Por controlo, por facilidade de gestão, por comodidade… Os motivos são muitos, mas o resultado é o mesmo: 70% das despesas corporativas já são pagas com cartão de empresa, segundo dados internos da Okticket.

A procura de cartões corporativos por parte das médias empresas em Portugal está a aumentar. E oferta no mercado não falta, mas muitas opções não se adequam às suas necessidades reais.

Uma média empresa não tem os mesmos problemas de uma startup de dez pessoas, nem os de uma multinacional com departamento de tesouraria próprio.

Tem vários departamentos, vários centros de custo, colaboradores que viajam com alguma frequência e uma equipa financeira que já não consegue rever cada recibo à mão.

Entre as opções disponíveis em Portugal para médias empresas, o OKT Card da Okticket é o que oferece o melhor equilíbrio para equipas de 50 a 250 colaboradores: controlo por departamentos, integração nativa com o ERP e pagamento com Apple Pay.

Este guia compara as opções do mercado português a partir desse ponto de vista específico.

O que uma média empresa pede ao seu cartão corporativo

Quando uma empresa passa de 20 para 120 colaboradores, deixa de ser operacional que os colaboradores utilizem os seus cartões de crédito pessoais para despesas profissionais. A solução também não passa por "emprestar" o cartão corporativo do responsável de departamento.

Surgem novas necessidades que os fornecedores nem sempre resolvem bem:

• Controlo por níveis, com limites por pessoa, função, departamento e projeto.
• Integração contabilística real com o ERP, evitando a exportação de despesas para Excel.
• Rapidez na criação de um novo cartão.
• Possibilidade de pagar sem necessidade de ter o cartão físico à mão.
• Custo por utilizador reduzido, já que em equipas com mais de 50 colaboradores a relação funcionalidade/custo ganha muita importância.

Com estes critérios em mente, vamos ver como se posicionam as principais soluções disponíveis em Portugal.

Comparativa: cartões corporativos para médias empresas em Portugal

Nota: as funcionalidades de cada fornecedor podem variar consoante o plano contratado; recomendamos confirmar as condições atuais diretamente com cada fintech.

A diferença entre estas soluções, para uma equipa média, não está tanto em quem tem cartão físico, mas em quanto trabalho manual retiram à equipa financeira no fecho do mês.

Que cartão corporativo escolher consoante o perfil da sua empresa?

Ao escolher um cartão corporativo, é também importante analisar qual é o perfil da sua organização.

• Tem diferentes equipas em mobilidade? O OKT Card é a opção mais completa pelo controlo em tempo real, a integração com o ERP e o pagamento móvel.
• É uma empresa 100% digital, sem despesas em dinheiro nem viagens frequentes? Alternativas mais básicas podem ser suficientes, embora convenha verificar até onde chega a integração contabilística no plano oferecido.
• Já trabalha com banca tradicional e tem um volume de despesas baixo e previsível? Os cartões do banco podem cumprir a sua função, ainda que isso signifique abdicar da automação e da visibilidade em tempo real.

Por este motivo, o ideal é combinar ambas as opções: utilizar uma solução de gestão de despesas corporativas que permita conciliar automaticamente as despesas pagas com qualquer cartão de crédito.

Porque é que o OKT Card se adequa especialmente bem a médias empresas

Entre os cartões corporativos atualmente disponíveis no mercado, há um pensado especialmente para médias empresas: o OKT Card. O cartão inteligente da Okticket foi desenhado para acompanhar todo o ciclo da despesa: desde o momento em que o colaborador paga até essa despesa ficar contabilizada no ERP, sem passos manuais pelo meio.

Trata-se de um cartão Mastercard de débito que oferece as vantagens que uma empresa de dimensão média procura.

