As despesas empresariais são uma das rubricas mais difíceis de controlar, especialmente as relacionadas com as viagens profissionais. A forma mais rápida de impor algum controlo é implementar uma política de despesas corporativas eficiente.

Embora este documento seja, por vezes, subestimado, a sua importância é crucial para melhorar o controlo financeiro, a eficiência operacional e o cumprimento da legislação fiscal. Por isso, não deve limitar-se a definir quanto os colaboradores podem gastar em mobilidade e como o devem fazer.

Uma política de despesas empresariais deve fazer parte de uma estratégia que permita manter o controlo dos gastos sem travar a atividade diária. Como alcançar esse equilíbrio?

Nas próximas linhas, mostramos-lhe como criar e implementar uma política de despesas profissionais eficaz e adaptada à realidade da sua organização.

Por que é necessária uma política de despesas bem definida?

Transparência, controlo total, maior competitividade... Regras internas de despesa bem definidas permitem às empresas:

• Prevenir despesas desnecessárias ou não autorizadas.
• Gerir deslocações profissionais de forma mais ágil.
• Garantir o cumprimento das normas fiscais portuguesas.
• Melhorar o controlo do fluxo de caixa.
• Poupar tempo administrativo na validação, gestão e reembolso de despesas.

Por outro lado, a ausência de uma política de despesas clara pode originar erros, fraudes internas, atrasos nos reembolsos, falta de rastreabilidade e até conflitos entre colaboradores e equipas administrativas.

Tudo isto tem um impacto direto na rentabilidade financeira e na reputação da empresa.

Os 4 pilares de uma política de despesas corporativas eficiente

Uma boa política interna de despesas deve bassear-se em quatro pilares principais.

Clareza nas regras e nos reembolsos aceites

Para garantir que as equipas respeitem as regras, o documento deve ser claro, direto e fácil de compreender. É importante definir com precisão os seguintes pontos:

• Que tipo de despesas são aceites: alojamento, alimentação, quilometragem, transportes, ajudas de custo, formação...
• Quais são os limites: por utilizador, por função, por categoria, por período de tempo...
• Quais métodos de pagamento são permitidos.
• Com que antecedência devem ser feitas as reservas.
• Quais despesas requerem aprovação prévia.
• Quais comprovativos são válidos (e que dados devem conter).
• Em que prazos devem ser enviados.
• Quais as consequências em caso de incumprimento.
• Quais despesas não são reembolsáveis. Inclui exemplos frequentes, como artigos do minibar, serviço de lavandaria, multas de trânsito ou encargos por excesso de bagagem.
• Quem são os responsáveis pela aprovação das despesas.
• Caso os colaboradores estejam autorizados a fazer reservas por conta própria, definir queais plataformas podem utilizar.

Além disso, é importante adaptar a política à dimensão da empresa e prever exceções razoáveis.

Utilização de software para gestão de despesas

Para reduzir erros humanos, acelerar a gestão das despesas da empresa e obter visibilidade em tempo real, é essencial contar com um software de digitalização e automatização de despesas corporativas, como a Okticket.

Entre as funcionalidades que oferece, destacam-se:

• Captura e registo de talões e faturas a partir do telemóvel.
• Fluxos de validação automáticos, adaptados às regras de despesa.
• Conciliação automática de despesas e reembolsos.
• Integração com o ERP ou sistema contabilístico da empresa.

Painéis de controlo e análise de despesas

É igualmente importante que a política seja acompanhada de dashboards informativos que permitam, entre outros:

• Analisar os gastos por categoria, por colaborador e por departamento.
• Detetar irregularidades de forma automática. O Okticket, por exemplo, envia alertas personalizados aos responsáveis sempre que um colaborador regista uma despesa não permitida. Também é possível configurar a aplicação para bloquear gastos que não estejam em conformidade com as regras estabelecidas.
• Medir se a política de despesas está a ser cumprida ou não.

