Como fazer um controlo eficaz das despesas corporativas: Otimize a gestão e evite riscos fiscais

As informações mais recentes indicam que as viagens de negócios em Portugal deverão crescer 9% em 2025. Como as deslocações profissionais são uma parte essencial da estratégia empresarial, é fundamental rever periodicamente os mecanismos de controlo das despesas corporativas.

Já sabemos que uma má gestão dos gastos com viagens pode resultar em custos desnecessários, riscos de fraude ou incumprimentos fiscais, que afeta a rentabilidade e a conformidade com a Autoridade Tributária.

Neste artigo, exploramos as melhores práticas para gerir despesas empresariais de forma eficiente. Está pronto para posicionar a sua empresa na vanguarda da eficiência financeira?

Controlo de Despesas Corporativas: Como Estabelecer uma Política de Gastos de Viagem Eficiente e Automatizada

Sem uma política de gastos de viagem clara e bem estruturada, é difícil garantir um controle eficiente das despesas empresariais. Aqui estão os principais pontos que não podem faltar neste documento:

Defina limites máximos por destino

O ideal é estabelecer limites por categoria, levando em consideração o destino da viagem. Um hotel em Lisboa, por exemplo, pode ter um custo diferente de um no Porto.

Algumas empresas também ajustam esses limites de acordo com a hierarquia do colaborador (diretores, gestores, equipe operacional).

Estabeleça um procedimento claro para solicitações

Também é essencial que os colaboradores saibam quando e como devem comunicar a necessidade de uma viagem. Isso é especialmente relevante no caso de solicitação de adiantamentos.

Determine o processo de reembolso

Este ponto envolve diversas questões importantes, pois nem sempre os colaboradores estão atentos aos detalhes necessários para um reembolso adequado.

Documentação necessária para justificativa fiscal

Para garantir a dedutibilidade fiscal perante a Autoridade Tributária portuguesa, é essencial contar com:

• Faturas eletrónicas com o NIF da empresa.
• Comprovativos de transporte com data e número de referência.
• Recibos de alimentação e hospedagem que cumpram os requisitos fiscais.

A não conformidade com a emissão correta de faturas pode resultar em multas elevadas, o que reforça a importância de um controle rigoroso.

Defina quais gastos são reembolsáveis

É importante deixar claro quais despesas são passíveis de reembolso e quais não são, para evitar mal-entendidos e problemas futuros.

Flexibilidade nas políticas internas

As políticas internas de despesas devem prever alguma margem de flexibilidade para se adaptarem a situações inesperadas.

Imagine, por exemplo, que surge uma reunião de última hora com um cliente e os bilhetes de avião estão mais caros do que o habitual. Ou que a equipa comercial precisa participar numa feira, mas os preços dos hotéis estão muito elevados devido a um grande evento na cidade.

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Automatize a gestão de despesas e cumpra com a legislação fiscal

A tecnologia desempenha um papel fundamental na aplicação das regras internas de gastos. Ferramentas de gestão de despesas e reservas podem automatizar políticas da empresa, eliminando processos manuais demorados e reduzindo erros administrativos.

Além disso, os colaboradores valorizam ferramentas intuitivas que facilitem o reporte de despesas. Neste contexto, aplicações móveis como a Okticket permitem capturar e carregar recibos instantaneamente, categorizando automaticamente os gastos.

Os departamentos financeiros também se beneficiam, pois conseguem gerir despesas em tempo real: revisar, aprovar, conciliar e contabilizar automaticamente graças às integrações bidirecionais com os principais sistemas de gestão empresarial e agências de viagens.

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Gestão eficiente de despesas com o módulo de solicitação de viagens da Okticket

Essa integração é especialmente vantajosa para otimizar o novo módulo de solicitação de viagens. Com essa funcionalidade, os colaboradores podem criar pedidos indicando informações essenciais como data, destino e orçamento.

Uma vez aprovada a solicitação, a empresa terá visibilidade total de todas as despesas relacionadas, identificando em tempo real possíveis discrepâncias ou cobranças não autorizadas.

Formação e auditoria: elementos-chave para um controlo eficiente de despesas

O sucesso na gestão de despesas empresariais não depende apenas do departamento financeiro. O comprometimento dos colaboradores também é essencial.

Por isso, é importante que todos recebam formação adequada sobre as regras de gasto e sobre as tecnologias utilizadas.

Uma ideia interessante seria realizar um simulacro de viagem corporativa, no qual os colaboradores precisariam solicitar um orçamento, registar despesas e enviá-las para validação.

Além disso, auditorias periódicas são fundamentais para identificar irregularidades, otimizar recursos e assegurar o cumprimento das obrigações fiscais.

Conclusão

Um bom controlo de despesas empresariais não apenas protege os recursos da sua empresa, mas também melhora a experiência dos colaboradores e reduz os riscos fiscais.

Com a Okticket, a sua empresa pode gerir despesas de forma rápida, segura e em comformidade com as normas fiscais em Portugal. Vamos conversar sobre como otimizar a sua gestão financeira?

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