Manter o controlo da gestão das despesas da empresa é essencial para saber se a sua organização tem boa saúde financeira. Para isso, é necessário controlar vários processos. Neste post, vamos focar-nos num dos mais importantes: a reconciliação bancária.

O que é, como é feita, quem tem de a fazer, pode ser automatizada… Continue a ler para descobrir todas as respostas às dúvidas que muitas vezes surgem em torno da conciliação de cartões.

O que é a reconciliação bancária?

A reconciliação bancária é um processo que permite comparar os movimentos do registo contabilístico com os movimentos bancários. Ao comparar as duas informações, é possível detectar se os registos em questão coincidem ou não.

Se os registos não coincidem com os extractos bancários, é preciso fazer as correções adequadas na contabilidade da empresa.

O controlo financeiro é fundamental para diagnosticar (e posteriormente corrigir) eventuais desvios na contabilidade da empresa. Apesar disso, é bastante comum ocorrerem desfasamentos entre os movimentos registados no livro de contabilidade da empresa e os extractos bancários.

Tipos de reconciliação bancária

A reconciliação pode ser de dois tipos e, dependendo de cada caso, é efectuada de uma forma ou de outra.

• ‍Reconciliação individual ou aritmética: Esta reconciliação é geralmente efetuada numa base individual pela pessoa responsável. Isto significa que a comparação entre o saldo nos livros e o saldo bancário é efetuada regularmente.‍
• Conciliação conjunta ou contabilística: Em algumas empresas é elaborado um documento no qual são anotados todos os registros incorretos. A pessoa responsável pelo erro é então responsável por fazer as devidas correções. Este tipo de reconciliação é designada reconciliação contabilística (ou conjunta).

Como fazer a reconciliação bancária

Se estiver a fazer a reconciliação manualmente, precisará do extrato bancário da conta do período a reconciliar, do livro contábil, e do saldo final da última reconciliação efetuada.

Para uma empresa que efetua reconciliações todos os meses, terá de seguir três passos:

1. Descarregar o extrato bancário do mês correspondente.
2. Verificar as informações relativas a cada conta bancária a reconciliar. Para tal, é necessário ter à mão os recibos de despesas, as faturas (recebidas e emitidas), os cheques (descontados e emitidos), os depósitos recebidos, os levantamentos de dinheiro e a reconciliação do mês anterior.
3. Preencher o documento de reconciliação bancária.

É importante lembrar que é aconselhável apresentar as reconciliações à Agência Fiscal no final do trimestre para justificar os movimentos bancários.

Erros frequentes na reconciliação manual

Os equívocos mais frequentes da reconciliação efectuada manualmente, são:

• Duplicar um registo.
• Esquecer-se de registar um movimento.
• Enganar-se ao colocar uma vírgula (escrever 13,55 em vez de 135,5).
• Errar na ordem de um dígito (colocar 654 em vez de 645).
• Cometer um erro ao introduzir uma data (incoerência temporal).

Normalmente, os desfasamentos são causados por erros involuntários, tanto do banco como dos contabilistas da empresa. É o caso, por exemplo, de cheques emitidos pela empresa que ainda não foram descontados pelos beneficiários.

Seja qual for o motivo, é aconselhável começar a revisão pelo saldo final do mês anterior. Desta forma, é mais rápido e fácil detectar eventuais erros.

É por estas razões que é mais eficaz utilizar uma ferramenta que ofereça a reconciliação bancária automática.

É obrigatória a reconciliação bancária?

Embora seja aconselhável realizar este processo pelo menos uma vez por trimestre, a fim de poder detectar os desvios à medida que surgem e encontrar uma solução rapidamente, não é obrigatório.

Além disso, as reconciliações bancárias regulares fornecem informações muito úteis para a tomada de decisões estratégicas. Mesmo para eventuais auditorias.

Trata-se, portanto, de um processo necessário, mas não obrigatório.

Reconciliação de cartões. Benefícios.

