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Com a tónica no crescimento sustentável a longo prazo, a transformação financeira do diretor financeiro consiste em impulsionar a mudança tecnológica.
Otimizar os custos a curto prazo para obter valor acrescentado no futuro. Com a tónica no crescimento sustentável a longo prazo, a transformação da função financeira do diretor financeiro consiste em impulsionar a mudança tecnológica.
De acordo com o 2023 Global EY DNA of the CFO Report, os líderes financeiros mais experientes que conduzem “agendas de mudança agressivas e inovadoras nas finanças” são os que podem trazer mais valor para as organizações.
A este respeito, as prioridades dos directores financeiros para transformar a sua função financeira a médio prazo são principalmente:
Os gestores financeiros enfrentam três desafios que não são fáceis:
Daí a importância de os CFO terem de alargar o seu leque de competências. Talvez seja por isso que apenas 14% estão a fazer “mudanças ousadas” para transformar a função financeira no futuro. Para Marshall, são precisamente estes profissionais que têm mais probabilidades de serem os melhores.
Mais de um pequeno número de directores financeiros considera difícil “equilibrar eficazmente as soluções de compromisso entre as prioridades a curto e a longo prazo”. Quase oito em cada dez inquiridos pensam da mesma forma. Outros 76%, de acordo com o inquérito, afirmam que a pressão está a aumentar “para obter eficiências de custos e cumprir os objectivos de lucro a curto prazo”.
Esta redução das despesas e dos investimentos parece ser uma constante na grande maioria das organizações e afecta sobretudo os programas ESG. No entanto, áreas-chave como o marketing e o talento também não são poupadas.
Esta reducción del gasto y la inversión parece ser una constante en la gran mayoría de las organizaciones y afecta especialmente a los programas ESG. Sin embargo, áreas clave como el marketing y el talento tampoco se libran.
A redução de custos é a estratégia correcta? Se considerarmos os pontos de vista do pequeno grupo de líderes financeiros “ousados” acima mencionado, o roteiro a seguir seria o seguinte:
Em última análise, se quiserem alcançar uma transformação cultural, “os directores financeiros devem promover mentalidades digitais, dar o exemplo e ajustar os sistemas de recompensa”.
Apesar de tudo isto, há uma opinião unânime: “Nunca houve uma melhor altura para ser diretor financeiro”. E não é só isso. À medida que a sua função evolui, vai subindo na hierarquia em direção à posição de CEO.
Simplificar processos, poupar dinheiro, otimizar recursos? Ainda tem dúvidas sobre a necessidade de uma aplicação para a digitalização e automatização das despesas de empresa?
As despesas que uma organização tem de enfrentar todos os meses são inevitáveis. O que é facilmente resolvido é uma gestão ineficaz. Quer recuperar o controlo financeiro? Comece por automatizar a gestão das despesas de empresa.
O que é a automatização, para que serve e porque é que precisa dela? Descubra as vantagens de deixar de lado os processos manuais e optar por uma solução que lhe permita poupar tempo e recursos.
Desde a digitalização de despesas até à deteção de erros no workflow. As ferramentas de automatização de notas de despesas beneficiam todas as pessoas envolvidas no processo de validação. Independentemente da dimensão, localização ou sector de atividade da empresa.
Aqueles que ainda lidam com folhas de cálculo e recibos em papel sabem muito bem como o processo de gestão de despesas pode ser moroso. Para não falar da facilidade com que se podem cometer erros. Dependendo do volume de folhas de despesas, o custo pode ser quantificado em milhares de euros.
As poupanças financeiras, por si só, devem ser razão suficiente para implementar uma aplicação de digitalização e automatização de despesas empresariais. Quer mais razões para o necessitar?
Em suma, a automatização da gestão das despesas de empresa é o caminho que o guiará para um controlo financeiro ótimo. Mais rentável, mais exato, mais inteligente.
As soluções de automatização mais poderosas integram-se com outras ferramentas de gestão empresarial.
Qual ERP utiliza em sua empresa? Okticket oferece conectores bidirecionais e evolutivos com os principais sistemas ERP, RH e BI do mercado.
