Como agilizar a gestão de despesas empresariais com a automatização dos fluxos de aprovação

A revisão manual de cada recibo ou fatura, a perda de rastreabilidade, as discrepâncias, os atrasos na aprovação... A validação de despesas profissionais pode tornar-se um processo lento e complicado, prejudicando a produtividade e a eficiência financeira da sua empresa, especialmente se não contar com as ferramentas adequadas.

Quando uma despesa precisa passar por vários responsáveis antes de ser processada e reembolsada, as dificuldades são inevitáveis. Portanto, nem é preciso dizer que a solução mais rápida para esse problema é a automatização dos fluxos de aprovação.

Na Okticket, esse fluxo de trabalho é totalmente personalizável e projetado para manter o controlo em cada etapa. Você passará de levar dias para validar relatórios de despesas a aprová-los em poucos minutos, diretamente pela aplicação.

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Benefícios da automação na aprovação de despesas

Os fluxos de aprovação automatizados permitem definir regras específicas de acordo com as necessidades de cada empresa: com base nos cargos dos colaboradores, localização, valores ou categorias de despesas, por exemplo.

Logo perceberá o impacto positivo:

• Terá visibilidade total das despesas em tempo real, essencial para otimizar os orçamentos.
• Graças a este controle imediato, poderá identificar erros e fraudes antes que se tornem um problema financeiro grave.
• Terá a garantia de que os comprovativos validados, digitalizados e armazenados estão em conformidade com a legislação portuguesa.
• Ao reduzir os tempos de aprovação, também poderá acelerar os reembolsos, um ponto que costuma gerar muitas fricções.

As empresas que automatizam a gestão de despesas conseguem reduzir em 30% o tempo dedicado às aprovações e melhorar a precisão dos relatórios financeiros em 44%. (The Aberdeen Group)

Casos de uso: Adaptação a cada organização

Um sistema de aprovações flexível permite personalizar os fluxos de trabalho de acordo com o tamanho e à estrutura de cada empresa. Vejamos alguns exemplos:

• Pequenos negócios: Você tem um pequeno negócio e só precisa validar despesas que ultrapassem um valor específico (50 euros, por exemplo). Nesse caso, é possível configurar o fluxo de trabalho para estabelecer um limite automático. Assim, os gastos inferiores a 50 euros são aprovados automaticamente, enquanto os demais são encaminhados para um responsável que fará a validação.

• Grandes empresas: Você é o responsável financeiro de uma grande companhia e precisa que as despesas passem por vários níveis de aprovação. O fluxo pode ser assim:
  1. O colaborador envia a despesa para revisão.
  2. O supervisor verifica se está tudo correto e aprova.
  3. A despesa é encaminhada para um segundo responsável para validação.
  4. Finalmente, é enviada para o departamento de contabilidade, que processa e autoriza o reembolso (se aplicável).

Esse fluxo pode variar de empresa para empresa e, até mesmo dentro de uma mesma organização, pode ser diferente consoante o departamento ou o projeto.

Dicas para otimizar o processo de aprovação de despesas

Um erro comum na gestão de aprovações é adicionar etapas desnecessárias que apenas retardam o fluxo de validação.

Para otimizar o processo, é fundamental contar com um sistema de notificações que informe, em tempo real, sobre as mudanças de status das despesas. Soluções como a Okticket já integram essa funcionalidade.

Além disso, um sistema ágil deve equilibrar o controlo com a rapidez na tomada de decisões. Para isso, é essencial estabelecer uma política de despesas clara e adaptada à atividade da empresa.

Esse documento deve definir, entre outros aspectos: os responsáveis pela aprovação, seus substitutos em caso de ausência, os limites de gastos, as despesas reembolsáveis e o procedimento de reembolso.

Quer saber como funciona a automação dos fluxos de aprovação da Okticket? Escreva para nós e descubra como é fácil tornar a gestão de despesas corporativas mais ágil e eficiente.

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