Quais são as melhores ferramentas para a gestão de despesas com documentação eficiente?

O talão do táxi que acabou num caixote do lixo qualquer. A fatura do hotel que chegou em PDF por e-mail, foi descarregada, mal renomeada e desapareceu numa pasta que ninguém voltou a abrir. O recibo do jantar de negócios que alguém fotografou com metade da câmara do telemóvel tapada e do qual, três semanas depois, ninguém se lembra dos detalhes. Era 13% ou 23%? Eram quatro pessoas ou cinco?

Durante décadas não existiu uma forma realmente boa de resolver este problema. E a maioria das empresas aprendeu a conviver com ele: alguma confusão documental no fim do mês, muita fé em que as Finanças não olhem com demasiada atenção e um departamento financeiro que se desenrasca com o que tem.

Esse caos tem um custo real, em tempo, em deduções perdidas e em erros de contabilização. E quando chega uma inspeção da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), o que parecia um problema menor transforma-se em coimas e em horas de trabalho extra à procura de comprovativos que, em muitos casos, já não existem.

Como otimizar a gestão de despesas com documentação eficiente? Que capacidades técnicas são imprescindíveis? Como avaliar se uma ferramenta resolve realmente o problema ou apenas o muda de sítio?

Este artigo não é uma comparação de plataformas (para isso já existe este artigo). É um guia sobre como gerir bem a informação das despesas empresariais: o que significa fazê-lo bem, que tecnologia o torna possível e que perguntas deve fazer a qualquer fornecedor antes de assinar.

O que significa “documentação eficiente” na gestão de despesas profissionais

Documentar bem as despesas da empresa não é tarefa fácil. Além de aprovar as notas de despesas e garantir que os números batem certo no fecho contabilístico, é preciso assegurar que cada pagamento tem o comprovativo correspondente. E esse comprovativo tem de ser válido, estar conservado de acordo com a lei e estar disponível se a AT o solicitar.

Em Portugal, isto não é opcional. A legislação fiscal obriga a conservar os livros, registos e documentos de suporte durante um prazo de 10 anos. E o arquivo em formato digital só é válido se garantir a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e a legibilidade dos documentos, nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019.

Quantas empresas cumprem isto de facto? Nem todas as que deveriam. Muitas digitalizam os comprovativos sem garantias de integridade, guardam o papel “por via das dúvidas” (transformando a digitalização em trabalho duplicado e inútil) e desconhecem que despesas são dedutíveis e quais não são.

As quatro chaves de uma boa gestão documental

Quando falamos de documentação eficiente no contexto das despesas empresariais, referimo-nos a quatro capacidades concretas que devem funcionar de forma coordenada.

1. Captura inteligente de comprovativos

O primeiro passo é transformar um documento em dados estruturados e utilizáveis. E aqui há uma diferença importante que raramente é bem explicada.

Um OCR tradicional lê texto. Converte a imagem em caracteres, e é só isso. Um sistema de Processamento Inteligente de Documentos (IDP) vai muito mais longe: interpreta o que lê, identifica o tipo de documento, extrai os campos relevantes (data, montante, taxa de IVA, fornecedor, NIF, descrição), valida-os e integra-os no fluxo contabilístico correspondente. Com suporte multilíngue e multimoeda.

A diferença prática é enorme. Um OCR consegue ler “48,40 €” num talão. Um sistema IDP sabe que esse montante corresponde à base tributável, que a taxa de IVA aplicável é de 13% (e não de 23%) e que a despesa deve ser classificada como “restauração e representação”. Sem que o colaborador tenha de preencher nada.

O que deve exigir: precisão superior a 95% na extração automática de campos, capacidade de aprender com as correções manuais e bom funcionamento com comprovativos noutros idiomas, para equipas que viajam internacionalmente.

2. Validade legal do documento digitalizado

Errar neste ponto sai caro. Fotografar um talão com o telemóvel não garante, por si só, que esse documento tenha validade fiscal em Portugal. Para que um comprovativo digitalizado possa substituir o original em papel, o processo de digitalização e arquivo tem de assegurar a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e a legibilidade do documento durante todo o prazo de conservação.

Isso implica rastreabilidade e a garantia de que o documento não pode ser alterado posteriormente. Só as ferramentas que cumprem estes requisitos permitem dispensar o papel original. As restantes obrigam a guardá-lo na mesma, o que transforma a digitalização em burocracia adicional sem qualquer benefício.

3. Gestão correta das deduções fiscais

Que despesas empresariais são dedutíveis em IRS? E em IRC? Quando é possível recuperar o IVA e quando não é? Um descuido pode significar a perda de deduções fiscais a que a empresa tem pleno direito. Em empresas com muitas deslocações profissionais e despesas de representação, isto pode representar milhares de euros por ano.

