No mundo empresarial competitivo de hoje, a redução de custos tornou-se essencial para manter a rentabilidade e o crescimento sustentável. Uma área fundamental para o conseguir é a gestão de despesas, e um aliado fundamental neste domínio é o software de gestão de despesas.

Além de simplificar as tarefas administrativas, pode ajudar a sua empresa a otimizar os recursos e a maximizar os lucros.

Neste artigo, exploramos a forma de tirar partido do software de gestão de despesas para poupar custos.

Automatização de processos e controlo de despesas

Uma das principais vantagens da implementação de um software de gestão de despesas empresariais é a automatização de processos. Esta tecnologia inteligente elimina a necessidade de realizar tarefas manuais, como recolher e classificar bilhetes e facturas, libertando tempo e recursos para que se possa concentrar em tarefas mais produtivas.

Ao mesmo tempo, a digitalização e a subsequente automatização garantem que as despesas são registadas de forma atempada e precisa. Tudo isto facilita o controlo em tempo real das finanças da empresa.

Cumprimento de políticas e negociação com fornecedores

O software de gestão de despesas também lhe permite estabelecer políticas claras e precisas relacionadas com as despesas da empresa. As políticas de despesas de viagem, por exemplo, são fundamentais para otimizar o orçamento das viagens de negócios.

Basta configurar as ferramentas para aplicar automaticamente as políticas de despesas para reduzir a possibilidade de os empregados efetuarem despesas não autorizadas ou excessivas.

Ao obter uma visão completa dos padrões de compras e despesas, a empresa pode negociar com os fornecedores de forma muito mais eficaz, garantindo melhores preços e condições.

Análise de relatórios e tomada de decisões informada

Uma das grandes vantagens do software de gestão de despesas é a capacidade de obter relatórios detalhados e análises das despesas da empresa. Estes relatórios de despesas dão-lhe uma visão completa dos fluxos financeiros, facilitando a identificação de áreas a melhorar e de oportunidades de poupança.

Quando se dispõe de dados exactos e em tempo real, a tomada de decisões torna-se mais informada e estratégica, maximizando o desempenho da empresa.

Desprovido de papel e segurança dos dados

A adoção de um software de gestão de despesas implica a digitalização de recibos e documentos, o que leva a uma redução significativa da utilização de papel e dos custos associados ao seu armazenamento.

Neste ponto, é importante salientar que estas ferramentas foram concebidas para garantir a segurança dos dados financeiros da empresa, protegendo a informação confidencial e minimizando os riscos de perda ou fraude.

Concluindo. O software de gestão de despesas é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que pretenda poupar custos e otimizar recursos. Ao automatizar processos, controlar despesas, negociar com fornecedores e tomar decisões com base em análises precisas, a sua empresa estará no caminho para uma maior eficiência e rentabilidade.

‍

A gestão das viagens de negócios não termina com o regresso do colaborador. Uma vez em casa, os pedidos de reembolso de despesas têm de ser processados. Relatório, controlo, aprovação, reembolso... A validação das despesas de viagem é um processo que exige um investimento significativo de tempo por parte de todo o pessoal envolvido.

Se somarmos todas estas horas "desperdiçadas", o custo para a empresa é considerável. O pior de tudo é que se trata de um problema recorrente que tem de ser resolvido em cada deslocação do colaborador e que, muitas vezes, dá origem a conflitos internos.

Automatizar a validação de despesas

Portanto, uma das primeiras ações que os CFOs das empresas devem tomar é aproveitar os benefícios oferecidos pelas ferramentas de automação de despesas profissionais. Com a Okticket, é possível economizar até 80% do tempo em relação ao gerenciamento manual.

Por um lado, a solução possui o motor de reconhecimento mais potente do mercado, capaz de extrair instantaneamente informações de recibos e faturas. Além disso, os viajantes tiram simplesmente uma fotografia do bilhete e enviam a folha de despesas para revisão. Isto evita que tenham de preencher notas de despesas à mão e agrafar os recibos de pagamento acumulados.

