Despesas em viagens de negócios 2026: como gerir um business travel que não para de crescer

O business travel continua a ganhar peso. A despesa em viagens de negócios vai crescer 7,2% em 2026 e atingirá os 1,71 biliões de dólares (cerca de 1,54 biliões de euros). O último relatório da Global Business Travel Association (GBTA) confirma que as empresas estão a investir mais do que nunca em deslocações profissionais.

Porque é que isto está a acontecer? O relatório aponta para vários fatores combinados: custos de transporte em alta, tensões geopolíticas que estão a afetar rotas e preços aéreos, e uma procura empresarial que, apesar de tudo, não dá sinais de abrandar.

"As empresas não se afastaram das viagens, mas estão cada vez mais seletivas e mais atentas à produtividade de cada deslocação" (Suzanne Neufang, CEO da GBTA)

Traduzindo: viaja-se com mais critério, mas cada viagem movimenta mais dinheiro.

Atenção, isto não significa que se viaje menos. O número de deslocações profissionais também está a crescer, só que a um ritmo muito mais lento do que a despesa. A GBTA calcula que este ano serão cerca de 1.840 milhões a nível mundial, 1,3% mais do que em 2025. As viagens de negócios pesam cada vez mais na atividade e no orçamento das empresas.

Neste artigo vemos como controlar o aumento da despesa em viagens de negócios sem travar esse crescimento, e que tipo de gestão é necessária para que as empresas possam aproveitá-lo sem perder agilidade.

O que implica para a Financeira gerir um business travel em crescimento

Quando a despesa cresce, também cresce tudo o que está à sua volta. Um recibo que se perde, uma aprovação que demora três dias, uma despesa fora da política que ninguém deteta até ao fecho do mês... Com um business travel em expansão, este tipo de situações deixa de ser uma excepção pontual e passa a fazer parte do dia a dia de qualquer equipa financeira.

Para os responsáveis financeiros, o desafio é claro: acompanhar esse crescimento sem que isso se traduza em mais carga manual para a equipa. As viagens continuam a ser necessárias para fechar negócios, manter a relação com clientes ou supervisionar projetos. Portanto, colocá-las em pausa não é uma opção.

A própria GBTA confirma isto com dados concretos: 74% dos viajantes de negócios afirmam ter viajado em 2025 tanto ou mais do que no ano anterior, e 28% esperam viajar ainda mais em 2026.

Mais atividade significa mais complexidade para a Financeira

Aqui convém parar um momento, porque o problema não é apenas que a despesa suba. É que sobe tudo o que está à volta da despesa.

Mais viagens traduz-se em mais recibos para revisar, mais faturas para reconciliar, mais utilizadores a gerar despesa a partir de diferentes países e moedas, mais categorias para classificar, mais fornecedores com quem negociar e mais processos de aprovação a correr em paralelo. Cada uma destas variáveis, isoladamente, é gerível. Todas ao mesmo tempo, e a crescer simultaneamente com a atividade da empresa, é onde um processo manual começa a ficar aquém.

Porque é que as viagens de negócios vão continuar a crescer

Há outro elemento que explica porque não parece razoável pensar numa redução das viagens corporativas. O investimento empresarial em inteligência artificial e tecnologia está a gerar novas deslocações ligadas a projetos, clientes e colaboração internacional. Infraestrutura digital, centros de dados, implementações tecnológicas... tudo isso requer pessoas no terreno.

Ou seja, o business travel não vai desaparecer. O que tem de mudar é a forma como as organizações controlam cada euro gasto em viagens de negócios.

O business travel em Portugal: viagens mais curtas e mais seletivas

Esta tendência não é apenas uma previsão global. Em Portugal já se está a ver o mesmo padrão nos dados reais das empresas.

Um relatório recente da Okticket sobre mobilidade corporativa confirma exatamente o mesmo padrão apontado pela GBTA: as empresas viajam, mas estão a optar por deslocações cada vez mais ajustadas às necessidades de cada atividade. [Verificar/adaptar: dado específico do mercado espanhol — confirmar disponibilidade de um dado equivalente para Portugal antes de publicar]

A leitura é a mesma do relatório GBTA: não se trata de viajar menos, mas de garantir que cada viagem é justificada e bem gerida desde o primeiro minuto. E é aqui que o controlo da despesa se posiciona como a peça que torna possível essa seletividade sem perder agilidade.

10 chaves para gerir com agilidade o crescimento da despesa em viagens

Com o software de gestão de despesas adequado, acompanhar este crescimento não exige mais recursos: exige mais automação. Além disso, pode ser o momento certo para rever a vossa política de viagens. Estas são as dez chaves que fazem a diferença:

1. Justificar o ROI de cada viagem

‍
Que objetivo de negócio cumpre a viagem? Existe uma alternativa igualmente eficaz? Antes de comprar os bilhetes, é preciso perguntar o que traz cada deslocação. O critério já não é "ir", mas "porquê ir" e "o que se obtém em troca".

2. Definir políticas de viagem claras e bem comunicadas

‍
Uma política de viagens que só é conhecida pelo departamento financeiro serve para pouco. O viajante tem de saber, antes de reservar o voo ou escolher o hotel, o que está dentro da norma e o que não está. Quanto mais clara e acessível for essa política, menos desvios haverá para corrigir depois.