Este exercício permite que as organizações obtenham uma série de benefícios. Principalmente:

• Identificar a origem dos erros contabilísticos.
• Efetuar os ajustamentos necessários para corrigir as irregularidades detectadas.
• Manutenção de registros fiáveis.
• Manutenção das contas atualizadas.
• Conhecer a situação real das finanças da empresa.
• Dispor de informação de qualidade, factual e atualizada.
• Estar preparado para uma auditoria ou inspeção fiscal.

Graças a isso, as organizações podem otimizar o controlo dos recursos financeiros e melhorar a tomada de decisões estratégicas.

A desvantagem é que, quando efectuada manualmente, a comparação dos registos nos livros contabilísticos com os extractos bancários torna-se um processo bastante fastidioso - e moroso!

Okticket: Reconcilie as despesas de empresa num só clique

Se quiser esquecer o descarregamento de ficheiros do banco e, ao mesmo tempo, otimizar os recursos, pode sempre automatizar a reconciliação bancária.

Paga com cartão de crédito? Em Okticket estamos ligados aos principais bancos. Em poucos segundos, pode comparar as despesas comunicadas com os movimentos bancários a partir de uma única plataforma, sem processos intermédios ou a necessidade de descarregar ficheiros do banco.

As vantagens mais imediatas do módulo de reconciliação mágica da Okticket, são:

• Poupança de tempo.
• Os pagamentos efetuados com o cartão de crédito da empresa são continuamente monitorizados. Isto torna muito difícil fazer compras indevidas.
• A possibilidade de uma compra feita não ser registrada na folha de despesas é minimizada.
• As despesas da empresa podem ser classificadas por utilizador. Assim, em caso de erro, sabe com quem falar.
• Os dados são atualizados em tempo real, pelo que os erros são rapidamente detectados e os riscos financeiros são evitados.
• A informação é armazenada num ambiente seguro.

‍Em suma, os dados refletidos nas contas fornecem uma visão da situação real da empresa.

OKT Card: A reconciliação automática de que necessita

Outra forma de usufruir da reconciliação automática é com o Cartão OKT, o cartão inteligente da Okticket (incluído gratuitamente na licença de utilizador). O utilizador paga, recebe uma notificação no seu telemóvel para digitalizar a despesa e associa a fotografia do recibo à notificação.

Logo que a despesa seja registrada, o movimento é automaticamente associado e o pagamento é reconciliado.

Trata-se de um cartão de débito Mastercard, pelo que funciona da mesma forma que um cartão bancário semelhante. A diferença é que pode personalizar os limites de utilização individualmente: por utilizador, por função, por período de tempo ou por categoria de despesa.

Quer conhecer todas as vantagens do OKT Card? Deixe-nos os seus dados e a nossa equipa comercial entrará em contacto consigo.

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Na Okticket continuamos a reforçar o nosso compromisso de manter os mais altos padrões de qualidade, segurança e proteção de dados. Depois de passar por uma série de auditorias internas e externas, obtivemos recentemente a ISO 9001 e a ISO 27001.

O que é a ISO 9001 e a ISO 27001, e quais são as vantagens de ambas as certificações?

O que é a ISO 9001

A ISO 9001 é uma norma internacional que especifica os requisitos para a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade e estabelece as melhores práticas para a sua aplicação, quer a nível interno, quer para efeitos de certificação, quer para efeitos contratuais.

Centra-se em: três pontos:

1. Melhoria contínua
2. Satisfação do cliente
3. Eficiência operacional

Vantagens da ISO 9001 para as empresas

• Permitir que uma empresa atinja e mantenha elevados níveis de qualidade.
• Ao garantir que as exigências dos seus clientes são satisfeitas, estará a aumentar a sua fidelidade.
• Os mecanismos de controlo e a monitorização dos processos reduzem a suscetibilidade a erros e rejeições.
• Ajudam a satisfazer as necessidades e exigências dos clientes.
• Reduzir os custos de produção.
• Os processos e procedimentos optimizam as operações e tornam-nas mais produtivas.
• Implementar processos de melhoria contínua.
• Melhorar o acesso aos grandes clientes e aos mercados internacionais.
• Facilitar a identificação de possíveis riscos no trabalho.
• Resolver erros que possam causar acidentes de trabalho. Isto também reduz os custos relacionados com as baixas por doença dos trabalhadores.
• Melhorar as condições de trabalho.

