As viagens de negócios responsáveis passam pela digitalização dos relatórios de despesas. Numa altura em que a sustentabilidade aplicada às viagens de negócios é um dos principais desafios do sector, as acções que visam cuidar do ambiente assumem especial relevância.

Com o objetivo de ajudar as empresas a conceberem "uma política de viagens mais responsável e sustentável, com enfoque no ambiente, na consciência social e na boa governação empresarial", a plataforma Forum Business Travel acaba de publicar um guia prático.

El texto aporta las pautas para abordar este desafío “con indicadores y acciones concretas antes, durante y después del viaje”. Y precisamente, uno de los indicadores de gestión que miden el compromiso de las organizaciones con la sostenibilidad es la digitalización de las notas de gastos de viaje profesionales.

Neste ponto, é importante lembrar que se calcula que um quilo de papel, o equivalente a 200 folhas DIN A-4 de 80gr/m2, produz a emissão de 3 kg de CO2.

(Fonte: OVACEN).

Quer saber quantas emissões a sua organização gera através da utilização de papel? Existem calculadoras em linha para o efeito, como esta da STEINBEIS Paper.

Preferência por hotéis e meios de transporte mais sustentáveis

O guia, desenvolvido em colaboração com a empresa de consultoria Genéthico, pretende ser um manual para as empresas darem passos em direção aos objetivos da Agenda 2030 para o Desenvolvimento Sustentável, um compromisso das Nações Unidas assinado por 193 países, incluindo a Portugal.

Para aumentar a sensibilização, os autores recordam que o sector das viagens e do turismo é responsável por 8% das emissões globais de CO2.

Do lado positivo, as organizações estão a tornar-se cada vez mais conscientes. O inquérito revelou que 88% das empresas estão a considerar medidas a curto prazo para reduzir o impacto ambiental das suas viagens de negócios.

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As preferências dos viajantes começam a mudar para hotéis com rótulos ecológicos e meios de transporte mais sustentáveis, como os carros elétricos. Os cartões de pagamento virtuais também estão a ganhar peso.

Áreas de ação

São identificadas seis áreas de ação no Business Travel “contribuir para um mundo mais sustentável e mais seguro para todos”:

1. Descarbonização do sector do turismo.
2. Mobilização de toda a cadeia de valor.
3. Elaboração de relatórios.
4. Criação de políticas de viagens sustentáveis.
5. Formação dos empregados.
6. Reduzir o impacto negativo das viagens ou, em qualquer caso, compensá-lo.

"Entre as ações que as empresas podem considerar estão a redução da resistência à mudança, tornando os funcionários prescritores dos valores da empresa, reforçando as ligações entre os diferentes departamentos e propondo medidas de forma transparente e honesta", explica Natalia Ros, sócia fundadora do Forum Business Travel.

Para Óscar García, sócio fundador do Forum Business Travel, as medidas "são muitas e variadas, desde avaliar quantas pessoas devem viajar ou dar prioridade aos voos diretos, até optar por restaurantes com produtos 0 Km, utilizar novas tecnologias para reduzir a utilização de papel ou analisar o impacto das viagens para detetar as práticas menos sustentáveis".

As chaves para as viagens de negócios sustentáveis

Se quiser empenhar-se em viagens de negócios sustentáveis, tem de começar a aplicar medidas antes de viajar. Eis algumas medidas que pode tomar:

• Avaliar o número de pessoas a deslocar.
• Avaliar a duração ótima da viagem.
• Concentração nos meios de transporte que utilizam biocombustíveis.
• Dar prioridade aos voos sem escalas.
• Trabalhar com fornecedores sustentáveis certificados.

Durante a viagem, o ideal seria utilizar os transportes públicos, informar o hotel de que não é necessário mudar as toalhas diariamente, dar prioridade a restaurantes que ofereçam produtos zero-quilómetros, utilizar cartões de pagamento virtuais ou solicitar um comprovativo de pagamento em formato eletrónico.

