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Renovamos o distintivo Best Value pelo segundo ano consecutivo e somamos um novo galardão que certifica a nossa facilidade de uso segundo utilizadores verificados.
Descubra o que um software de despesas de viagens de negócios pode fazer por si nesta publicação.
Aumentar os lucros e reduzir os custos. A chave para a expansão de uma empresa não é um mistério. No caminho para o sucesso, é muito importante gerir corretamente os recursos. É também importante fazer tudo o que for possível para otimizar os processos financeiros. Para este último, é essencial dispor de uma aplicação de controlo de despesas de viagens de negócios.
Como funcionam essas ferramentas, quais são as vantagens para os departamentos administrativos, o que deve procurar para escolher a que melhor se adapta às suas necessidades e quais são as melhores? Neste artigo, vamos responder a todas as suas perguntas.
Quanto tempo gasta para gerir as despesas da empresa? Acha que é uma tarefa complicada e aborrecida? Se pudéssemos ver as respostas, elas seriam completamente diferentes consoante a pessoa que responde tivesse ou não uma aplicação de gestão de despesas de viagens de negócios.
Imagine poder rastrear todos os pagamentos efetuados pelos colaboradores, controlar todas as transacções, ou ter as despesas ordenadas por categoria e departamento?
Porque são otimizados os processos financeiros com uma app de despesas de viagens de negócios?
Procure sempre ferramentas com as seguintes características:
Ainda está a gerir relatórios de despesas manualmente? Já tem uma solução de controlo de despesas, mas ainda não está convencido? Quer esteja a pensar em contratar uma ferramenta de gestão de despesas para a sua organização ou em alterar a atual, existem algumas dicas para o ajudar a encontrar a melhor.
Que características não são negociáveis?
É verdade que uma ferramenta de digitalização e controlo de despesas de viagens profissionais como Okticket é um custo para a empresa (solicite uma demonstração para que possamos fazer uma proposta adaptada às suas necessidades), mas a poupança de tempo em comparação com a gestão manual é de 80%. Portanto, o ROI é quase imediato.
Neste ponto, é importante lembrar que Okticket é a solução Fintech mais rápida e poderosa para a digitalização das despesas de viagens profissionais.
A aplicação foi concebida para otimizar e cobrir todo o processo de gestão de notas de despesas, desde o momento em que o pagamento é efectuado, até aos processos de validação, controlo de despesas de viagem e integração com o ERP da empresa.
A aplicação funciona de uma forma muito simples. O utilizador tira uma fotografia do recibo a partir da aplicação e o motor de reconhecimento extrai as principais informações. Todos os dados fiscalmente relevantes são armazenados em ordem e acessíveis aos administradores a qualquer momento.
Assim que tiver a sua conta, pode configurá-la de acordo com as suas necessidades. Introduza os dados da sua empresa, dos seus colaboradores e os métodos de pagamento que irá utilizar para as despesas profissionais. Okticket permite personalizar a plataforma de acordo com as políticas de despesas da sua empresa.
"Tire uma foto, esqueça o resto". Uma das características mais notáveis da Okticket é a facilidade de captura de despesas. Os colaboradores podem submeter os seus recibos e faturas diretamente através da aplicação móvel numa questão de segndos. Elimine a necessidade de manter registos manuais e assegure que todas as despesas são devidamente documentadas.
A Okticket oferece um workflow personalizável que permite aos gestores rever e aprovar as despesas submetidas pelos colaboradores. Isto assegura que todos os gastos estão de acordo com as políticas da empresa antes de serem reembolsadas.
A plataforma permite o rastreio das despesas em tempo real e disponibiliza relatórios detalhados que ajudam a perceber como estão a ser utilizados os recursos financeiros da sua empresa. Pode definir limites de despesas e receber notificações quando estes são ultrapassados, permitindo-lhe manter um controlo total.
A Okticket simplifica o processo de reembolso de despesas aos colaboradores. Pode efetuar pagamentos diretos através da plataforma ou exportar dados para processamento no seu sistema de contabilidade. Isto poupa tempo e reduz a possibilidade de erros manuais.
Okticket também facilita a conformidade regulamentar e as auditorias internas e externas. Todos os dados de despesas são armazenados de forma segura e estão disponíveis para revisão quando necessário.
Em resumo, Okticket é a solução perfeita para a gestão de despesas de viagens de negócios. Se quiser conhecer mais detalhes da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.
Uma viagem de negócios bem sucedida e rentável implica um planeamento e uma gestão pormenorizados. Concentramo-nos no retorno do investimento.
Um investimento de 5,5 mil milhões de euros que irá gerar mais de 550 mil milhões de euros de negócios. Se tomarmos como referência os números fornecidos pela GEBTA para os próximos meses, o investimento em viagens de negócios será mais do que recuperado.