Formação e cumprimento das normas

Sabia que sete em cada dez colaboradores não compreendem a política de viagens da empresa? Tão importante quanto criar uma política de despesas eficiente é comunicá-la de forma clara para que toda a equipa esteja a par.

Se necessário, ofereça formação para que os colaboradores entendam o motivo por trás das regras estabelecidas.

Não se esqueça de três aspetos essenciais:

1. Antes de listar os pontos da política, faça uma introdução explicando por que motivo foi criada e como irá melhorar a experiência do viajante.
2. Dedique uma secção para explicar o que fazer em caso de incidentes, acidentes ou doenças, incluindo contactos de emergência e das seguradoras.
3. Depois de implementada a política, é importante medir os resultados periodicamente, como o tempo médio de aprovação ou a percentagem de despesas recusadas.

Como digitalizar as despesas da empresa com ferramentas como o Okticket?

Para além de definir regras, é essencial que a tecnologia esteja alinhada com essas diretrizes. Ferramentas como o Okticket permitem:

• Controlar as despesas em tempo real.
• Agilizar reembolsos e reduzir erros humanos.
• Assegurar o cumprimento das normas fiscais locais.
• Obter relatórios automáticos para os responsáveis financeiros.

Isto transforma a gestão de despesas numa fonte de informação estratégica — e não apenas numa tarefa administrativa.

Conclusão

Em suma, uma política de despesas corporativas é muito mais do que um documento; trata-se de uma ferramenta estratégica para construir uma cultura de responsabilidade, eficiência e transparência.

A chave está em criá-la de forma clara, estruturada, fácil de aplicar e alinhada com os objetivos financeiros da empresa.

Além disso, é fundamental implementar uma solução que automatize a gestão de despesas profissionais e que esteja em conformidade com as regras estabelecidas. Já conhece o Okticket?

As ajudas de custo continuam a ser uma das despesas mais sensíveis na gestão financeira das empresas em Portugal. Com equipas comerciais, técnicas ou de consultoria em constante mobilidade, os responsáveis financeiros enfrentam o desafio de controlar os gastos, assegurar a conformidade fiscal e garantir uma gestão eficiente dos reembolsos.

Automatizar este processo deixou de ser uma opção, é uma necessidade estratégica.

O que são asajudas de custo?

As ajudas de custo são compensações pagas ao trabalhador para cobrir despesas relacionadas com deslocações em trabalho. São consideradas rendimentos isentos de IRS e de contribuções para a Segurança Social, desde que respeitem os critérios estabelecidos pela legislação.

Estas ajudas incluem:

• Alimentação (subsídio de refeição)
• Alojamento
• Transporte público ou quilómetros percorridos com viatura própria

Quando corretamente aplicadas, as ajudas de custo não integram a remuneração, desde que o colaborador se desloque por motivos profissionais e que os valores se mantenham dentro dos limites legais.

Limites legais de isenção fiscal (2025)

O pagamento das ajudas de custo está regulado pelo Código do IRS e pelo Decreto-Lei n.º 106/98. Para que sejam isentas de IRS e de contribuções para a Segurança Social, é necessário que:

• A deslocação esteja devidamente justificada e documentada.
• Os montantes pagos não ultrapassem os limites legais estabelecidos para o setor público (usados como referência pelas empresas privadas):

Transporte

• Viatura própria: até 0,40 €/km por quilómetro
• Transportes públicos:

o 62,75 € por dia em território nacional

o 89,35 € por dia no estrangeiro

Qualquer valor que ultrapasse estes limites ou não seja devidamente justificado poderá ser considerado remuneração tributável.

Subsídio de refeição

• 6,00 € por dia se pago em numerário
• 9,60 € por dia se pago em cartão refeição ou vale-refeição

Estes limites aplicam-se tanto ao setor público como ao privado, servindo como referência fiscal.