E depois da viagem? Uma das medidas mais eficazes é a gestão das despesas de deslocação dos colaboradores através de ferramentas digitais como a Okticket. Calcular o ROI da viagem, medir o impacto ou compensar o CO2 emitido são outras ações recomendadas pelos especialistas.

Para além de seguir uma estratégia, o guia sublinha a importância de a comunicar externamente, a fim de melhorar a reputação da marca e, consequentemente, aceder a novos mercados e contribuir para o crescimento da empresa.

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"O que não é definido não pode ser medido. O que não é medido não pode ser melhorado. O que não é melhorado é sempre degradado". (Lord Kelvin)

Ver dados históricos, filtrar por tipo de despesa, por montante, por funcionário, por data... Quanto tempo demora atualmente a efetuar uma análise eficaz das despesas de viagem?

Primeiro, é necessário recolher as notas de despesas, depois introduzir as informações manualmente no Excel e, em seguida, procurar os dados que realmente interessam.

Sabia que, com um painel de controlo digitalizado, registar, organizar e filtrar informações demoraria apenas alguns minutos?

A partir deste momento, a análise das despesas da empresa será muito mais rápida e fácil.

Vantagens de ter um dashboard automatizado

Já imaginou ter um dashboard onde tem um histórico de todos os dados de recibos e faturas automaticamente organizados e prontos a serem analisados? E que essa informação é real e constantemente atualizada?

As vantagens dos painéis de controlo automatizados são inúmeras:

• Otimizar os orçamentos de viagens das empresas.
• Controlar eficazmente as políticas de despesas de viagem.
• Identificar tendências e fazer previsões.
• Reconhecer rapidamente comportamentos de despesa inadequados.
• Não é necessário esperar pelos relatórios. Com um painel de controlo automatizado, obtém informações em tempo real sobre quando uma despesa foi efetuada, onde, por quem e por que montante.
• Facilitam a elaboração de relatórios com dados actualizados.

Em suma, os paneis trazem uma melhoria considerável na tomada de decisões estratégicas de negócio, com conclusões mais ágeis e inteligentes e uma maior probabilidade de sucesso.

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8 características de um dashboard de despesas profissionais

Para que um painel de controlo contabilístico seja verdadeiramente eficaz, deve ter uma série de características, tais como:

1. Deve ser possível atualizar os dados de uma forma ágil. Ou melhor ainda, automaticamente.
2. Do mesmo modo, a interpretação das informações sobre as despesas também deve ser simples.‍
3. Alimentar continuamente as informações fornecidas pelas folhas de despesas à medida que estas são registadas (informações reais e verdadeiras, evidentemente).
4. Dispor dos dados estritamente necessários para poder tomar as decisões que são do interesse de cada organização.
5. Oferecer aos utilizadores a possibilidade de personalizarem os painéis de acordo com as suas necessidades.
6. Ser acessível a partir de qualquer lugar e de diferentes dispositivos (o que é difícil de fazer com uma folha de cálculo Excel cheia de dados).
7. ‍Representar a informação de uma forma que possa ser vista numa vista de olhos.
8. 8. Fornecer filtros para visualizar as informações.

Crie o seu próprio dashboard de controlo de despesas com a Okticket

A vista avançada do gestor do Okticket é um exemplo claro de um painel de controlo otimizado. Esta funcionalidade permite-lhe obter uma visão detalhada e compreensível de todas as suas despesas num único painel de controlo. Em tempo real.

Pode escolher os filtros de que necessita, arrastar as colunas e configurar o número de painéis que quiser.

Tem ainda a possibilidade de personalizar a visualização pelo conceito que pretender (montante, data do bilhete, utilizador, grupo de aprovação, categoria de despesa, etc.), guardar a informação com diferentes filtros e visualizações, bem como selecionar e exportar apenas a informação de que necessita, o que lhe permite criar os seus próprios relatórios, de forma rápida e simples.

