Como otimizar o processo de validação das despesas profissionais

A gestão das viagens de negócios não termina com o regresso do colaborador. Uma vez em casa, os pedidos de reembolso de despesas têm de ser processados. Relatório, controlo, aprovação, reembolso... A validação das despesas de viagem é um processo que exige um investimento significativo de tempo por parte de todo o pessoal envolvido.

Se somarmos todas estas horas "desperdiçadas", o custo para a empresa é considerável. O pior de tudo é que se trata de um problema recorrente que tem de ser resolvido em cada deslocação do colaborador e que, muitas vezes, dá origem a conflitos internos.

Automatizar a validação de despesas

Portanto, uma das primeiras ações que os CFOs das empresas devem tomar é aproveitar os benefícios oferecidos pelas ferramentas de automação de despesas profissionais. Com a Okticket, é possível economizar até 80% do tempo em relação ao gerenciamento manual.

Por um lado, a solução possui o motor de reconhecimento mais potente do mercado, capaz de extrair instantaneamente informações de recibos e faturas. Além disso, os viajantes tiram simplesmente uma fotografia do bilhete e enviam a folha de despesas para revisão. Isto evita que tenham de preencher notas de despesas à mão e agrafar os recibos de pagamento acumulados.

No que diz respeito ao departamento administrativo, ter a informação em ordem e poder aceder-lhe no local é uma grande melhoria. Se a isso juntarmos a possibilidade de integrar a aplicação com o software de contabilidade da empresa e de conciliar os movimentos dos cartões de empresa, a poupança de tempo continua a aumentar.

As horas que a sua equipa gasta nesta tarefa podem ser investidas noutros processos de maior valor, que realmente beneficiam a empresa. Ainda acha que este é um investimento que vai demorar muito tempo a amortizar? Convidamo-lo a experimentar a aplicação e verá como obterá um ROI positivo muito mais cedo do que pensa.

Para além das poupanças de custos conseguidas através da validação automática das despesas de viagem, existem os benefícios adicionais que esta oferece. Entre outros: a redução de fraudes e erros, o armazenamento na nuvem, o controlo da política de despesas de viagem ou as informações valiosas fornecidas pela análise inteligente dos dados.

10 medidas eficazes de gestão de despesas

Medidas mais eficazes para tornar a aprovação das despesas tão eficiente quanto possível:

1. Previsão de custos. Se dispuser de ferramentas digitais, pode saber quanto custa, em média, cada tipo de viagem.
2. Delegar funções, muito útil quando a pessoa responsável está doente ou de férias.
3. Definir uma forma concreta de justificar as despesas. Desta forma, evitará a sobrecarga de dados. Os campos básicos de uma folha de despesas são: Nome do fornecedor, conceito da despesa, montante e data. Também é possível acrescentar alguns campos adicionais para obter mais informações. As categorias e os centros de custo atribuídos a cada despesa são muito úteis.
4. Estabelecer um fluxo de aprovação com os níveis pelos quais as despesas devem passar antes da aprovação. Este fluxo pode variar em função da categoria do colaborador ou dos projetos.
5. Definir limites por utilizador, por categoria (alojamento, alimentação, transporte…) ou por destino.
6. Indicar claramente quais as despesas que não são reembolsáveis. Estes dois últimos pontos são mais uma chamada de atenção para a importância de ter uma política de despesas de deslocação.
7. Manter os colaboradores destacados informados sobre o estado dos seus pedidos de reembolso de despesas.
8. O tempo de espera para o reembolso é muitas vezes motivo de preocupação para os colaboradores que tiveram de adiantar dinheiro. Por conseguinte, é aconselhável fixar um prazo máximo para os reembolsos e respeitá-lo.
9. Efetuar auditorias regulares para identificar eventuais anomalias.
10. Se vai utilizar ferramentas digitais, certifique-se de que estas são aprovadas pela Autoridade Tributária.