Está a pensar em contratar uma ferramenta para automatizar a gestão de despesas na sua empresa? Ou talvez já tenha uma, mas há algo que não o convence? Seja como for, o melhor é dedicar algum tempo a avaliar as suas necessidades.
Uma solução de automatização deve possuir um conjunto de características essenciais.
A facilidade de utilização é essencial para garantir que os utilizadores a utilizem. A isto junta-se a conveniência de ter uma aplicação móvel. Desta forma, os colaboradores podem iniciar sessão para comunicar e/ou gerir despesas no local.
Habituámo-nos a encontrar sistemas que oferecem um conjunto de funcionalidades padrão às quais temos de nos adaptar. Mas o ideal é que a solução escolhida seja suficientemente flexível para se adaptar às necessidades de cada cliente.
Outro aspeto muito importante é que a ferramenta de automatização é capaz de se ligar ao software de contabilidade que utiliza sua empresa. Desta forma, as despesas registadas na aplicação serão automaticamente transferidas para a contabilidade no seu ERP ou sistema de gestão empresarial.
O principal objetivo de uma ferramenta de automatização é poupar tempo às equipas. Daí a importância de garantir que a tecnologia escolhida é rápida na extração de dados, no registo de informações e na automatização do fluxo de aprovação.
Neste sentido, Okticket permite poupar 80% do tempo em relação à gestão manual das despesas profissionais. Para além disso, o processo de implementação é rápido e simples.
Quanto mais opções tiver para contactar a equipa de suporte, melhor. Obter suporte por e-mail e chat é muito conveniente, mas às vezes precisamos de falar com alguém pessoalmente.
Mas o processo não termina com a implementação do software de automatização de despesas. Paralelamente à implementação, é necessário tomar uma série de precauções.
Em suma, automatizar a gestão das despesas empresariais é o primeiro passo para simplificar o processo, poupar dinheiro e otimizar os recursos. As despesas desnecessárias e os erros administrativos associados à gestão manual são minimizados, facilitando a tomada de decisões com base em análises precisas.
Deseja conhecer todas as vantagens da Okticket? Contacte-nos e a nossa equipa comercial entrará em contacto consigo.
O que é que a IA pode oferecer aos gestores de área e aos directores financeiros? Analisamos a sua aplicação na gestão das despesas de empresa.
O que é que a IA pode oferecer aos gestores de área e aos diretores financeiros? Analisamos a sua aplicação na gestão das despesas de empresa.
A Inteligência Artificial tem sido um movimento tecnológico tão grande que a sua utilização ficou ligada ao que se espera ser a quinta revolução industrial. O seu potencial só agora se manifestou, mas ninguém duvida de que irá mudar as regras do jogo em muitos sectores, e o financeiro será um dos maiores beneficiários.
Quais são as vantagens e os riscos de não a implementar? Ao longo deste artigo, analisaremos o papel desempenhado pela IA nas finanças. Sempre com um foco na capacidade desta tecnologia para impulsionar a inovação na gestão de despesas profissionais.
Sabemos que a Inteligência Artificial existe. Mas será que sabemos realmente o que ela faz? Sim, já ouvimos falar do Chat GPT e sabemos que pode analisar grandes quantidades de dados. Assim, podemos encontrar respostas para as perguntas mais complicadas. Ou ter informação suficiente para adaptar produtos e serviços a cada cliente.
Mas... Se formos mais pormenorizados, vemos que tem muitas aplicações no domínio das finanças.
Tendo em conta os benefícios para os departamentos financeiros, não é surpreendente que metade dos líderes do sector já esteja a utilizar ferramentas de IA. Esta percentagem aumentará para 75% até 2025, de acordo com um estudo recente da Gartner.
Caso contrário, as empresas correm o risco de perder a sua atratividade em termos de captação de talentos (fonte: relatório "Money and Machines"). Além disso, ficarão atrás dos seus concorrentes e a produtividade dos seus empregados será reduzida.
A automatização de processos merece uma menção separada. Embora esta seja a aplicação mais comum da Inteligência Artificial nas finanças, "processos" é um conceito demasiado genérico. Para tentarmos ser um pouco mais específicos, vamos falar sobre os casos de utilização desta tecnologia na gestão de despesas empresariais.
