Como tirar partido dos relatórios de despesas para tomar decisões estratégicas

Que produtos ou serviços absorvem a maior parte do orçamento, com que frequência gasta, a que fornecedores recorre com mais frequência? Tirando partido das informações fornecidas pelos relatórios de despesas, ser-lhe-á muito mais fácil tomar as decisões estratégicas necessárias para fazer crescer a sua empresa.

Não sabe por onde começar?

1. Recolha dados

As folhas de despesas são utilizadas para muito mais do que apenas gerir as despesas profissionais. Esses documentos são uma valiosa fonte de informação e o Business Intelligence é a melhor ferramenta para extrair dados reais e atualizados de forma ágil, mesmo quando as bases de dados são enormes.

Para uma análise de despesas eficaz, é interessante identificar os principais KPIs e começar pelos dados que terão maior impacto nesses indicadores-chave de desempenho.

2. Analise as informações

Uma vez recolhidos os dados, o seu simples armazenamento é inútil. É necessário proceder à sua limpeza e organização. Isto implica a identificação de todas as fontes de informação sobre as despesas, a classificação das despesas em categorias, a correção de eventuais erros, o agrupamento dos fornecedores e a colocação de todos os dados numa base de dados única.

Daí a importância de aplicar o chamado "Business Intelligence", ou seja, analisar as informações fornecidas tanto pelo histórico das operações armazenadas nas bases de dados como as que podem ser obtidas em tempo real graças às aplicações na nuvem.

A vantagem é que estes são armazenados de forma ordenada e estão disponíveis para consulta em qualquer altura. Deste modo, é mais fácil combinar a análise vertical (padrões, situações de despesa, tendências ou fornecedores) com a análise horizontal (montantes, bens e serviços adquiridos ou cumprimento da política de despesas).

Tomando como exemplo as despesas de deslocação em serviço, os relatórios de despesas cuidadosamente analisados fornecem informações valiosas que vão muito além do dinheiro que os empregados gastam em mobilidade em ajudas de custo, quilometragem e outras despesas de deslocação.

Para facilitar a sua tarefa, pode sempre recorrer a um software específico de análise de custos. As ferramentas de BI também o ajudarão a analisar o comportamento dos viajantes de negócios, a saber em que categorias gastam mais (quilometragem, gasolina, subsídios, alojamento…) ou a calcular o itinerário rodoviário mais barato com base em variáveis como o preço do combustível nas estações de serviço ao longo do percurso.

Com esta informação, pode preparar uma estratégia para otimizar o seu orçamento. As oportunidades de poupança vão desde a obtenção de melhores tarifas (por exemplo, negociando com os seus fornecedores habituais), passando pelo aproveitamento de benefícios fiscais, até à procura de produtos e serviços alternativos mais baratos (por exemplo, cartões sem taxas de utilização no estrangeiro ou linhas móveis sem picos de utilização de dados fora da UE).

Tudo isto sem muito trabalho, quer para os empregados que comunicam as despesas, quer para o departamento financeiro.

3. Transforme os dados em vantagens competitivas

A grande quantidade de dados gerados pelas empresas torna muito difícil a sua gestão eficiente sem um software especializado.

É importante lembrar que estas soluções se caracterizam pelo facto de fornecerem:

• Flexibilidade: adaptam-se às necessidades de cada organização.
• Escalabilidade: crescem com a empresa.
• Integração com ERP, software de RH e sistemas de gestão empresarial.
• Rastreabilidade: saberá instantaneamente qual o empregado que efetuou uma despesa, onde foi efetuada e qual o seu montante. Este controlo detalhado e em tempo real dos movimentos fornece informações preciosas para uma análise avançada dos dados.
• ‍Análise avançada de todo o tipo de informação proveniente de várias fontes, permitindo melhorar o processo de compra, fazer projeções para o futuro, corrigir possíveis erros antes que estes ocorram, e até antecipar mudanças, tendências e imprevistos.

Relatórios de despesas bem analisados ajudam certamente a simplificar a tomada de decisões estratégicas.

Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas.

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