Será assim tão fácil? Seria bom poder dizer que sim, mas a verdade é que uma viagem de negócios bem sucedida e rentável envolve um planeamento detalhado. Desde o planeamento do itinerário à gestão das despesas, todo o processo tem impacto nos resultados.
Quer tirar o máximo partido das despesas com viagens de negócios? Ao longo deste artigo, vamos apresentar estratégias para organizar as viagens de negócios com foco no retorno do investimento.
A seguir aos salários, as despesas de deslocação são a maior despesa das empresas. Daí a importância de as gerir eficazmente.
Por onde começar? Bem, pelo princípio. Ou seja, pelo planeamento da viagem. Não nos vamos alongar muito, porque por esta altura já saberá o impacto de questões tão básicas como ajustar o orçamento às tendências actuais, escolher o fornecedor de acordo com as necessidades de cada viagem ou planear as diferentes viagens tendo em conta os objectivos a atingir.
Trata-se de uma viagem para aumentar o volume de negócios, para visitar clientes, para criar alianças com outras empresas? Desde o itinerário até à duração da viagem, desde a organização da agenda até ao cumprimento do protocolo ou à preparação do material necessário, tudo depende do tipo de viagem a efetuar.
Parece simples, mas nas viagens de negócios continuam a cometer-se erros que acabam por causar prejuízos às organizações. Um dos mais comuns é calcular apenas os custos directos, como passagens, hotéis e refeições. Mas há uma série de outras despesas que podem ser ainda maiores.
Já calculou quanto dinheiro lhe custam as despesas acessórias, ou as apólices de seguro, ou o custo do tempo gasto pelos departamentos administrativos a tratar das notas de despesas?
O que vamos salientar é a importância de todo o trabalho de pré-planeamento estar alinhado com a política de viagens da sua empresa.
Sabia que um programa de viagens bem concebido pode ajudar as empresas a poupar 5-15% do seu orçamento de viagens (fonte: Consultia Business Travel)?
Lembre-se que este documento serve de guia para os viajantes de negócios saberem quanto dinheiro podem gastar, o que podem comprar e como o devem fazer.
Há certos aspectos que têm de ser escritos e claramente explicados se se quiser evitar conflitos. Os aspectos relacionados com os limites e os métodos de pagamento não devem deixar margem para interpretações livres:
Além disso, a política de despesas de viagem deve definir as directrizes a seguir em caso de incidente durante a viagem (perda de voo, perda de bagagem, doença, etc.).
Depois do planeamento, vem a fase mais complicada: a gestão das despesas. Controlar, aprovar, processar, contabilizar... Em qualquer ponto deste processo, é fácil cometer erros. Sobretudo quando as tarefas são efectuadas manualmente.
O que acontece se um colaborador exceder os limites de despesas, apresentar o relatório de despesas fora do prazo ou perder os recibos? A melhor forma de otimizar a gestão das despesas de viagem é implementar uma ferramenta específica para digitalizar os recibos em papel e automatizar a contabilidade no seu ERP.
Outra medida muito eficaz consiste em oferecer cartões de empresa aos trabalhadores que viajam. Regra geral, este produto permite-lhe estabelecer limites de utilização.
As vantagens oferecidas pelas aplicações de gestão de despesas profissionais são numerosas. Para as explicar, é melhor dar um exemplo concreto. Eis algumas das vantagens de Okticket.
Funcionários em deslocação, departamento financeiro, RH, TI... Okticket beneficia diferentes áreas da empresa. Mas se nos concentrarmos exclusivamente no retorno do investimento, que é o assunto que nos preocupa, podemos garantir que é praticamente imediato.
Graças ao facto de a nossa aplicação abranger todo o processo de gestão das notas de despesas, o tempo poupado neste processo é de 80% (em comparação com um processo manual). E, como sabe, esta poupança de tempo traduz-se em custos mais baixos.
Fluxo de aprovação personalizado, reconciliação bancária automática, integração com o seu ERP ou sistema de gestão empresarial (também com agências de viagens e serviços de transporte em linha), bloqueio de fraudes internas, cartão inteligente alinhado com a sua política de despesas de viagem... Imagine como seria mais simples o processo de gestão das despesas profissionais se dispusesse de todas estas ajudas.
Quer conhecer em pormenor as poupanças económicas que a utilização da nossa tecnologia implica? Convidamo-lo a ler o artigo "Poupe milhares de euros na gestão das despesas de viagens de negócios com Okticket".
E se quiser ir mais longe, pode sempre utilizar ferramentas integradas de ponta a ponta que reúnem todo o processo, desde a reserva online até ao momento em que as despesas de viagem são aprovadas e contabilizadas nos sistemas de gestão da empresa.
