Automatizar a gestão de despesas empresariais: o que muda quando reservas e despesas deixam de viver separadas

A tua empresa tem uma política de viagens, uma ferramenta de reservas e um software para gerir relatórios de despesas. Mesmo assim, no final de cada mês a equipa financeira passa horas a tentar conciliar manualmente aquilo que os sistemas deveriam resolver sozinhos.

Emails, Excel, chamadas… Nenhum sistema comunica com os outros.

Este tempo transforma-se em dinheiro, embora raramente seja medido como um custo real da viagem. Normalmente é visto apenas como parte do processo administrativo. Por isso não aparece no orçamento da viagem. Mas deveria.

A solução passa por automatizar a gestão de despesas empresariais. E isso implica integrar a tua solução de gestão de despesas corporativas com a tua agência de viagens.

O que significa automatizar a gestão de despesas empresariais

Isto não significa substituir a equipa financeira por um algoritmo. Automatizar a gestão de despesas empresariais consiste em integrar as ferramentas que intervêm nas viagens de empresa para que a informação seja registada, validada e contabilizada automaticamente, sem intervenção manual.

Quando uma empresa utiliza um software de gestão de despesas corporativas ligado à sua agência de viagens:

• As reservas são registadas automaticamente
• As despesas da viagem ficam associadas ao deslocamento
• Os comprovativos são digitalizados em tempo real
• Os relatórios de despesas são validados de acordo com a política corporativa
• A informação é enviada para o ERP para contabilização

Desta forma elimina-se grande parte do trabalho administrativo que tradicionalmente recai sobre a equipa de back office.

Processar um relatório de despesas num processo manual custa, em média, 20 minutos e 58 dólares em recursos. Se contiver erros — algo que acontece em 19% dos casos — acrescenta mais 18 minutos e 52 dólares para corrigir. Numa empresa com 20 viajantes frequentes, o custo oculto apenas na gestão administrativa pode ultrapassar os 1.100 dólares por mês. E isto sem contar com o tempo da equipa financeira na reconciliação final. Fonte: GBTA Foundation e HRS — Expense Reporting: Global Practices and Pain Points

Colocando isto em perspetiva: uma empresa com 30 viajantes frequentes que realizam, em média, 3 viagens por mês gera cerca de 90 relatórios de despesas mensais. Se cada um custar 58$ (cerca de 50 euros no momento de escrever este artigo) para ser processado, e 19% contiver erros que acrescentam 52$ adicionais (45 euros), o custo administrativo mensal ultrapassa os 6.100$ (5.200 euros).

Mais de 73.000$ por ano (mais de 62.500 euros) para gerir algo que, com os sistemas ligados, pode ser em grande parte automatizado.

Esse dinheiro não aparece no orçamento de viagens. Mas sai da conta de resultados na mesma.

O custo oculto de ter os sistemas desligados

Tradicionalmente, as empresas com viajantes frequentes repetem a mesma sequência todos os meses quando gerem relatórios de despesas de viagem de forma manual:

1. O colaborador reserva o hotel e o voo através da agência. Normalmente esse custo fica registado no sistema da agência, mas não no sistema da empresa.
2. Durante a viagem paga um táxi, uma refeição de negócios e outras despesas de deslocação. Guarda os recibos como pode.
3. Quando regressa, reúne os comprovativos e envia-os juntamente com o relatório de despesas que preencheu manualmente
4. O departamento financeiro recebe tudo, verifica se os recibos e faturas cumprem a política interna e procura a reserva original para confirmar se os valores estão corretos.
5. Se detetar que algo não bate certo, começa uma troca de emails para esclarecer o que aconteceu: Por que existem dois pagamentos no mesmo restaurante?
   Quem aprovou o upgrade do hotel? Onde está o recibo do táxi de segunda-feira?

Este processo repete-se viagem após viagem, pessoa após pessoa. Consome tempo, gera fricção entre departamentos, atrasa os fechos contabilísticos e torna quase impossível ter uma visão clara do que realmente custa deslocar uma equipa.

Gestão manual vs gestão automatizada das despesas de viagem

A diferença entre gerir despesas de viagem manualmente ou fazê-lo com um software de expense management é significativa.