Alojamento

• Em Portugal: até 69,19 € por dia, dependendo da função do colaborador
• No estrangeiro: até 100,24 € por dia

Principais desafios da gestão manual

Mesmo com regras claras, muitas empresas ainda recorrem a processos manuais para a gestão das ajudas de custo:

• Entrega de recibos em papel ou por e-mail
• Verificações manuais por parte da contabilidade
• Registos em folhas de cálculo

Isto leva a:

• Erros de cálculo e duplicação de despesas
• Risco de não conformidade fiscal
• Demora nos reembolsos
• Falta de controlo e rastreabilidade

Vantagens da automatização

A transformação digital permite uma gestão mais eficaz das ajudas de custo. Ao digitalizar e automatizar o processo, os responsáveis financeiros obtêm:

• Redução de 80% do tempo administrativo
• Validação automática com base nos limites legais e nas políticas internas
• Controlo em tempo real das despesas por equipa, projeto ou colaborador
• Integração com softwares de contabilidade e ERPs
• Relatórios detalhados para auditoria

Boas práticas para departamentos financeiros

Se deseja garantir uma gestão de ajudas de custo eficaz e conforme, sigua estas boas práticas:

1. Definir uma política interna clara com limites e critérios.
2. Utilizar tecnologia para digitalizar e automatizar cada etapa.
3. Formar os colaboradores sobre regras e procedimentos.
4. Rever e auditar regularmente os dados de despesas.
5. Garantir a integração com o ERP para facilitar a reconciliação contabilística.

Estas medidas aumentam a confiança nos dados, reduzem o risco fiscal e melhoram o desempenho da equipa financeira.

Como a Okticket pode ajudar

A Okticket é uma solução especializada na gestão inteligente de ajudas de custo, baseada em inteligência artificial, que permite:

• Digitalização automática de recibos com OCR avançado
• Validação automática segundo as regras legais e políticas da empresa
• Integração com ERPs como Sage, SAP, entre outros
• Fluxos de aprovação configuráveis
• Reembolsos mais rápidos e transparentes

Graças ao seu modelo Agent as a Service (AaaS), a Okticket permite às empresas portuguesas controlar custos, reduzir erros e manter a conformidade fiscal com simplicidade e escalabilidade.

Conclusão

Gerir corretamente as ajudas de custo em Portugal é uma prioridade estratégica para qualquer responsável financeiro. Ao adotar ferramentas como a Okticket, a sua empresa pode garantir o cumprimento da legislação, otimizar os processos e obter uma visão financeira clara e atualizada das despesas de deslocação.

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Eficiência financeira, rastreabilidade dos gastos, controlo dos pagamentos corporativos, flexibilidade, rapidez, automatização… Para atender a todas estas exigências no dia a dia, as empresas precisam de escolher os meios de pagamento empresariais que melhor se ajustem às suas necessidades.

Mas quais são os mais indicados para cobrir despesas profissionais? A resposta depende de cada organização. O certo é que o cenário está a mudar rapidamente.

Segundo o relatório “Payments 2025 and beyond” da PwC, o uso de pagamentos eletrónicos irá triplicar até 2030, impulsionado pela digitalização, novas infraestruturas e o surgimento de moedas digitais.

Quais as implicações disto para os departamentos financeiros?

Tendências em meios de pagamento e o seu impacto na gestão financeira

Pagamentos embutidos e carteiras digitais

Os meios de pagamento digitais estão a ganhar força no universo B2B. Plataformas como o Apple Pay ou o Google Wallet já permitem que empresas façam compras sem necessidade de cartões físicos, o que melhora a segurança, a rastreabilidade e a agilidade nos gastos corporativos.

Conciliação bancária automática: do gasto ao dado em segundos

A sua empresa ainda fecha despesas no fim do mês? Este modelo está a tornar-se obsoleto. O futuro passa por pagamentos empresariais em tempo real, potenciados pelo open banking e pela integração com sistemas bancários.

Hoje, é possível conciliar automaticamente cada despesa com o respetivo pagamento, sem intervenção manual nem exportação de ficheiros.

Automatização financeira: menos tarefas repetitivas, mais controlo

O relatório da PwC também alerta para os riscos: “Quanto maior a digitalização, maior a exposição as fraudes económica e maior a complexidade regulatória”.

