Dizem que a informação é poder, mas quando se trata das finanças empresariais, a frase correta seria: “A informação financeira é poder, mas somente se você souber como usá-la”. Neste caminho rumo à eficiência operacional, é fundamental parar em um ponto estratégico que, às vezes, passa despercebido: a contabilidade de gestão.

Normalmente, ao falar de contabilidade, a mente se concentra na contabilidade financeira. Mas nem tudo são relatórios para investidores, entidades financeiras ou reguladores. Também é necessário transformar os dados financeiros em insights acionáveis para a tomada de decisões estratégicas.

Neste artigo, veremos o valor que a contabilidade de gestão agrega em termos de otimização financeira, redução de custos e fortalecimento da estratégia empresarial.

O que é a contabilidade de gestão?

Tambiém conhecida como contabilidade diretiva, a contabilidade de gestão se concentra- se em coletar, analisar e interpretar dados financeiros e não financeiros para maximizar os lucros e melhorar a tomada de decisões estratégicas.

Esses detalhes agregam valor adicional à mera informação contábil. Além de contrubuir para a evolução empresarial, permitem fazer projeções futuras e até detectar possíveis erros antes que seja tarde para agir.

E tudo isso sem a obrigação de cumprir as normas e padrões contábeis aos quais a contabilidade financeira está sujeita.

Principais características da contabilidade de gestão

Pode-se dizer que a contabilidade de gestão é uma combinação entre a contabilidade financeira e a contabilidade de custos, caracterizando-se por algumas particularidades:

• É gerida internamente e não é divulgada para fora da empresa.
• Não está sujeita a regulamentações externas, o que permite adaptação às necessidades do negócio.
• É orientada para a tomada de decisões estratégicas de acordo com a política empresarial.
• Analisa as estruturas organizacionais e mede a sua eficiência em relação à produtividade.
• Avalia indicadores-chave como tempos de produção, uso de recursos e definição de preços, abrangendo diversos departamentos.
• Utiliza técnicas avançadas, como análise marginal, avaliação de estoques e ferramentas de previsão financeira.

Benefícios da contabilidade diretiva para as empresas

Em resumo, a contabilidade de gestão ou diretiva oferece diversas vantagens para os departamentos financeiros. Aqui estão algumas das principais:

• Tomar decisões fundamentadas, baseadas em informações reais, precisas e relevantes.
• Otimizar recursos estrategicamente, maximizando a rentabilidade.
• Analisar tendências e adaptar-se rapidamente às mudanças do mercado, tornando as empresas mais competitivas.
• Controlar os gastos, sejam de produção, operacionais ou administrativos.
• Avaliar a rentabilidade das diferentes áreas para identificar exatamente quais geram mais receita e quais necessitam de ajustes.
• Apoiar decisões estratégicas de longo prazo.

Portanto, a contabilidade de gestão é o complemento necessário da contabilidade financeira para otimizar a eficiência e a rentabilidade de uma empresa.

Diferenças entre contabilidade financeira e contabilidade de gestão

Ambas as disciplinas ajudam os gestores a tomar decisões de alto nível, mas as diferenças são evidentes. Enquanto a contabilidade financeira fornece uma imagem fiel da situação econômica, a contabilidade de gestão permite transformar esses dados em estratégias que otimizam o desempenho empresarial.

Abaixo, segue um quadro comparativo:

Exemplo prático

Vamos ilustrar essas diferenças com um exemplo. Imagine uma empresa onde uma parte significativa do orçamento é destinada a viagens de negócios. Com a contabilidade financeira, é possível saber quanto os funcionários gastam no total, e talvez até dividir por categorias gerais, como hospedagem e transporte.

Por outro lado, a contabilidade de gestão permite detalhar esses valores para entender melhor os gastos. Quanto é gasto em passagens aéreas, táxis, transporte público, aluguel de carros, quilometragem, combustível, portagens, estacionamentos, etc.

Dessa forma, é possível identificar padrões de gastos e negociar melhores acordos com fornecedores.