Gestão manual

• Recibos em papel
• Relatórios de despesas em Excel
• Validação depois da viagem
• Reconciliação manual com as reservas
• Alto risco de erros

Gestão automatizada

• Recibos digitalizados a partir do telemóvel
• Despesas associadas automaticamente à viagem
• Cumprimento automático da política corporativa
• Aprovações com contexto
• Contabilização automática no ERP

Para empresas com equipas comerciais ou técnicas que viajam frequentemente, esta automatização pode reduzir drasticamente o tempo dedicado a tarefas administrativas.

Como automatizar a gestão de viagens e despesas corporativas com Okticket

O mais interessante é utilizar uma solução que cubra todo o ciclo da viagem corporativa e da gestão de despesas, desde o pedido de deslocação até à contabilização do relatório de despesas.

Okticket permite integrar a gestão de despesas de viagem, as reservas feitas com a agência e o sistema contabilístico da empresa num único fluxo.

1. Antes da viagem: a reserva chega ao sistema

O colaborador solicita a deslocação a partir do Okticket e os dados são enviados para a agência (destino, data, nome do viajante…) para que trate da reserva.

2. Durante a viagem: cada despesa fica registada no momento

O colaborador fotografa cada comprovativo com a app do Okticket no momento da despesa. Assim, o responsável financeiro pode ver em tempo real quanto está a ser gasto, sem ter de esperar que o colaborador regresse ao escritório.

3. Depois da viagem: rastreabilidade completa

As despesas aprovadas sincronizam-se automaticamente com o ERP. O fecho contabilístico deixa de depender de alguém andar atrás de comprovativos ou de conciliar valores manualmente.

E se o sistema detetar alguma discrepância com a política corporativa, sinaliza-a antes de chegar à contabilidade, não depois.

Tudo isto com cumprimento automático da política corporativa, fluxos de aprovação personalizados e reporting em tempo real para tomar decisões sobre o investimento em mobilidade.

Vantagens de automatizar a gestão de despesas de viagem para o CFO

Quando o ciclo completo da viagem corporativa está integrado numa única plataforma de gestão de despesas empresariais, os benefícios para a área financeira tornam-se rapidamente evidentes:

1. Cumprimento automático da política de viagens e despesas corporativas

O sistema verifica o cumprimento da política no momento da reserva, não quando a despesa já foi realizada.

2. Visibilidade da despesa em tempo real

‍Os dados estão disponíveis no momento em que a despesa acontece, não apenas no final do mês.

3. Rastreabilidade completa para auditorias

‍‍Cada despesa fica associada à reserva original, ao viajante, ao motivo da deslocação e à política aplicada.

4. Redução de erros nos relatórios de despesas

‍Menos correções manuais e fechos contabilísticos mais rápidos.

5. Aprovações com contexto

‍Quem aprova o relatório de despesas tem acesso ao ciclo completo da viagem: reserva original, política aplicável, despesas adicionais e motivo da deslocação.

6. Dados para decisões estratégicas sobre mobilidade

‍O reporting integrado permite analisar o custo real por viagem, equipa, projeto ou destino.

Perguntas frequentes sobre a integração entre reservas e despesas

O que acontece se o colaborador fizer uma despesa que não estava prevista na reserva?

Acontece frequentemente: um táxi inesperado, um jantar de trabalho de última hora ou uma taxa de aeroporto.

Soluções de gestão de despesas corporativas como o Okticket permitem registar despesas adicionais e associá-las à mesma viagem para garantir visibilidade total.

O que acontece se a reserva for alterada?

As alterações feitas através das agências de viagens sincronizam-se automaticamente com a ferramenta de gestão de despesas.

A integração funciona também com cartões corporativos?

Sim. Tanto os recibos digitalizados como os pagamentos com cartão corporativo podem ficar associados à mesma viagem e seguir o mesmo fluxo de aprovação.

Que empresas precisam automatizar a gestão de despesas?

Qualquer empresa que realize viagens de negócios. Quanto maior for a frequência das deslocações, maior será o retorno de ter os sistemas integrados.

Conclusão: automatizar as despesas de viagem elimina fricção em toda a empresa

Automatizar a gestão de despesas empresariais não é apenas uma decisão tecnológica. É sobretudo uma decisão financeira.

Quando reservas, despesas e contabilidade funcionam em silos, o custo não desaparece: é absorvido pela equipa. Em tempo, em erros e em falta de visibilidade.

Quando os sistemas estão ligados, o CFO deixa de gerir ruído administrativo e passa a concentrar-se no que realmente importa: compreender quanto custam as viagens, se esse custo é justificável e como pode ser otimizado.

É isso que a integração entre o Okticket e a tua agência de viagens permite.

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