A gestão eficaz de despesas profissionais é um aspecto fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer negócio. Com a globalização e a complexidade crescente das operações empresariais, é crucial implementar estratégias que garantam o controle adequado dos gastos, promovendo a eficiência financeira e contribuindo para a maximização dos lucros. O uso de softwares de gestão de despesas como a Okticket são de grande ajuda na altura de gerir e controlar a política de despesas da empresa.

Categorias de despesas profissionais

As despesas empresariais podem variar de acordo com a natureza da empresa, a indústria em que atua e as práticas contábeis específicas. No entanto, algumas categorias comuns de despesas empresariais incluem:

• Despesas operacionais: Despesas diárias necessárias para a operação normal do negócio, como aluguer, serviços públicos, seguros e manutenção.
• Despesas de pessoal: Salários, benefícios, bónus, contribuições para a segurança social e outras despesas relacionadas com a força de trabalho da empresa.
• Despesas de viagens e alojamento: Custos associados a viagens de negócios, incluindo transporte, hospedagem, refeições e despesas relacionadas
• Despesas de marketing e publicidade: Investimentos em estratégias de marketing, publicidade, promoção de vendas e participação em eventos promocionais.
• Despesas de representação: Gastos relacionados a representar a empresa, como entretenimento de clientes, presentes corporativos e despesas associadas a eventos de networking.
• Despesas de material de escritório: Custos associados à aquisição de materiais de escritório, papelaria e equipamentos necessários para as operações do dia a dia.
• Despesas de tecnologia e informática: Gastos com hardware, software, serviços de IT, manutenção de sistemas e outras despesas relacionadas à tecnologia da informação.
• Despesas financeiras: Juros pagos sobre empréstimos, taxas bancárias, comissões e outras despesas financeiras associadas à gestão de finanças empresariais.
• Despesas de formação e desenvolvimento: Investimentos em formação de funcionários, cursos de desenvolvimento profissional e programas de aprendizagem.
• Despesas de pesquisa e desenvolvimento: Gastos relacionados a atividades de pesquisa e desenvolvimento de produtos ou serviços inovadores.
• Despesas de impostos e taxas: Pagamentos de impostos sobre rendimentos, IVA e outras taxas governamentais.
• Despesas de benefícios para colaboradores: Despesas associadas a benefícios para funcionários, como planos de saúde, planos de pensão e outros benefícios sociais.
• Despesas de logística e cadeia de abastecimento: Custos relacionados ao transporte, armazenamento, embalagem e distribuição de produtos.
• Despesas de segurança e proteção: Gastos com medidas de segurança física e digital, seguro contra riscos e segurança no local de trabalho.
• Despesas legais e consultivas: Honorários advocatícios, custos legais, consultoria jurídica e despesas relacionadas a litígios.

É importante observar que as categorias específicas de despesas podem variar dependendo da natureza e da escala do negócio. Além disso, a contabilização e a dedução fiscal dessas despesas podem estar sujeitas a regulamentações específicas em cada jurisdição.

