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"Devolvemos-lhe 3% da sua compra só por pagar com o seu cartão bancário". Já alguma vez recebeu uma mensagem semelhante? Pois bem, o que o seu banco lhe está a oferecer chama-se cashback.

Quer saber um pouco mais sobre como funciona o cashback e todas as suas vantagens? Continue a ler para saber as respostas.

O que é o cashback

Para compreender um pouco melhor o conceito de cashback, comecemos por explicar brevemente o que é. A tradução literal deste termo inglês seria "devolução do dinheiro".

Estamos, portanto, a falar de um método de fidelização oferecido por certos bancos e emissores de cartões que consiste em devolver ao consumidor uma parte do dinheiro que este gastou ao adquirir uma série de produtos ou serviços.

Como funciona o cashback?

A primeira coisa que precisa de saber é que, para beneficiar do cashback, tem de pagar com o seu cartão de crédito ou de débito. A entidade financeira devolver-lhe-á então uma percentagem das compras que efetuar.

Por exemplo, se o seu cartão de empresa oferece um cashback de 1% e efetua uma compra no valor de 300 euros, o retorno será de 3 euros.

Dependendo do cartão e o estabelecimento, a devolução pode ser:

• Em forma de um vale de oferta
• Programa de pontos
• Crédito direto
• Desconto sobre uma taxa de serviço

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Além disso, deve ter em conta que a maioria dos cartões oferece um limite máximo de dinheiro a reembolsar por período de tempo (o limite pode ser mensal ou anual). Não existem limites gerais. Cada entidade ou empresa que comercializa os cartões estabelece as suas próprias condições.

Tipos de cashback

Para além do programa de fidelização ou de recompensa de que falámos, há um segundo tipo de cashback que também começa a proliferar em Espanha.

Precisa de dinheiro, mas não tem um multibanco perto? Pode solicitar este serviço quando pagar a sua compra num estabelecimento aderente.

Basta dizer ao empregado da loja o montante que pretende e este será acrescentado ao valor da compra. Paga o montante total com o seu cartão e recebe o dinheiro que pediu em numerário. É tão simples como isto.

Vejamos um exemplo. Precisa de 50 euros em dinheiro, mas está a viajar a quilómetros de distância de uma caixa multibanco. Pára numa estação de serviço para abastecer e enche o depósito com 50 euros de combustível. Quando vai pagar, diz ao empregado que quer 50 euros em dinheiro. Ele cobra-lhe 100 euros e dá-lhe 50 euros.  É tão simples como isto.

As vantagens do cashback para as empresas

Como vê, ter um cartão bancário que oferece cashback faz com que a sua empresa poupe dinheiro. Pense nisto: perante dois produtos semelhantes, escolheria um que não lhe dá nada ou um que lhe devolve parte do dinheiro gasto?

Um exemplo muito simples. A sua empresa paga com um cartão um hotel para um colaborador que tem de se deslocar para visitar um cliente e o montante total é de 500 euros. Se esse cartão tivesse um cashback de 2% (para ter uma ideia), receberia um bónus de 100 euros, pelo que o alojamento lhe custaria 400 euros.

Este facto é também interessante para as empresas que oferecem este retorno, uma vez que serve de chamariz para atrair novos clientes e fidelizar os atuais.

No entanto, certifique-se de que o cartão contratado não tem um custo ou juros elevados. E, ao fazer uma comparação, valide as percentagens de reembolso e a lista de estabelecimentos aderentes.

Há ainda o caso das soluções que oferecem o reembolso de parte das despesas pagas com o seu cartão sob a forma de descontos na licença.

Cartão OKT: o cartão inteligente Okticket

Quer esquecer os reembolsos e a gestão de adiantamentos?  O OKT Card, o cartão inteligente da Okticket, oferece uma nova forma de controlo das despesas dos colaboradores que se enquadra na política de viagens da empresa.