Na Okticket, por exemplo, integramo-nos com várias destas soluções. Desta forma, a sua equipa ou funcionários em viagem podem reservar o seu próprio alojamento e transporte.
Antes de terminar, é importante lembrar que o retorno do investimento em viagens de negócios nem sempre tem que se traduzir em dinheiro. Há aspectos igualmente importantes, como a melhoria da imagem da marca, a expansão da rede de potenciais clientes ou a melhoria da relação com os actuais.
O que é que as viagens de negócios podem oferecer que uma videochamada não pode? As respostas são dadas pela Oxford Economics:
Se pretende maximizar o seu investimento em viagens de negócios, convidamo-lo a solicitar uma demo com os nossos especialistas.
Quais são os desenvolvimentos legais, laborais, comerciais e fiscais que irão afetar as empresas e os trabalhadores independentes este ano? Continue a ler para saber a resposta.
Em 2024, Portugal está testemunhando uma série de mudanças significativas em seus regulamentos financeiros, visando fortalecer a estabilidade econômica e promover a transparência no setor financeiro. Estas alterações refletem o compromisso do governo em garantir um ambiente financeiro sólido e sustentável para todos os cidadãos e empresas do país.
Com que desenvolvimentos jurídicos, laborais, comerciais e fiscais terão de lidar as empresas e os profissionais? Continue a ler para saber a resposta.
Um dos principais focos dos novos regulamentos é aumentar a transparência e a prestação de contas no setor financeiro. Instituições financeiras e empresas serão obrigadas a fornecer informações detalhadas sobre suas operações, garantindo que os consumidores possam tomar decisões informadas e confiar nas organizações com as quais lidam.
Houve um reforço significativo nas medidas de proteção ao consumidor. Os regulamentos visam garantir práticas comerciais justas, limitando taxas abusivas e exigindo uma divulgação clara de termos e condições. Além disso, as instituições financeiras serão obrigadas a oferecer produtos e serviços que atendam aos interesses e necessidades reais dos consumidores.
Em sintonia com as diretrizes internacionais, os regulamentos financeiros em 2024 enfatizam a intensificação dos esforços para combater a lavagem de dinheiro e o financiamento do terrorismo. As instituições financeiras terão que implementar medidas mais rigorosas de due diligence e monitoramento para detectar e prevenir atividades ilícitas.
Os regulamentos também abordam o crescente papel da inovação e da tecnologia no setor financeiro. Para promover o desenvolvimento sustentável, as fintechs e outras empresas inovadoras receberão orientações claras sobre requisitos regulatórios, garantindo um equilíbrio entre a promoção da inovação e a segurança financeira.
Outra área de destaque nos novos regulamentos é o compromisso com a sustentabilidade financeira. As instituições serão incentivadas a adotar práticas e investimentos socialmente responsáveis, promovendo uma abordagem mais ética e consciente em relação aos impactos ambientais e sociais de suas atividades.
Conclusão:
Os regulamentos financeiros em Portugal em 2024 refletem uma abordagem proativa para fortalecer o setor financeiro, proteger os consumidores e promover práticas éticas. À medida que o país se adapta às mudanças globais, essas medidas buscam equilibrar a inovação com a estabilidade, criando um ambiente financeiro mais seguro e responsável para todos. Cidadãos e empresas devem se familiarizar com essas mudanças para garantir conformidade e participação plena no novo cenário financeiro.
Preocupa-se com o cumprimento da política de despesas e prefere os adiantamentos, mesmo que isso implique que os trabalhadores móveis tenham de pagar em dinheiro?
Está preocupado com o cumprimento da política de despesas, prefere os adiantamentos, mesmo que isso signifique que os colaboradores em mobilidade tenham de pagar em dinheiro, e quer acabar com o incómodo dos reembolsos?
Cada empresa tem necessidades específicas e, consoante essas necessidades, será preferível que os colaboradores paguem as despesas de deslocação de uma forma ou de outra. Daí a importância de escolher uma ferramenta de digitalização de notas de despesas que ofereça flexibilidade nos meios de pagamento utilizados pelos utilizadores.
Numerário, cartões de empresa, cartões de combustível, plataformas de pagamento… Quer conhecer as vantagens e desvantagens dos diferentes métodos de pagamento? Descubra-o neste guia completo.
O que vai encontrar neste documento?
Descarregue o guia "Gestão das notas de despesas: a importância da flexibilidade dos métodos de pagamento" e escolha o método que melhor se adapta às suas necessidades.
Descubra como o software de gestão de despesas pode aumentar a eficiência da sua empresa. Automatize processos, controle custos, negoceie com fornecedores e evite erros com estas estratégias.
No mundo empresarial competitivo de hoje, a redução de custos tornou-se essencial para manter a rentabilidade e o crescimento sustentável. Uma área fundamental para o conseguir é a gestão de despesas, e um aliado fundamental neste domínio é o software de gestão de despesas.