Práticas eficientes para a gestão de despesas empresariais

1. A criação e implementação de políticas claras e compreensíveis relacionadas às despesas profissionais são o ponto de partida para uma gestão eficiente. Essas políticas devem definir quais despesas são permitidas, os limites de gastos, os procedimentos de aprovação e os métodos de reembolso. A transparência é fundamental para evitar mal-entendidos e promover uma cultura organizacional de responsabilidade financeira.
2. A tecnologia desempenha um papel crucial na modernização da gestão de despesas profissionais. Ferramentas de automação e softwares especializados podem simplificar o processo, desde a submissão de despesas até a análise de relatórios financeiros. A utilização de aplicativos móveis como a Okticket facilita o registro imediato das despesas, eliminando a papelada e reduzindo os riscos de erros.
3. Realizar auditorias regulares nas despesas é uma prática essencial para identificar possíveis irregularidades e assegurar o cumprimento das políticas estabelecidas. Isso não apenas ajuda a prevenir fraudes, mas também proporciona insights valiosos para otimizar os processos internos e reduzir custos desnecessários.
4. Negociar contratos vantajosos com fornecedores é uma estratégia eficaz para controlar os custos. Ao estabelecer parcerias sólidas e buscar acordos que ofereçam preços competitivos, as empresas podem garantir que estão obtendo o melhor valor possível para os bens e serviços necessários, contribuindo assim para a eficiência financeira.
5. A educação dos colaboradores sobre as políticas de despesas é crucial para garantir a conformidade. Treinamentos regulares podem ajudar a conscientizar os funcionários sobre a importância do controle de despesas e orientá-los sobre como utilizar adequadamente os recursos da empresa.
6. A análise de dados financeiros é uma ferramenta poderosa na gestão de despesas. Ao monitorar tendências e padrões nos relatórios de despesas, as organizações podem identificar áreas de alto custo, tomar decisões informadas sobre cortes orçamentários e otimizar investimentos.
7. Estabelecer programas de incentivo à economia entre os colaboradores pode ser uma estratégia eficaz. Oferecer recompensas para equipes ou indivíduos que conseguem reduzir as despesas sem comprometer a qualidade do trabalho pode criar uma cultura interna de responsabilidade financeira.
8. As políticas de despesas não devem ser estáticas. É fundamental a revisão periódica das mesmas para garantir que estejam alinhadas com as mudanças no ambiente de negócios, regulamentações e metas organizacionais. A flexibilidade nas políticas permite que a empresa se adapte às condições do mercado de maneira eficaz.

Okticket, a solução mais potente para a gestão de despesas empresariais

Gerir despesas profissionais pode ser um desafio, mas com a aplicação Okticket, torna-se uma tarefa simples e eficiente. Quer saber como?

Registo e configuração

O primeiro passo é registar-se na plataforma Okticket. Assim que tiver a sua conta, pode configurá-la de acordo com as suas necessidades. Introduza os dados da sua empresa, dos seus colaboradores e os métodos de pagamento que irá utilizar para as despesas profissionais. Okticket permite personalizar a plataforma de acordo com as políticas de despesas da sua empresa.

Captura de dados

"Tire uma foto, esqueça do resto". Uma das características mais notáveis da Okticket é a facilidade de captura de despesas. Os colaboradores podem facilmente carregar os seus recibos e facturas diretamente através da aplicação móvel ou da plataforma web. Isto elimina a necessidade de manter registos manuais e garante que todas as despesas são devidamente documentadas.

Aprovação de despesas

A Okticket oferece um workflow personalizável que permite aos gestores rever e aprovar as despesas apresentadas pelos colaboradores. Isto assegura que todas as despesas estão de acordo com as políticas da empresa antes de serem reembolsadas.

Monitorização e controlo

A plataforma permite o acompanhamento em tempo real das despesas e oferece relatórios detalhados para o ajudar a compreender como estão a ser utilizados os recursos financeiros da sua empresa. Pode definir limites de despesas e receber notificações quando estes são ultrapassados, permitindo manter um controlo constante.

Reembolsos e contabilidade

A Okticket simplifica o processo de reembolso de despesas aos colaboradores. Pode configurar pagamentos diretos através da plataforma ou exportar dados para processamento no seu sistema de contabilidade. Isto poupa tempo e reduz a possibilidade de erros manuais.

Conformidade e auditoria

A Okticket também facilita a conformidade regulamentar e as auditorias internas e externas. Todos os dados de despesas são armazenados de forma segura e estão disponíveis para revisão quando necessário.