O que é a ISO 27001

A ISO 27001 é a certificação dos Sistemas de Gestão da Segurança da Informação (SGSI). Define os requisitos para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gestão da segurança da informação (ISMS) numa organização.

Centra-se na proteção da confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação. Por conseguinte, com a norma ISO 27001, podemos garantir que o nosso sistema de gestão da segurança é sólido. As informações estão protegidas contra o acesso não autorizado, são mantidas intactas e estão disponíveis para acesso por utilizadores autorizados.

Benefícios da ISO 27001 para as empresas

• Protege informações sensíveis.
• Melhora a gestão dos riscos de segurança.
• Aumenta a resistência a ciberataques e ameaças.
• Cumpre os requisitos legais e regulamentares.
• Aumenta a confiança dos clientes e das partes interessadas.

A obtenção desta norma reforça o nosso empenho contínuo em proteger os dados e as informações dos nossos clientes, funcionários e parceiros.

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Otimizar os custos a curto prazo para obter valor acrescentado no futuro. Com a tónica no crescimento sustentável a longo prazo, a transformação da função financeira do diretor financeiro consiste em impulsionar a mudança tecnológica.

De acordo com o 2023 Global EY DNA of the CFO Report, os líderes financeiros mais experientes que conduzem “agendas de mudança agressivas e inovadoras nas finanças” são os que podem trazer mais valor para as organizações.

A este respeito, as prioridades dos directores financeiros para transformar a sua função financeira a médio prazo são principalmente:

• Transformação tecnológica (37%)
• Análise avançada de dados (27%)
• Sustentabilidade (27%)
• Otimização da regulamentação (24%)
• Liderança (23%)
• Modelo operacional (23%)
• Risco (19%)
• Talento (19%)

Os desafios que marcarão a transformação da função financeira

Os gestores financeiros enfrentam três desafios que não são fáceis:

1. Procurando a fórmula para obter valor a longo prazo, estão sob pressão para reduzir os custos dos investimentos que consideram prioritários.
2. Encontrar o equilíbrio entre a gestão dos riscos e o empenhamento na inovação das finanças da organização.
3. Alcançar o sucesso como líder financeiro apesar do facto de as competências tradicionalmente exigidas nesta área não serem suficientes para um papel estratégico como diretor financeiro.

Daí a importância de os CFO terem de alargar o seu leque de competências. Talvez seja por isso que apenas 14% estão a fazer “mudanças ousadas” para transformar a função financeira no futuro. Para Marshall, são precisamente estes profissionais que têm mais probabilidades de serem os melhores.

Redução de custos em áreas estratégicas

Mais de um pequeno número de directores financeiros considera difícil “equilibrar eficazmente as soluções de compromisso entre as prioridades a curto e a longo prazo”. Quase oito em cada dez inquiridos pensam da mesma forma. Outros 76%, de acordo com o inquérito, afirmam que a pressão está a aumentar “para obter eficiências de custos e cumprir os objectivos de lucro a curto prazo”.

Esta redução das despesas e dos investimentos parece ser uma constante na grande maioria das organizações e afecta sobretudo os programas ESG.  No entanto, áreas-chave como o marketing e o talento também não são poupadas.

Esta reducción del gasto y la inversión parece ser una constante en la gran mayoría de las organizaciones y afecta especialmente a los programas ESG.  Sin embargo, áreas clave como el marketing y el talento tampoco se libran.

Estratégias para transformar o departamento financeiro

A redução de custos é a estratégia correcta? Se considerarmos os pontos de vista do pequeno grupo de líderes financeiros “ousados” acima mencionado, o roteiro a seguir seria o seguinte:

1. Mudar a cultura da equipa financeira
2. Impulsionar a transformação digital
3. Desenvolver competências de liderança e fomentar a próxima geração de líderes financeiros.

Em última análise, se quiserem alcançar uma transformação cultural, “os directores financeiros devem promover mentalidades digitais, dar o exemplo e ajustar os sistemas de recompensa”.

Apesar de tudo isto, há uma opinião unânime: “Nunca houve uma melhor altura para ser diretor financeiro”. E não é só isso. À medida que a sua função evolui, vai subindo na hierarquia em direção à posição de CEO.