No que diz respeito ao departamento administrativo, ter a informação em ordem e poder aceder-lhe no local é uma grande melhoria. Se a isso juntarmos a possibilidade de integrar a aplicação com o software de contabilidade da empresa e de conciliar os movimentos dos cartões de empresa, a poupança de tempo continua a aumentar.

As horas que a sua equipa gasta nesta tarefa podem ser investidas noutros processos de maior valor, que realmente beneficiam a empresa. Ainda acha que este é um investimento que vai demorar muito tempo a amortizar? Convidamo-lo a experimentar a aplicação e verá como obterá um ROI positivo muito mais cedo do que pensa.

Para além das poupanças de custos conseguidas através da validação automática das despesas de viagem, existem os benefícios adicionais que esta oferece. Entre outros: a redução de fraudes e erros, o armazenamento na nuvem, o controlo da política de despesas de viagem ou as informações valiosas fornecidas pela análise inteligente dos dados.

10 medidas eficazes de gestão de despesas

Medidas mais eficazes para tornar a aprovação das despesas tão eficiente quanto possível:

1. Previsão de custos. Se dispuser de ferramentas digitais, pode saber quanto custa, em média, cada tipo de viagem.
2. Delegar funções, muito útil quando a pessoa responsável está doente ou de férias.
3. Definir uma forma concreta de justificar as despesas. Desta forma, evitará a sobrecarga de dados. Os campos básicos de uma folha de despesas são: Nome do fornecedor, conceito da despesa, montante e data. Também é possível acrescentar alguns campos adicionais para obter mais informações. As categorias e os centros de custo atribuídos a cada despesa são muito úteis.
4. Estabelecer um fluxo de aprovação com os níveis pelos quais as despesas devem passar antes da aprovação. Este fluxo pode variar em função da categoria do colaborador ou dos projetos.
5. Definir limites por utilizador, por categoria (alojamento, alimentação, transporte…) ou por destino.
6. Indicar claramente quais as despesas que não são reembolsáveis. Estes dois últimos pontos são mais uma chamada de atenção para a importância de ter uma política de despesas de deslocação.
7. Manter os colaboradores destacados informados sobre o estado dos seus pedidos de reembolso de despesas.
8. O tempo de espera para o reembolso é muitas vezes motivo de preocupação para os colaboradores que tiveram de adiantar dinheiro. Por conseguinte, é aconselhável fixar um prazo máximo para os reembolsos e respeitá-lo.
9. Efetuar auditorias regulares para identificar eventuais anomalias.
10. Se vai utilizar ferramentas digitais, certifique-se de que estas são aprovadas pela Autoridade Tributária.

Controle e reporting ou envolvimento proactivo? Centra-se no aqui y agora ou no futuro? Pensa que as finanças devem trabalhar independientemente ou devem colaborar com outros departamentos?

O papel dos diretores financeiros está a mudar porque as suas competências aumentaram e evoluíram. Para assumirem a liderança da empresa, devem preencher uma série de características diferenciadoras.

Já não basta apenas planear e supervisionar as atividades financeiras da empresa. Os diretores financeiros são obrigados a ter uma visão estratégica de toda a empresa, o que significa estar envolvido em questões como a transformação digital ou as decisões estratégicas da organização.

Nas palavras de Benigno Prieto, Partner da área de Digital Corporate Solutions da KPMG Consulting, "os CFO devem ir além do seu papel tradicional e adotar uma dupla perspetiva: uma que garanta a estabilidade e o controlo da função financeira e outra focada em promover a agilidade e a rentabilidade na inovação empresarial" (fonte: artigo Financiar a inovação: o CFO como investidor de capital de risco).

Ao longo deste guia, analisaremos as qualidades que caracterizam os melhores diretores financeiros da atualidade - continue a ler para descobrir se é um bom diretor financeiro!

O diretor financeiro como líder

Pensa que o controlo das finanças é apenas uma questão de números e relatórios? Os diretores financeiros das principais empresas também são responsáveis pela supervisão do investimento no desenvolvimento digital. Prioridades?