Como implementar a contabilidade de gestão em uma empresa

Agora que já compreendemos a importância da contabilidade de gestão, veja como integrá-la de maneira eficaz:

1. Definir os indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para o negócio. Por exemplo, margem de contribuição, custo por unidade ou taxa de rotação de estoque.
2. Automatizar o processo contábil. Obter as informações necessárias é mais difícil quando se utilizam métodos manuais. Aqui entram em jogo soluções especializadas na gestão de despesas profissionais, como a Okticket.
3. Integrar a contabilidade de gestão ao ERP da empresa (Sage, SAP, Microsoft, Oracle, Odoo, etc.).
4. Revisar periodicamente os dados para ajustar a estratégia empresarial.

Uso da contabilidade de gestão na otimização dos gastos corporativos com a Okticket

Como mencionámos, a tecnologia é essencial para implementar a contabilidade de gestão de forma eficiente. A Okticket, por exemplo, utiliza IA para melhorar o processo de gestão de despesas de viagem corporativa.

Depois de registado o gasto, ele é classificado por tipo (transporte, hospedagem, refeições, quilometragem, etc.), departamento, centro de custo, forma de pagamento ou usuário.

Toda esta informação fica armazenada e organizada para que os departamentos de back office possam analisá-la da melhor forma possível.

Além disso, pode integrá-la ao seu ERP ou software de gestão empresarial para uma gestão contábil automatizada.

Conclusão: A contabilidade de gestão como pilar da rentabilidade empresarial

Apesar de suas diferenças, a contabilidade financeira e a contabilidade de gestão são complementares.

Enquanto a primeira oferece uma visão global da situação económica, a segunda permite otimizar custos, melhorar o planeamento financeiro e aumentar a rentabilidade.

O sucesso ou o fracassodo negócio dependerá da sua correta aplicação.

Ferramentas como a Okticket contribuem para uma contabilidade mais acessível e eficiente. Experimente hoje mesmo!

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Com o aumento da frota de veículos elétricos, cada vez mais empresas precisam gerir e controlar os pagamentos das recargas de energia quando os colaboradores viajam a trabalho.

Seja porque os trabalhadores utilizam o seu próprio carro elétrico para deslocações, ou porque utilizam veículos da frota empresarial que precisam ser recarregados durante o percurso, esses custos de eletricidade devem ser tratados da mesma forma que os de combustível e quilometragem de um carro a combustão.

Nas próximas linhas, exploraremos as melhores práticas para monitorar e otimizar esse processo.

Estratégias para gerir os pagamentos das recargas de energia em viagens corporativas

As empresas que precisam gerir os custos das recargas em postos de carregamento enfrentam desafios como a diversidade de fornecedores, os diferentes métodos de pagamento, a falta de estratégias empresariais para controlar essa despesa e a dificuldade de obter comprovativos válidos em alguns pontos de recarga.

Para superar esses desafios, as empresas precisam de ferramentas e processos eficientes.

Utilizar cartões corporativos

De acordo com o último Barômetro de Eletromobilidade, Portugal conta com milhares de pontos de recarga para veículos elétricos, e esse número continua a crescer.

A expansão da infraestrutura de recarga é uma boa notícia para a mobilidade sustentável, mas também exige uma redefinição da gestão das despesas corporativas.

Até agora, métodos de pagamento como os cartões de combustível permitiam simplificar o reembolso e a gestão das despesas associadas às viagens de negócios.‍

Com os carregadores elétricos, os meios de pagamento variam, exigindo maior controlo por parte do departamento financeiro para garantir a rastreabilidade dos gastos.

Ao validar as despesas, podem surgir pagamentos realizados com cartões de crédito, cartões empresariais, dinheiro, chaves RFID ou diretamente por aplicativos dos operadores de recarga.

Portanto, a melhor solução é utilizar um cartão empresarial que permita pagamentos em todas as estações de recarga, unificando todos os gastos em um único sistema. Isso também evita que os colaboradores precisem adiantar dinheiro do próprio bolso. Além disso, é possível configurar limites de gasto e restrições por categoria para evitar usos indevidos.

Implementar uma solução especializada na gestão de despesas empresariais

Aplicações voltados para a digitalização de despesas de viagem, como a Okticket, facilitam o controlo das recargas de veículos elétricos. Como eles ajudam?