Deveríamos, então, travar a inovação? Claro que não. A solução passa por equipar os departamentos financeiros com ferramentas que garantam o cumprimento da regulamentação sem aumentar a carga de trabalho das equipas.

Moedas digitais: a transformação dos pagamentos internacionais

Talvez ainda não tenha adotado moedas digitais no seu portfólio de meios de pagamento, mas as CBDCs (moedas digitais dos bancos centrais) já estão a ser integradas nas carteiras digitais empresariais.

A sua implementação promete mudar radicalmente a gestão de pagamentos e despesas, sobretudo nas operações internacionais.

O papel do CFO na digitalização dos pagamentos

Depois de analisar estas tendências, é evidente que a integração de meios de pagamento com soluções de gestão automatizada de despesas é uma questão estratégica, não apenas operacional.

Saber o quê, quem, quando e como se paga é essencial para otimizar o cash flow, prevenir riscos e tomar decisões mais acertadas. E é aqui que soluções como a Okticket fazem a diferença.

Okticket oferece a maior flexibilidade em meios de pagamento

A combinação de meios de pagamento flexíveis, conciliação bancária automática e inteligência artificial permite digitalizar toda a gestão de despesas — sem fricções e com total visibilidade.

Estas são algumas das vantagens da Okticket em matéria de meios de pagamento:

• Flexibilidade total. Com a Okticket pode pagar em numerário, com o cartão da sua empresa ou com o OKT Card, o nosso cartão de débito inteligente. Físico ou virtual, você escolhe.
• Conciliação bancária automática. Ligamo-nos com os principais bancos e entidades financeiras, o que permite aos CFOs ter acesso a dados financeiros precisos e atualizados em tempo real.
• Controlo financeiro automatizado. A aplicação adapta-se às políticas internas da sua empresa. Reduza erros em 90% com IA e minimize o risco de fraude interna.

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Investiu numa ferramenta digital para automatizar processos. E, mesmo assim, continua a passar horas a revisar comprovativos, corrigir erros, verificar o cumprimento da política de despesas e a perseguir colaboradores para que submetam os gastos de forma correta e atempada... Muitas empresas vivem esta contradição: digitalizaram, mas não automatizaram verdadeiramente.

Durante anos, o modelo SaaS (Software as a Service) foi o grande impulsionador da transformação digital nas empresas de todos os setores. Uma solução na cloud, flexível, escalável e sem necessidade de instalação local.

Mas as necessidades evoluem. Hoje, as organizações já não se contentam apenas com eficiência. Exigem automatização inteligente, capacidade de antecipação e personalização adaptada às suas necessidades de negócio.

Um novo cenário pede um novo protagonista. Surge o AaaS — Agent as a Service — como o novo paradigma. Tal como um assistente pessoal, esta tecnologia adapta-se às necessidades da sua empresa e trabalha por si.

Estamos a falar de um sistema com agentes inteligentes que aprendem com o comportamento dos utilizadores, atuam de forma autónoma e eliminam fricções em tarefas repetitivas, como a gestão de despesas corporativas.

Na prática, o denominado “Agente como Serviço” assume todo o processo: capta os dados da despesa, classifica-os, verifica se está tudo conforme, alerta para possíveis problemas, bloqueia despesas não permitidas, gera relatórios e integra-se automaticamente com o seu sistema de gestão empresarial.

O que é o AaaS? Em que se distingue do SaaS? Como funcionam os agentes inteligentes? Porque estão a tornar-se o modelo preferido para automatizar a gestão de despesas? Que impacto pode ter o Agent as a Service no dia a dia de um departamento financeiro? Vamos responder a tudo neste artigo.

O que é o AaaS e porque está a ganhar terreno?

O Agent as a Service é uma evolução natural do SaaS. Como já referimos, este novo modelo baseia-se em agentes digitais potenciados por Inteligência Artificial. Combinando aprendizagem automática e processamento de linguagem natural, estes assistentes compreendem as necessidades dos utilizadores, automatizam fluxos de trabalho complexos e aumentam a eficiência operacional.