E, se quiser, pode exportar as diferentes visualizações para o Excel.

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Os Prémios Nacionais de Engenharia Informática distinguiram a Okticket com o prémio "Empreendedorismo, empresa empreendedora", atribuído pelo Conselho Geral das Associações Profissionais de Engenharia Informática de Espanha.

De acordo com a decisão, a Okticket foi escolhida como vencedora nesta primeira edição, tendo em conta "a implementação da aplicação aprovada pela Agência Tributária, que permite a gestão de recibos e facturas, optimizando o trabalho das empresas e dos particulares e reduzindo o gasto de papel".

A Cerimónia de Entrega do Prémio Nacional de Engenharia Informática terá lugar no dia 16 de março de 2023, num evento que reunirá os mais destacados profissionais, empresas e instituições do sector.

O Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España está consciente da importância do sector das TIC no âmbito social e económico.

Estes prémios visam "promover o prestígio da profissão numa altura em que a tecnologia se tornou um elemento fundamental das nossas vidas e está a caminho de se tornar uma infraestrutura básica na sociedade digital".

Por esta razão, acreditam que os vários vencedores dos prémios "reflectem os avanços em várias áreas, todas elas relacionadas com o que nos une, a informática".

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A evolução das necessidades empresariais obrigou as organizações a efetuar uma série de mudanças num espaço de tempo muito curto. O grande objetivo continua a ser o aumento dos lucros, mas é cada vez mais difícil consegui-lo sem abordar a transformação digital.

Embora este processo já tenha começado a ser adotado, é necessário renovar continuamente. A situação atual, marcada pela instabilidade do mercado, pela pandemia e por problemas na cadeia de abastecimento, torna necessária a adoção das ferramentas mais recentes.

Se no ano passado as tendências da transformação digital apontavam para a blockchain, os ambientes multicloud ou a tomada de decisões de crescimento baseadas em dados, para 2023 os desafios empresariais serão os gémeos digitais, as superapps ou a computação quântica, entre outros.

Ao longo deste artigo, descobriremos as novas tendências da transformação digital e analisaremos as que estão a ganhar força.

Gémeos digitais: muito mais do que um simples clone

Provavelmente não é a primeira vez que ouve falar desta tendência tecnológica, mas as possibilidades que oferece colocam-na no topo de todas as classificações.

Poder dispor de uma réplica virtual de um produto, de um sistema ou de um processo e testá-lo de forma mais económica, sem correr grandes riscos e aplicando apenas os que forem bem sucedidos, é um grande passo em frente.

Consegue imaginar um avatar do seu tamanho a experimentar roupas por si para que saiba exatamente como lhe servem? Ou um cérebro virtual que pode descobrir o melhor tratamento para doenças como a de Alzheimer?

Estudos como os da Accenture preveem um crescimento de 36% por ano nos próximos cinco anos.

Superapps: tudo o que precisa numa única plataforma

Todos os serviços de que um utilizador necessita numa única aplicação. Quer encomendar uma entrega de comida, reservar um voo e fazer um transfer? As Superapps oferecem tudo numa única plataforma.

Ao terem acesso a uma grande quantidade de dados dos clientes, estas macro aplicações são capazes de antecipar as necessidades dos clientes. Um exemplo disto é o WeChat.

Computação quântica

São supercomputadores, cérebros electrónicos capazes de realizar mais operações em menos tempo e com menos recursos do que os computadores tradicionais.

As aplicações incluem a prevenção da propagação de doenças, a implantação de sistemas de deteção de fraudes, o desenvolvimento de novos materiais, a conceção de meios de transporte mais eficientes.

Hiper automatização

Já não se trata apenas de automatizar, mas de o fazer de forma estratégica. Tomar decisões com base em dados extraídos em tempo real é uma das estratégias digitais que a maioria das empresas seguirá em 2023.