• Digitalizam e validam automaticamente os recibos de recarga. Os utilizadores podem fotografar as faturas das recargas de energia por meio de uma aplicação móvel. A tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) extrai automaticamente informações como valor, data e local.
• Permitem registrar e centralizar todos os pagamentos realizados nos postos de carregamento, independentemente do método de pagamento.
• Oferecem controlo em tempo real dos gastos de cada colaborador, ajudando a identificar erros, padrões de gasto incomuns ou possíveis fraudes (como faturas duplicadas).
• Automatizam solicitações de reembolso, enviando-as para os aprovadores designados e acelerando o processo.
• Geram relatórios detalhados sobre consumo de energia, custos por trajeto e padrões de gasto.
• Integram-se com o sistema contabilístico da empresa, automatizando a contabilidade.
• Armazenam faturas e dados de despesas de forma segura na nuvem, garantindo acesso rápido e seguro.

Com essas ferramentas, as empresas podem identificar oportunidades de economia, negociar melhores condições com fornecedores de recarga e tomar decisões estratégicas baseadas em dados reais.

Planejar estrategicamente as rotas

Quer reduzir custos? Identifique os postos de carregamento mais económicos e planeie os trajetos com base na localização deles.

Aplicações como Google Maps, Electromaps e ABRP (A Better Route Planner) ajudam a planejar percursos eficientes e prever os custos de recarga.

Estabelecer uma política clara de despesas de viagem

Se sua empresa já possui uma política de despesas de viagem, é essencial atualizá-la para incluir os gastos com a recarga de veículos elétricos. Caso ainda não tenha uma, é hora de implementá-la. Certifique-se de definir os seguintes aspectos:

• Tipos de abastecimento cobertos: combustível, eletricidade, etc.
• Onde os veículos podem ser carregados.
• O limite de gasto permitido por recarga e por viagem.
• Os meios de pagamento autorizados: cartões corporativos, numerário, adiantamentos...
• Quais despesas são reembolsáveis e quais não são.
• Os requisitos para validação dos comprovativos.
• O processo de reembolso.
• Quem são os responsáveis por revisar e aprovar essas despesas.

Além disso, é recomendável realizar auditorias periódicas para garantir que os gastos estejam alinhados com as políticas da empresa e atualizar as diretrizes conforme necessário.

Quanto custa carregar um carro elétrico em 2025?

Para definir limites de gasto, é importante conhecer os custos das recargas, que variam conforme o consumo do veículo (kWh/km) e o local da recarga. As principais situações incluem:

• Recarga na sede da empresa: o custo é controlado diretamente pela organização.
• Recarga na casa do colaborador: é necessário apresentar a fatura de energia elétrica, e o custo médio por quilowatt-hora é de 0,21 euros.
• Recarga em postos públicos: os preços variam de acordo com a localização e o tipo de carregamento (semi-rápido, rápido ou ultrarrápido), podendo custar entre 0,43 e 0,79 euros por kWh (Fonte: Automóvel Club de Portugal).

Conclusão

Os veículos elétricos representam o futuro da mobilidade sustentável, mas exigem uma gestão eficiente dos custos de recarga.

A solução passa por em políticas internas bem definidas, cartões empresariais e o uso de um sistema especializado na gestão de despesas. Quer saber mais?

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As informações mais recentes indicam que as viagens de negócios em Portugal deverão crescer 9% em 2025. Como as deslocações profissionais são uma parte essencial da estratégia empresarial, é fundamental rever periodicamente os mecanismos de controlo das despesas corporativas.

Já sabemos que uma má gestão dos gastos com viagens pode resultar em custos desnecessários, riscos de fraude ou incumprimentos fiscais, que afeta a rentabilidade e a conformidade com a Autoridade Tributária.

Neste artigo, exploramos as melhores práticas para gerir despesas empresariais de forma eficiente. Está pronto para posicionar a sua empresa na vanguarda da eficiência financeira?

Controlo de Despesas Corporativas: Como Estabelecer uma Política de Gastos de Viagem Eficiente e Automatizada

Sem uma política de gastos de viagem clara e bem estruturada, é difícil garantir um controle eficiente das despesas empresariais. Aqui estão os principais pontos que não podem faltar neste documento:

Defina limites máximos por destino

O ideal é estabelecer limites por categoria, levando em consideração o destino da viagem. Um hotel em Lisboa, por exemplo, pode ter um custo diferente de um no Porto.