Trata-se de um cartão de débito Mastercard, ou seja, um método de pagamento seguro, transparente e aceite em milhares de estabelecimentos em todo o mundo. Mesmo para compras online, já que pode transportar o Cartão OKT na sua carteira física ou Wallet.

Mas isto é apenas uma pequena amostra do que Okticket pode fazer por si. Se quiser saber mais sobre a nossa solução de venda e as vantagens da utilização do OKT Card, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.

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Atualmente, a fraude interna afeta mais de metade das empresas. E os números não param de aumentar. De facto, seis em cada dez organizações reconhecem que sofreram mais casos de um ano para o outro (fonte: ACFE).

Por que razão não se põe termo às irregularidades nos relatórios de despesas profissionais? Quanto dinheiro perdem as organizações? É possível recuperar o controlo das folhas de despesas?  Continue a ler para saber as respostas.

O que é a fraude interna?

A fraude interna é a fraude causada por membros de uma organização. Pode ir desde o roubo de equipamento até à falsificação de recibos. Neste artigo, centrar-nos-emos nas irregularidades no reporte das despesas de viagens profissionais.

Recibos reutilizados, despesas duplicadas, montantes que excedem o limite de despesas estabelecido pela empresa ou compras efectuadas em dias em que o colaborador não está a trabalhar são as principais irregularidades cometidas com as despesas profissionais.

Fraude documental

Deve ser feita uma menção especial aos recibos e faturas que não servem de prova. Pode também acontecer que, ao preencher manualmente uma folha de despesas, o colaborador anote a compra mas não anexe o recibo.

Neste ponto, é importante lembrar que os documentos comprovativos só são válidos se contiverem, pelo menos, as seguintes informações:

• Data e lugar de emissão
• Número de fatura        
• CIF/NIF, morada e dados do emisor
• Montante com modelo fiscal
• Moeda
• Descrição dos produtos/serviços

É igualmente essencial que os dados fiquem legíveis.

As causas das irregularidades nos relatórios de despesas

De forma geral, a fraude interna resulta frequentemente da falta de controlo interno e do tratamento manual das notas de despesas. Vejamos um exemplo que talvez conheça:

Um colaborador vai em viagem de negócios, faz compras e acumula recibos e faturas no bolso. No último dia do mês, lembra-se de que tem de passar as despesas e deixa-as na sua secretária, amontoadas de qualquer maneira. Quando as verifica com calma, encontra despesas que tinha aprovado, mas que não se enquadram na política de despesas da empresa.

O que é que se pode fazer nesta situação? Se ainda gere as suas notas de despesas à mão, não há muito a fazer. Como veremos mais adiante, a solução reside na digitalização das despesas profissionais.

Quanto dinheiro é que as empresas perdem devido a erros nas folhas de despesas?

O investimento em tecnologia pode poupar-lhe muito dinheiro. Estima-se que o custo da fraude interna para as empresas seja equivalente a 5% dos seus rendimentos anuais (fonte: ACFE). Mais factos:

• As perdas totais excedem 3,6 biliões de dólares a nível mundial (cerca de 34 mil milhões de euros).
• Os casos de fraude empresarial levam um ano a ser detectados e causam uma perda média de 8 300 dólares por mês (7 900 euros).
• Em média, cada caso de fraude custa às empresas 117 dólares (103 euros). Em 2020, o custo médio foi de 125 dólares.
• É nas pequenas empresas que ocorre a maior parte dos casos de fraude interna (o custo médio sobe para 150 dólares).

Estamos, portanto, a falar de milhares de euros que podem significar a perda de competitividade, de reputação e, consequentemente, de clientes.‍

Ferramentas para a deteção da fraude interna

Daí a necessidade de medidas preventivas, como as que visam detetar irregularidades nas folhas de despesas.

Quando se trata de prevenir, detetar e combater a fraude interna nas viagens, a tecnologia é um grande aliado, e as empresas estão conscientes disso. É por isso que as organizações estão dispostas a investir em ferramentas que ponham fim aos erros manuais. Como a Okticket, a solução SaaS mais rápida e poderosa para digitalizar e automatizar as despesas profissionais.

