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Desde estatísticas baseadas em dados anteriores a informações em tempo real. Desde simples relatórios de despesas e vendas até análises avançadas que ajudam a tomar decisões estratégicas. Da reação à ação… A gestão de despesas é muito mais eficiente quando são aplicadas ferramentas de Business Intelligence.

Peter Luhn, conhecido como o pai da Business Intelligence, definiu-a já no final dos anos 50 como "a capacidade de compreender as inter-relações dos factos apresentados de forma a orientar as ações para um objetivo desejado".

Hoje podemos acrescentar que é a solução perfeita para as empresas detetarem novas oportunidades de negócio, preverem ou corrigirem erros a tempo e anteciparem possíveis mudanças, tendências ou acontecimentos imprevistos.

As melhores ferramentas de BI para a gestão de despesas

Isto é possível graças a uma série de ferramentas que estão a evoluir todos os dias. Existe uma grande variedade no mercado. A escolha de uma ou de outra depende do orçamento, do sector ou das necessidades de cada empresa.

Algumas são mais orientadas para a gestão de dados, outras para a elaboração de relatórios… Há mesmo aplicações de descoberta de dados que permitem a análise preditiva para fazer projeções futuras.

Quais são as melhores ferramentas de business intelligence? QlikView, Power BI, Tableau, Microsoft Dynamics, IBM Cognos Analytics, SAP Business Intelligence, Oracle Business Intelligence, Sisense, Gooddata, Clear Analytics, Geckoboard ou Style Intelligence são algumas das mais utilizadas.

Ao escolher um software de gestão de despesas empresariais, o ideal é optar por um que se integre a uma dessas ferramentas. Na Okticket, além de integrarmos de forma rápida, bidirecional e evolutiva com os principais ERP e softwares de gestão do mercado, integramos com os sistemas de BI Qlik View e Power BI.

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Aplicações do Business Intelligence nas empresas 

A melhor forma de explicar as vantagens do Business Intelligence é ver as aplicações que pode ter em diferentes tipos de empresas, independentemente do sector ou da dimensão. Vejamos alguns exemplos!

• Uma empresa de telecomunicações pode saber se um cliente vai abandonar o serviço e orientar as suas estratégias para atrair novos clientes.
• Os restaurantes podem ter uma visão clara dos produtos que devem ser adicionados ou retirados do menu.
• Um banco pode identificar os clientes com maior capacidade de crédito para lhes oferecer determinados produtos.
• As ferramentas de BI permitem uma análise exaustiva do historial de vendas e do inventário do armazém. A otimização do stock é muito importante em sectores como o retalho, onde não é fácil acertar na quantidade em stock, especialmente quando se trata de produtos sazonais.
• Também ajuda a analisar o perfil dos clientes (residência, estado civil, idade, sexo, número de filhos, etc.) e a saber quais são os clientes mais rentáveis para os fidelizar. Quer saber a que clientes pode oferecer uma determinada promoção? As ferramentas de BI permitem-lhe saber questões como que marcas de água-de-colónia gostam, que tipo de alimentos costumam comprar ou quando costumam comprar roupa de criança, para dar alguns exemplos.
• Os departamentos de RH dispõem de um recurso de business intelligence para gerir os bónus através da análise do seu desempenho real.

A importância do BI para a gestão de despesas profissionais

Os seus empregados gastam dinheiro em viagens? As ferramentas de BI ajudá-lo-ão a analisar o comportamento dos viajantes de negócios. Desta forma, saberá em que categorias gastam mais (quilometragem, gasolina, ajudas de custo, alojamento…) e poderá preparar uma estratégia para otimizar o orçamento.

Também se pode ir mais longe. Imagine que tem vários trabalhadores a viajar por estrada. Graças às ferramentas de Business Intelligence, pode calcular o itinerário mais barato com base em variáveis como o preço do combustível nas estações de serviço ao longo do percurso.

Vantagens da Business Intelligence

Como estamos a ver, uma das principais vantagens do Business Intelligence é aumentar a rentabilidade das organizações. Isto é possível graças às utilidades que oferece. O que pode fazer?

