização, é possível gerenciar despesas de qualquer lugar, facilitando o trabalho remoto e a colaboração entre equipes distribuídas.

Como escolher uma app para gerir despesas profissionais?

Está a considerar a utilização de uma aplicação para gerir as despesas da empresa? Antes de escolher uma, certifique-se de que esta cumpre uma série de requisitos:

• Se não for de fácil utilização, os colaboradores não a utilizarão ou utilizá-la-ão de forma incorrecta
• Permite controlar as despesas por categoria.
• Integra-se com o seu software de contabilidade.
• Permite a reconciliação bancária.
• Pode fornecer informações em tempo real sobre os hábitos de despesa dos colaboradores.
• Adapta-se às necessidades de cada utilizador.
• Quando a despesa é efectuada fora da zona Euro, a aplicação tem de ser capaz de converter essa moeda para o Euro.
• Funciona sem ligação à Internet.

Porque a Okticket é a melhor eleição para digitalizar as despesas da sua empresa

As vantagens do uso de um software de digitalização de despesas profissionais como a Okticket são muitas, mas poderíamos enumerar as seguintes:

1. Permite aos usuários capturar e armazenar digitalmente recibos de despesas utilizando câmeras de smartphones A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) extrai automaticamente as informações fiscalmente relevantes.
2. Facilita a organização das despesas por categorias, como viagens, refeições, transporte, combustível, entre outras. Isso ajuda na análise posterior e na preparação de relatórios detalhados.
3. Oferece um fluxo de trabalho para a aprovação de despesas. Isso é particularmente útil em organizações onde as despesas precisam passar por uma revisão e aprovação antes do reembolso.
4. Permite a conciliação bancária; a importação automática de transações de cartões de crédito e contas bancárias, economizando tempo na entrada manual de dados.
5. Gera relatórios detalhados sobre as despesas, oferecendo insights valiosos sobre padrões de gastos, orçamentos excedidos e áreas de oportunidade para economias.
6. Ajuda a garantir a conformidade com regulamentações fiscais, fornecendo documentação organizada e detalhada para auditorias.
7. Muitos softwares de gestão de despesas têm aplicativos móveis que permitem que os usuários capturem despesas em tempo real, independentemente da localização.
8. Facilita a integração dos dados de despesas com sistemas de contabilidade, evitando a necessidade de entrada manual duplicada.

Em definitiva, com a Okticket pode ter toda a gestão das notas de despesas numa única plataforma garantindo eficiência, controle e transparência no gerenciamento das despesas, contribuindo para uma melhor tomada de decisões e otimização dos recursos financeiros.

Quer mais informação? Contacte a nossa equipa.

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