OKT Card, o cartão inteligente da Okticket

Os cartões de empresa são muito úteis para controlar as despesas de viagem dos colaboradores deslocados. O OKT Card, o cartão inteligente da Okticket,  é um cartão de débito Mastercard que consegue controlar as despesas antes de que elas ocorram. Outras vantagens do cartão OKT:

• É possível emitir um cartão para cada colaborador e personalizar os limites de utilização individualmente (por período diário e mensal, por categoria de despesas, etc.).
• O controlo das despesas de viagem de negócios é efetuado a partir de uma única plataforma.
• As despesas efectuadas com o cartão são automaticamente reconciliadas.
• O acompanhamento das transacções é feito em tempo real. Pode ver quem efetuou a despesa, onde, quando e em quê.
• A ativação e desativação é feita a partir da aplicação Okticket.

Quer conhecer todas as vantagens de Okticket para a gestão das despesas da sua empresa? Deixe-nos os seus dados e a nossa equipa entrará em contato consigo.

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Minimize as tarefas entediantes e repetitivas para se concentrar em processos mais estratégicos e de valor acrescentado. A automatização robótica de processos (RPA) permite às empresas maximizar a produtividade utilizando menos recursos.

De facto, estima-se que a redução dos custos operacionais das organizações que utilizam esta tecnologia será de 30% até 2024 (fonte: ComputerWorld).

Com uma carta de apresentação como esta, é fácil perceber porque é que a RPA (acrónimo de Robotic Process Automation) se tornou uma das soluções tecnológicas mais procuradas pelas empresas que querem ser mais competitivas.

Dados da consultoria especializada McKinsey mostram que pelo menos 65% das empresas já têm alguns fluxos automatizados. Por sua vez, a Gartner estima que 80% dos gestores financeiros implementaram ou planejam implementar a automatização de processos robóticos.

E tudo indica que a sua popularidade continuará a crescer. Num dos seus últimos relatórios, a Gartner estima este aumento em 17,5% em termos anuais.

Aplicações da RPA em processos empresariais

Como mencionámos no início, uma das principais aplicações da automatização de processos robóticos é a redução da carga de trabalho gerada por tarefas mecânicas. Estas atividades são particularmente frequentes em departamentos de back office, como o Financeiro e o de Recursos Humanos.

Que processos podem ser automatizados com a RPA? Entre outros:

• Gestão de talentos: registos de novos funcionários, integração, criação de contas, gestão de ausências, controlo de tempo...
• Análise de dados: procurar informações, filtrá-las, extraí-las, ordená-las, compará-las... Tudo pode ser automatizado.
• Experiência do cliente: desde o fornecimento de respostas rápidas a perguntas frequentes até ao redirecionamento do utilizador para o departamento correspondente, passando pela receção de e-mails, abertura de tickets de incidentes ou acompanhamento de pedidos, a RPA permite a realização de tarefas em tempo real e a pedido, com o objetivo de prestar o melhor serviço ao cliente. Outro ponto importante: os bots podem funcionar 24 horas por dia, sem parar.
• Gestão de facturas: graças à automatização, o envio, a receção ou o pagamento são simplificados.
• Gestão do inventário
• Acompanhamento da entrega e expedição de mercadorias.
• Análise de vendas.
• Processamento de devoluções
• Atualização da base de dados
• Revisão e controlo de qualidade
• Elaboração de ofertas personalizadas

A importância da automatização de processos robóticos na gestão de custos das empresas

A gestão das despesas das empresas merece um capítulo à parte. Por um lado, há as muitas tarefas tediosas que os departamentos financeiros continuam a realizar manualmente, tais como. A gestão de notas de despesas, a reconciliação bancária, a introdução de lançamentos contabilísticos no ERP ou a revisão de erros, entre outras.

Depois, há o problema do papel. Com volumes cada vez maiores (estima-se que o volume de dados aumentará 45 vezes até 2035), as ferramentas de digitalização e automatização são um complemento indispensável na área financeira.

Vantagens da automatização de processos robóticos

Quais são as vantagens da automatização de processos robóticos em termos de gestão de custos?