Algumas empresas também ajustam esses limites de acordo com a hierarquia do colaborador (diretores, gestores, equipe operacional).

Estabeleça um procedimento claro para solicitações

Também é essencial que os colaboradores saibam quando e como devem comunicar a necessidade de uma viagem. Isso é especialmente relevante no caso de solicitação de adiantamentos.

Determine o processo de reembolso

Este ponto envolve diversas questões importantes, pois nem sempre os colaboradores estão atentos aos detalhes necessários para um reembolso adequado.

Documentação necessária para justificativa fiscal

Para garantir a dedutibilidade fiscal perante a Autoridade Tributária portuguesa, é essencial contar com:

• Faturas eletrónicas com o NIF da empresa.
• Comprovativos de transporte com data e número de referência.
• Recibos de alimentação e hospedagem que cumpram os requisitos fiscais.

A não conformidade com a emissão correta de faturas pode resultar em multas elevadas, o que reforça a importância de um controle rigoroso.

Defina quais gastos são reembolsáveis

É importante deixar claro quais despesas são passíveis de reembolso e quais não são, para evitar mal-entendidos e problemas futuros.

Flexibilidade nas políticas internas

As políticas internas de despesas devem prever alguma margem de flexibilidade para se adaptarem a situações inesperadas.

Imagine, por exemplo, que surge uma reunião de última hora com um cliente e os bilhetes de avião estão mais caros do que o habitual. Ou que a equipa comercial precisa participar numa feira, mas os preços dos hotéis estão muito elevados devido a um grande evento na cidade.

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Automatize a gestão de despesas e cumpra com a legislação fiscal

A tecnologia desempenha um papel fundamental na aplicação das regras internas de gastos. Ferramentas de gestão de despesas e reservas podem automatizar políticas da empresa, eliminando processos manuais demorados e reduzindo erros administrativos.

Além disso, os colaboradores valorizam ferramentas intuitivas que facilitem o reporte de despesas. Neste contexto, aplicações móveis como a Okticket permitem capturar e carregar recibos instantaneamente, categorizando automaticamente os gastos.

Os departamentos financeiros também se beneficiam, pois conseguem gerir despesas em tempo real: revisar, aprovar, conciliar e contabilizar automaticamente graças às integrações bidirecionais com os principais sistemas de gestão empresarial e agências de viagens.

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Gestão eficiente de despesas com o módulo de solicitação de viagens da Okticket

Essa integração é especialmente vantajosa para otimizar o novo módulo de solicitação de viagens. Com essa funcionalidade, os colaboradores podem criar pedidos indicando informações essenciais como data, destino e orçamento.

Uma vez aprovada a solicitação, a empresa terá visibilidade total de todas as despesas relacionadas, identificando em tempo real possíveis discrepâncias ou cobranças não autorizadas.

Formação e auditoria: elementos-chave para um controlo eficiente de despesas

O sucesso na gestão de despesas empresariais não depende apenas do departamento financeiro. O comprometimento dos colaboradores também é essencial.

Por isso, é importante que todos recebam formação adequada sobre as regras de gasto e sobre as tecnologias utilizadas.

Uma ideia interessante seria realizar um simulacro de viagem corporativa, no qual os colaboradores precisariam solicitar um orçamento, registar despesas e enviá-las para validação.

Além disso, auditorias periódicas são fundamentais para identificar irregularidades, otimizar recursos e assegurar o cumprimento das obrigações fiscais.

Conclusão

Um bom controlo de despesas empresariais não apenas protege os recursos da sua empresa, mas também melhora a experiência dos colaboradores e reduz os riscos fiscais.

Com a Okticket, a sua empresa pode gerir despesas de forma rápida, segura e em comformidade com as normas fiscais em Portugal. Vamos conversar sobre como otimizar a sua gestão financeira?

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A gestão de faturas está a dar-lhe dor de cabeça? Imagine uma administração sem complicações, onde tudo se resolve no tempo que leva a abrir uma app e fazer alguns cliques. Essa solução existe e tem nome: OCR de faturas.

