Porquê gerir as despesas profissionais a partir de uma aplicação?

Quanto tempo gasta a gerir as despesas da empresa e acha que é uma tarefa complicada e aborrecida? Se pudéssemos ver as respostas, elas seriam totalmente diferentes consoante a pessoa que responde tivesse ou não uma aplicação de gestão de despesas profissionais.

Se ainda estiver a utilizar métodos tradicionais, poderá ficar surpreendido ao saber o eficiente, rápido e simples que seria gerir os pedidos de reembolso de despesas com uma aplicação.

Antes de começar a enumerar as vantagens de gerir as despesas da empresa a partir de uma aplicação, é importante recordar que estas ferramentas permitem controlar as despesas dos seus empregados em tempo real, a partir de qualquer dispositivo móvel (também a partir de um computador).

Vantagens de utilizar uma app para gerir despesas profissionais

Cada aplicação profissional de gestão de despesas é diferente, mas todas tendem a ter algumas características comuns que trazem vantagens benéficas para toda a organização. Gestão financeira, recursos humanos, vendas… Todos ganham.

Mais tempo para tarefas importantes

Voltemos à questão que colocámos no início deste artigo: quanto tempo gasta na gestão das despesas da empresa? Os funcionários que viajam e têm de comunicar as despesas manualmente também gastam uma quantidade considerável de tempo a preencher relatórios de despesas e, ao digitalizar recibos e faturas, os processos são simplificados.

Todo o tempo que é gasto menos em tarefas repetitivas pode ser gasto em tarefas mais produtivas.

Rastreabilidade

Uma vez que os empregados podem registar as despesas no momento em que estas são efetuadas, o departamento financeiro pode acompanhar todo o processo e ter um controlo detalhado e em tempo real dos movimentos. Consegue imaginar saber instantaneamente que um empregado efetuou uma despesa, onde foi efetuada e qual o montante?

Além disso, ao obter rastreabilidade, as empresas podem atribuir uma despesa a um departamento, projeto, centro de custos ou empregado específico. Podem mesmo seguir o fluxo de aprovação dessa despesa, desde o relatório, passando pela validação, até à liquidação.

Esta informação é valiosa para a análise avançada de dados.

Cumprimento da política de despesas

As aplicações de controlo de despesas permitem-lhe abandonar os processos manuais, que conduzem a erros e a informações incompletas ou duplicadas.

Muitas vezes, na pressa de aprovar as despesas que lhe chegam à última hora, podem escapar-se vales que não estão realmente em conformidade com a política de despesas da empresa.

Este é frequentemente o caso das despesas de viagem de negócios que ainda são geridas manualmente. Bilhetes antigos que tenham sido utilizados mais do que uma vez, bilhetes antigos que excedam o limite de despesas estabelecido pela empresa ou compras efetuadas em dias em que o empregado não está no trabalho podem entrar nas declarações de despesas.

Graças às aplicações profissionais de gestão de despesas, pode ter uma visão global e organizada das suas despesas, para que possa detetar rapidamente se uma compra não está em conformidade com a política da sua empresa.

Tomada de decisões financeiras

Com as aplicações, a informação é armazenada de forma organizada e acessível em qualquer altura. No caso das despesas de deslocação, por exemplo, as empresas podem agrupá-las por categorias (quilometragem, gasolina, subsídios, transportes públicos, alojamento, etc.).

Isto facilita a tomada de decisões financeiras, como a orçamentação de viagens de negócios.

Melhor ambiente na equipa

O momento da apresentação dos pedidos de reembolso de despesas para validação pode ser uma fonte de conflito entre o serviço administrativo e os trabalhadores.

Mas com as ferramentas certas, os empregados podem registar as despesas à medida que estas ocorrem. E, no caso das viagens de negócios, se a aplicação for aprovada pela administração fiscal, os empregados nómadas não têm de andar com recibos em papel até as despesas passarem no final do mês.

Também não voltarão a perder dinheiro por não poderem repercutir a despesa porque perderam o bilhete ou porque se esqueceram e o prazo para o fazer já passou.

Retorno rápido do investimento 

As aplicações de gestão de despesas empresariais não costumam custar muito dinheiro. De facto, são normalmente SaaS (Software as a Service), ou seja, oferecem um modelo de custo por utilização. Isto evita as despesas e a complexidade da compra de licenças de software.

Alguns serviços são gratuitos, mas se tiver de pagar, pagará apenas o que utilizar.

Escolher una app para gerir as despesas profissionais

Neste momento, já começou a mudar de ideias e está a considerar utilizar uma aplicação para gerir as despesas da empresa? Antes de escolher uma, certifique-se de que esta cumpre uma série de requisitos:

• Se não for de fácil utilização, os trabalhadores não a utilizarão, ou utilizá-la-ão de forma incorreta.
• Permite o acompanhamento das despesas por categoria.
• Integra-se com o seu software de contabilidade.
• Efetua a reconciliação bancária.
• Pode fornecer-lhe informações em tempo real sobre os hábitos de consumo dos colaboradores.
• Adapta-se às necessidades de cada utilizador.
• Quando se efetuam despesas fora da zona euro, a aplicação deve poder converter essa moeda em euros.
• Funciona sem ligação à Internet.

Okticket oferece tudo isso e muito mais. Quer conhecer todas as vantagens de Okticket? Deixe-nos os seus dados e a nossa equipa entrará em contacto consigo.

‍