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As despesas que uma organização tem de enfrentar todos os meses são inevitáveis. O que é facilmente resolvido é uma gestão ineficaz. Quer recuperar o controlo financeiro? Comece por automatizar a gestão das despesas de empresa.

O que é a automatização, para que serve e porque é que precisa dela? Descubra as vantagens de deixar de lado os processos manuais e optar por uma solução que lhe permita poupar tempo e recursos.

Desde a digitalização de despesas até à deteção de erros no workflow. As ferramentas de automatização de notas de despesas beneficiam todas as pessoas envolvidas no processo de validação. Independentemente da dimensão, localização ou sector de atividade da empresa.

Do arquivo para a nuvem: vantagens de automatizar a gestão das despesas empresariais

Aqueles que ainda lidam com folhas de cálculo e recibos em papel sabem muito bem como o processo de gestão de despesas pode ser moroso. Para não falar da facilidade com que se podem cometer erros. Dependendo do volume de folhas de despesas, o custo pode ser quantificado em milhares de euros.

As poupanças financeiras, por si só, devem ser razão suficiente para implementar uma aplicação de digitalização e automatização de despesas empresariais. Quer mais razões para o necessitar?

• Deixará de ter de esperar até ao final do mês para saber o estado das suas contas e passará a ter a informação em tempo real.
• Toda a informação que agora tem dispersa ficará armazenada numa única plataforma. E o que é ainda melhor: organizada para que possa consultar apenas os dados de que necessita em cada momento. Finalmente, vai poder fazer os relatórios que sempre quis: detalhados, com informação fiável, de forma ágil e simples.
• Os erros decorrentes da gestão manual darão lugar a um controlo mais preciso, em que não há lugar para o incumprimento das políticas de despesas.
• Até os reembolsos serão mais rápidos. Poderá fazer aprovações instantâneas que atualmente podem demorar semanas. Todos ficam satisfeitos. Os colaboradores recebem o seu dinheiro adiantado muito mais cedo e o departamento financeiro pode passar rapidamente a outras tarefas.

Em suma, a automatização da gestão das despesas de empresa é o caminho que o guiará para um controlo financeiro ótimo. Mais rentável, mais exato, mais inteligente.

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Integração de sistemas: Registar na aplicação, lançar no seu ERP

As soluções de automatização mais poderosas integram-se com outras ferramentas de gestão empresarial.

Qual ERP utiliza em sua empresa?  Okticket oferece conectores bidirecionais e evolutivos com os principais sistemas ERP, RH e BI do mercado.

Como começar a automatizar o processo de gestão de despesas

Está a pensar em contratar uma ferramenta para automatizar a gestão de despesas na sua empresa? Ou talvez já tenha uma, mas há algo que não o convence? Seja como for, o melhor é dedicar algum tempo a avaliar as suas necessidades.

1. A primeira coisa que deve fazer é identificar as necessidades da sua empresa. Que problema está a tentar resolver? Poupar tempo, travar a fraude interna, reduzir os erros?
2. Também é necessário considerar como é o atual processo de pagamento e reembolso: os colaboradores adiantam o dinheiro do bolso ou pagam com o cartão da empresa? Existe um fluxo de aprovação claro ou os colaboradores chegam com o recibo e são reembolsados na hora?
3. Quando tiver uma ideia do que deve pedir à ferramenta de automatização de despesas para implementar, pode começar a comparar as diferentes opções existentes no mercado. O que deve procurar?

Qual é a melhor ferramenta para gerir as despesas de empresa?

Uma solução de automatização deve possuir um conjunto de características essenciais.

Acessibilidade

A facilidade de utilização é essencial para garantir que os utilizadores a utilizem. A isto junta-se a conveniência de ter uma aplicação móvel. Desta forma, os colaboradores podem iniciar sessão para comunicar e/ou gerir despesas no local.

Personalização

Habituámo-nos a encontrar sistemas que oferecem um conjunto de funcionalidades padrão às quais temos de nos adaptar. Mas o ideal é que a solução escolhida seja suficientemente flexível para se adaptar às necessidades de cada cliente.