Esta tecnologia permite digitalizar, interpretar e extrair automaticamente as informações essenciais das faturas. O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) elimina a necessidade de introduzir dados manualmente e reduz os erros humanos, tornando a gestão muito mais ágil e eficiente.

O que é o OCR de faturas e como funciona?

O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) é uma tecnologia que converte documentos digitalizados ou escaneados em dados estruturados e editáveis. Na gestão de faturas, este processo permite automatizar a captura de informações e integrá-las a sistemas contábeis e de gestão de despesas.

Processo de digitalização de faturas com OCR

1. Captura do documento

O primeiro passo é carregar os dados da fatura no sistema. Isso pode ser feito de duas formas:

• Fatura física: O documento é escaneado ou fotografado e enviado para o software.
• Fatura digital: O arquivo é carregado diretamente na plataforma OCR.

2. Extração e processamento de dados

Assim que a fatura é recebida, o OCR entra em ação:

• Analisa e deteta os diferentes campos de informação no documento.
• Extrai dados essenciais, como NIF, valor total, data, impostos e descrição da despesa.

3. Validação e armazenamento na nuvem

O próximo passo é validar as informações extraídas para identificar possíveis erros ou inconsistências. Se tudo estiver correto, os dados são integrados aos sistemas contábeis para gerar os registos correspondentes.

As faturas digitalizadas são armazenadas com segurança na nuvem, garantindo acesso à informação sempre que necessário, inclusive após o encerramento fiscal.

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OCR inteligente: A evolução da automação financeira

Até aqui, apresentámos um resumo do que um OCR de faturas tradicional pode oferecer. Agora, imagine essa tecnologia combinada com inteligência artificial. As possibilidades multiplicam-se.

Graças à união entre IA e machine learning, os OCR inteligentes não se limitam apenas a ler documentos. Eles também aprendem a identificar padrões e aprimorar sua precisão.

Estamos falando de um nível superior de automação.

Diferenças entre OCR tradicional e OCR com IA

O OCR inteligente é uma versão avançada do reconhecimento óptico de caracteres, que utiliza inteligência artificial e machine learning para melhorar a precisão na extração e no processamento de dados. Diferentemente do OCR tradicional, que apenas reconhece texto e números, o OCR inteligente:

• ‍Compreende o contexto das informações – É capaz de diferenciar diversos tipos de documentos e extrair dados específicos de acordo com o formato de cada fatura.‍
• Aprende e melhora continuamente – À medida que processa mais faturas, o sistema torna-se mais preciso na identificação de informações essenciais e na correção de erros comuns. Detecta fraudes e anomalias – Com algoritmos avançados, o OCR inteligente identifica inconsistências nas faturas e sinaliza possíveis irregularidades.
• ‍Integra-se a sistemas de automação – Permite a sincronização com ERPs e plataformas de gestão de despesas, garantindo uma administração mais eficiente e sem necessidade de intervenção manual.

Na tabela a seguir, pode conferir uma comparação resumida entre um OCR tradicional e um OCR inteligente.

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Benefícios do OCR de faturas na gestão de despesas de viagem

Implementar um sistema de OCR para faturas traz diversas vantagens para empresas que lidam com um grande volume de comprovativos e precisam de agilidade na gestão financeira. A seguir, explicamos como esta tecnologia pode otimizar a sua operação.

1. Economia de tempo e redução da carga administrativa

Como não é mais necessário inserir manualmente os dados de cada fatura, o tempo gasto em tarefas repetitivas diminui significativamente.

2. Menos erros, mais precisão

A automação reduz os erros humanos na captura de dados, evitando discrepâncias que podem gerar problemas contábeis.

3. Conformidade fiscal garantida

Em Portugal, onde a fatura eletrónica é amplamente utilizada, contar com um sistema de OCR garante que os dados sejam extraídos corretamente e em conformidade com as normas da Autoridade Tributária.

Isto permite que as empresas assegurem que as suas despesas sejam 100% dedutíveis, evitando problemas fiscais decorrentes de faturas mal registradas ou inválidas.