Com a IA, o reconhecimento ótico de caracteres dá um salto quântico. Já não se trata apenas de converter textos manuais ou impressos em dados digitais. Agora, graças ao OCR com IA, é possível processar documentos com maior rapidez e precisão.
Utilizando uma série de algoritmos, os motores de reconhecimento são capazes de interpretar e extrair automaticamente informações de documentos físicos. Nos recibos e facturas, extraem o número do recibo, o número de contribuinte do fornecedor, a moeda, as taxas de IVA, etc.
Desta forma, os campos das notas de despesas são preenchidos automaticamente. Além disso, as tecnologias mais poderosas, como a Okticket, são capazes de aprender com cada recibo registrado. Assim, por exemplo, se na primeira vez não acertar num campo, nas seguintes saberá como preencher corretamente essa informação.
As vantagens de eliminar a introdução manual de dados são inúmeras. Para além das já conhecidas poupanças de tempo e recursos, os erros são minimizados e a detecção de fraudes internas é facilitada.
Já mencionámos a utilidade da Inteligência Artificial na análise de grandes quantidades de dados para facilitar a tomada de decisões. Mas temos de acrescentar as possibilidades oferecidas por estas técnicas analíticas quando se trata de detetar padrões de despesas suspeitos.
Se os responsáveis financeiros de uma empresa tiverem dúvidas sobre o comportamento das despesas, já não têm de as verificar manualmente. Podem criar alertas que detectam e avisam sobre a violação das regras de despesa estabelecidas.
De notar também que os algoritmos são capazes de identificar novos padrões de fraude com base em casos anteriores. Isto torna menos provável a ocorrência de tipos típicos de fraude (por exemplo, bilhetes duplicados, recibos antigos, recibos desfocados ou recibos com montantes que excedem a política de despesas).
Tudo o que vimos até agora permite agilizar o controlo e a gestão das despesas profissionais. Mas se juntar a IA ao seu ERP, o processo será otimizado ao máximo.
As despesas digitalizadas com uma aplicação de despesas profissionais são automaticamente descarregadas no ERP para lançamento imediato. A inteligência artificial encarrega-se de verificar se tudo está correto.
Desta forma, os departamentos financeiros passarão da recolha de dados para a análise de dados. E os relatórios baseados no passado darão lugar a projecções orientadas para o futuro.
O que é que a IA pode oferecer aos gestores de área e aos diretores financeiros?
Em resumo: A IA nas finanças pode aumentar os lucros, melhorar a eficiência operacional, poupar custos, tomar decisões eficazes, personalizar produtos e serviços, reduzir riscos, automatizar operações, criar oportunidades e personalizar a experiência do cliente. Menos recursos, maior rentabilidade.
O Parlamento Europeu aprovou finalmente em março a Lei da Inteligência Artificial depois de um longo processo legislativo que começou em 2019. Esta lei, que estabelece as regras de utilização desta nova tecnologia pelos países membros da União Europeia, tem como objetivo garantir a segurança no uso das ferramentas de inteligência artificial e proteger o cumprimento dos direitos fundamentais, assim como impulsionar a inovação para que a UE seja líder nessa área.
As novas regras procuram mitigar os riscos da Inteligência Artificial e assegurar que o uso da tecnologia é seguro e não infringe os direitos fundamentais dos trabalhadores. Regras de transparência, a proibição do uso de sistemas de identificação biométrica como o reconhecimento facial, serão atingidas pela nova regulamentação.
Já em 2021 Portugal, no âmbito da presidência portuguesa da UE, apostou na primeira lei europeia para a IA.
Depois da aprovação, a lei ainda tem de ser adotada através do procedimento de retificação antes do final da atual legislatura europeia.
Revise aqui o Regulamento de Inteligência Artificial.
Quer conhecer a Okticket mais a fundo? Contacte os nossos especialistas e mude a sua empresa para sempre.
Extrair dados de recibos e facturas em papel e transformá-los em informação digital traz uma série de benefícios para as empresas. Continue a ler para os descobrir.