• Soluções de análise avançada de dados para obter informações mais completas que ajudem a fazer previsões mais precisas para aumentar a quota de mercado.
  Inteligência Artificial para melhorar a eficiência
• Blockchain para aumentar a segurança e a funcionalidade das ferramentas financeiras
• Automatização de tarefas e processos para se concentrar em tarefas de maior valor acrescentado
• Migração das TI financeiras para a nuvem
• Atualização das aplicações financeiras
• Implementação de um novo software de automatização e digitalização de despesas comerciais que se integra com o seu ERP, sistemas de gestão ou sistemas de BI.

Pensa que a gestão de talentos é uma questão de Recursos Humanos? Estar rodeado da melhor equipa e saber liderá-la é fundamental para alcançar os melhores resultados. O CFO deve também ter inteligência emocional e valorizar as competências pessoais dos colaboradores.

‍
Para além de afetar capital para fazer face à inovação tecnológica da empresa, os melhores são os que investem na atração de talentos tecnológicos e na formação dos colaboradores para adquirirem competências analíticas.

‍
Devem também ser capazes de incentivar a colaboração entre os departamentos financeiros e outros departamentos.

‍
A capacidade de desenvolver parcerias com as partes interessadas é outra das qualidades exigidas aos diretores financeiros de hoje.

‍

Quer conhecer todas as qualidades que caracterizam os melhores diretores financeiros da atualidade?
Descarregue o Guia "A transformação digital do diretor financeiro: competências-chave de um perfil em evolução" e construa o seu próprio mapa de competências como CFO. O que mais vai encontrar neste documento?

• Análise das qualidades que caracterizam os melhores diretores financeiros da atualidade
• Teste de autoavaliação baseado em competências
• As melhores ferramentas Fintech para a automatização de processos financeiros
• E muito mais

As viagens de negócios estão de volta com mais força do que nunca. Segundo o informe da  Global Business Travel Association (GBTA) publicado recentemente, os dados da pandemia ficaram atrás definitivamente e esperam um ano de grande crescimento no número das viagens corporativas.

Estas deslocações são necessárias para revisitar clientes, iniciar novos projetos, construir novas relações comerciais e porque as relações estreitas são essenciais para desenvolver negócios.

Um dos pontos a destacar do estudo é o novo foco da sustentabilidade nas viagens profissionais com o fim de cobrir a necessidade cada vez maior de força de trabalho remota e com formato híbrido.

As viagens de negócios sustentáveis são aquelas que procuram minimizar o impacto ambiental, social e económico. Sabe como pode conseguir viagens sustentáveis na sua empresa? Seguindo iniciativas como as seguintes:

• Redução de emissões de carbono optando por meios de transporte mais sustentáveis sempre que possível.
• Uso eficiente de recursos naturais: Escolhendo alojamentos onde sejam implementadas práticas sustentáveis como a conservação da energia, o uso responsável da água ou reciclagem de resíduos.
• Escolha de fornecedores sustentáveis que demonstrem um compromisso nas suas atividades.
• Promoção do turismo responsável, apoiando a economia local e respeitando a cultura e meio ambiente dos lugares visitados nas viagens corporativas.
• Educação e conscientização, treinando os colaboradores sobre práticas de sustentabilidade.ç

Principais tipos de viagens de negócios

As viagens de negócios continuam a ser uma questão fundamental para as empresas. Podem distinguir-se os seguintes tipos de viagens de negócios.

Viagens da direção

São as viagens dos diretores da empresa com o objetivo de criar novas relações comerciais e/ou reforçar as já existentes.

Viagens comerciais

O seu objetivo é expandir e dar a conhecer a empresa em novos mercados e adquirir novos clientes. Estas viagens são úteis para conhecer os interesses e as necessidades dos consumidores do novo mercado e para avaliar os aspectos legais da comercialização dos produtos ou serviços uma vez que nem todos os países têm as mesmas regras, impostos ou  tarifas.

Férias comerciais, eventos, conferências

Todas elas são oportunidades para as empresas expandirem a sua rede de contactos e para conhecer outras empresas com o objetivo final de melhorar e ganhar competitividade. É também uma forma de se dar a conhecer no sector e a potenciais clientes.

Viagens técnicas

São realizadas pelos colaboradores com mais experiência nas questões empresariais a tratar, como pode ser a visita a outros escritórios para avaliar a sua performance ou para uma investigação ou desenvolvimento.