• Controlo da despesa em tempo real, sem necessidade de uma equipa administrativa grande. É possível configurar limites por colaborador, por categoria de comerciante e por período de tempo. Assim, o departamento financeiro evita ter de rever cada pagamento caso a caso.
• Integração com o ERP que a empresa já utiliza. A Okticket integra-se de forma nativa com os sistemas de gestão mais habituais nas médias empresas portuguesas: PHC, Primavera, SAP e Microsoft.
• Notificações push para que os utilizadores carreguem o comprovativo assim que efetuam o pagamento.
• Conciliação automática das despesas efetuadas com o cartão.
• Cartões físicos e virtuais, com ativação e desativação a partir da própria aplicação. Pode levar o OKT Card na carteira física ou na sua Wallet.
• Flexibilidade nos meios de pagamento. A Okticket adapta-se à forma como as empresas pagam, não à forma como deveriam pagar. Há ocasiões em que os colaboradores em deslocação pagam em dinheiro, outras em que o fornecedor só aceita transferência bancária. Pode até acontecer que um colaborador utilize o seu cartão pessoal para uma compra pontual. A Okticket regista essas despesas na mesma, com foto do recibo e extração automática de dados. A rastreabilidade não se perde mesmo que o pagamento não tenha sido feito com o OKT Card.

O OKT Card é compatível com Apple Pay

Quando uma empresa tem equipas que se deslocam continuamente, é normal que haja momentos em que algum colaborador não traga o cartão consigo. Por isso é importante que os cartões corporativos sejam compatíveis com carteiras digitais.

O OKT Card está disponível na Apple Pay. Começar a utilizá-lo é tão simples como adicionar o cartão à Apple Pay a partir do iPhone ou do Apple Watch. Em poucos minutos, estará pronto para pagar bastando aproximar o dispositivo Apple ao terminal de pagamento. Sem necessidade de tirar o cartão físico nem de introduzir o número em lado nenhum.

E o mais importante: a segurança não é comprometida. A Apple Pay não partilha o número real do cartão com o comerciante. A plataforma gera um código diferente para cada operação e exige Face ID, Touch ID ou o código do dispositivo para autorizar cada pagamento.

Para uma empresa que gere dezenas de cartões distribuídos entre departamentos, isto reduz o risco associado a cartões físicos perdidos ou esquecidos, sem abdicar do controlo nem da conciliação automática da despesa.

Perguntas frequentes sobre cartões corporativos para médias empresas

A partir de quantos colaboradores se considera que uma empresa é "média" para efeitos de escolha de cartão corporativo?

‍Não existe um limiar concreto, mas na prática as necessidades mudam de forma notável a partir dos 50 colaboradores, e acentuam-se até aos 250, intervalo em que costumam surgir vários departamentos, várias sedes ou equipas comerciais com mobilidade própria.

É preciso mudar de banco para usar um cartão corporativo como o OKT Card?

‍Com a Okticket, não. O OKT Card funciona de forma independente do banco habitual da empresa; é possível manter a conta atual e transferir a partir dela os fundos para a conta do OKT Card.

O que acontece se um colaborador pagar em dinheiro ou com o seu cartão pessoal?

‍Essa despesa é registada na mesma: o colaborador fotografa o recibo, a plataforma extrai os dados automaticamente e a despesa entra no fluxo de aprovação e contabilização como qualquer outra, sem perder rastreabilidade.

O OKT Card funciona com Apple Pay e Google Pay?

‍Sim. Pode ser adicionado à Apple Wallet e usado a partir do iPhone ou do Apple Watch. É também compatível com a Wallet da Google em dispositivos Android.

Com que ERPs se integra a Okticket?

‍Com os sistemas de gestão mais utilizados nas médias empresas portuguesas: PHC, Primavera, SAP e Microsoft, com exportação direta das despesas.

Conclusão

Para uma média empresa, o melhor cartão corporativo é aquele que retira trabalho manual à equipa financeira à medida que a organização cresce: controlo por departamentos, integração real com o ERP, capacidade de absorver pagamentos em dinheiro ou com cartão pessoal, e pagamento móvel para as equipas em movimento.

O OKT Card da Okticket combina tudo isto sem perder rastreabilidade.

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