Integração

Outro aspeto muito importante é que a ferramenta de automatização é capaz de se ligar ao software de contabilidade que utiliza sua empresa. Desta forma, as despesas registadas na aplicação serão automaticamente transferidas para a contabilidade no seu ERP ou sistema de gestão empresarial.

Velocidade

O principal objetivo de uma ferramenta de automatização é poupar tempo às equipas. Daí a importância de garantir que a tecnologia escolhida é rápida na extração de dados, no registo de informações e na automatização do fluxo de aprovação.

Neste sentido, Okticket permite poupar 80% do tempo em relação à gestão manual das despesas profissionais. Para além disso, o processo de implementação é rápido e simples.

Múltiplas opções de serviço ao cliente

Quanto mais opções tiver para contactar a equipa de suporte, melhor. Obter suporte por e-mail e chat é muito conveniente, mas às vezes precisamos de falar com alguém pessoalmente.

Outros requisitos importantes

• Possibilidade de definir limites e alertas de acordo com a política de despesas da empresa.
• Reconciliação bancária automática.
• Conversão automática de qualquer moeda para euros. Esta funcionalidade é especialmente importante se a sua empresa tiver colaboradores que viajam para fora da zona euro.
• Rastreabilidade em tempo real das despesas.
• Flexibilidade para pagar como quiser (dinheiro, cartão de empresa, cartão de combustível, etc.)
• Classificação das despesas por utilizadores e categorias.
• Capacidade de adaptação ao crescimento da sua empresa.
• Cumprir as condições estabelecidas no Decreto-Lei 28/2019 para o arquivo eletrónico de documentos.
• Garantir que as despesas da sua empresa serão armazenadas num ambiente seguro.

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Sugestões para aumentar o impacto da automatização das despesas

Mas o processo não termina com a implementação do software de automatização de despesas.  Paralelamente à implementação, é necessário tomar uma série de precauções.

• Atualize o equipamento atual para garantir que suporta o processo.
• Procure formação para os colaboradores que não possuem as competências necessárias para utilizar a nova ferramenta de automatização.
• Crie uma política de despesas na empresa.
• Analise dados para identificar oportunidades de melhoria.

Em suma, automatizar a gestão das despesas empresariais é o primeiro passo para simplificar o processo, poupar dinheiro e otimizar os recursos. As despesas desnecessárias e os erros administrativos associados à gestão manual são minimizados, facilitando a tomada de decisões com base em análises precisas.

Deseja conhecer todas as vantagens da Okticket? Contacte-nos e a nossa equipa comercial entrará em contacto consigo.

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O que é que a IA pode oferecer aos gestores de área e aos diretores financeiros? Analisamos a sua aplicação na gestão das despesas de empresa.

A Inteligência Artificial tem sido um movimento tecnológico tão grande que a sua utilização ficou ligada ao que se espera ser a quinta revolução industrial. O seu potencial só agora se manifestou, mas ninguém duvida de que irá mudar as regras do jogo em muitos sectores, e o financeiro será um dos maiores beneficiários.

Quais são as vantagens e os riscos de não a implementar? Ao longo deste artigo, analisaremos o papel desempenhado pela IA nas finanças. Sempre com um foco na capacidade desta tecnologia para impulsionar a inovação na gestão de despesas profissionais.

Inteligência Artificial nas finanças: impacto no papel do diretor financeiro

Sabemos que a Inteligência Artificial existe. Mas será que sabemos realmente o que ela faz? Sim, já ouvimos falar do Chat GPT e sabemos que pode analisar grandes quantidades de dados. Assim, podemos encontrar respostas para as perguntas mais complicadas. Ou ter informação suficiente para adaptar produtos e serviços a cada cliente.

Mas... Se formos mais pormenorizados, vemos que tem muitas aplicações no domínio das finanças.

Os riscos de ignorar o potencial da IA

Tendo em conta os benefícios para os departamentos financeiros, não é surpreendente que metade dos líderes do sector já esteja a utilizar ferramentas de IA. Esta percentagem aumentará para 75% até 2025, de acordo com um estudo recente da Gartner.