4. Integração com outros sistemas financeiros

Um dos grandes benefícios do OCR é sua capacidade de se conectar automaticamente com ERPs, softwares de contabilidade ou plataformas de gestão de despesas, facilitando a monitorização e a tomada de decisões baseadas em dados.

5. Maior controle e visibilidade dos gastos

Ao digitalizar as faturas e extrair informações em tempo real, as empresas podem monitorar suas despesas instantaneamente. Isso possibilita:

• Identificar padrões de gastos e oportunidades de economia
• Detectar irregularidades ou despesas não autorizadas
• Otimizar orçamentos e melhorar o planeamento financeiro

O que um bom software de OCR para faturas deve oferecer

Ao escolher um programa que integre tecnologia OCR para faturas, é essencial que ele atenda a certas características-chave para otimizar a gestão de despesas e garantir sua eficiência.

• ‍Precisão na extração de dados, especialmente das informações mais importantes das faturas eletrónicas.‍
• Possibilidade de edição e validação manual para corrigir eventuais erros.
• Armazenamento seguro dos dados extraídos, garantindo acesso fácil a qualquer momento.
• Rapidez e eficiência no processamento das faturas.‍
• Confiabilidade e baixa taxa de erros, minimizando falhas na digitalização.‍
• Integração com sistemas contábeis, permitindo que os dados digitalizados sejam exportados automaticamente, sem necessidade de inserção manual.

Para garantir a validade dos documentos digitalizados, é recomendável que o software seja certificado ou esteja em conformidade com as diretrizes da Autoridade Tributária. Isso elimina a necessidade de manter arquivos físicos e assegura que, em caso de auditoria, os documentos digitalizados sejam suficientes.

OCR inteligente da Okticket: automação e precisão na gestão de faturas

Embora a tecnologia tenha evoluído significativamente, nem todos os sistemas de reconhecimento óptico de caracteres oferecem o mesmo nível de precisão, adaptabilidade e conformidade regulatória.

Nesse contexto, a Okticket desenvolveu um OCR avançado, projetado especificamente para otimizar o processamento de faturas e comprovativos de despesas de forma rápida, segura e alinhada às normas fiscais.

A tecnologia da Pelaio adapta-se às necessidades do mercado português, garantindo conformidade com as regulamentações fiscais e aumentando a eficiência operacional das empresas.

A seguir, explicamos como nossa solução pode ajudá-lo a otimizar a gestão de despesas e maximizar a dedutibilidade fiscal:

• ‍Automação completa do processo de captura de dados – Com a Okticket, não é mais necessário inserir manualmente as informações de cada fatura. Isso reduz a margem de erro e melhora a precisão nos relatórios financeiros.‍
• Conformidade com a Autoridade Tributária – Nosso OCR foi desenvolvido para garantir que todas as faturas estejam em conformidade com as normas fiscais, assegurando que sejam válidas e dedutíveis.‍
• Detecção automática de possíveis irregularidades – O sistema identifica gastos não autorizados pela empresa e transações que excedam os limites permitidos, ajudando a minimizar fraudes internas e garantindo o cumprimento das políticas de despesas.
• Reconhecimento de faturas em diferentes idiomas e moedas – O OCR da Okticket converte e valida cada despesa de acordo com as regulamentações fiscais aplicáveis.‍
• Integração com os principais ERPs utilizados em Portugal – Permite a sincronização automática dos dados contábeis e facilita o acesso às informações financeiras em tempo real.

Conclusão: Digitalizar para otimizar

A automação com OCR inteligente é essencial para melhorar a gestão de despesas empresariais e garantir a conformidade fiscal em Portugal.

Diga adeus à gestão manual de faturas e otimize o controlo financeiro com a Okticket. Vamos conversar?

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Será que a contabilização de faturas é um processo que consome mais tempo do que deveria? Todos os anos, as empresas perdem centenas de horas na gestão manual de despesas profissionais.

Um método ultrapassado que gera outros problemas, como erros, falta de visibilidade, perda de controle sobre os gastos e dificuldades na conciliação contábil.

Com o mercado avançando tão rapidamente, essa ineficiência pode sair muito cara. Talvez seja hora de transformar esse processo numa vantagem competitiva.