Além disso, as funcionalidades da Okticket foram concebidas para o ajudar a detetar fraudes internas. Ainda não ouviu falar do OKT Card? Ou da lógica personalizada?

Quer connhecer as melhores ferramentas para prevenir e detetar a fraude interna?

Desarregue grátis o guía para detetar fraude empresarial

O presente documento inclui:

• Porque ocorre a fraude interna
• Os "red flags" da fraude empresarial
• O custo das irregularidades nas folhas de despesas
• E muito mais...

Descarregue o guia "Fraude interna nas despesas empresariais: ferramentas para a detetar" e descubra as chaves para evitar irregularidades nos relatórios de despesas.

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Pedidos de adiantamentos, queixas de que os reembolsos demoram a chegar, compras pagas em dinheiro para as quais não existem registos... Considera a gestão das notas de despesas um processo aborrecido? Provavelmente porque a sua empresa não utiliza cartões de crédito para as viagens de negócios.

As vantagens deste produto são inúmeras, a começar pela praticidade de simplificar a gestão e o controlo das despesas de viagem de negócios.

Vantagens dos cartões de crédito para viagens de negócios

Tal como os cartões bancários tradicionais, oferecem aos viajantes de negócios um meio de pagamento mais seguro e higiênico do que o dinheiro.

Além disso, os empregados que viajam não precisam de adiantar dinheiro do seu próprio bolso ou de pedir adiantamentos quando viajam. Desta forma, a empresa pode controlar muito melhor o seu fluxo de caixa.

O seguro de viagem, com proteção contra perda de bagagem, acidentes, roubo, etc., também não deve ser esquecido.

Comparação: Cartões de viagem vs. cartões tradicionais

Mas não estamos a falar do mesmo produto. Há uma série de diferenças entre os cartões de viagem tradicionais e os cartões de empresa que devem ser tidas em conta. Uma delas é a favor dos cartões de crédito de viagem:

• A informação sobre as despesas de negócios chega praticamente em tempo real. Já não é necessário esperar que os trabalhadores móveis entreguem os seus relatórios de despesas para efetuar a contabilidade. Assim que um empregado utiliza o cartão de crédito para despesas de representação ou de deslocação, é possível ver o montante, onde foi efectuado o pagamento e o que foi comprado.
• A maioria dos cartões de viagem de negócios oferecem reconciliação bancária automática. Esta é outra vantagem em relação aos bancos, que normalmente emitem um extrato de despesas. Depois, o departamento financeiro tem de as analisar uma a uma, e toda a gente sabe que é preciso tempo e recursos para contabilizar essas despesas.
• Pode obter relatórios personalizados onde todas as despesas registadas são registadas. Além disso, são apresentadas organizadas por categoria (gasolina, quilómetros, alojamento, restauração...). Escusado será dizer que isto é muito útil para ajustar a sua política de despesas de viagem ou negociar com os fornecedores, certo?

Cartão OKT: Controle as despesas antes que elas aconteçam

Existem muitos cartões de crédito para viagens de negócios no mercado. Uns oferecem prêmios, outros permitem acumular milhas, outros oferecem fidelização através de descontos no abastecimento... O facto de serem mais ou menos interessantes depende da empresa.

Quer saber quais são os melhores cartões de crédito para viagens de negócios do mercado? Comece por analisar as suas necessidades.

Está à procura de um cartão que o ajude a fazer cumprir a sua política de despesas de viagem, a prevenir fraudes internas e a simplificar a gestão de pedidos de reembolso de despesas? Então o Cartão OKT, o cartão inteligente da Okticket, é provavelmente o que precisa.