Caso contrário, as empresas correm o risco de perder a sua atratividade em termos de captação de talentos (fonte: relatório "Money and Machines").  Além disso, ficarão atrás dos seus concorrentes e a produtividade dos seus empregados será reduzida.

Casos de utilização da IA na gestão das despesas das empresas

A automatização de processos merece uma menção separada. Embora esta seja a aplicação mais comum da Inteligência Artificial nas finanças, "processos" é um conceito demasiado genérico. Para tentarmos ser um pouco mais específicos, vamos falar sobre os casos de utilização desta tecnologia na gestão de despesas empresariais.

Digitalização de recibos e faturas através da aprendizagem automática

Com a IA, o reconhecimento ótico de caracteres dá um salto quântico. Já não se trata apenas de converter textos manuais ou impressos em dados digitais. Agora, graças ao OCR com IA, é possível processar documentos com maior rapidez e precisão.

Utilizando uma série de algoritmos, os motores de reconhecimento são capazes de interpretar e extrair automaticamente informações de documentos físicos. Nos recibos e facturas, extraem o número do recibo, o número de contribuinte do fornecedor, a moeda, as taxas de IVA, etc.

Desta forma, os campos das notas de despesas são preenchidos automaticamente. Além disso, as tecnologias mais poderosas, como a Okticket, são capazes de aprender com cada recibo registrado. Assim, por exemplo, se na primeira vez não acertar num campo, nas seguintes saberá como preencher corretamente essa informação.

As vantagens de eliminar a introdução manual de dados são inúmeras. Para além das já conhecidas poupanças de tempo e recursos, os erros são minimizados e a detecção de fraudes internas é facilitada.

A segurança da análise avançada de dados

Já mencionámos a utilidade da Inteligência Artificial na análise de grandes quantidades de dados para facilitar a tomada de decisões. Mas temos de acrescentar as possibilidades oferecidas por estas técnicas analíticas quando se trata de detetar padrões de despesas suspeitos.

Se os responsáveis financeiros de uma empresa tiverem dúvidas sobre o comportamento das despesas, já não têm de as verificar manualmente. Podem criar alertas que detectam e avisam sobre a violação das regras de despesa estabelecidas.

De notar também que os algoritmos são capazes de identificar novos padrões de fraude com base em casos anteriores. Isto torna menos provável a ocorrência de tipos típicos de fraude (por exemplo, bilhetes duplicados, recibos antigos, recibos desfocados ou recibos com montantes que excedem a política de despesas).

IA integrada com sistemas contabilísticos

Tudo o que vimos até agora permite agilizar o controlo e a gestão das despesas profissionais. Mas se juntar a IA ao seu ERP, o processo será otimizado ao máximo.

As despesas digitalizadas com uma aplicação de despesas profissionais são automaticamente descarregadas no ERP para lançamento imediato. A inteligência artificial encarrega-se de verificar se tudo está correto.

Desta forma, os departamentos financeiros passarão da recolha de dados para a análise de dados. E os relatórios baseados no passado darão lugar a projecções orientadas para o futuro.

Benefícios da IA para o departamento financeiro

O que é que a IA pode oferecer aos gestores de área e aos diretores financeiros?

• Obter informações valiosas e estatísticas importantes graças à análise avançada de dados.
• Automatizar tarefas repetitivas, como a reconciliação bancária ou a gestão de despesas de viagens de negócios.
• Recolher e ordenar dados de forma inteligente para tomar decisões estratégicas com base em dados fiáveis.
• Previsões para a gestão de stocks ou à previsão de vendas.
• Compreender melhor os mercados e os clientes. Tendências, preferências, comportamento de compra... A IA é capaz de nos dar tanta informação que oferecer produtos e serviços personalizados já é uma realidade.
• Fazer corresponder as facturas aos recibos e às ordens de compra. Isto evita que a empresa pague a mais.
• Incentivar o cumprimento da política de despesas da empresa.
• Workflow automatizado no momento em que uma despesa é registrada. Consequentemente, os pagamentos e reembolsos também são simplificados.
• Identificação de padrões e tendências ajuda a detetar rapidamente potenciais riscos e fraudes associados às transações financeiras.  
• Reduzir os erros contabilísticos. Facturas duplicadas, montantes incorrectos, despesas anómalas... A IA detecta rapidamente quaisquer irregularidades.
• Permitir a transparência.
• Medir o desempenho.
• Efetuar cálculos em tempo real.
• Alertar para os desvios orçamentais.
• Identificar as áreas que proporcionam maior e menor rentabilidade.
• Melhorar o atendimento ao cliente. Com recurso a chatbots ou assistentes virtuais, os tempos de resposta podem ser bastante melhorados.
• Cumprir com as obrigações fiscais e tirar partido das deduções disponíveis.