Xaas

A evolução do Saas (Software as a Service) permite o acesso a múltiplos serviços oferecidos por um único fornecedor. A Amazon Web Services é um exemplo claro de Xaas (Anything as a Service).

E o 6G? É provável que no próximo ano possamos falar sobre isso com mais profundidade. Entretanto, tenhamos em mente um facto: até 2026, as empresas gastarão 3,4 triliões de dólares na sua transição para a transformação digital (fonte: Statista).

5 tendências digitais em crescimento

Outras tendências da transformação digital de que já falámos noutras ocasiões, mas que irão continuar, e até mesmo consolidar-se, ao longo deste ano, incluem:

1. Metaverso

Ainda há um longo caminho a percorrer, mas este universo virtual será um dos principais atores da Indústria 5.0, a nova revolução industrial em que o homem e a tecnologia unem forças para tornar a produção mais eficiente, com maior qualidade e a custos mais baixos.

2. Machine Learning

Uma das aplicações da Inteligência Artificial é a possibilidade de dar às máquinas a capacidade de adotar comportamentos que até agora só as pessoas tinham. Essa aprendizagem tem facilitado a tomada de decisões estratégicas, impulsionada principalmente pela rapidez na análise das informações. Sem erros humanos ou falhas de segurança.

3. Tecnologia blockchain

Principalmente aplicado à cibersegurança. Este modelo descentralizado caracteriza-se pelo armazenamento de dados encriptados. Tradicionalmente utilizado no sector financeiro e relacionado com as criptomoedas, foi agora transferido para outros sectores.

Prevenir ciberataques, impedir fraudes, acelerar os processos de verificação, melhorar a análise de dados, proteger patentes... As aplicações da tecnologia blockchain são infinitas.

4. No-code

Estes programas foram concebidos para trabalhadores que não têm conhecimentos de informática mas que necessitam de utilizar ferramentas digitais, incluindo a programação. A escassez de talentos tecnológicos não é novidade e, a cada mês que passa, a procura destes perfis aumenta. As ferramentas low-code e no-code têm como objetivo aliviar esta pressão sobre os departamentos de TI.

5. Tecnologia IoT

Prevê-se que este ano sejam utilizados 50 milhões de dispositivos hiperconectados. Imagine as vantagens para as empresas de poderem recolher e analisar todos os dados que chegam. Por isso, outro desafio para este ano é proteger as informações trocadas entre as redes inteligentes.

Em suma, a transformação digital é a forma mais direta de otimizar as operações internas, automatizar as tarefas repetitivas, otimizar os recursos, minimizar os riscos e melhorar a experiência do utilizador.

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• A startup, especializada na digitalização das despesas profissionais, tem mais de 100 000 utilizadores em três países.
• A Okticket consagrará os recursos à sua internacionalização, à melhoria do produto e do serviço de apoio ao cliente e à criação de uma força de vendas.

Astúrias, 12 de janeiro de 2023. A fintech espanhola Okticket, especializada na digitalização de despesas de viagens profissionais, fechou uma ronda de financiamento de mais de 1,8 milhões de euros liderada pela Angels, a empresa de investimento de Juan Roig, e pela Zamit Capital, um fundo gerido pela GVC Gaesco, com a participação da Encomenda (a entidade que liderou a ronda anterior da Okticket), um fundo co-liderado por Carlos Blanco e Oriol Juncosa, e da Asterius, um fundo liderado por Javier García.

"Estamos muito satisfeitos com a ronda de investimento, especialmente devido aos investidores que se juntaram a nós. Utilizaremos os recursos adquiridos para reforçar a nossa estratégia de internacionalização, para incorporar a força de vendas e para continuar a melhorar o produto. A qualidade do produto e do serviço ao cliente é a nossa imagem de marca e queremos mantê-la assim no futuro. A nossa previsão é voltar a duplicar as vendas em 2023", afirma Iván Rodríguez, CEO da Okticket.