Dimensionar a empresa, reduzir os custos, aumentar o volume de negócios... Todas as organizações procuram a rentabilidade. Para isso, precisam de evoluir, o que significa utilizar a tecnologia para otimizar os processos. E dispor de um OCR de facturas é essencial para automatizar o controlo e a gestão das despesas da empresa.
Continua a recolher informações sobre as despesas manualmente? Está a perder tempo. O reconhecimento ótico de caracteres (OCR) permite-lhe extrair automaticamente dados de recibos e facturas em papel e transformá-los em informação digital.
Cada vez mais empresas estão a exigir a utilização de software OCR. A razão para tal reside no facto de o processamento de facturas digitais ser um passo fundamental para a automatização dos processos financeiros. Mas as vantagens oferecidas por estes sistemas também não podem ser negligenciadas:
Atualmente, é possível encontrar muitas soluções no mercado que incluem o reconhecimento ótico de caracteres. Mas... nem todas oferecem a mesma eficiência no processo de digitalização de bilhetes e facturas.
Imagine que começa a digitalizar facturas com uma aplicação de digitalização de despesas empresariais, os dados ainda não são extraídos e o símbolo típico de “carregamento” aparece no ecrã.
O que é que faria? Provavelmente ficava com esse bilhete. E os seguintes. E assim por diante, até voltar ao escritório e deixar a pilha de recibos e facturas na secretária da pessoa responsável pela validação das suas despesas. Em suma, a empresa gastou dinheiro numa ferramenta que ninguém utiliza.
Conclusão: o melhor OCR para facturas é aquele que oferece três características principais:
Além disso, um bom programa de OCR deve ser capaz de aceitar uma grande variedade de formatos e um número de digitalizações que se adapte às necessidades da sua empresa. E se conseguir obter o OCR de facturas gratuitamente ou incluído no plano básico, tanto melhor.
É possível encontrar um sistema de reconhecimento de caracteres potente, rápido e eficaz? Claro que sim. Sem ir mais longe, em Okticket desenvolvemos a nossa própria tecnologia. O nosso motor de reconhecimento digitaliza as despesas instantaneamente, sem esperar. Além disso, tem a capacidade de aprender e melhorar dia após dia.
O que é que ganhamos com isso?
Da mesma forma, o seu funcionamento depende do software que utiliza. A título de exemplo, vamos explicar como funciona o processo de extração de dados com o Okticket:
Quer conhecer todas as vantagens do motor de reconhecimento Okticket? Não espere mais. Deixe-nos os seus dados e um membro da nossa equipa comercial entrará em contacto consigo.
Há uma série de erros que se repetem frequentemente nos relatórios de despesas e dos quais muitas vezes não nos apercebemos. Descubra as chaves para evitar voltar a cometê-los.
A contabilização manual das despesas de deslocação profissional implica uma série de custos ocultos que nem sempre são facilmente identificáveis. Coletar recibos, rever notas de despesas, aprová-las, fazer registo contabilístico, efetuar reembolsos… Tudo isto consome muito tempo, tanto aos colaboradores em mobilidade como ao serviço administrativo.
Não é só isso. Os erros também são frequentes (estima-se que 80% dos pedidos de reembolso de despesas contêm algum tipo de erro). Por vezes, são erros não intencionais. Por vezes, são o resultado de uma fraude interna. Em ambos os casos, as consequências são as mesmas: mais tempo e dinheiro perdidos para a empresa.
É possível evitar erros na contabilização das despesas de viagem? Se forem tomadas as precauções necessárias, estes erros podem ser reduzidos ao mínimo. Numa altura em que as viagens de negócios estão a ser relançadas, devem ser postas em prática algumas medidas preventivas.
Os pedidos de reembolso de despesas repetem frequentemente uma série de erros de que muitas vezes não nos apercebemos. Mas isso não evita prejuízos para as organizações. Para os evitar, é melhor começar por aplicar uma série de medidas destinadas a otimizar a gestão e o controlo das despesas de viagem de negócios.