Viagens de formação

Para os colaboradores/equipas adquirirem conhecimentos a fim de desempenhar melhor as suas funções na empresa.

O itinerário de viagem de negócios

Uma viagem de negócios bem sucedida começa com um itinerário pormenorizado que forneça à equipa uma visão geral das diferentes etapas da viagem com informação muito útil para todas as pessoas envolvidas:  Informação de contacto das pessoas envolvidas na viagem; objetivos da viagem; data e horas da partida; duração da estadia; morada do alojamento; dados de contacto das pessoas a contactar durante a viagem; endereços e localização exacta das reuniões e compromissos agendados; agenda das reuniões e o cronograma da viagem.

Como planificar de forma eficiente a sua viagem de negócios

Estes são alguns dos passos a seguir se quiser alcançar os seus objetivos profissionais ao mesmo tempo que desfruta da experiência:

• Defina os objetivos. Qual é o objetivo da viagem para a empresa?
• Estabeleça um orçamento. Confirme que o retorno da inversão vale a pena.
• Planifique com tempo os voos e o alojamento para obter melhores preços.
• Organize a documentação necessária.
• Informe-se sobre o destino
• Contrate um seguro de viagens

As ferramentas para gerir as viagens de negócios, as chaves de sucesso da estratégia empresarial

A utilização de ferramentas na gestão das viagens de negócios é muito comum nos últimos tempos. As empresas encontram na tecnologia uma aliada para estar em linha  com a sua  estratégia com o objetivo de centralizar, simplificar e agilizar os processos de controlo e monitorização de dados.

Os sistemas SaaS para facilitar a gestão estratégica das viagens corporativas ajudam as empresas a gerir as viagens de negócios de forma mais estratégica e eficiente. O foco está numa gestão mais personalizada e digital com uma visão geral de todos os elementos que compõem o desenvolvimento global de uma viagem de negócios.

Ao escolher uma aplicação para viagens de negócios, é importante considerar os recursos que podem facilitar e otimizar a experiência durante os deslocamentos profissionais. A utilização destas aplicações têm múltiplos benefícios para os viajantes

• Eficiência na organização. Economize tempo com aplicações como Triplt, TripAdvisor, Expedia… que o ajudam a planificar itinerários, reservar hotéis e voos ou mesmo aluguer de carros.
• Eficiência no gasto. Skyscanner ou Expedia permitem comparar preços procurando a opção mais rentável.
• Comunicação. Slack, Zoom ou Teams permitem a comunicação a partir de qualquer parte do mundo.
• Navegação e transporte. Google Maps, Uber ou Bolt fornecem informações de navegação em tempo real e facilitam a reserva de transporte de forma simples e rápida. Maps.me oferece mapas sem conexão online.
• Informações em tempo real: FlightAware; Weather Pro, Air Help, XE Currency, Around Me…
• Idiomas. Para viagens ao extranjeiro, sempre é útil ter uma app que o ajude nas traduções e ofereça dicas culturais para facilitar a comunicação e a adaptação em diferentes países. Google translator, iTranslate; Pilot Speech Translator…
• Gestão de despesas com ferramentas como a Okticket, que permite digitalizar, automatizar e reportar despesas em tempo real

O que ter em conta na altura de escolher uma aplicação para a gestão das viagens de negócios:

Utilização simples e intuitiva

• Integrações com ferramentas de produtividade
• Funcionalidades de organização
• Segurança e privacidade de dados
• Suporte/ atendimento ao cliente.

Sabe que a Okticket pode integrar a sua agência de viagens para que a gestão seja feita de forma integral a partir da nossa aplicação. Quer descobrir como o fazer? Contacte a nossa equipa.

"Devolvemos-lhe 3% da sua compra só por pagar com o seu cartão bancário". Já alguma vez recebeu uma mensagem semelhante? Pois bem, o que o seu banco lhe está a oferecer chama-se cashback.

Quer saber um pouco mais sobre como funciona o cashback e todas as suas vantagens? Continue a ler para saber as respostas.

O que é o cashback

Para compreender um pouco melhor o conceito de cashback, comecemos por explicar brevemente o que é. A tradução literal deste termo inglês seria "devolução do dinheiro".

