As informações mais recentes indicam que as viagens de negócios em Portugal deverão crescer 9% em 2025. Como as deslocações profissionais são uma parte essencial da estratégia empresarial, é fundamental rever periodicamente os mecanismos de controlo das despesas corporativas.

Já sabemos que uma má gestão dos gastos com viagens pode resultar em custos desnecessários, riscos de fraude ou incumprimentos fiscais, que afeta a rentabilidade e a conformidade com a Autoridade Tributária.

Neste artigo, exploramos as melhores práticas para gerir despesas empresariais de forma eficiente. Está pronto para posicionar a sua empresa na vanguarda da eficiência financeira?

Controlo de Despesas Corporativas: Como Estabelecer uma Política de Gastos de Viagem Eficiente e Automatizada

Sem uma política de gastos de viagem clara e bem estruturada, é difícil garantir um controle eficiente das despesas empresariais. Aqui estão os principais pontos que não podem faltar neste documento:

Defina limites máximos por destino

O ideal é estabelecer limites por categoria, levando em consideração o destino da viagem. Um hotel em Lisboa, por exemplo, pode ter um custo diferente de um no Porto.

Algumas empresas também ajustam esses limites de acordo com a hierarquia do colaborador (diretores, gestores, equipe operacional).

Estabeleça um procedimento claro para solicitações

Também é essencial que os colaboradores saibam quando e como devem comunicar a necessidade de uma viagem. Isso é especialmente relevante no caso de solicitação de adiantamentos.

Determine o processo de reembolso

Este ponto envolve diversas questões importantes, pois nem sempre os colaboradores estão atentos aos detalhes necessários para um reembolso adequado.

Documentação necessária para justificativa fiscal

Para garantir a dedutibilidade fiscal perante a Autoridade Tributária portuguesa, é essencial contar com:

• Faturas eletrónicas com o NIF da empresa.
• Comprovativos de transporte com data e número de referência.
• Recibos de alimentação e hospedagem que cumpram os requisitos fiscais.

A não conformidade com a emissão correta de faturas pode resultar em multas elevadas, o que reforça a importância de um controle rigoroso.

Defina quais gastos são reembolsáveis

É importante deixar claro quais despesas são passíveis de reembolso e quais não são, para evitar mal-entendidos e problemas futuros.

Flexibilidade nas políticas internas

As políticas internas de despesas devem prever alguma margem de flexibilidade para se adaptarem a situações inesperadas.

Imagine, por exemplo, que surge uma reunião de última hora com um cliente e os bilhetes de avião estão mais caros do que o habitual. Ou que a equipa comercial precisa participar numa feira, mas os preços dos hotéis estão muito elevados devido a um grande evento na cidade.

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Automatize a gestão de despesas e cumpra com a legislação fiscal

A tecnologia desempenha um papel fundamental na aplicação das regras internas de gastos. Ferramentas de gestão de despesas e reservas podem automatizar políticas da empresa, eliminando processos manuais demorados e reduzindo erros administrativos.

Além disso, os colaboradores valorizam ferramentas intuitivas que facilitem o reporte de despesas. Neste contexto, aplicações móveis como a Okticket permitem capturar e carregar recibos instantaneamente, categorizando automaticamente os gastos.

Os departamentos financeiros também se beneficiam, pois conseguem gerir despesas em tempo real: revisar, aprovar, conciliar e contabilizar automaticamente graças às integrações bidirecionais com os principais sistemas de gestão empresarial e agências de viagens.

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Gestão eficiente de despesas com o módulo de solicitação de viagens da Okticket

Essa integração é especialmente vantajosa para otimizar o novo módulo de solicitação de viagens. Com essa funcionalidade, os colaboradores podem criar pedidos indicando informações essenciais como data, destino e orçamento.

Uma vez aprovada a solicitação, a empresa terá visibilidade total de todas as despesas relacionadas, identificando em tempo real possíveis discrepâncias ou cobranças não autorizadas.

Formação e auditoria: elementos-chave para um controlo eficiente de despesas

O sucesso na gestão de despesas empresariais não depende apenas do departamento financeiro. O comprometimento dos colaboradores também é essencial.