É um cartão de débito para despesas de negócios com a garantia Mastercard. As suas principais características incluem o seguinte:

• Oferece reconciliação automática: o utilizador paga, recebe uma notificação no seu telemóvel para digitalizar a despesa e associa a fotografia do recibo à notificação.
• É personalizável. Permite-lhe definir limites por empregado ou departamento e por múltiplos critérios (por período de tempo, por utilizador, por categoria de despesas...).
• Todas as despesas são registadas numa única plataforma para um acompanhamento em tempo real.
• Permite o pagamento de quaisquer despesas de viagem, tanto em Espanha como no estrangeiro.
• É um meio de pagamento seguro e transparente, aceite em milhares de estabelecimentos em todo o mundo. Mesmo para compras online, pois pode transportar o Cartão OKT na sua carteira física ou na sua Wallet.

Quer conhecer todas as vantagens do Cartão OKT Card? Se pretende conhecer todas as vantagens da nossa solução e os benefícios da utilização do Cartão OKT Card, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.

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Gerir despesas de negócios pode ser um desafio, mas com a aplicação Okticket, torna-se uma tarefa simples e eficiente. Neste artigo, vamos explicar como o Okticket funciona para o ajudar a controlar e gerir eficazmente as despesas de viagens de negócios da sua empresa.

1. registo e configuração

O primeiro passo é registar-se na plataforma Okticket. Assim que tiver a sua conta, pode configurá-la de acordo com as suas necessidades. Introduza os dados da sua empresa, dos seus colaboradores e os métodos de pagamento que irá utilizar para as despesas profissionais. Okticket permite-lhe personalizar a plataforma de acordo com as políticas de despesas da sua empresa.

2. Captura de despesas

"Tire uma foto, deite fora o bilhete". Uma das características mais notáveis do Okticket é a facilidade de captura de despesas. Os empregados podem facilmente carregar os seus recibos e facturas diretamente através da aplicação móvel ou da plataforma web. Isto elimina a necessidade de manter registos manuais e assegura que todas as despesas são devidamente documentadas.

3. Aprovação de Despesas

O Okticket oferece um fluxo de aprovação personalizável que permite aos gestores rever e aprovar as despesas submetidas pelos empregados. Isto assegura que todas as despesas estão de acordo com as políticas da empresa antes de serem reembolsadas.

4. Acompanhamento e controlo

A plataforma permite o acompanhamento das despesas em tempo real e disponibiliza relatórios detalhados que ajudam a perceber como estão a ser utilizados os recursos financeiros da sua empresa. Pode definir limites de despesas e receber notificações quando estes são ultrapassados, permitindo-lhe manter um controlo constante.

5. Reembolsos e Contabilidade

O Okticket simplifica o processo de reembolso de despesas aos colaboradores. Pode efetuar pagamentos diretos através da plataforma ou exportar dados para processamento no seu sistema de contabilidade. Isto poupa tempo e reduz a possibilidade de erros manuais.

6. Conformidade e Auditoria

Okticket também facilita a conformidade regulamentar e as auditorias internas e externas. Todos os dados de despesas são armazenados de forma segura e estão disponíveis para revisão quando necessário.

Em resumo, Okticket é a solução perfeita para a gestão de despesas profissionais. Simplifica todos os passos do processo, desde a captura de despesas até à contabilidade e conformidade. Se está à procura de uma forma eficiente e eficaz de gerir as despesas da sua empresa, Okticket é a resposta. Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.

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A digitalização de despesas profissionais é o processo de transformar as despesas como recibos e faturas em formatos digitais para simplificar e otimizar o gerenciamento financeiro de uma empresa ou profissional autônomo.

Para este processo são utilizados softwares de gestão de despesas, ferramentas projetadas para ajudar empresas e profissionais a controlar, monitorar e otimizar suas despesas financeiras. Esses softwares são desenvolvidos para simplificar e automatizar o processo de rastreamento de gastos, proporcionando maior eficiência e precisão na gestão financeira.

Como já falamos recentemente, dentro das despesas profissionais existem diferentes categorias: operacionais, de pessoal, de viagens, de marketing, de representação… estas últimas são muito destacadas já que tratam-se dos gastos relacionados a representar a empresa, como entretenimento de clientes, presentes corporativos e despesas associadas a eventos de networking.