A chave está na automação, especialmente com a aplicação de Inteligência Artificial na contabilização de faturas e recibos.

Controlo de custos e automação inteligente: uma prioridade para os CFOs

Os CFOs com visão estratégica já entendem a necessidade de integrar essa tecnologia no dia a dia. Quatro em cada dez diretores financeiros de empresas espanholas já utilizam ferramentas de Inteligência Artificial (IA) na sua gestão diária, e outros 25% estão em processo de implementação, segundo um recente relatório da Grant Thornton.

O estudo também aponta que, no topo das prioridades para "modernização operacional e garantia da competitividade", está o aumento do investimento em digitalização e tecnologia. Essa tendência reforça a importância de ferramentas especializadas na automação da gestão e contabilização de despesas corporativas.

Em Portugal, o relatório da consultora Strand Partners, encomendado pela Amazon Web Services (AWS), aponta que 57% das empresas portuguesas utilizam pelo menos uma ferramenta de inteligência artificial, refletindo uma adoção crescente desta tecnologia no ambiente empresarial português.

Contabilização automática de faturas: o papel do OCR com Inteligência Artificial

Os métodos de contabilização de faturas e recibos variam conforme a legislação contábil de cada país e o sistema de gestão da empresa. Para escolher o mais adequado, é essencial considerar fatores como volume de faturas, necessidade de automação, conformidade regulatória e integração com outros sistemas financeiros.

A solução ideal combina digitalização, inteligência artificial e automação. Ferramentas avançadas como a Okticket utilizam IA para capturar automaticamente os dados das faturas e recibos, categorizá-los e contabilizá-los conforme a legislação vigente.

Da captura de despesas à contabilidade: automação em 5 etapas

A integração de um OCR inteligente (Reconhecimento Óptico de Caracteres) com sistemas contábeis permite a automação da contabilização de faturas e recibos em cinco passos:

1. Captura automática de recibos e faturas por fotos de dispositivos móveis, integração com fornecedores de faturas eletrônicas ou digitalização de PDFs.
2. Extração de dados relevantes: fornecedor, data de emissão, valor total, impostos, número da fatura, etc.
3. Validação automática para detectar erros e evitar registros incorretos.
4. Classificação contábil automática conforme o plano de contas da empresa.
5. Transferência automática dos dados ao ERP ou sistema de gestão contábil.

A combinação de OCR inteligente e contabilização automatizada transforma a gestão financeira empresarial.

Automatização da contabilização de faturas passo a passo

Embora a automação traga eficiência financeira, o sucesso depende da implementação correta:

1. Definir desafios e objetivos da empresa (reduzir tempo, melhorar rastreabilidade de despesas, etc.).
2. Escolher um software de automação com OCR inteligente, conciliação automática e integração contábil.
3. Treinar os colaboradores para utilizar ferramentas de digitalização de faturas.
4. Estabelecer regras contábeis conforme a política da empresa.
5. Configurar fluxos de aprovação para garantir conformidade.
6. Realizar testes antes da implementação definitiva.
7. Monitorar métricas-chave como tempo de processamento e redução de erros.

Vantagens da IA da Okticket na automação contábil

Okticket permite capturar, validar e contabilizar documentos em segundos, integrando-se a sistemas contábeis como Sage, SAP, Microsoft e Odoo. Os benefícios incluem:

• Reconhecimento automático de dados como data, valor e impostos.
• Extração inteligente com suporte para diferentes idiomas e moedas.
• Integração bidirecional com ERPs.
• Minimização de erros e duplicidades.
• Registro digital acessível a qualquer momento.
• Economia de tempo: redução de 80% no trabalho administrativo.
• Contabilização em tempo real.
• Rastreabilidade total das despesas.
• Conformidade com a legislação fiscal vigente.
• Impacto financeiro positivo.

O ROI da automação: Redução de custos e ganho de eficiência

Empresas que implementaram soluções de automação economizam, em média, €5 por fatura processada automaticamente (fonte: Aberdeen Group). A economia de tempo e a redução de erros resultam em um retorno do investimento quase imediato.