Estamos, portanto, a falar de um método de fidelização oferecido por certos bancos e emissores de cartões que consiste em devolver ao consumidor uma parte do dinheiro que este gastou ao adquirir uma série de produtos ou serviços.

Como funciona o cashback?

A primeira coisa que precisa de saber é que, para beneficiar do cashback, tem de pagar com o seu cartão de crédito ou de débito. A entidade financeira devolver-lhe-á então uma percentagem das compras que efetuar.

Por exemplo, se o seu cartão de empresa oferece um cashback de 1% e efetua uma compra no valor de 300 euros, o retorno será de 3 euros.

Dependendo do cartão e o estabelecimento, a devolução pode ser:

• Em forma de um vale de oferta
• Programa de pontos
• Crédito direto
• Desconto sobre uma taxa de serviço

‍

Além disso, deve ter em conta que a maioria dos cartões oferece um limite máximo de dinheiro a reembolsar por período de tempo (o limite pode ser mensal ou anual). Não existem limites gerais. Cada entidade ou empresa que comercializa os cartões estabelece as suas próprias condições.

Tipos de cashback

Para além do programa de fidelização ou de recompensa de que falámos, há um segundo tipo de cashback que também começa a proliferar em Espanha.

Precisa de dinheiro, mas não tem um multibanco perto? Pode solicitar este serviço quando pagar a sua compra num estabelecimento aderente.

Basta dizer ao empregado da loja o montante que pretende e este será acrescentado ao valor da compra. Paga o montante total com o seu cartão e recebe o dinheiro que pediu em numerário. É tão simples como isto.

Vejamos um exemplo. Precisa de 50 euros em dinheiro, mas está a viajar a quilómetros de distância de uma caixa multibanco. Pára numa estação de serviço para abastecer e enche o depósito com 50 euros de combustível. Quando vai pagar, diz ao empregado que quer 50 euros em dinheiro. Ele cobra-lhe 100 euros e dá-lhe 50 euros.  É tão simples como isto.

As vantagens do cashback para as empresas

Como vê, ter um cartão bancário que oferece cashback faz com que a sua empresa poupe dinheiro. Pense nisto: perante dois produtos semelhantes, escolheria um que não lhe dá nada ou um que lhe devolve parte do dinheiro gasto?

Um exemplo muito simples. A sua empresa paga com um cartão um hotel para um colaborador que tem de se deslocar para visitar um cliente e o montante total é de 500 euros. Se esse cartão tivesse um cashback de 2% (para ter uma ideia), receberia um bónus de 100 euros, pelo que o alojamento lhe custaria 400 euros.

Este facto é também interessante para as empresas que oferecem este retorno, uma vez que serve de chamariz para atrair novos clientes e fidelizar os atuais.

No entanto, certifique-se de que o cartão contratado não tem um custo ou juros elevados. E, ao fazer uma comparação, valide as percentagens de reembolso e a lista de estabelecimentos aderentes.

Há ainda o caso das soluções que oferecem o reembolso de parte das despesas pagas com o seu cartão sob a forma de descontos na licença.

Cartão OKT: o cartão inteligente Okticket

Quer esquecer os reembolsos e a gestão de adiantamentos?  O OKT Card, o cartão inteligente da Okticket, oferece uma nova forma de controlo das despesas dos colaboradores que se enquadra na política de viagens da empresa.

Trata-se de um cartão de débito Mastercard, ou seja, um método de pagamento seguro, transparente e aceite em milhares de estabelecimentos em todo o mundo. Mesmo para compras online, já que pode transportar o Cartão OKT na sua carteira física ou Wallet.

Mas isto é apenas uma pequena amostra do que Okticket pode fazer por si. Se quiser saber mais sobre a nossa solução de venda e as vantagens da utilização do OKT Card, convidamo-lo a solicitar uma reunião com os nossos especialistas.

‍

Atualmente, a fraude interna afeta mais de metade das empresas. E os números não param de aumentar. De facto, seis em cada dez organizações reconhecem que sofreram mais casos de um ano para o outro (fonte: ACFE).