Ao contrário do SaaS tradicional, em que os utilizadores precisam de interagir constantemente com a plataforma para executar ações, o AaaS assume essas tarefas de forma proativa.

Além de executar procedimentos sem intervenção humana, os agentes AaaS tomam decisões de forma autónoma — como se fossem mais um membro da equipa. Eles fazem isso analisando regras, interpretando o contexto e até aprendendo com o comportamento dos utilizadores.

Vantagens do modelo AaaS em comparação com o SaaS tradicional

Como se reflete isso na gestão de despesas profissionais?

• Automatização sem fricções: captação automática de documentos, independentemente do canal ou formato.
• Extração inteligente de dados, desde os básicos até aos personalizados pelo utilizador.
• Validação automática conforme as políticas internas de despesas.
• Deteção de anomalias que poderiam passar despercebidas.
• Alertas personalizados sempre que uma despesa irregular é identificada.
• Identificação de padrões de consumo.
• Geração de relatórios em tempo real.

SaaS vs AaaS na gestão de despesas

Resumindo: o SaaS oferece-lhe ferramentas. Mas se procuras resultados, o AaaS é o teu aliado. A seguir, apresentamos uma tabela comparativa entre os dois modelos.

Okticket como AaaS: Inteligência real a serviço da área financeira

Ao reduzir a carga administrativa das equipas de back office, a transição de SaaS para AaaS representa um valor acrescentado significativo.

Na Okticket, já demos esse passo. Integrámos uma camada de IA à nossa tecnologia e agora o nosso sistema funciona como um verdadeiro agente inteligente; automatizando todo o ciclo de gestão de despesas.

Algumas funcionalidades de Pelaio, a IA da Okticket:

• Capta comprovativos em vários idiomas, moedas e formatos.
• Classifica-os, analisa-os e envia-os automaticamente para aprovação — sem necessidade de intervenção humana.
• Integra-se diretamente com o teu ERP.
• Aprende com cada utilização e melhora continuamente.
• Oferece total rastreabilidade, sem lacunas.
• Melhora o controlo interno ao detetar erros ou desvios antes de chegarem à contabilidade.
• Proporciona aos departamentos financeiros os dados certos para análises estratégicas.

Os resultados?

• Redução de até 80% no tempo gasto em tarefas administrativas.
• Redução de até 90% erros contabilísticos.
• Um sistema escalável, disponível 24/7, sem necessidade de reforçar a equipa.

O AaaS vai substituir o SaaS?

Líderes como Satya Nadella (CEO da Microsoft) falam da transição do software como serviço para software com inteligência embutida. No entanto, ninguém espera que esta mudança aconteça de forma imediata.

Na verdade, muitas soluções já estão a incorporar IA às suas tecnologias, permitindo a convivência dos dois modelos.

Por isso, por agora, falamos mais de evolução do que em substituição.

Desafios da adoção de agentes inteligentes: estamos realmente preparados?

Ainda existem alguns obstáculos que podem atrasar a adoção generalizada do AaaS:

• Resistência à mudança: a desconfiança face as novas tecnologias é comum. A educação e as provas de conceito ajudam, mas exigem tempo.
• Incerteza quanto às alterações nas funções causadas pela automatização.
• Preocupações com a segurança e com o cumpromento das normas.
• Complexidade técnica: a integração do AaaS pode exigir a atualização dos sistemas.

Conclusão: Do software como ferramenta ao software com inteligência

Tudo indica que os agentes inteligentes se irão tornar o novo padrão. No entanto, o SaaS continuará a ser uma ferramenta essencial, coexistindo com soluções mais autónomas e orientadas para os resultados.

O seu software ainda espera ordens, ou já atua por si?
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O OCR de faturas foi o trampolim que permitiu a transição da introdução manual dos dados para a digitalização dos comprovativos. Durante muitos anos, foi um grande aliado na automatização dos processos administrativos.