Conclusão: Contabilidade automatizada como vantagem competitiva

Automatizar a contabilização de faturas é uma decisão estratégica para empresas que buscam crescimento sem desperdício de tempo em tarefas repetitivas.

A sua empresa ainda contabiliza recibos manualmente? Descubra como a automação pode transformar sua gestão contábil.

Entre em contato conosco e otimize os seus recursos agora mesmo!

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A revisão manual de cada recibo ou fatura, a perda de rastreabilidade, as discrepâncias, os atrasos na aprovação... A validação de despesas profissionais pode tornar-se um processo lento e complicado, prejudicando a produtividade e a eficiência financeira da sua empresa, especialmente se não contar com as ferramentas adequadas.

Quando uma despesa precisa passar por vários responsáveis antes de ser processada e reembolsada, as dificuldades são inevitáveis. Portanto, nem é preciso dizer que a solução mais rápida para esse problema é a automatização dos fluxos de aprovação.

Na Okticket, esse fluxo de trabalho é totalmente personalizável e projetado para manter o controlo em cada etapa. Você passará de levar dias para validar relatórios de despesas a aprová-los em poucos minutos, diretamente pela aplicação.

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Benefícios da automação na aprovação de despesas

Os fluxos de aprovação automatizados permitem definir regras específicas de acordo com as necessidades de cada empresa: com base nos cargos dos colaboradores, localização, valores ou categorias de despesas, por exemplo.

Logo perceberá o impacto positivo:

• Terá visibilidade total das despesas em tempo real, essencial para otimizar os orçamentos.
• Graças a este controle imediato, poderá identificar erros e fraudes antes que se tornem um problema financeiro grave.
• Terá a garantia de que os comprovativos validados, digitalizados e armazenados estão em conformidade com a legislação portuguesa.
• Ao reduzir os tempos de aprovação, também poderá acelerar os reembolsos, um ponto que costuma gerar muitas fricções.

As empresas que automatizam a gestão de despesas conseguem reduzir em 30% o tempo dedicado às aprovações e melhorar a precisão dos relatórios financeiros em 44%. (The Aberdeen Group)

Casos de uso: Adaptação a cada organização

Um sistema de aprovações flexível permite personalizar os fluxos de trabalho de acordo com o tamanho e à estrutura de cada empresa. Vejamos alguns exemplos:

• Pequenos negócios: Você tem um pequeno negócio e só precisa validar despesas que ultrapassem um valor específico (50 euros, por exemplo). Nesse caso, é possível configurar o fluxo de trabalho para estabelecer um limite automático. Assim, os gastos inferiores a 50 euros são aprovados automaticamente, enquanto os demais são encaminhados para um responsável que fará a validação.

• Grandes empresas: Você é o responsável financeiro de uma grande companhia e precisa que as despesas passem por vários níveis de aprovação. O fluxo pode ser assim:
  1. O colaborador envia a despesa para revisão.
  2. O supervisor verifica se está tudo correto e aprova.
  3. A despesa é encaminhada para um segundo responsável para validação.
  4. Finalmente, é enviada para o departamento de contabilidade, que processa e autoriza o reembolso (se aplicável).

Esse fluxo pode variar de empresa para empresa e, até mesmo dentro de uma mesma organização, pode ser diferente consoante o departamento ou o projeto.

Dicas para otimizar o processo de aprovação de despesas

Um erro comum na gestão de aprovações é adicionar etapas desnecessárias que apenas retardam o fluxo de validação.

Para otimizar o processo, é fundamental contar com um sistema de notificações que informe, em tempo real, sobre as mudanças de status das despesas. Soluções como a Okticket já integram essa funcionalidade.

Além disso, um sistema ágil deve equilibrar o controlo com a rapidez na tomada de decisões. Para isso, é essencial estabelecer uma política de despesas clara e adaptada à atividade da empresa.

Esse documento deve definir, entre outros aspectos: os responsáveis pela aprovação, seus substitutos em caso de ausência, os limites de gastos, as despesas reembolsáveis e o procedimento de reembolso.

Quer saber como funciona a automação dos fluxos de aprovação da Okticket? Escreva para nós e descubra como é fácil tornar a gestão de despesas corporativas mais ágil e eficiente.

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