Benefícios da digitalização de despesas profissionais

Inserir despesas no âmbito profissional pode ser feito de várias maneiras, dependendo da complexidade da situação e dos recursos disponíveis. Muitas empresas ainda estão a gerir as despesas de forma manual, perdendo muito tempo dos colaboradores em tarefas administrativas em lugar de estar a criar valor à empresa.

Daí a importância de dispor de uma ferramenta para a digitalização das despesas da empresa. Quais são os principais benefícios da digitalização de despesas profissionais?

• Redução de papel: Ao digitalizar as despesas, elimina a necessidade de armazenar fisicamente uma grande quantidade de documentos em papel, contribuindo para a sustentabilidade e reduzindo o espaço de armazenamento.
• Organização e acessibilidade: Com a digitalização, é mais fácil organizar e acessar as despesas quando necessário. Pode categorizar, marcar e pesquisar eletronicamente, facilitando a localização de informações específicas.
• Eficiência: Digitalizar despesas pode acelerar o processo de aprovação e reembolso. Documentos digitais podem ser compartilhados instantaneamente, reduzindo o tempo necessário para a análise e aprovação.
• Integração com software financeiro: Muitas soluções de digitalização de despesas podem ser integradas a software de contabilidade ou sistemas de gestão financeira, proporcionando uma visão mais abrangente e automatizada das finanças.
• Redução de erros: A automação associada à digitalização minimiza erros manuais frequentes associados à entrada de dados em papel.
• Conformidade fiscal: Manter registros digitais facilita a conformidade com requisitos fiscais.
• Mobilidade: Com a digitalização, é possível gerenciar despesas de qualquer lugar, facilitando o trabalho remoto e a colaboração entre equipes distribuídas.

Como escolher uma app para gerir despesas profissionais?

Está a considerar a utilização de uma aplicação para gerir as despesas da empresa? Antes de escolher uma, certifique-se de que esta cumpre uma série de requisitos:

• Se não for de fácil utilização, os colaboradores não a utilizarão ou utilizá-la-ão de forma incorrecta
• Permite controlar as despesas por categoria.
• Integra-se com o seu software de contabilidade.
• Permite a reconciliação bancária.
• Pode fornecer informações em tempo real sobre os hábitos de despesa dos colaboradores.
• Adapta-se às necessidades de cada utilizador.
• Quando a despesa é efectuada fora da zona Euro, a aplicação tem de ser capaz de converter essa moeda para o Euro.
• Funciona sem ligação à Internet.

Porque a Okticket é a melhor eleição para digitalizar as despesas da sua empresa

As vantagens do uso de um software de digitalização de despesas profissionais como a Okticket são muitas, mas poderíamos enumerar as seguintes:

1. Permite aos usuários capturar e armazenar digitalmente recibos de despesas utilizando câmeras de smartphones A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) extrai automaticamente as informações fiscalmente relevantes.
2. Facilita a organização das despesas por categorias, como viagens, refeições, transporte, combustível, entre outras. Isso ajuda na análise posterior e na preparação de relatórios detalhados.
3. Oferece um fluxo de trabalho para a aprovação de despesas. Isso é particularmente útil em organizações onde as despesas precisam passar por uma revisão e aprovação antes do reembolso.
4. Permite a conciliação bancária; a importação automática de transações de cartões de crédito e contas bancárias, economizando tempo na entrada manual de dados.
5. Gera relatórios detalhados sobre as despesas, oferecendo insights valiosos sobre padrões de gastos, orçamentos excedidos e áreas de oportunidade para economias.
6. Ajuda a garantir a conformidade com regulamentações fiscais, fornecendo documentação organizada e detalhada para auditorias.
7. Muitos softwares de gestão de despesas têm aplicativos móveis que permitem que os usuários capturem despesas em tempo real, independentemente da localização.
8. Facilita a integração dos dados de despesas com sistemas de contabilidade, evitando a necessidade de entrada manual duplicada.

