Adoção de ferramentas de gestão de despesas empresariais: o recibo que não se regista não existe

Quando chega a altura de renovar licenças, é preciso rever que ferramentas se usam e quais estão a mais. Com as soluções de gestão de despesas empresariais, este dado é fácil de verificar: basta ver quando é que a equipa regista os seus recibos.

Pode ter uma integração com o ERP excelente e uma política de despesas bem configurada, mas se a sua equipa só abre a app no dia 30 para carregar de uma vez todos os recibos do mês, essa tecnologia serve-lhe de pouco. Se só fica a saber o que se gastou quando já não pode fazer nada, é como continuar a gerir as despesas à mão.

Muitas vezes, o atraso tem a ver com o esforço que a ferramenta exige. Se abri-la, entrar e fotografar um recibo leva mais do que uns segundos, as pessoas deixam para depois. Para que registar uma despesa no momento seja o mais cómodo possível, incorporámos na app da Okticket o acesso com impressão digital ou reconhecimento facial.

O ROI das ferramentas de gestão de despesas depende da sua utilização

Quando comparamos fornecedores, costumamos olhar para o preço por utilizador, para as funcionalidades ou para a integração com o ERP da empresa. Mas quase nunca paramos para pensar se os colaboradores vão usar a ferramenta, nem quantas despesas vão ser registadas no próprio dia em que acontecem. E é disso que depende boa parte da rentabilidade.

No fundo, o que se paga com a licença são os dados que a ferramenta recolhe. Uma despesa carregada no momento chega com o seu recibo, a sua categoria e o seu projeto. Se for carregada três semanas depois, falta o recibo ou já ninguém se lembra a que projeto correspondia.

Quanto custa uma despesa registada tarde

Quando uma despesa é registada fora de prazo, o problema afeta a equipa financeira de várias formas:

• O fecho contabilístico atrasa-se, ou faz-se com estimativas que depois é preciso corrigir.
• Os desvios orçamentais só se veem tarde, quando um projeto ou departamento já gastou mais do que o previsto.
• Alguém da equipa tem de perder tempo a perseguir recibos ilegíveis, a rever montantes que não batem certo ou a detetar despesas sem justificação.
• As decisões sobre a política de viagens, os fornecedores ou a tesouraria são tomadas com dados incompletos.

Tudo isto tem um custo. Segundo um estudo da Censuswide para a Perk, 34% dos colaboradores continuam a declarar as suas despesas de forma manual e um em cada cinco declara despesas incorretas com regularidade. O custo médio é de 250 euros por ano por cada trabalhador que o faz.

Porque é que o recibo fica na carteira

O curioso é que muitas dessas empresas até têm uma aplicação para controlar as despesas. Mas se digitalizar uma despesa leva mais tempo do que preencher uma nota de despesas e agrafar o recibo, a app fica por usar.

Acontece muito com as apps que pedem utilizador e palavra-passe sempre que se entra. Está com pressa, não se lembra da palavra-passe e guarda o recibo para depois. Esse «depois» transforma-se em dias e, muitas vezes, no último dia do mês.

Quantos mais passos houver entre a despesa e o seu registo, mais fácil é o dado chegar tarde ou perder-se.

Acesso biométrico na Okticket: um segundo entre a despesa e o dado

Na Okticket eliminámos esse passo extra. Já pode entrar na app com a impressão digital ou com o rosto, usando o Face ID, o Touch ID ou o leitor de impressões digitais do seu telemóvel. Abre a app, olha para o ecrã ou encosta o dedo, e já pode fotografar o recibo.

Aqui é importante esclarecer que a Okticket não guarda dados biométricos. A leitura é feita pelo próprio telemóvel e a palavra-passe continua a proteger a conta. Se o telemóvel não o reconhecer após várias tentativas, a app volta a pedir-lhe a palavra-passe.

Como ativar o acesso biométrico na Okticket

1. Atualize a app para a versão mais recente na App Store ou no Google Play e inicie sessão como sempre.
2. Toque em «Ativar» quando a app lhe propuser entrar com Face ID ou impressão digital. Se o aviso não aparecer, vá a Perfil › Segurança › Acesso biométrico e ative o interruptor.
3. Confirme com a impressão digital ou o rosto quando o telemóvel lho pedir.

Ativa-se uma única vez por telemóvel e leva menos de um minuto. Se mudar de telemóvel, terá de o ativar novamente.

Segurança e facilidade de utilização: ferramentas que as TI aprovam e a equipa usa

O CFO quer ferramentas rentáveis, o responsável de TI exige que sejam seguras e os colaboradores pedem que sejam fáceis de usar. Isto acontece sempre que é preciso escolher ou renovar uma ferramenta de gestão de despesas empresariais.

Nesta tabela encontra o que a Segurança e a equipa costumam pedir, e o que perguntar ao fornecedor para verificar se o cumpre.

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O acesso biométrico é uma daquelas melhorias que agradam a todos. O colaborador entra num segundo, as TI mantêm a proteção da palavra-passe e do bloqueio do telemóvel, e a equipa financeira recebe as despesas mais cedo.

5 perguntas para medir a adoção das ferramentas de gestão de despesas na sua empresa

Para saber se a sua ferramenta de gestão de despesas está a ser usada como deveria, faça a si próprio estas perguntas:

1. Quantos dias passam, em média, desde que se faz uma despesa até que é registada? É a forma mais direta de medir a utilização real.
2. Que parte das despesas do mês entra na última semana? Se houver um pico no final, a equipa está a acumular recibos.
3. Quantas despesas é preciso rever ou devolver ao colaborador? Cada uma são minutos da equipa financeira.
4. Quantas pessoas usam a app móvel diariamente? Se quase tudo é registado a partir do computador, o normal é que seja registado tarde.
5. Que passos lhe eliminou o seu fornecedor no último ano? Entrar com a impressão digital em vez de digitar a palavra-passe é um deles.

Perguntas frequentes sobre a adoção de ferramentas de gestão de despesas

O que é a adoção de uma ferramenta de gestão de despesas?

É a frequência com que os colaboradores usam a ferramenta no dia a dia. Mede-se pelo número de pessoas que registam nela as suas despesas e pelo tempo que demoram a fazê-lo desde que a despesa acontece.

Como se mede a adoção de uma ferramenta de gestão de despesas?

Os indicadores mais úteis são os dias que passam, em média, entre a despesa e o seu registo, a percentagem de despesas registadas na última semana do mês, as despesas que é preciso devolver ao colaborador e a utilização diária da app móvel.

É seguro entrar numa app de despesas com a impressão digital ou o rosto?

Na Okticket, a leitura biométrica é feita pelo próprio telemóvel e a app não armazena dados biométricos. A palavra-passe continua a proteger a conta e volta a ser pedida se o telemóvel não reconhecer o utilizador.

Como se ativa o acesso biométrico na Okticket?

Na própria app, em iOS e Android: toque em «Ativar» quando a app o propuser ao iniciar sessão, ou vá a Perfil › Segurança › Acesso biométrico.

Conclusão: a rentabilidade começa no telemóvel do colaborador

Uma ferramenta de gestão de despesas amortiza-se aos poucos, sempre que alguém regista um recibo no momento. Por isso, ao avaliá-la, convém perguntar quanto custa à equipa usá-la, e não só que funcionalidades tem.

O acesso biométrico é uma mudança pequena, mas vai nesse sentido. Significa menos passos para o colaborador, informação que chega mais cedo à equipa financeira e mais tempo para analisar dados reais. Quer ver como funciona na sua empresa? Fale connosco.

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