Okticket foi criada em outubro de 2017 para ajudar as empresas a deixar para trás o problema das notas de despesas profissionais através de uma ferramenta poderosa, ágil e simples que lhes permite otimizar e cobrir todo o processo de gestão de notas de despesas, desde os meios de pagamento e digitalização, até aos processos de validação, controlo e integração com o ERP da empresa.

A empresa registou um crescimento sustentado, mesmo durante a pandemia, conquistando quota de mercado com base numa estratégia de capital eficiente. Em 2022, duplicou o volume de clientes e de contratos de subscrição. Atualmente, tem mais de 100 000 utilizadores e mais de 500 clientes em Espanha, Portugal e França, desde PME a grandes empresas multinacionais, incluindo a Manpower, a Orange, a Central Lechera Asturiana e a multinacional química BASF.

A equipa da Okticket também registou um crescimento significativo em 2022, acrescentando 25 novos profissionais aos seus quadros.

"A Okticket, liderada por Iván Rodríguez, tem-se mostrado muito focada em melhorar a experiência do utilizador, investindo em tecnologia que melhora a qualidade e a velocidade da digitalização, aumentando exponencialmente a satisfação do cliente", afirma Pepe Peris, CEO da Angels.

Paco Illueca, Diretor de Investimentos da Área de Private Equity da GVC Gaesco Valores, e Jesús Muela, Deputy Managing Diretor da GVC Gaesco Valores, afirmaram: "O investimento na Okticket representa um novo passo da Zamit na sua aposta em empresas com forte potencial de crescimento e internacionalização. O caso da Okticket é interessante porque oferece aos seus clientes uma solução digital ótima para a gestão de despesas de viagens profissionais que tem gerado um interesse crescente por parte do mercado".

Sobre Angels / Marina de Empresas

A sociedade de investimento Angels faz parte, juntamente com a EDEM Escuela de Empresarios e a incubadora e aceleradora de startups Lanzadera, do pólo de empreendedorismo Marina de Empresas. Trata-se de uma iniciativa de Juan Roig localizada na Marina de València, cuja missão é formar, aconselhar e financiar os empreendedores de hoje e do futuro e que aposta na criação de riqueza, emprego e na promoção da cultura do empreendedorismo.

A Angels tem como objetivo investir em líderes empreendedores para desenvolverem negócios sustentáveis e ligá-los a investidores. Oferece um modelo de gestão baseado no Modelo de Qualidade Total, a sua rede de contactos, assim como todas as infra-estruturas necessárias para acompanhar o empreendedor, começando pelas instalações situadas na Marina de Empresas. Desde a sua criação, a Angels investiu mais de 35 milhões de euros em 45 empresas. Atualmente conta com 32 empresas investidas.

Sobre Zamit Capital

A Zamit Capital, SCA, SICAV-RAIF ("Zamit Capital") é um veículo de investimento multi-setorial cujo objetivo é apoiar o crescimento das PMEs através da aquisição de participações minoritárias em empresas que operam negócios com potencial de crescimento e com uma equipa de gestão profissional capaz de executar um plano de negócios razoável. A Zamit Capital concentra-se na aquisição de participações minoritárias em empresas com um EBITDA entre 2 e 5 milhões de euros, a fim de injetar fundos para crescer ou substituir um acionista. A Zamit Capital é um veículo gerido pelo Grupo GVC Gaesco.

Outras entidades investidoras

A ronda foi concluída pela Encomenda Smart Capital (o fundo de capital de arranque mais ativo em Espanha) e pela Asterius, um fundo de capital de risco para empresas tecnológicas, e foi gerida pela sociedade de advogados APICE Grupo, liderada por Francisco Piera, especialista em investimentos em startups.