• Analisar, gerir e medir dados relacionados com a sua atividade. Também a partir do seu telemóvel, para que tenha acesso em tempo real.
• Aceda à informação de forma ordenada e visual, uma vez que pode obter estatísticas completas e gráficos de vendas de forma automatizada.
• Obter uma visão global de toda a empresa. Já não precisa de ir de área em área para elaborar relatórios e fazer benchmarking.
• A informação é armazenada na nuvem, num ambiente protegido mas acessível, para que a possa consultar sempre que precisar. Se precisar de a analisar com mais calma, pode sempre exportar o histórico do documento.
• Já se apercebeu que ocorreram desvios orçamentais? Pode também implementar um Balance Scorecard para detetar as causas e resolvê-las.

Em suma, o Business Intelligence aplicado à gestão de despesas permite-lhe acompanhar os objetivos, identificar as áreas que não estão a atingir os resultados esperados, fazer projeções futuras com base em informações fiáveis e antecipar problemas para os resolver antes que seja tarde demais.

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As empresas sabem como os clientes são importantes e passaram os últimos anos a concentrar-se na forma de melhorar a experiência do utilizador. Afinal de contas, os clientes são o principal ativo de qualquer empresa, certo? A má notícia é que algumas se têm esquecido do bem-estar dos seus empregados.

O que é que acontece quando os trabalhadores não se sentem acarinhados? Ficam desmotivados, a sua produtividade diminui, o absentismo aumenta, cometem mais erros, são mais suscetíveis de defraudar as despesas profissionais, etc.

Foi preciso a pandemia da COVID-19 e o teletrabalho forçado para que os departamentos de RH se apercebessem da necessidade de reter talentos na área tecnológica. Como é que o vão fazer? Detetando os fatores de risco que impedem os trabalhadores de melhorar o seu dia a dia.

Vantagens das Fintech na gestão dos Recursos Humanos

Existem muitas causas para a agitação laboral, mas uma grande parte delas pode ser resolvida graças à transformação digital.

Um exemplo claro deste facto pode ser encontrado na tecnologia financeira. As tarefas de rotina, como a gestão manual das despesas da empresa, consomem muitos recursos e são uma fonte de conflito se forem efetuadas manualmente.

Ao automatizá-los com soluções para digitalizar as despesas de viagem como a que oferecemos em Okticket, todos ganham:

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• Os empregados podem comunicar as despesas no local a partir do seu telemóvel, onde quer que estejam, sem necessidade de se deslocarem ao escritório ou de preencherem relatórios de despesas.
• Os trabalhadores móveis que adiantaram dinheiro do seu bolso são reembolsados muito mais cedo.
• O departamento administrativo demora até 80% menos tempo a rever e validar as folhas de despesas. Além disso, podem fazê-lo no local e não têm de perseguir os empregados nómadas para que entreguem as notas de despesas antes do final do mês.
• A gestão contabilística é otimizada através da reconciliação dos cartões de crédito da empresa e da integração com o ERP, os sistemas de gestão e os sistemas de BI.
• Todos dizem adeus aos recibos e faturas em papel. Como o Okticket é aprovado pelo fisco, os documentos digitalizados têm a mesma validade fiscal que os originais em papel. Os empregados não têm de os acumular e o departamento de contabilidade não precisa de os classificar e guardar em caso de inspeção fiscal.
• Os erros e o risco de fraude interna são minimizados, resultando em poupanças financeiras para a empresa.
• É possível verificar se as despesas estão em conformidade com a política de viagens da empresa.
• Os dados pessoais e empresariais são guardados num ambiente cloud seguro.

A tecnologia financeira traz, portanto, uma série de benefícios para os trabalhadores e para as empresas: otimização da gestão do tempo, economia de custos, flexibilidade, fluxos de trabalho simplificados, personalização, transparência comercial, automatização, controlo orçamental e muito mais.

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Apps digitais que contribuem o bem-estar no trabalho

Além disso, as ferramentas digitais são essenciais para a implementação do Smart Working, uma nova forma de trabalho à distância baseada na confiança depositada no trabalhador. A empresa fornece aos trabalhadores todos os recursos necessários e estes realizam o seu trabalho de forma totalmente autónoma.