Além de simplificar as tarefas administrativas, pode ajudar a sua empresa a otimizar os recursos e a maximizar os lucros.
Neste artigo, exploramos a forma de tirar partido do software de gestão de despesas para poupar custos.
Uma das principais vantagens da implementação de um software de gestão de despesas empresariais é a automatização de processos. Esta tecnologia inteligente elimina a necessidade de realizar tarefas manuais, como recolher e classificar bilhetes e facturas, libertando tempo e recursos para que se possa concentrar em tarefas mais produtivas.
Ao mesmo tempo, a digitalização e a subsequente automatização garantem que as despesas são registadas de forma atempada e precisa. Tudo isto facilita o controlo em tempo real das finanças da empresa.
O software de gestão de despesas também lhe permite estabelecer políticas claras e precisas relacionadas com as despesas da empresa. As políticas de despesas de viagem, por exemplo, são fundamentais para otimizar o orçamento das viagens de negócios.
Basta configurar as ferramentas para aplicar automaticamente as políticas de despesas para reduzir a possibilidade de os empregados efetuarem despesas não autorizadas ou excessivas.
Ao obter uma visão completa dos padrões de compras e despesas, a empresa pode negociar com os fornecedores de forma muito mais eficaz, garantindo melhores preços e condições.
Uma das grandes vantagens do software de gestão de despesas é a capacidade de obter relatórios detalhados e análises das despesas da empresa. Estes relatórios de despesas dão-lhe uma visão completa dos fluxos financeiros, facilitando a identificação de áreas a melhorar e de oportunidades de poupança.
Quando se dispõe de dados exactos e em tempo real, a tomada de decisões torna-se mais informada e estratégica, maximizando o desempenho da empresa.
Desprovido de papel e segurança dos dados
A adoção de um software de gestão de despesas implica a digitalização de recibos e documentos, o que leva a uma redução significativa da utilização de papel e dos custos associados ao seu armazenamento.
Neste ponto, é importante salientar que estas ferramentas foram concebidas para garantir a segurança dos dados financeiros da empresa, protegendo a informação confidencial e minimizando os riscos de perda ou fraude.
Concluindo. O software de gestão de despesas é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que pretenda poupar custos e otimizar recursos. Ao automatizar processos, controlar despesas, negociar com fornecedores e tomar decisões com base em análises precisas, a sua empresa estará no caminho para uma maior eficiência e rentabilidade.
Relatórios, controlo, aprovação, reembolso... A validação das despesas de viagem é um processo moroso.
A gestão das viagens de negócios não termina com o regresso do colaborador. Uma vez em casa, os pedidos de reembolso de despesas têm de ser processados. Relatório, controlo, aprovação, reembolso... A validação das despesas de viagem é um processo que exige um investimento significativo de tempo por parte de todo o pessoal envolvido.
Se somarmos todas estas horas "desperdiçadas", o custo para a empresa é considerável. O pior de tudo é que se trata de um problema recorrente que tem de ser resolvido em cada deslocação do colaborador e que, muitas vezes, dá origem a conflitos internos.
Portanto, uma das primeiras ações que os CFOs das empresas devem tomar é aproveitar os benefícios oferecidos pelas ferramentas de automação de despesas profissionais. Com a Okticket, é possível economizar até 80% do tempo em relação ao gerenciamento manual.
Por um lado, a solução possui o motor de reconhecimento mais potente do mercado, capaz de extrair instantaneamente informações de recibos e faturas. Além disso, os viajantes tiram simplesmente uma fotografia do bilhete e enviam a folha de despesas para revisão. Isto evita que tenham de preencher notas de despesas à mão e agrafar os recibos de pagamento acumulados.
No que diz respeito ao departamento administrativo, ter a informação em ordem e poder aceder-lhe no local é uma grande melhoria. Se a isso juntarmos a possibilidade de integrar a aplicação com o software de contabilidade da empresa e de conciliar os movimentos dos cartões de empresa, a poupança de tempo continua a aumentar.
As horas que a sua equipa gasta nesta tarefa podem ser investidas noutros processos de maior valor, que realmente beneficiam a empresa. Ainda acha que este é um investimento que vai demorar muito tempo a amortizar? Convidamo-lo a experimentar a aplicação e verá como obterá um ROI positivo muito mais cedo do que pensa.
Para além das poupanças de custos conseguidas através da validação automática das despesas de viagem, existem os benefícios adicionais que esta oferece. Entre outros: a redução de fraudes e erros, o armazenamento na nuvem, o controlo da política de despesas de viagem ou as informações valiosas fornecidas pela análise inteligente dos dados.
Medidas mais eficazes para tornar a aprovação das despesas tão eficiente quanto possível:
Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
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