• Os processos de baixo valor que anteriormente exigiam intervenção humana são eliminados.
• Ao automatizar mais funções transversais, o diretor financeiro pode concentrar-se em tarefas de maior valor acrescentado.
• Podem ser obtidos dados de qualidade em tempo real, o que facilita a tomada de decisões. Isto permite que os diretores financeiros passem da participação para a influência.
• Os utilizadores podem passar mais tempo a analisar e a compreender os dados, em vez de se limitarem a geri-los.
• Os erros manuais são eliminados.
• O comportamento inadequado das despesas é rapidamente reconhecido. Isto minimiza o risco de fraude interna ou irregularidades no processo de comunicação de despesas.
• Os processos tornam-se mais transparentes. No caso das despesas de viagem de negócios, por exemplo, é possível rastrear as despesas e saber exatamente quem fez uma compra, quando foi feita, o montante e em que categoria (alojamento, restaurante, gasolina, portagens, etc.).  
• As economias de custos relacionadas com o processamento de documentos são significativamente reduzidas. Portanto, o ROI da implementação de soluções como Okticket é praticamente imediato.
• Permite o acesso à informação em tempo real e de forma ordenada.
• Permite a integração das diferentes plataformas. A solução para a digitalização das despesas de deslocação profissional com o seu ERP, por exemplo.

Por conseguinte, para se manterem competitivas, as empresas devem evoluir ao mesmo ritmo que a tecnologia. Quer tirar partido de todo o potencial da automatização de processos robóticos? A primeira coisa que deve fazer é identificar os processos que podem ser automatizados.

Vai começar com a gestão das despesas de deslocação dos profissionais? Com a ajuda do Okticket, poupará 80% do tempo gasto em tarefas administrativas. Vamos conversar?

Okticket tem um claro compromisso com a sustentabilidade. Obtivemos recentemente o selo "Registo da pegada de carbono, compensação e projetos de dióxido de carbono" outorgado pelo Ministério da Transição Ecológica e o Reto Demográfico de Espanha.

Este registo é voluntário e reflete os esforços desenvolvidos para calcular, reduzir e compensar as emissões de gases com efeito de estufa geradas pela nossa atividade.

O cálculo da pegada de carbono da Okticket foi o primeiro passo para poder atuar sobre as emissões geradas. Desenvolvemos também uma estratégia de redução de emissões que foi integrada no Manual de Boas Práticas Internas.

Estas são algumas das linhas básicas de melhoria propostas:

• Reduzir o consumo de eletricidade dos equipamentos informáticos. Para o efeito, estão a ser promovidas boas práticas comportamentais entre os funcionários. Esta medida inclui também a substituição progressiva dos computadores e dispositivos existentes por equipamento informático com rótulo ecológico, que certifica que o produto foi fabricado tendo em conta todo o seu ciclo de vida ou que é energeticamente eficiente.
• Formação em condução eficiente para o pessoal que utiliza os veículos da empresa, a fim de reduzir o consumo de combustível e a pegada de carbono.
• Plano de sensibilização e de poupança de energia para reduzir as emissões associadas ao consumo de eletricidade e de combustível. Para o efeito, serão realizadas campanhas de sensibilização e serão ministrados workshops ambientais aos trabalhadores.

O QUE É O SELO DE REGISTO DA PEGADA DE CARBONO?

O selo “Registo de pegada de carbono, compensação e projetos de dióxido de carbono” nasce com um objetivo duplo:

1. Fornecer um meio para as organizações demonstrarem a sua participação no registo.
2. Refletir o grau de esforço desenvolvido por estas organizações na luta contra as alterações climáticas.

O selo permite identificar três níveis de participação: cálculo, redução e/o compensação da pegada de carbono.

OBJECTIVO: ZERO PAPEL

Okticket ajuda as organizações a reduzir o uso de papel. As empresas que utilizam a solução gerem as folhas de despesas digitalmente, em vez de manualmente e em papel.