Por isso, é importante que todos recebam formação adequada sobre as regras de gasto e sobre as tecnologias utilizadas.

Uma ideia interessante seria realizar um simulacro de viagem corporativa, no qual os colaboradores precisariam solicitar um orçamento, registar despesas e enviá-las para validação.

Além disso, auditorias periódicas são fundamentais para identificar irregularidades, otimizar recursos e assegurar o cumprimento das obrigações fiscais.

Conclusão

Um bom controlo de despesas empresariais não apenas protege os recursos da sua empresa, mas também melhora a experiência dos colaboradores e reduz os riscos fiscais.

Com a Okticket, a sua empresa pode gerir despesas de forma rápida, segura e em comformidade com as normas fiscais em Portugal. Vamos conversar sobre como otimizar a sua gestão financeira?

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A gestão de faturas está a dar-lhe dor de cabeça? Imagine uma administração sem complicações, onde tudo se resolve no tempo que leva a abrir uma app e fazer alguns cliques. Essa solução existe e tem nome: OCR de faturas.

Esta tecnologia permite digitalizar, interpretar e extrair automaticamente as informações essenciais das faturas. O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) elimina a necessidade de introduzir dados manualmente e reduz os erros humanos, tornando a gestão muito mais ágil e eficiente.

O que é o OCR de faturas e como funciona?

O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) é uma tecnologia que converte documentos digitalizados ou escaneados em dados estruturados e editáveis. Na gestão de faturas, este processo permite automatizar a captura de informações e integrá-las a sistemas contábeis e de gestão de despesas.

Processo de digitalização de faturas com OCR

1. Captura do documento

O primeiro passo é carregar os dados da fatura no sistema. Isso pode ser feito de duas formas:

• Fatura física: O documento é escaneado ou fotografado e enviado para o software.
• Fatura digital: O arquivo é carregado diretamente na plataforma OCR.

2. Extração e processamento de dados

Assim que a fatura é recebida, o OCR entra em ação:

• Analisa e deteta os diferentes campos de informação no documento.
• Extrai dados essenciais, como NIF, valor total, data, impostos e descrição da despesa.

3. Validação e armazenamento na nuvem

O próximo passo é validar as informações extraídas para identificar possíveis erros ou inconsistências. Se tudo estiver correto, os dados são integrados aos sistemas contábeis para gerar os registos correspondentes.

As faturas digitalizadas são armazenadas com segurança na nuvem, garantindo acesso à informação sempre que necessário, inclusive após o encerramento fiscal.

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OCR inteligente: A evolução da automação financeira

Até aqui, apresentámos um resumo do que um OCR de faturas tradicional pode oferecer. Agora, imagine essa tecnologia combinada com inteligência artificial. As possibilidades multiplicam-se.

Graças à união entre IA e machine learning, os OCR inteligentes não se limitam apenas a ler documentos. Eles também aprendem a identificar padrões e aprimorar sua precisão.

Estamos falando de um nível superior de automação.

Diferenças entre OCR tradicional e OCR com IA

O OCR inteligente é uma versão avançada do reconhecimento óptico de caracteres, que utiliza inteligência artificial e machine learning para melhorar a precisão na extração e no processamento de dados. Diferentemente do OCR tradicional, que apenas reconhece texto e números, o OCR inteligente:

• ‍Compreende o contexto das informações – É capaz de diferenciar diversos tipos de documentos e extrair dados específicos de acordo com o formato de cada fatura.‍
• Aprende e melhora continuamente – À medida que processa mais faturas, o sistema torna-se mais preciso na identificação de informações essenciais e na correção de erros comuns. Detecta fraudes e anomalias – Com algoritmos avançados, o OCR inteligente identifica inconsistências nas faturas e sinaliza possíveis irregularidades.
• ‍Integra-se a sistemas de automação – Permite a sincronização com ERPs e plataformas de gestão de despesas, garantindo uma administração mais eficiente e sem necessidade de intervenção manual.

Na tabela a seguir, pode conferir uma comparação resumida entre um OCR tradicional e um OCR inteligente.