A falta de controlo sobre as viagens começa mesmo antes de a reserva ser feita. É frequente as empresas registarem um aumento dos custos devido ao aumento do número de colaboradores móveis e não terem tido esse facto em conta na elaboração dos orçamentos.
Esta situação dificulta o controlo fiável do orçamento (cumprimento, desvios, etc.).
Do mesmo modo, é aconselhável estabelecer uma política de despesas de viagem e informar cada trabalhador sobre as despesas que não são reembolsáveis e os limites aplicáveis no seu caso específico (alojamento, transporte, refeições, etc.).
Mas tudo isto é inútil se não se introduzirem as informações no software de contabilidade.
Por vezes, pode acontecer que um trabalhador viaje para o estrangeiro e a taxa de câmbio aplicada no momento da compra não seja tida em conta na contabilização das despesas.
Outro erro comum é não efetuar auditorias, quando este é um mecanismo fundamental para detetar possíveis irregularidades e prevenir a fraude interna.
Também pode acontecer que os colaboradores nómadas preencham as notas de despesas e não anexem o recibo correspondente. Ou então juntam-no, mas não inclui todas as informações exigidas pela administração fiscal para ser considerado válido. Na sua pressa, aprova as despesas e efetua o reembolso.
Para evitar situações como esta, o melhor a fazer é implementar uma ferramenta de digitalização e automatização das despesas.
Já que estamos a falar de digitalização, é altura de recordar que Okticket é a solução mais poderosa para deixar para trás o problema das notas de despesas. Assim que começar a utilizar a nossa aplicação profissional de despesas profissionais, evitará os erros associados à gestão manual das despesas.
Para começar, cada artigo incluído numa folha de despesas está associado a uma fotografia do bilhete correspondente.
Além disso, a aplicação para despesas empresariais é aprovada pelas autoridades fiscais, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais.
Ao mesmo tempo, a ferramenta oferece produtos e serviços que são também muito úteis na luta contra a fraude interna.
Para além das vantagens que já mencionámos, o Okticket oferece uma série de funcionalidades que o ajudarão a otimizar o controlo e a gestão das despesas profissionais de forma rápida e simples.
Os cartões de empresa são muito úteis para controlar as despesas dos colaboradores nómadas. Como não é necessário lidar com adiantamentos ou reembolsos, não há o risco de se confundir com os montantes. Outras vantagens do OKT Card:
A realização de reconciliações bancárias ajuda a descobrir se existem erros no registo das despesas. Mas fazê-lo à mão não é o mais fiável. Na Okticket estamos ligados aos principais bancos.
Se os seus colaboradores pagam com cartão, o módulo de reconciliação da Okticket permite comparar automaticamente os movimentos dos cartões de crédito da empresa com os recibos carregados na aplicação. Sem exportação de extratos bancários, sem processos intermédios, sem erros de revisão.
Os alertas são também uma ferramenta ideal para detetar irregularidades nos pedidos de reembolso de despesas. Não é raro encontrar recibos em duplicado, despesas efetuadas num feriado, recibos ilegíveis ou montantes que excedem o limite estabelecido na política de viagens da empresa.
Precisa de ir além dos alertas típicos? O nosso motor de revisão automática tem a inteligência necessária para tomar decisões de rejeição ou aprovação de folhas de despesas com base numa lógica personalizada definida pelo administrador.
Diga quais os comportamentos de despesas que o preocupam e os introduzimos no sistema de revisão automática. Pode até rejeitar automaticamente a apresentação de um pedido de reembolso de despesas.
Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.
Será que vale mesmo a pena continuar a tratar das notas de despesas em papel? Descubra as chaves para automatizar o controlo das suas despesas profissionais.
A gestão das despesas profissionais já é um desafio para os departamentos financeiros, mas fazê-lo à mão ou com ferramentas de gestão ineficazes torna-o ainda mais complicado. Mas fazê-lo à mão ou com ferramentas de gestão ineficazes torna-o ainda mais complicado. Quer levar a contabilidade para o próximo nível? O primeiro passo é a digitalização das despesas profissionais.
Para corroborar a afirmação anterior, basta falar com os departamentos administrativos da sua organização. Se ainda sofrerem de processos antiquados, é provável que as queixas mais comuns estejam relacionadas com erros humanos e com o tempo gasto em tarefas de baixo valor.