Em definitiva, com a Okticket pode ter toda a gestão das notas de despesas numa única plataforma garantindo eficiência, controle e transparência no gerenciamento das despesas, contribuindo para uma melhor tomada de decisões e otimização dos recursos financeiros.

Quer mais informação? Contacte a nossa equipa.

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Promovem a cultura da empresa, impulsionam o desenvolvimento profissional, estimulam a colaboração, aumentam o compromisso dos trabalhadores, reforçam os laços entre colegas e aumentam o sentimento de pertença à organização. Os benefícios das viagens de negócios vão para além do que se possa pensar à primeira vista.

Estas são algumas das conclusões do relatório "Investing in Travel to Strengthen Culture and Increase Engagement", elaborado pela American Express Global Business Travel (Amex GBT) e pela Harvard Business Review Analytic Services, para o qual foram inquiridos mais de 400 executivos.

Este documento descreve as chaves para permitir que uma organização funcione e prospere quando as equipas estão em locais diferentes. E as viagens de negócios parecem ser a ferramenta para o conseguir.

Embora muitas empresas prefiram gastar os seus orçamentos em viagens que geram lucros (visitas a clientes, por exemplo), as viagens para reuniões internas também podem trazer um valor significativo em termos de cultura empresarial e envolvimento.

De facto, "as empresas podem colher benefícios ainda maiores com estes investimentos em viagens internas", conclui o estudo.

As viagens de negócios como elo de ligação entre equipas

Além disso, de acordo com o estudo, existe uma ligação entre as viagens de negócios e um ambiente de trabalho estável. O estudo sublinha a eficácia das reuniões presenciais para a formação de equipas, o brainstorming e a entrevista de candidatos a cargos importantes.

"A adoção generalizada do teletrabalho pode criar obstáculos à construção de uma cultura empresarial e ao envolvimento, pelo que as viagens de negócios se tornaram ainda mais críticas para reunir as equipas", afirma Alex Clemente, diretor-geral dos Serviços Analíticos da Harvard Business Review, a este respeito.

Mais benefícios das viagens de negócios internas para a organização:

• Melhoria das relações entre funcionários e equipas (74%)
• Aumento da colaboração (60%)
• Cultura organizacional mais forte (55%)
• Maior empenhamento dos funcionários (54%)
• Sentimento de pertença para trabalhadores remotos e equipas dispersas (46%)

Isto ajuda a reconstruir o capital social e a reforçar a cultura empresarial perdida nos meses que se seguiram à pandemia, quando a maioria das interacções se limitou ao virtual.

Além disso, as viagens de negócios desempenham um papel importante no desenvolvimento profissional (60% dos inquiridos acreditam que sim).

É muito importante, oito em cada dez inquiridos afirmam ter adquirido "maior consciência e empatia pelos colegas e clientes" graças às viagens de negócios.

Rentabilidade comprovada das viagens de negócios

Prevê-se que as viagens de negócios aumentem até 2024, principalmente para reuniões internas (fonte: Amex '2024 Global Meetings and Events Forecast').

Uma das razões para este facto é a rentabilidade para as empresas. Por exemplo, a GSK explica no relatório que, durante a pandemia, conseguiu ultrapassar as suas previsões de volume de negócios. Mas conseguiu um crescimento ainda maior no ano passado, quando aumentou o seu investimento em viagens de negócios.

Por último, o documento analisa algumas das tendências em matéria de viagens de negócios: uma nova política de viagens mais bem alinhada com a estratégia empresarial, uma maior ênfase na sustentabilidade, acessibilidade, saúde e bem-estar dos viajantes, bem como uma tónica no bleisure (a combinação de lazer e negócios).

Em conclusão, dadas as vantagens das viagens de negócios, estas devem ser vistas não como uma despesa, mas como um investimento para a rentabilidade comercial. Até mesmo como uma oportunidade para reforçar a cultura empresarial e construir relações positivas a longo prazo.

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