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Benefícios do OCR de faturas na gestão de despesas de viagem

Implementar um sistema de OCR para faturas traz diversas vantagens para empresas que lidam com um grande volume de comprovativos e precisam de agilidade na gestão financeira. A seguir, explicamos como esta tecnologia pode otimizar a sua operação.

1. Economia de tempo e redução da carga administrativa

Como não é mais necessário inserir manualmente os dados de cada fatura, o tempo gasto em tarefas repetitivas diminui significativamente.

2. Menos erros, mais precisão

A automação reduz os erros humanos na captura de dados, evitando discrepâncias que podem gerar problemas contábeis.

3. Conformidade fiscal garantida

Em Portugal, onde a fatura eletrónica é amplamente utilizada, contar com um sistema de OCR garante que os dados sejam extraídos corretamente e em conformidade com as normas da Autoridade Tributária.

Isto permite que as empresas assegurem que as suas despesas sejam 100% dedutíveis, evitando problemas fiscais decorrentes de faturas mal registradas ou inválidas.

4. Integração com outros sistemas financeiros

Um dos grandes benefícios do OCR é sua capacidade de se conectar automaticamente com ERPs, softwares de contabilidade ou plataformas de gestão de despesas, facilitando a monitorização e a tomada de decisões baseadas em dados.

5. Maior controle e visibilidade dos gastos

Ao digitalizar as faturas e extrair informações em tempo real, as empresas podem monitorar suas despesas instantaneamente. Isso possibilita:

• Identificar padrões de gastos e oportunidades de economia
• Detectar irregularidades ou despesas não autorizadas
• Otimizar orçamentos e melhorar o planeamento financeiro

O que um bom software de OCR para faturas deve oferecer

Ao escolher um programa que integre tecnologia OCR para faturas, é essencial que ele atenda a certas características-chave para otimizar a gestão de despesas e garantir sua eficiência.

• ‍Precisão na extração de dados, especialmente das informações mais importantes das faturas eletrónicas.‍
• Possibilidade de edição e validação manual para corrigir eventuais erros.
• Armazenamento seguro dos dados extraídos, garantindo acesso fácil a qualquer momento.
• Rapidez e eficiência no processamento das faturas.‍
• Confiabilidade e baixa taxa de erros, minimizando falhas na digitalização.‍
• Integração com sistemas contábeis, permitindo que os dados digitalizados sejam exportados automaticamente, sem necessidade de inserção manual.

Para garantir a validade dos documentos digitalizados, é recomendável que o software seja certificado ou esteja em conformidade com as diretrizes da Autoridade Tributária. Isso elimina a necessidade de manter arquivos físicos e assegura que, em caso de auditoria, os documentos digitalizados sejam suficientes.

OCR inteligente da Okticket: automação e precisão na gestão de faturas

Embora a tecnologia tenha evoluído significativamente, nem todos os sistemas de reconhecimento óptico de caracteres oferecem o mesmo nível de precisão, adaptabilidade e conformidade regulatória.

Nesse contexto, a Okticket desenvolveu um OCR avançado, projetado especificamente para otimizar o processamento de faturas e comprovativos de despesas de forma rápida, segura e alinhada às normas fiscais.

A tecnologia da Pelaio adapta-se às necessidades do mercado português, garantindo conformidade com as regulamentações fiscais e aumentando a eficiência operacional das empresas.

A seguir, explicamos como nossa solução pode ajudá-lo a otimizar a gestão de despesas e maximizar a dedutibilidade fiscal:

• ‍Automação completa do processo de captura de dados – Com a Okticket, não é mais necessário inserir manualmente as informações de cada fatura. Isso reduz a margem de erro e melhora a precisão nos relatórios financeiros.‍
• Conformidade com a Autoridade Tributária – Nosso OCR foi desenvolvido para garantir que todas as faturas estejam em conformidade com as normas fiscais, assegurando que sejam válidas e dedutíveis.‍
• Detecção automática de possíveis irregularidades – O sistema identifica gastos não autorizados pela empresa e transações que excedam os limites permitidos, ajudando a minimizar fraudes internas e garantindo o cumprimento das políticas de despesas.
• Reconhecimento de faturas em diferentes idiomas e moedas – O OCR da Okticket converte e valida cada despesa de acordo com as regulamentações fiscais aplicáveis.‍
• Integração com os principais ERPs utilizados em Portugal – Permite a sincronização automática dos dados contábeis e facilita o acesso às informações financeiras em tempo real.