Será que vale mesmo a pena continuar a lidar com notas de despesas em papel? Com ficheiros cheios de recibos e facturas que tem de guardar durante cinco anos? Com a raiva dos viajantes de negócios que acabam por não ser reembolsados pelas despesas adiantadas do seu bolso?
Já para não falar do incumprimento da política de despesas da empresa. Num artigo anterior, referimos que o custo das irregularidades nas despesas de deslocação em serviço é, em média, de 500 euros por mês.
Dito isto, é evidente a importância da implementação de ferramentas eficazes de digitalização dos recibos. E que cumpre as condições estabelecidas no Decreto-Lei 28/2019 para o arquivo eletrónico de documentos.
Relatórios de despesas atempados, poupança de tempo na gestão e validação, redução da fraude interna, rapidez nos reembolsos... A gestão digital das despesas da empresa beneficia toda a equipa. Eis as vantagens mais importantes.
A priori, o departamento que mais beneficia com uma ferramenta como o Okticket é o departamento financeiro. O que é que eles vão conseguir?
Pensa que a digitalização das despesas da empresa só tem um impacto positivo nos departamentos financeiros? Podemos assegurar-lhe que os RH também beneficiam diretamente.
Pense só: quem é que tem de lidar com os conflitos entre o departamento financeiro e os empregados devido a discrepâncias nos comprovativos de despesas? A quem é que os empregados acabam por se queixar quando os reembolsos de dinheiro adiantado do bolso não chegam?
Está provado que as ferramentas tecnológicas promovem o bem-estar no trabalho, e este é um ponto muito importante para os RH. Já sabe: empregados felizes, empregados mais produtivos.
Os primeiros a sofrer com o tratamento manual dos pedidos de reembolso de despesas são os próprios empregados. Especialmente aqueles que viajam regularmente e têm de passar horas a preencher o Excel quando regressam ao escritório.
Por conseguinte, estes também beneficiam diretamente se a administração decidir digitalizar as despesas da empresa. Algumas das vantagens que irão notar logo desde o início:
No entanto, para garantir que os viajantes profissionais utilizam a solução que contratou, o ideal é certificar-se de que esta é rápida e fácil de utilizar.
O ideal é que as aplicações de despesas pensem também no departamento de TI. Afinal de contas, serão eles que sofrerão as consequências de uma interface pouco amigável ou de integrações falhadas, para dar alguns exemplos. O que é que o CIO procura?
Apesar de todas estas vantagens, algumas empresas estão relutantes em digitalizar a gestão da folha de despesas. Resistência à mudança? Medo de violações de segurança? Falta de confiança num rápido retorno do investimento?
Seja qual for a razão, mais cedo ou mais tarde, muitos darão o salto. A sua organização está quase convencida de que uma ferramenta digital é o que precisa para otimizar a contabilidade? Então, precisa de um bom plano profissional de digitalização das despesas.
Que passos terá de dar para desenvolver essa estratégia?
1. Definir prioridades e objectivos. Estes devem ser quantificáveis, realistas, calendarizados e adaptados a cada empresa.
2. Compare várias ferramentas para se certificar de que a que vai contratar é a que precisa. Que características deve ter?
3. Atualização do equipamento para poder fazer face à grande quantidade de dados que terão de processar a partir de agora.
4. Formar os trabalhadores para que adquiram as competências necessárias para utilizar as novas ferramentas sem problemas. De facto, a falta de talento digital é um dos obstáculos que muitas empresas que pretendem transformar-se digitalmente estão a encontrar. Se a formação não for suficiente, o quinto passo deve ser a contratação de novos talentos com competências digitais.
5. Analisar os dados recolhidos para detetar possíveis erros, identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões estratégicas.
Está a pensar em digitalizar as despesas de viagens profissionais? Okticket é uma ferramenta ágil e simples, concebida para otimizar e cobrir todo o processo de gestão das notas de despesas, desde o momento em que a despesa é efectuada até aos processos de validação, controlo e contabilização.
Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.
Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
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