Digitalização de pedidos de reembolso de despesas de viagens de negócios responsáveis

As viagens de negócios responsáveis passam pela digitalização dos relatórios de despesas. Numa altura em que a sustentabilidade aplicada às viagens de negócios é um dos principais desafios do sector, as acções que visam cuidar do ambiente assumem especial relevância.

Com o objetivo de ajudar as empresas a conceberem "uma política de viagens mais responsável e sustentável, com enfoque no ambiente, na consciência social e na boa governação empresarial", a plataforma Forum Business Travel acaba de publicar um guia prático.

El texto aporta las pautas para abordar este desafío “con indicadores y acciones concretas antes, durante y después del viaje”. Y precisamente, uno de los indicadores de gestión que miden el compromiso de las organizaciones con la sostenibilidad es la digitalización de las notas de gastos de viaje profesionales.

Neste ponto, é importante lembrar que se calcula que um quilo de papel, o equivalente a 200 folhas DIN A-4 de 80gr/m2, produz a emissão de 3 kg de CO2.

(Fonte: OVACEN).

Quer saber quantas emissões a sua organização gera através da utilização de papel? Existem calculadoras em linha para o efeito, como esta da STEINBEIS Paper.

Preferência por hotéis e meios de transporte mais sustentáveis

O guia, desenvolvido em colaboração com a empresa de consultoria Genéthico, pretende ser um manual para as empresas darem passos em direção aos objetivos da Agenda 2030 para o Desenvolvimento Sustentável, um compromisso das Nações Unidas assinado por 193 países, incluindo a Portugal.

Para aumentar a sensibilização, os autores recordam que o sector das viagens e do turismo é responsável por 8% das emissões globais de CO2.

Do lado positivo, as organizações estão a tornar-se cada vez mais conscientes. O inquérito revelou que 88% das empresas estão a considerar medidas a curto prazo para reduzir o impacto ambiental das suas viagens de negócios.

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As preferências dos viajantes começam a mudar para hotéis com rótulos ecológicos e meios de transporte mais sustentáveis, como os carros elétricos. Os cartões de pagamento virtuais também estão a ganhar peso.

Áreas de ação

São identificadas seis áreas de ação no Business Travel “contribuir para um mundo mais sustentável e mais seguro para todos”:

1. Descarbonização do sector do turismo.
2. Mobilização de toda a cadeia de valor.
3. Elaboração de relatórios.
4. Criação de políticas de viagens sustentáveis.
5. Formação dos empregados.
6. Reduzir o impacto negativo das viagens ou, em qualquer caso, compensá-lo.

"Entre as ações que as empresas podem considerar estão a redução da resistência à mudança, tornando os funcionários prescritores dos valores da empresa, reforçando as ligações entre os diferentes departamentos e propondo medidas de forma transparente e honesta", explica Natalia Ros, sócia fundadora do Forum Business Travel.

Para Óscar García, sócio fundador do Forum Business Travel, as medidas "são muitas e variadas, desde avaliar quantas pessoas devem viajar ou dar prioridade aos voos diretos, até optar por restaurantes com produtos 0 Km, utilizar novas tecnologias para reduzir a utilização de papel ou analisar o impacto das viagens para detetar as práticas menos sustentáveis".

As chaves para as viagens de negócios sustentáveis

Se quiser empenhar-se em viagens de negócios sustentáveis, tem de começar a aplicar medidas antes de viajar. Eis algumas medidas que pode tomar:

• Avaliar o número de pessoas a deslocar.
• Avaliar a duração ótima da viagem.
• Concentração nos meios de transporte que utilizam biocombustíveis.
• Dar prioridade aos voos sem escalas.
• Trabalhar com fornecedores sustentáveis certificados.

Durante a viagem, o ideal seria utilizar os transportes públicos, informar o hotel de que não é necessário mudar as toalhas diariamente, dar prioridade a restaurantes que ofereçam produtos zero-quilómetros, utilizar cartões de pagamento virtuais ou solicitar um comprovativo de pagamento em formato eletrónico.

E depois da viagem? Uma das medidas mais eficazes é a gestão das despesas de deslocação dos colaboradores através de ferramentas digitais como a Okticket. Calcular o ROI da viagem, medir o impacto ou compensar o CO2 emitido são outras ações recomendadas pelos especialistas.

Para além de seguir uma estratégia, o guia sublinha a importância de a comunicar externamente, a fim de melhorar a reputação da marca e, consequentemente, aceder a novos mercados e contribuir para o crescimento da empresa.

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