4. Classificação, arquivo e recuperação de documentos

Há uma parte que raramente aparece nas comparações, mas a que os departamentos financeiros dão muita importância: o que acontece quando as Finanças pedem o comprovativo de uma despesa de há dois anos?

Uma ferramenta de gestão de despesas com documentação eficiente não se limita a digitalizar recibos. Também guarda a informação, classificada e organizada, para permitir recuperar qualquer documento em segundos, filtrando por diferentes critérios (colaborador, data, montante, categoria, etc.).

E deve garantir a conservação dos documentos durante o prazo legalmente exigido, com cópias de segurança e registo de acessos.

O custo real de fazer mal

Pôr números a um problema documental pode parecer difícil, mas os dados são bastante claros.

Segundo estimativas do setor, o custo de processar manualmente uma nota de despesas (incluindo o tempo do colaborador, a revisão do responsável, o trabalho do departamento financeiro e a contabilização) situa-se entre 15 e 50 euros por nota, consoante a complexidade do processo interno de cada empresa (o Aberdeen Group aponta para 32 euros).

Tomemos o exemplo de uma empresa com 50 colaboradores que geram, em média, 5 despesas por mês. São 250 notas mensais que, multiplicadas pelo custo unitário, representam no mínimo 3.750 euros por mês dedicados à gestão documental de despesas. Mais de 45.000 euros por ano.

A isto há que somar o custo dos erros: IVA deduzido indevidamente, despesas não justificadas numa inspeção, duplicados não detetados ou despesas não autorizadas que passam despercebidas.

Por isso, as ferramentas de documentação eficiente não devem ser vistas como um custo, mas como um investimento com retorno mensurável.

Como avaliar a capacidade documental de uma ferramenta de gestão de despesas empresariais

Antes de assinar um contrato, estas são as perguntas concretas que deve fazer a qualquer fornecedor.

Sobre a captura

• Que percentagem de campos é extraída automaticamente sem revisão manual?
• Consegue extrair a informação de talões pouco legíveis (papel térmico desbotado, fotografias com má iluminação)?
• Lê comprovativos noutros idiomas, para colaboradores que viajam internacionalmente?

Sobre a validade legal

• Cumpre os requisitos do DL 28/2019 para o arquivo eletrónico?
• Permite dispensar o papel original depois da digitalização?
• Como garante a integridade do documento depois de digitalizado?

Sobre as deduções

• Como trata os talões de bombas de gasolina, onde podem coexistir produtos com diferentes taxas de IVA?

Sobre o arquivo

• Durante quantos anos conserva os documentos?
• O que acontece aos documentos se a empresa decidir mudar de fornecedor?
• Como é gerido o acesso em caso de inspeção tributária?

Se alguma destas perguntas gerar respostas evasivas ou imprecisas, é um sinal de alerta.

Gestão documental na Okticket: o que a distingue

A Okticket construiu a sua plataforma em torno da documentação como eixo central, e não como funcionalidade acessória. Estas são as capacidades que a distinguem neste âmbito concreto.

Processamento Inteligente de Documentos (IDP)

O sistema não se limita a ler os documentos: interpreta-os. Extrai automaticamente todos os campos relevantes, deteta inconsistências e aprende continuamente com as correções da equipa. Funciona com comprovativos em qualquer idioma, moeda e formato, o que o torna especialmente útil para empresas com colaboradores que viajam internacionalmente ou que trabalham com fornecedores estrangeiros.

Cumprimento do DL 28/2019

A Okticket cumpre as condições previstas no Decreto-Lei n.º 28/2019 para o arquivo eletrónico de documentos. Os comprovativos digitalizados ficam protegidos contra alterações e com rastreabilidade completa, o que permite às empresas trabalhar num ambiente totalmente digital, sem trabalho duplicado.

Arquivo digital com rastreabilidade completa

Cada comprovativo fica arquivado e classificado, pronto para que as pessoas autorizadas o possam recuperar em segundos.

Integração com o seu ERP

A documentação não vive isolada na ferramenta de despesas. Graças às integrações nativas com SAP, Sage, Microsoft, Oracle e outros ERP, os documentos e os dados contabilísticos associados viajam juntos.

Resumo: o que deve resolver uma ferramenta de gestão de despesas com documentação eficiente

Conclusão

A diferença entre um processo financeiro robusto e outro que acumula riscos não está em as despesas serem ou não aprovadas, nem em os números do Excel baterem certo. A diferença está na forma como a documentação é gerida: em haver, por trás de cada euro que sai da empresa, um comprovativo válido, corretamente classificado e recuperável.

Se procura eficiência e cumprimento, precisa de uma solução de gestão de despesas com documentação eficiente.

Quer ver como funciona a Okticket e como se integra com o seu sistema de gestão empresarial? Fale connosco e mostramos-lhe.

‍