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Em resumo: A IA nas finanças pode aumentar os lucros, melhorar a eficiência operacional, poupar custos, tomar decisões eficazes, personalizar produtos e serviços, reduzir riscos, automatizar operações, criar oportunidades e personalizar a experiência do cliente. Menos recursos, maior rentabilidade.

O que diz a lei sobre o assunto?

O Parlamento Europeu aprovou finalmente em março a Lei da Inteligência Artificial depois de um longo processo legislativo que começou em 2019. Esta lei, que estabelece as regras de utilização desta nova tecnologia pelos países membros da União Europeia, tem como objetivo garantir a segurança no uso das ferramentas de inteligência artificial e proteger o cumprimento dos direitos fundamentais, assim como impulsionar a inovação para que a UE seja líder nessa área.

As novas regras procuram mitigar os riscos da Inteligência Artificial e assegurar que o uso da tecnologia é seguro e não infringe os direitos fundamentais dos trabalhadores. Regras de transparência, a proibição do uso de sistemas de identificação biométrica como o reconhecimento facial, serão atingidas pela nova regulamentação.

Já em 2021 Portugal, no âmbito da presidência portuguesa da UE,  apostou na primeira lei europeia para a IA.

Depois da aprovação, a lei ainda tem de ser adotada através do procedimento de retificação antes do final da atual legislatura europeia.

Revise aqui o Regulamento de Inteligência Artificial.

Quer conhecer a Okticket mais a fundo? Contacte os nossos especialistas e mude a sua empresa para sempre.

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Dimensionar a empresa, reduzir os custos, aumentar o volume de negócios... Todas as organizações procuram a rentabilidade. Para isso, precisam de evoluir, o que significa utilizar a tecnologia para otimizar os processos. E dispor de um OCR de facturas é essencial para automatizar o controlo e a gestão das despesas da empresa.

Continua a recolher informações sobre as despesas manualmente? Está a perder tempo. O reconhecimento ótico de caracteres (OCR) permite-lhe extrair automaticamente dados de recibos e facturas em papel e transformá-los em informação digital.

Vantagens do reconhecimento ótico de caracteres

Cada vez mais empresas estão a exigir a utilização de software OCR. A razão para tal reside no facto de o processamento de facturas digitais ser um passo fundamental para a automatização dos processos financeiros. Mas as vantagens oferecidas por estes sistemas também não podem ser negligenciadas:

• Tratamento imediato das informações relativas às despesas profissionais.
• Rapidez no carregamento de bilhetes e facturas para a nuvem.
• Este armazenamento em nuvem resulta numa maior segurança e numa melhor capacidade de pesquisa da informação.
• O OCR permite-lhe pesquisar e indexar documentos que não podem ser pesquisados por meios tradicionais (por exemplo, PDF). Isto é útil se pretender encontrar todas as menções de uma determinada palavra ou frase em vários documentos ou locais numa página Web.
• Agilidade no fluxo de validação das despesas.
• Possibilidade de exportar facilmente documentos digitalizados em PDF ou Excel.
• Redução do erro humano. Um bom leitor de OCR utiliza algoritmos avançados para reconhecer os caracteres mesmo quando estão distorcidos.
• Aumento da produtividade. O OCR para digitalização de facturas permite processar um grande número de facturas recebidas num curto espaço de tempo.
• Redução da utilização de papel.
• Tomar decisões comerciais com base em dados reais e fiáveis.

Qual é o melhor Optical Character Recognition do mercado?