Mas agora, com a chegada da Inteligência Artificial (IA), começam a tornar-se evidentes as suas limitações.

OCR tradicional vs. Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR), captura de dados vs. interpretação da despesa, padronização vs. personalização. Estará a mudança em curso?

Do OCR tradicional ao OCR inteligente: o que mudou realmente?

O OCR tradicional continua a ser útil para otimizar a gestão de despesas profissionais, mas para muitas empresas já não é suficiente. Estas são algumas das suas limitações:

• Pode falhar ao reconhecer caracteres desfocados ou mal impressos.
• Exige configurações específicas para diferentes tipos de documentos.
• Frequentemente requer ajustes manuais.

Com a Inteligência Artificial, estas limitações foram superadas. Os sistemas atuais conseguem aprender, adaptar-se e automatizar processos sem necessidade de intervenção humana.

A IA como nova aliada na gestão financeira

O que traz a IA que o OCR tradicional de faturas não consegue oferecer?

• Aprendizagem contínua, adaptando-se a variações no formato e layout dos documentos, eliminando a necessidade de modelos predefinidos.
• Maior precisão na extração de dados, mesmo em documentos não estruturados.
• Automatização avançada, que minimiza erros humanos.

Pelaio: a IA da Okticket para a gestão de despesas de viagens profissionais

Enquanto muitos sistemas de OCR de faturas continuam a oferecer apenas funções básicas de digitalização, empresas como a Okticket integraram IA generativa na gestão de despesas.

Um exemplo desta evolução é o Pelaio, a Inteligência Artificial da Okticket. Esta tecnologia interpreta os dados das despesas, analisa padrões, deteta anomalias e apoia a tomada de decisões financeiras.

A tabela seguinte resume as principais diferenças entre um OCR tradicional e a IAG da Okticket:

A Okticket vai mais além: aprendizagem contínua e máxima flexibilidade

Enquanto o OCR tradicional exige configuração específica para cada tipo de documento, o motor inteligente da Okticket adapta-se automaticamente a diferentes formatos. O Pelaio não apenas reconhece os dados, mas também aprende com cada novo documento digitalizado, melhorando a precisão constantemente.

Além disso, um OCR convencional limita-se a extrair dados de zonas predefinidas, enquanto O Pelaio, por outro lado, identifica campos dinâmicos e variáveis, permitindo até que os utilizadores personalizem quais os dados a extrair, utilizando linguagem natural.

Benefícios do OCR inteligente para o controlo das despesas empresariais

As principais capacidades da IA da Okticket incluem:

• Captura precisa de dados essenciais em talões e faturas, permitindo decisões financeiras informadas.
• Identificação de informação específica, como matrículas em portagens, número de pessoas em refeições ou litros de combustível.
• Tradução e interpretação automática de documentos em diferentes idiomas – ideal para empresas multinacionais.
• Deteção automática de despesas fora da política da empresa, com geração de alertas ou bloqueio de reembolsos indevidos (por exemplo, consumos de álcool).
• Adaptação a diferentes regimes fiscais, moedas e codificações, independentemente da origem do documento.
• Processamento em tempo real, mesmo com talões danificados, mal impressos ou manuscritos.
• Geração de insights financeiros, com base nos dados digitalizados.
• Integração com os principais ERP e sistemas de gestão empresarial do mercado.

Porquê escolher a Okticket para a gestão de despesas com IA?

A IA Generativa da Okticket traduz-se em ganhos reais para os departamentos financeiros:

• 80% de redução do tempo gasto em tarefas administrativas.
• 90% menos de erros contabilísticos.
• Digitalização completa de todo o processo de gestão de despesas.
• Rastreabilidade total, a partir de qualquer dispositivo.
• Deteção de fraudes e anomalias sem intervenção manual.
• Redução superior a 80% no tempo de auditoria.
• Cumprimento garantido das obrigações legais.