É preciso não esquecer que os trabalhadores, sobretudo os mais jovens, já não olham apenas para o facto de o salário ser bom ou mau. Dão grande importância ao salário emocional. Questões básicas como a flexibilidade e um bom ambiente de trabalho são muito tidas em conta.

O conceito de bem-estar no trabalho inclui também os cuidados de saúde dos trabalhadores. As aplicações digitais também estão a ganhar importância neste domínio. Hoje em dia, já estão a ser implementados sistemas de Inteligência Artificial nos escritórios que medem a concentração de CO2, a qualidade do ar, a qualidade da água, a humidade, a iluminação, a temperatura, etc. Uma vez obtidos os dados, os valores são ajustados de forma a serem ótimos.

É evidente que a eficiência de uma empresa aumenta quando são implementadas as ferramentas tecnológicas corretas. Mais concretamente, em 20%, de acordo com um estudo recente da Oracle.

Resumindo: a digitalização contribui para o bem-estar dos trabalhadores no trabalho e, por conseguinte, está diretamente relacionada com um aumento da produtividade, da reputação da empresa e da imagem de marca do empregador. Tudo isto se traduz em rentabilidade para empresas de todas as dimensões.

Quando esta transformação digital é acompanhada por outros fatores-chave, como a tomada de decisões baseada em dados ou uma visão digital partilhada, a eficiência empresarial pode aumentar até 66%.

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Entre 18 e 22 de junho, dez startups tecnológicas selecionadas entre mais de 50 candidaturas participaram na primeira edição do Google Launchpad Astúrias. Um programa de incubação e aceleração desenvolvido pela Google que já foi levado a cabo em cidades como Paris, Berlim, Telavive, Madrid e Barcelona, e que aterrou pela primeira vez em Gijón.

Durante uma semana, 20 profissionais do sector tecnológico orientaram as equipas de cada uma das dez startups com formação prática em áreas críticas da empresa, como a estratégia de produto, UX/UI, tecnologia e marketing. Para além disso, oito apresentações sobre estes temas foram abertas ao público.

Na sexta-feira, dia 22, realizou-se o Demo Day nas instalações da Gijón Impulsa com a apresentação dos projectos de todas as empresas participantes. A equipa do Google Launchpad Astúrias, juntamente com os mentores que participaram na conferência, escolheu o projeto Okticket como o mais promissor de todos os apresentados.

Talento tecnológico em Astúrias

O evento foi organizado pela Associação Asturiana de Startups (Astur Valley) e pelo GDG Asturias (Google Developers Group), com o apoio da Gijón Impulsa, com o objetivo de proporcionar às empresas asturianas um programa exclusivo de formação internacional para otimizar os seus negócios.

As dez empresas selecionadas para participar foram a Betdecision, a EsportsCalendar, a Gamar, a GooCheck, a Kombox, a Okticket, a Sibox, a Singularbrain, a Toptasting e a Xteach.

O objetivo da conferência era contribuir para a melhoria dos projetos através de um programa intensivo com benefícios imediatos nos produtos que desenvolvem e dar mais visibilidade a nível nacional às startups asturianas.

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O passado 11 de abril, realizou-se em Paris a 13ª edição do "Sommet des Leaders de la Finance", uma reunião que contou com a presença dos nossos colegas da Okticket França.

Simultaneamente, teve lugar o Fintech Show 2023, um evento patrocinado pela Okticket, onde pudemos ver em primeira mão o que está a acontecer no sector a nível europeu.

Organizada pela Décideurs Corporate Finance e pelo Groupe Ficade, a conferência reuniu os directores financeiros das principais empresas francesas para debater os desafios que o sector financeiro enfrenta na atual conjuntura económica.

Tomámos nota e chegámos a algumas conclusões!

• O diretor financeiro deve antecipar cenários presentes e futuros.
• O papel do diretor financeiro é fundamental para as empresas. Ele ou ela é um ator na transformação digital e tem de envolver toda a equipa.
• A transformação digital é fundamental para atrair talentos.
• A transformação digital e a sustentabilidade devem andar de mãos dadas.

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