Digitalizar as despesas das empresas: o guia definitivo para levar a contabilidade para o nível seguinte

A gestão das despesas profissionais já é um desafio para os departamentos financeiros, mas fazê-lo à mão ou com ferramentas de gestão ineficazes torna-o ainda mais complicado. Mas fazê-lo à mão ou com ferramentas de gestão ineficazes torna-o ainda mais complicado. Quer levar a contabilidade para o próximo nível? O primeiro passo é a digitalização das despesas profissionais.

Para corroborar a afirmação anterior, basta falar com os departamentos administrativos da sua organização. Se ainda sofrerem de processos antiquados, é provável que as queixas mais comuns estejam relacionadas com erros humanos e com o tempo gasto em tarefas de baixo valor.

Será que vale mesmo a pena continuar a lidar com notas de despesas em papel? Com ficheiros cheios de recibos e facturas que tem de guardar durante cinco anos? Com a raiva dos viajantes de negócios que acabam por não ser reembolsados pelas despesas adiantadas do seu bolso?

Já para não falar do incumprimento da política de despesas da empresa. Num artigo anterior, referimos que o custo das irregularidades nas despesas de deslocação em serviço é, em média, de 500 euros por mês.

Dito isto, é evidente a importância da implementação de ferramentas eficazes de digitalização dos recibos. E que cumpre as condições estabelecidas no Decreto-Lei 28/2019 para o arquivo eletrónico de documentos.

Vantagens da automatização do controlo das despesas profissionais

Relatórios de despesas atempados, poupança de tempo na gestão e validação, redução da fraude interna, rapidez nos reembolsos... A gestão digital das despesas da empresa beneficia toda a equipa. Eis as vantagens mais importantes.

CFO: Finalmente, terá tempo para tarefas importantes

A priori, o departamento que mais beneficia com uma ferramenta como o Okticket é o departamento financeiro. O que é que eles vão conseguir?

• Poupe tempo no processo de controlo, validação e gestão das folhas de despesas. Sabia que com Okticket pode poupar 80% do tempo gasto em tarefas administrativas?
• Gestão em tempo real, com formatos uniformes (e a partir de uma única plataforma).
• Visualização, revisão e aprovação em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo móvel, incluindo smartphones.
• Conformidade com a política de despesas da empresa.
• Redução de erros contabilísticos. Sabia que 80% das notas de despesas contêm algum tipo de erro?
• Parar casos de fraude interna. Mais de metade das empresas espanholas sofrem com isso todos os anos.
• É possível obter uma rastreabilidade quase instantânea das despesas. Assim que um funcionário faz uma compra e a regista na aplicação de despesas, é possível visualizar o movimento.
• A informação das despesas é armazenada de forma ordenada. Prático, não é mesmo?
• Segurança: as informações costumam ser armazenadas na nuvem, em um ambiente seguro.
• Sustentabilidade: o gasto com papel é reduzido ao mínimo.

Recursos Humanos: Melhorar o ambiente de trabalho

Pensa que a digitalização das despesas da empresa só tem um impacto positivo nos departamentos financeiros?  Podemos assegurar-lhe que os RH também beneficiam diretamente.

Pense só: quem é que tem de lidar com os conflitos entre o departamento financeiro e os empregados devido a discrepâncias nos comprovativos de despesas? A quem é que os empregados acabam por se queixar quando os reembolsos de dinheiro adiantado do bolso não chegam?

Está provado que as ferramentas tecnológicas promovem o bem-estar no trabalho, e este é um ponto muito importante para os RH. Já sabe: empregados felizes, empregados mais produtivos.

Empregados: Podem concentrar-se nas vendas

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Os primeiros a sofrer com o tratamento manual dos pedidos de reembolso de despesas são os próprios empregados. Especialmente aqueles que viajam regularmente e têm de passar horas a preencher o Excel quando regressam ao escritório.

Por conseguinte, estes também beneficiam diretamente se a administração decidir digitalizar as despesas da empresa. Algumas das vantagens que irão notar logo desde o início:

• Relatórios rápidos. Justificar as despesas da empresa é uma questão de minutos. Além disso, podem comunicar as despesas no local, a partir do seu telemóvel, onde quer que estejam. Não é necessário ir ao escritório ou preencher relatórios de despesas.
• Acabou-se a perda de dinheiro devido a recibos perdidos ou danificados.
• Os empregados que adiantaram dinheiro do seu bolso recebem o reembolso muito mais cedo.

No entanto, para garantir que os viajantes profissionais utilizam a solução que contratou, o ideal é certificar-se de que esta é rápida e fácil de utilizar.

Vantagens para o CIO

O ideal é que as aplicações de despesas pensem também no departamento de TI. Afinal de contas, serão eles que sofrerão as consequências de uma interface pouco amigável ou de integrações falhadas, para dar alguns exemplos. O que é que o CIO procura?

• Implementação ágil e simples.
• Integrações nativas simples. Ou, na sua falta, uma API completa para poder obter as informações de que necessita.
• Interlocução técnica com pessoas que falam a mesma língua que o utilizador.
• Uma equipa de apoio por parte do fornecedor para responder às questões dos utilizadores, para que estes não tenham de se deslocar a eles a todo o momento.

5 passos fundamentais para enfrentar com êxito a digitalização das despesas das empresas

Apesar de todas estas vantagens, algumas empresas estão relutantes em digitalizar a gestão da folha de despesas. Resistência à mudança? Medo de violações de segurança? Falta de confiança num rápido retorno do investimento?

Seja qual for a razão, mais cedo ou mais tarde, muitos darão o salto. A sua organização está quase convencida de que uma ferramenta digital é o que precisa para otimizar a contabilidade? Então, precisa de um bom plano profissional de digitalização das despesas.

Que passos terá de dar para desenvolver essa estratégia?

1. Definir prioridades e objectivos. Estes devem ser quantificáveis, realistas, calendarizados e adaptados a cada empresa.

2. Compare várias ferramentas para se certificar de que a que vai contratar é a que precisa. Que características deve ter?

• Arranque rápido e fácil.
• Facilidade de utilização.
• Reconhecimento automático das informações de despesas a partir de recibos e facturas.
• Flexibilidade para se adaptar às necessidades de cada cliente.
• Escalabilidade para se adaptar ao crescimento da empresa e às necessidades que possam surgir.
• Possibilidade de visualização da informação de despesas em tempo real.
• Acompanhamento antes, durante e após a implementação.
• Apoio próximo e contínuo por telefone e email.
• Integração com o ERP, software de Recursos Humanos ou sistemas de gestão empresarial que utiliza na sua organização.
• Conciliação bancária.
• Manutenção da informação em ambiente seguro.
• Possibilidade de exportação de relatórios.

3. Atualização do equipamento para poder fazer face à grande quantidade de dados que terão de processar a partir de agora.

4. Formar os trabalhadores para que adquiram as competências necessárias para utilizar as novas ferramentas sem problemas. De facto, a falta de talento digital é um dos obstáculos que muitas empresas que pretendem transformar-se digitalmente estão a encontrar. Se a formação não for suficiente, o quinto passo deve ser a contratação de novos talentos com competências digitais.

5. Analisar os dados recolhidos para detetar possíveis erros, identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões estratégicas.

Está a pensar em digitalizar as despesas de viagens profissionais? Okticket é uma ferramenta ágil e simples, concebida para otimizar e cobrir todo o processo de gestão das notas de despesas, desde o momento em que a despesa é efectuada até aos processos de validação, controlo e contabilização.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.

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