Conclusão: A IA está a transformar a gestão das finanças

A evolução tecnológica não abranda. A Inteligência Artificial está a ultrapassar o OCR tradicional, e soluções como o PelAIo demonstram que é possível tornar a gestão de despesas corporativas mais ágil, precisa e eficiente do que nunca.

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Perguntas Frequentes sobre OCRs inteligentes

O que é um ICR?

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O Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR) é uma tecnologia avançada de OCR que permite extrair e digitalizar texto manuscrito com recurso a Inteligência Artificial e Machine Learning. Ao contrário do OCR tradicional, que apenas reconhece caracteres impressos, o ICR aprende e melhora continuamente, adaptando-se a diferentes estilos de escrita.

Como funciona o ICR?

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O ICR permite digitalizar texto manuscrito com elevada precisão, otimizando a gestão documental. O processo é composto por quatro etapas:

1. Pré-processamento: Melhora a qualidade da imagem para facilitar a leitura.
2. Segmentação: Separa o texto em linhas, palavras e caracteres.
3. Reconhecimento: Identifica os caracteres com base numa base de dados pré-treinada.
4. Pós-processamento: Corrige erros e valida os dados antes de os armazenar.

Posso combinar OCR com ICR?

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Sim. A utilização combinada de OCR e ICR permite processar documentos com texto impresso e manuscrito, aumentando a eficiência e a precisão na gestão de ficheiros.

Para que serve o ICR?

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O Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR) é ideal para empresas em processo de transição digital que ainda lidam com documentos manuscritos, como ordens de compra ou formulários em papel.

Entre os usos mais comuns destacam-se:

• Automatização de contas a pagar.
• Conversão de imagens em texto.
• Introdução automática de dados.
• Extração de informação de ficheiros PDF.
• Gestão de formulários digitalizados.

O que é o IDP?

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IDP, ou Processamento Inteligente de Documentos (Intelligent Document Processing), é uma tecnologia que combina OCR, ICR e NLP (Processamento de Linguagem Natural) para tratar dados não estruturados, melhorar a classificação de documentos e apoiar a tomada de decisões.

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Dizem que a informação é poder, mas quando se trata das finanças empresariais, a frase correta seria: “A informação financeira é poder, mas somente se você souber como usá-la”. Neste caminho rumo à eficiência operacional, é fundamental parar em um ponto estratégico que, às vezes, passa despercebido: a contabilidade de gestão.

Normalmente, ao falar de contabilidade, a mente se concentra na contabilidade financeira. Mas nem tudo são relatórios para investidores, entidades financeiras ou reguladores. Também é necessário transformar os dados financeiros em insights acionáveis para a tomada de decisões estratégicas.

Neste artigo, veremos o valor que a contabilidade de gestão agrega em termos de otimização financeira, redução de custos e fortalecimento da estratégia empresarial.

O que é a contabilidade de gestão?

Tambiém conhecida como contabilidade diretiva, a contabilidade de gestão se concentra- se em coletar, analisar e interpretar dados financeiros e não financeiros para maximizar os lucros e melhorar a tomada de decisões estratégicas.

Esses detalhes agregam valor adicional à mera informação contábil. Além de contrubuir para a evolução empresarial, permitem fazer projeções futuras e até detectar possíveis erros antes que seja tarde para agir.

E tudo isso sem a obrigação de cumprir as normas e padrões contábeis aos quais a contabilidade financeira está sujeita.

Principais características da contabilidade de gestão

Pode-se dizer que a contabilidade de gestão é uma combinação entre a contabilidade financeira e a contabilidade de custos, caracterizando-se por algumas particularidades:

• É gerida internamente e não é divulgada para fora da empresa.
• Não está sujeita a regulamentações externas, o que permite adaptação às necessidades do negócio.
• É orientada para a tomada de decisões estratégicas de acordo com a política empresarial.
• Analisa as estruturas organizacionais e mede a sua eficiência em relação à produtividade.
• Avalia indicadores-chave como tempos de produção, uso de recursos e definição de preços, abrangendo diversos departamentos.
• Utiliza técnicas avançadas, como análise marginal, avaliação de estoques e ferramentas de previsão financeira.