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Que produtos ou serviços absorvem a maior parte do orçamento, com que frequência gasta, a que fornecedores recorre com mais frequência? Tirando partido das informações fornecidas pelos relatórios de despesas, ser-lhe-á muito mais fácil tomar as decisões estratégicas necessárias para fazer crescer a sua empresa.

Não sabe por onde começar?

1. Recolha dados

As folhas de despesas são utilizadas para muito mais do que apenas gerir as despesas profissionais. Esses documentos são uma valiosa fonte de informação e o Business Intelligence é a melhor ferramenta para extrair dados reais e atualizados de forma ágil, mesmo quando as bases de dados são enormes.

Para uma análise de despesas eficaz, é interessante identificar os principais KPIs e começar pelos dados que terão maior impacto nesses indicadores-chave de desempenho.

2. Analise as informações

Uma vez recolhidos os dados, o seu simples armazenamento é inútil. É necessário proceder à sua limpeza e organização. Isto implica a identificação de todas as fontes de informação sobre as despesas, a classificação das despesas em categorias, a correção de eventuais erros, o agrupamento dos fornecedores e a colocação de todos os dados numa base de dados única.

Daí a importância de aplicar o chamado "Business Intelligence", ou seja, analisar as informações fornecidas tanto pelo histórico das operações armazenadas nas bases de dados como as que podem ser obtidas em tempo real graças às aplicações na nuvem.

A vantagem é que estes são armazenados de forma ordenada e estão disponíveis para consulta em qualquer altura. Deste modo, é mais fácil combinar a análise vertical (padrões, situações de despesa, tendências ou fornecedores) com a análise horizontal (montantes, bens e serviços adquiridos ou cumprimento da política de despesas).

Tomando como exemplo as despesas de deslocação em serviço, os relatórios de despesas cuidadosamente analisados fornecem informações valiosas que vão muito além do dinheiro que os empregados gastam em mobilidade em ajudas de custo, quilometragem e outras despesas de deslocação.

Para facilitar a sua tarefa, pode sempre recorrer a um software específico de análise de custos. As ferramentas de BI também o ajudarão a analisar o comportamento dos viajantes de negócios, a saber em que categorias gastam mais (quilometragem, gasolina, subsídios, alojamento…) ou a calcular o itinerário rodoviário mais barato com base em variáveis como o preço do combustível nas estações de serviço ao longo do percurso.

Com esta informação, pode preparar uma estratégia para otimizar o seu orçamento. As oportunidades de poupança vão desde a obtenção de melhores tarifas (por exemplo, negociando com os seus fornecedores habituais), passando pelo aproveitamento de benefícios fiscais, até à procura de produtos e serviços alternativos mais baratos (por exemplo, cartões sem taxas de utilização no estrangeiro ou linhas móveis sem picos de utilização de dados fora da UE).

Tudo isto sem muito trabalho, quer para os empregados que comunicam as despesas, quer para o departamento financeiro.

3. Transforme os dados em vantagens competitivas

A grande quantidade de dados gerados pelas empresas torna muito difícil a sua gestão eficiente sem um software especializado.

É importante lembrar que estas soluções se caracterizam pelo facto de fornecerem:

• Flexibilidade: adaptam-se às necessidades de cada organização.
• Escalabilidade: crescem com a empresa.
• Integração com ERP, software de RH e sistemas de gestão empresarial.
• Rastreabilidade: saberá instantaneamente qual o empregado que efetuou uma despesa, onde foi efetuada e qual o seu montante. Este controlo detalhado e em tempo real dos movimentos fornece informações preciosas para uma análise avançada dos dados.
• ‍Análise avançada de todo o tipo de informação proveniente de várias fontes, permitindo melhorar o processo de compra, fazer projeções para o futuro, corrigir possíveis erros antes que estes ocorram, e até antecipar mudanças, tendências e imprevistos.

Relatórios de despesas bem analisados ajudam certamente a simplificar a tomada de decisões estratégicas.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.

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