Neste ponto, é importante lembrar que se calcula que um quilo de papel, o equivalente a 200 folhas DIN A-4 de 80gr/m2, produz a emissão de 3 kg de CO2.

Estudos recentes concluem que por cada ponto de aumento na taxa de digitalização da DESI, são evitadas 142 000 toneladas de emissões de CO2.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.

"O que não pode ser medido, não pode ser controlado. E o que não se pode controlar, não se pode gerir". A reflexão de Carles Bascuñana, CFO da Experis Espanha, resume em poucas palavras a importância da análise de dados para os diretores financeiros.

Juntamente com a necessidade de ter uma visão global do negócio e a proximidade com outras áreas da organização, constituem os três pilares fundamentais para acrescentar valor à empresa.

Esta é uma das conclusões da 5ª edição do Congresso Internacional de CFO, organizado pela APD. Mais concretamente, da mesa redonda "Processos e tecnologia: A procura de eficiência e rentabilidade", moderada pelo CEO da Okticket, Iván Rodríguez, e que contou com a participação do próprio Bascuñana e de Xisco Sedano, CFO da W2M (Grupo Iberostar) como oradores.

A importância de valorizar o dado

Se houve uma coisa que foi discutida durante os dois dias do congresso, foi o valor dos dados. O ideal para evitar a formação de silos seria que todos os departamentos entendessem para onde a organização está a ir, que falassem os mesmos dados.

A Experis España já pôs isto em prática. Fazem também uma distinção entre a gestão financeira da empresa e a gestão operacional. Compreendem a necessidade de esta última estar próxima da atividade "para obter uma visão de 360 graus e ser assim eficaz".

Para gerir estes dados valiosos, as ferramentas de melhoria de processos são a melhor forma de o ajudar. E os primeiros a acolher a sua implementação são os próprios empregados. "Estão gratos, porque podem dedicar mais tempo à gestão de dados, ao planeamento, à criação, à aplicação de valor acrescentado, deixar de mover papéis e dedicar-se a outras atividades que lhes trazem mais valor e às empresas", disse Xisco Sedano neste sentido.

Daí a importância de a solução implementada ser ágil. Caso contrário, "vai levar a uma perda de tempo da equipa". Para explicar as vantagens de digitalizar e automatizar as despesas comerciais, o diretor financeiro da Experis Espanha deu como exemplo o caso de utilização do Okticket.

"Uma aplicação como o Okticket, que é rápida, o que é que vai fazer? Que o comercial, em vez de gastar um minuto numa aplicação, vai gastar 20 segundos noutra. Se somarmos todo esse tempo…". Da mesma forma, os departamentos de Back Office e Middle Office que recebem os bilhetes podem utilizar os recursos poupados "para melhorar as margens ou para apoiar o departamento de Marketing na expansão do portefólio".

Para além de evitar erros e poupar trabalho, soluções como o Okticket ajudam as organizações a cumprir as suas políticas de sustentabilidade, começando por uma redução significativa da utilização de papel.

O CFO como 'Business Partner'

Além disso, para que o diretor financeiro compreenda os dados e faça previsões para o futuro, deve trabalhar em estreita colaboração com o diretor executivo e interagir com departamentos-chave como as vendas, as operações, as finanças, os RH e o marketing.

Nesta altura, é importante salientar a importância do papel do parceiro comercial. Não é necessário recordar como seria difícil fazer previsões se o diretor financeiro não estivesse interessado no pipeline da equipa de vendas, por exemplo.

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No dia 16 de março, recebemos o prémio de melhor "Empreendedorismo, empresa empreendedora" nos Prémios Nacionais de Engenharia Informática atribuídos pelo Conselho Geral das Associações Profissionais de Engenharia Informática em Espanha.

A gala, realizada na sede da Real Academia de Engenharia de Madrid, reuniu os profissionais, empresas e instituições mais destacados do sector.