Por que razão não se põe termo às irregularidades nos relatórios de despesas profissionais? Quanto dinheiro perdem as organizações? É possível recuperar o controlo das folhas de despesas?  Continue a ler para saber as respostas.

O que é a fraude interna?

A fraude interna é a fraude causada por membros de uma organização. Pode ir desde o roubo de equipamento até à falsificação de recibos. Neste artigo, centrar-nos-emos nas irregularidades no reporte das despesas de viagens profissionais.

Recibos reutilizados, despesas duplicadas, montantes que excedem o limite de despesas estabelecido pela empresa ou compras efectuadas em dias em que o colaborador não está a trabalhar são as principais irregularidades cometidas com as despesas profissionais.

Fraude documental

Deve ser feita uma menção especial aos recibos e faturas que não servem de prova. Pode também acontecer que, ao preencher manualmente uma folha de despesas, o colaborador anote a compra mas não anexe o recibo.

Neste ponto, é importante lembrar que os documentos comprovativos só são válidos se contiverem, pelo menos, as seguintes informações:

• Data e lugar de emissão
• Número de fatura        
• CIF/NIF, morada e dados do emisor
• Montante com modelo fiscal
• Moeda
• Descrição dos produtos/serviços

É igualmente essencial que os dados fiquem legíveis.

As causas das irregularidades nos relatórios de despesas

De forma geral, a fraude interna resulta frequentemente da falta de controlo interno e do tratamento manual das notas de despesas. Vejamos um exemplo que talvez conheça:

Um colaborador vai em viagem de negócios, faz compras e acumula recibos e faturas no bolso. No último dia do mês, lembra-se de que tem de passar as despesas e deixa-as na sua secretária, amontoadas de qualquer maneira. Quando as verifica com calma, encontra despesas que tinha aprovado, mas que não se enquadram na política de despesas da empresa.

O que é que se pode fazer nesta situação? Se ainda gere as suas notas de despesas à mão, não há muito a fazer. Como veremos mais adiante, a solução reside na digitalização das despesas profissionais.

Quanto dinheiro é que as empresas perdem devido a erros nas folhas de despesas?

O investimento em tecnologia pode poupar-lhe muito dinheiro. Estima-se que o custo da fraude interna para as empresas seja equivalente a 5% dos seus rendimentos anuais (fonte: ACFE). Mais factos:

• As perdas totais excedem 3,6 biliões de dólares a nível mundial (cerca de 34 mil milhões de euros).
• Os casos de fraude empresarial levam um ano a ser detectados e causam uma perda média de 8 300 dólares por mês (7 900 euros).
• Em média, cada caso de fraude custa às empresas 117 dólares (103 euros). Em 2020, o custo médio foi de 125 dólares.
• É nas pequenas empresas que ocorre a maior parte dos casos de fraude interna (o custo médio sobe para 150 dólares).

Estamos, portanto, a falar de milhares de euros que podem significar a perda de competitividade, de reputação e, consequentemente, de clientes.‍

Ferramentas para a deteção da fraude interna

Daí a necessidade de medidas preventivas, como as que visam detetar irregularidades nas folhas de despesas.

Quando se trata de prevenir, detetar e combater a fraude interna nas viagens, a tecnologia é um grande aliado, e as empresas estão conscientes disso. É por isso que as organizações estão dispostas a investir em ferramentas que ponham fim aos erros manuais. Como a Okticket, a solução SaaS mais rápida e poderosa para digitalizar e automatizar as despesas profissionais.

Além disso, as funcionalidades da Okticket foram concebidas para o ajudar a detetar fraudes internas. Ainda não ouviu falar do OKT Card? Ou da lógica personalizada?

Quer connhecer as melhores ferramentas para prevenir e detetar a fraude interna?

Desarregue grátis o guía para detetar fraude empresarial

O presente documento inclui:

• Porque ocorre a fraude interna
• Os "red flags" da fraude empresarial
• O custo das irregularidades nas folhas de despesas
• E muito mais...

Descarregue o guia "Fraude interna nas despesas empresariais: ferramentas para a detetar" e descubra as chaves para evitar irregularidades nos relatórios de despesas.

‍

‍