3. Automatizar as aprovações

‍
Um fluxo de aprovação que trava o viajante durante dias não serve de muito. Mas um que aprova tudo sem filtro também não. A solução está no meio-termo: aprovações automáticas para o que está dentro da política, e um alerta apenas quando algo sai da norma.

4. Estabelecer limites por categoria

‍
Definir um limite de despesa por colaborador, por tipo de deslocação ou por categoria de comércio evita ter de revisar cada recibo um a um.

5. Detetar os desvios a tempo

‍
Identificar um desvio quando a despesa já está no ERP é tarde: o dinheiro já saiu. Detetá-lo no momento em que ocorre permite corrigir a tempo, falar com o colaborador, ou simplesmente entender porque aconteceu antes que se repita na viagem seguinte. Quanto mais tempo uma empresa demora a detetar o risco de fuga de despesa em viagens corporativas, mais difícil é corrigi-lo antes que se torne um padrão.

6. Ter visibilidade da despesa em tempo real

‍
Da mesma forma, a capacidade de reação de um departamento financeiro muda completamente quando sabe quanto está a ser gasto no momento em que a despesa ocorre. Com a despesa por viagem em alta, esperar pelo fecho mensal para ter uma fotografia real da situação é um luxo que a maioria das empresas não pode dar-se.

7. Integrar as despesas com a contabilidade

‍
Cada vez que uma despesa é inserida duas vezes há uma oportunidade de erro, e representa uma tarefa desnecessária. A integração direta entre a ferramenta de gestão de despesas e o sistema contabilístico elimina esse passo manual e garante que o que chega ao ERP é exatamente o que foi aprovado.

8. Automatizar o reporting

‍
Cada hora que a equipa financeira dedica a montar relatórios de despesa à mão é uma hora que não dedica a analisar esses dados e a tomar decisões com base neles. Automatizar a geração de relatórios liberta a equipa para se concentrar nessa tarefa.

9. Analisar a despesa por projeto ou cliente

‍
Com um business travel cada vez mais orientado ao retorno, entender que projeto ou que cliente está a gerar essa despesa — e que resultado deu — torna-se muito mais relevante. Essa rastreabilidade é o que permite ver a viagem como investimento, não apenas como custo.

10. Reconciliar automaticamente os cartões corporativos

‍
Quando o pagamento com cartão corporativo se reconcilia automaticamente com a despesa registada, desaparece um dos estrangulamentos clássicos do fecho de mês: fazer coincidir o extrato bancário com os recibos um a um. O dado fica fechado desde o momento do pagamento até ao lançamento contabilístico, sem que ninguém tenha de andar à procura de faturas.

Como a Okticket ajuda a controlar a despesa de viagem

Tudo o que foi dito não é uma lista de boas intenções. É, literalmente, o que a Okticket faz todos os dias para centenas de empresas que já enfrentaram este mesmo problema.

• ‍Visibilidade em tempo real, não ao fim do mês. Cada despesa fica registada no momento em que ocorre, com foto do recibo e extração automática de dados. A equipa financeira não espera pelo fecho para saber quanto foi gasto: sabe-o enquanto está a acontecer.‍
• O OKT Card, para controlar a despesa desde a origem. É um cartão Mastercard de débito com limites configuráveis por colaborador, por categoria de comércio e por período. Funciona com Apple Pay e Google Pay, pelo que uma equipa em deslocação não depende de trazer o cartão físico consigo. E se alguém pagar em dinheiro ou com o seu cartão pessoal por não haver alternativa, a despesa é registada da mesma forma, sem perder rastreabilidade.‍
• Reconciliação automática, para que fazer coincidir o cartão com a despesa não seja uma tarefa manual de fim de mês, mas algo já feito quando chega o fecho.‍
• Integração nativa e bidirecional com os ERP mais usados, para que cada despesa aprovada chegue corretamente contabilizada, sem duplicação de introdução de dados nem revisões manuais.‍
• Integração de viagem e despesa, graças à ligação com plataformas de reserva. A política de viagens aplica-se desde o momento da reserva, não depois, e os desvios são detetados antes de o dinheiro ter saído.

No conjunto, isto é o que permite passar de andar à procura de recibos ao fim do mês para ter o controlo da despesa de viagem resolvido desde o primeiro euro.

O desafio do business travel em 2026 é gerir melhor

As previsões da GBTA apontam para um cenário muito claro: as empresas vão continuar a viajar e o business travel vai continuar a movimentar cada vez mais dinheiro. Em 2026 esperam-se 1.840 milhões de viagens de negócios e uma despesa global de 1,71 biliões de dólares.

Para as empresas, isto significa mais atividade, mais oportunidades de negócio e também mais despesas para gerir.

Esta tendência não é um problema a resolver, mas uma realidade à qual é preciso adaptar-se com as ferramentas certas. A tecnologia Travel & Expense permite transformar essa gestão num processo automatizado, conectado e muito mais útil para a tomada de decisões.

Se quiser ver como tudo isto se aplicaria à realidade da sua empresa, peça uma demonstração e mostramos-lhe com os seus próprios números.

‍