A escolha do Okticket como vencedor desta primeira edição baseou-se na "implementação da aplicação que permite a gestão de recibos e facturas, optimizando o trabalho das empresas e dos particulares e reduzindo os gastos em papel".

A pessoa encarregada de receber o prémio em nome da Okticket foi o nosso CTO, Eduardo Vázquez.

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A GALA, EM IMAGENS

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A curva da recuperação das viagens de negócios está a subir e descer dependendo da fonte de informação que surge. O níveis pre-pandémicos podem ainda não ter sido atingidos, mas os sinais de melhoria a nível global são claros.

O Inquérito do primeiro trimeste de 2023 sobre a Perspectiva de Viagens de Negócios divulgada pela Global Business Travel Association (GBTA) aponta para um crescimento das viagens de negócios para os próximos meses.

Dos 600 profissionais inquiridos, 78% afirmam que as suas empresas esperam mais viagens de negócios do que em 2022. Os fornecedores também esperam que as despesas empresariais dos seus clientes aumentem em comparação com o ano passado. Quase 9 em cada 10 esperam isso. Este valor é 10 pontos melhor do que o do inquérito anterior, publicado em outubro de 2022.

O aumento do número de viagens e do montante a investir dependerá da atividade exercida pela empresa.

Que sectores vão suportar esta responsabilidade? Os financeiros e seguros, seguidos de serviços profissionais e consultoria. Software, Hardware e IT estão em terceiro lugar.

Quais são as razões das deslocações? Não há muitas surpresas neste domínio. Reuniões com clientes atuais ou potenciais, reuniões internas com colegas, conferências, feiras comerciais e eventos do sector são as principais razões.

De facto, as previsões do sector apontam para um aumento do peso da MICE. Se as despesas representam atualmente 20% do total, dentro de alguns anos atingirão 30%. (Fonte: Braintrust).

MAIS INVESTIMENTO PARA DIGITALIZAR AS VIAGENS DE NEGÓCIOS

Esta recuperação das viagens de negócios em 2023 ocorrerá apesar da ameaça atual de uma possível recessão económica e da incerteza que ainda rodeia o maior mercado mundial de viagens de negócios: a China.

É igualmente importante notar que o relatório é otimista quanto à recuperação para os níveis anteriores à pandemia. Embora seja verdade que ainda não estamos a 100%, as reservas já estão a 67% para as viagens de negócios domésticas (as despesas estão a 68%). Este valor é 4% superior aos dados recolhidos na última edição deste inquérito (outubro de 2022).

Até 2025, o volume do mercado de viagens corporativas em Espanha deverá atingir 15,2 mil milhões de euros por ano, em comparação com os 12,5 mil milhões de euros registados em 2018.  O cenário mais otimista colocaria o mercado em pouco mais de 15,6 mil milhões de euros, um aumento de 25%. (Fonte: GEBTA).

Quanto às viagens internacionais, convém recordar que, há um ano, estavam praticamente paradas. Em contrapartida, as despesas voltaram a atingir 58%.

Com base nestes números, os fornecedores de viagens esperam poder aumentar a sua força de trabalho até 2023. As empresas também afirmam que terão mais trabalhadores a viajar. Algumas afirmam mesmo que o número será superior ao registado em 2019.

Isto significa aumentar o orçamento para os programas de viagens. E isso inclui o investimento em tecnologia. A este respeito, é interessante notar que relatórios recentes apontam para a necessidade de digitalizar a gestão das despesas de viagens de negócios como um passo essencial para as empresas implementarem políticas de viagens mais responsáveis.

Uma coisa que parece ter vindo para ficar a longo prazo é um processo de aprovação mais rigoroso. O que inicialmente se destinava a gerir o risco é agora também utilizado para controlar os custos ou para facilitar a escolha de práticas de deslocação mais sustentáveis.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.