Atualmente, é possível encontrar muitas soluções no mercado que incluem o reconhecimento ótico de caracteres. Mas... nem todas oferecem a mesma eficiência no processo de digitalização de bilhetes e facturas.

Imagine que começa a digitalizar facturas com uma aplicação de digitalização de despesas empresariais, os dados ainda não são extraídos e o símbolo típico de “carregamento” aparece no ecrã.

O que é que faria? Provavelmente ficava com esse bilhete. E os seguintes. E assim por diante, até voltar ao escritório e deixar a pilha de recibos e facturas na secretária da pessoa responsável pela validação das suas despesas. Em suma, a empresa gastou dinheiro numa ferramenta que ninguém utiliza.

Conclusão: o melhor OCR para facturas é aquele que oferece três características principais:

1. Velocidade. Se a extração de dados for rápida, os utilizadores utilizarão a ferramenta.
2. Fiabilidade. De nada serve que a informação seja descarregada em décimos de segundo se os dados não corresponderem aos do documento original em papel.
3. Validade jurídica. Uma ferramenta com valor probatório oferece-lhe a possibilidade de se livrar do comprovativo em papel, uma vez que os formatos digitais têm a mesma validade jurídica que o original.

Além disso, um bom programa de OCR deve ser capaz de aceitar uma grande variedade de formatos e um número de digitalizações que se adapte às necessidades da sua empresa. E se conseguir obter o OCR de facturas gratuitamente ou incluído no plano básico, tanto melhor.

Okticket OCR: Velocidade de leitura, a chave para o sucesso

É possível encontrar um sistema de reconhecimento de caracteres potente, rápido e eficaz? Claro que sim. Sem ir mais longe, em Okticket desenvolvemos a nossa própria tecnologia. O nosso motor de reconhecimento digitaliza as despesas instantaneamente, sem esperar. Além disso, tem a capacidade de aprender e melhorar dia após dia.

O que é que ganhamos com isso?

• Os trabalhadores móveis não se sentem frustrados e utilizam a aplicação para carregar todas as suas despesas de viagem de negócios no local, em vez de procrastinarem e deixarem a digitalização para o final do mês.
• Máxima qualidade da informação. Uma vez que a fotografia do bilhete é tirada quando este é mais legível, os incidentes relacionados com a perda ou deterioração dos recibos em papel são minimizados.
• Poupança de tempo: Já calculou quanto tempo demora a introduzir à mão numa folha de cálculo Excel a informação de cada despesa (montante, conceito, CIF, data...) e a verificar bilhete a bilhete se os dados introduzidos à mão na folha de cálculo estão correctos? Com o Okticket poupa 80% do tempo gasto em tarefas administrativas.
• Eliminação de erros de comunicação associados à introdução manual de dados.
• Controlo em tempo real. O departamento administrativo não tem de esperar até ao final do mês para rever as despesas de todos os empregados que as apresentam tarde, mal e nunca.
  
• Prevenção de fraudes. A aplicação é capaz de reconhecer bilhetes duplicados ou bilhetes que não cumprem a política de despesas da empresa.

Como funciona um OCR de facturas? Exemplo prático

Da mesma forma, o seu funcionamento depende do software que utiliza. A título de exemplo, vamos explicar como funciona o processo de extração de dados com o Okticket:

1. Abra a aplicação (disponível para Android e iOS) e tire uma fotografia do recibo ou da fatura.
2. O potente motor de reconhecimento extrai automaticamente as informações mais importantes: data, hora, montante, imposto (IVA, IGIC, imposto espanhol, imposto português, imposto mexicano...), número de IVA do fornecedor, nome da empresa, número do bilhete ou da fatura... E se pagar numa moeda diferente do euro? Pode selecionar a moeda em que pagou e o cálculo para euros é feito automaticamente.
3. Acrescenta estas informações ao sistema através de processos de validação seguros e de alertas.
4. Todas as informações sobre as despesas são armazenadas em ordem e acessíveis aos administradores em qualquer altura.

Quer conhecer todas as vantagens do motor de reconhecimento Okticket? Não espere mais. Deixe-nos os seus dados e um membro da nossa equipa comercial entrará em contacto consigo.

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