Como planear as suas viagens de negócios em 2024

As viagens de negócios estão de volta com mais força do que nunca. Segundo o informe da  Global Business Travel Association (GBTA) publicado recentemente, os dados da pandemia ficaram atrás definitivamente e esperam um ano de grande crescimento no número das viagens corporativas.

Estas deslocações são necessárias para revisitar clientes, iniciar novos projetos, construir novas relações comerciais e porque as relações estreitas são essenciais para desenvolver negócios.

Um dos pontos a destacar do estudo é o novo foco da sustentabilidade nas viagens profissionais com o fim de cobrir a necessidade cada vez maior de força de trabalho remota e com formato híbrido.

As viagens de negócios sustentáveis são aquelas que procuram minimizar o impacto ambiental, social e económico. Sabe como pode conseguir viagens sustentáveis na sua empresa? Seguindo iniciativas como as seguintes:

• Redução de emissões de carbono optando por meios de transporte mais sustentáveis sempre que possível.
• Uso eficiente de recursos naturais: Escolhendo alojamentos onde sejam implementadas práticas sustentáveis como a conservação da energia, o uso responsável da água ou reciclagem de resíduos.
• Escolha de fornecedores sustentáveis que demonstrem um compromisso nas suas atividades.
• Promoção do turismo responsável, apoiando a economia local e respeitando a cultura e meio ambiente dos lugares visitados nas viagens corporativas.
• Educação e conscientização, treinando os colaboradores sobre práticas de sustentabilidade.ç

Principais tipos de viagens de negócios

As viagens de negócios continuam a ser uma questão fundamental para as empresas. Podem distinguir-se os seguintes tipos de viagens de negócios.

Viagens da direção

São as viagens dos diretores da empresa com o objetivo de criar novas relações comerciais e/ou reforçar as já existentes.

Viagens comerciais

O seu objetivo é expandir e dar a conhecer a empresa em novos mercados e adquirir novos clientes. Estas viagens são úteis para conhecer os interesses e as necessidades dos consumidores do novo mercado e para avaliar os aspectos legais da comercialização dos produtos ou serviços uma vez que nem todos os países têm as mesmas regras, impostos ou  tarifas.

Férias comerciais, eventos, conferências

Todas elas são oportunidades para as empresas expandirem a sua rede de contactos e para conhecer outras empresas com o objetivo final de melhorar e ganhar competitividade. É também uma forma de se dar a conhecer no sector e a potenciais clientes.

Viagens técnicas

São realizadas pelos colaboradores com mais experiência nas questões empresariais a tratar, como pode ser a visita a outros escritórios para avaliar a sua performance ou para uma investigação ou desenvolvimento.

Viagens de formação

Para os colaboradores/equipas adquirirem conhecimentos a fim de desempenhar melhor as suas funções na empresa.

O itinerário de viagem de negócios

Uma viagem de negócios bem sucedida começa com um itinerário pormenorizado que forneça à equipa uma visão geral das diferentes etapas da viagem com informação muito útil para todas as pessoas envolvidas:  Informação de contacto das pessoas envolvidas na viagem; objetivos da viagem; data e horas da partida; duração da estadia; morada do alojamento; dados de contacto das pessoas a contactar durante a viagem; endereços e localização exacta das reuniões e compromissos agendados; agenda das reuniões e o cronograma da viagem.

Como planificar de forma eficiente a sua viagem de negócios

Estes são alguns dos passos a seguir se quiser alcançar os seus objetivos profissionais ao mesmo tempo que desfruta da experiência:

• Defina os objetivos. Qual é o objetivo da viagem para a empresa?
• Estabeleça um orçamento. Confirme que o retorno da inversão vale a pena.
• Planifique com tempo os voos e o alojamento para obter melhores preços.
• Organize a documentação necessária.
• Informe-se sobre o destino
• Contrate um seguro de viagens

As ferramentas para gerir as viagens de negócios, as chaves de sucesso da estratégia empresarial

A utilização de ferramentas na gestão das viagens de negócios é muito comum nos últimos tempos. As empresas encontram na tecnologia uma aliada para estar em linha  com a sua  estratégia com o objetivo de centralizar, simplificar e agilizar os processos de controlo e monitorização de dados.

Os sistemas SaaS para facilitar a gestão estratégica das viagens corporativas ajudam as empresas a gerir as viagens de negócios de forma mais estratégica e eficiente. O foco está numa gestão mais personalizada e digital com uma visão geral de todos os elementos que compõem o desenvolvimento global de uma viagem de negócios.

Ao escolher uma aplicação para viagens de negócios, é importante considerar os recursos que podem facilitar e otimizar a experiência durante os deslocamentos profissionais. A utilização destas aplicações têm múltiplos benefícios para os viajantes

• Eficiência na organização. Economize tempo com aplicações como Triplt, TripAdvisor, Expedia… que o ajudam a planificar itinerários, reservar hotéis e voos ou mesmo aluguer de carros.
• Eficiência no gasto. Skyscanner ou Expedia permitem comparar preços procurando a opção mais rentável.
• Comunicação. Slack, Zoom ou Teams permitem a comunicação a partir de qualquer parte do mundo.
• Navegação e transporte. Google Maps, Uber ou Bolt fornecem informações de navegação em tempo real e facilitam a reserva de transporte de forma simples e rápida. Maps.me oferece mapas sem conexão online.
• Informações em tempo real: FlightAware; Weather Pro, Air Help, XE Currency, Around Me…
• Idiomas. Para viagens ao extranjeiro, sempre é útil ter uma app que o ajude nas traduções e ofereça dicas culturais para facilitar a comunicação e a adaptação em diferentes países. Google translator, iTranslate; Pilot Speech Translator…
• Gestão de despesas com ferramentas como a Okticket, que permite digitalizar, automatizar e reportar despesas em tempo real

O que ter em conta na altura de escolher uma aplicação para a gestão das viagens de negócios:

Utilização simples e intuitiva

• Integrações com ferramentas de produtividade
• Funcionalidades de organização
• Segurança e privacidade de dados
• Suporte/ atendimento ao cliente.

Sabe que a Okticket pode integrar a sua agência de viagens para que a gestão seja feita de forma integral a partir da nossa aplicação. Quer descobrir como o fazer? Contacte a nossa equipa.