Benefícios da contabilidade diretiva para as empresas

Em resumo, a contabilidade de gestão ou diretiva oferece diversas vantagens para os departamentos financeiros. Aqui estão algumas das principais:

• Tomar decisões fundamentadas, baseadas em informações reais, precisas e relevantes.
• Otimizar recursos estrategicamente, maximizando a rentabilidade.
• Analisar tendências e adaptar-se rapidamente às mudanças do mercado, tornando as empresas mais competitivas.
• Controlar os gastos, sejam de produção, operacionais ou administrativos.
• Avaliar a rentabilidade das diferentes áreas para identificar exatamente quais geram mais receita e quais necessitam de ajustes.
• Apoiar decisões estratégicas de longo prazo.

Portanto, a contabilidade de gestão é o complemento necessário da contabilidade financeira para otimizar a eficiência e a rentabilidade de uma empresa.

Diferenças entre contabilidade financeira e contabilidade de gestão

Ambas as disciplinas ajudam os gestores a tomar decisões de alto nível, mas as diferenças são evidentes. Enquanto a contabilidade financeira fornece uma imagem fiel da situação econômica, a contabilidade de gestão permite transformar esses dados em estratégias que otimizam o desempenho empresarial.

Abaixo, segue um quadro comparativo:

Exemplo prático

Vamos ilustrar essas diferenças com um exemplo. Imagine uma empresa onde uma parte significativa do orçamento é destinada a viagens de negócios. Com a contabilidade financeira, é possível saber quanto os funcionários gastam no total, e talvez até dividir por categorias gerais, como hospedagem e transporte.

Por outro lado, a contabilidade de gestão permite detalhar esses valores para entender melhor os gastos. Quanto é gasto em passagens aéreas, táxis, transporte público, aluguel de carros, quilometragem, combustível, portagens, estacionamentos, etc.

Dessa forma, é possível identificar padrões de gastos e negociar melhores acordos com fornecedores.

Como implementar a contabilidade de gestão em uma empresa

Agora que já compreendemos a importância da contabilidade de gestão, veja como integrá-la de maneira eficaz:

1. Definir os indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para o negócio. Por exemplo, margem de contribuição, custo por unidade ou taxa de rotação de estoque.
2. Automatizar o processo contábil. Obter as informações necessárias é mais difícil quando se utilizam métodos manuais. Aqui entram em jogo soluções especializadas na gestão de despesas profissionais, como a Okticket.
3. Integrar a contabilidade de gestão ao ERP da empresa (Sage, SAP, Microsoft, Oracle, Odoo, etc.).
4. Revisar periodicamente os dados para ajustar a estratégia empresarial.

Uso da contabilidade de gestão na otimização dos gastos corporativos com a Okticket

Como mencionámos, a tecnologia é essencial para implementar a contabilidade de gestão de forma eficiente. A Okticket, por exemplo, utiliza IA para melhorar o processo de gestão de despesas de viagem corporativa.

Depois de registado o gasto, ele é classificado por tipo (transporte, hospedagem, refeições, quilometragem, etc.), departamento, centro de custo, forma de pagamento ou usuário.

Toda esta informação fica armazenada e organizada para que os departamentos de back office possam analisá-la da melhor forma possível.

Além disso, pode integrá-la ao seu ERP ou software de gestão empresarial para uma gestão contábil automatizada.

Conclusão: A contabilidade de gestão como pilar da rentabilidade empresarial

Apesar de suas diferenças, a contabilidade financeira e a contabilidade de gestão são complementares.

Enquanto a primeira oferece uma visão global da situação económica, a segunda permite otimizar custos, melhorar o planeamento financeiro e aumentar a rentabilidade.

O sucesso ou o fracassodo negócio dependerá da sua correta aplicação.

Ferramentas como a Okticket contribuem para uma contabilidade mais acessível e eficiente. Experimente hoje mesmo!

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