Conclusão: Digitalizar para otimizar

A automação com OCR inteligente é essencial para melhorar a gestão de despesas empresariais e garantir a conformidade fiscal em Portugal.

Diga adeus à gestão manual de faturas e otimize o controlo financeiro com a Okticket. Vamos conversar?

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Será que a contabilização de faturas é um processo que consome mais tempo do que deveria? Todos os anos, as empresas perdem centenas de horas na gestão manual de despesas profissionais.

Um método ultrapassado que gera outros problemas, como erros, falta de visibilidade, perda de controle sobre os gastos e dificuldades na conciliação contábil.

Com o mercado avançando tão rapidamente, essa ineficiência pode sair muito cara. Talvez seja hora de transformar esse processo numa vantagem competitiva.

A chave está na automação, especialmente com a aplicação de Inteligência Artificial na contabilização de faturas e recibos.

Controlo de custos e automação inteligente: uma prioridade para os CFOs

Os CFOs com visão estratégica já entendem a necessidade de integrar essa tecnologia no dia a dia. Quatro em cada dez diretores financeiros de empresas espanholas já utilizam ferramentas de Inteligência Artificial (IA) na sua gestão diária, e outros 25% estão em processo de implementação, segundo um recente relatório da Grant Thornton.

O estudo também aponta que, no topo das prioridades para "modernização operacional e garantia da competitividade", está o aumento do investimento em digitalização e tecnologia. Essa tendência reforça a importância de ferramentas especializadas na automação da gestão e contabilização de despesas corporativas.

Em Portugal, o relatório da consultora Strand Partners, encomendado pela Amazon Web Services (AWS), aponta que 57% das empresas portuguesas utilizam pelo menos uma ferramenta de inteligência artificial, refletindo uma adoção crescente desta tecnologia no ambiente empresarial português.

Contabilização automática de faturas: o papel do OCR com Inteligência Artificial

Os métodos de contabilização de faturas e recibos variam conforme a legislação contábil de cada país e o sistema de gestão da empresa. Para escolher o mais adequado, é essencial considerar fatores como volume de faturas, necessidade de automação, conformidade regulatória e integração com outros sistemas financeiros.

A solução ideal combina digitalização, inteligência artificial e automação. Ferramentas avançadas como a Okticket utilizam IA para capturar automaticamente os dados das faturas e recibos, categorizá-los e contabilizá-los conforme a legislação vigente.

Da captura de despesas à contabilidade: automação em 5 etapas

A integração de um OCR inteligente (Reconhecimento Óptico de Caracteres) com sistemas contábeis permite a automação da contabilização de faturas e recibos em cinco passos:

1. Captura automática de recibos e faturas por fotos de dispositivos móveis, integração com fornecedores de faturas eletrônicas ou digitalização de PDFs.
2. Extração de dados relevantes: fornecedor, data de emissão, valor total, impostos, número da fatura, etc.
3. Validação automática para detectar erros e evitar registros incorretos.
4. Classificação contábil automática conforme o plano de contas da empresa.
5. Transferência automática dos dados ao ERP ou sistema de gestão contábil.

A combinação de OCR inteligente e contabilização automatizada transforma a gestão financeira empresarial.

Automatização da contabilização de faturas passo a passo

Embora a automação traga eficiência financeira, o sucesso depende da implementação correta:

1. Definir desafios e objetivos da empresa (reduzir tempo, melhorar rastreabilidade de despesas, etc.).
2. Escolher um software de automação com OCR inteligente, conciliação automática e integração contábil.
3. Treinar os colaboradores para utilizar ferramentas de digitalização de faturas.
4. Estabelecer regras contábeis conforme a política da empresa.
5. Configurar fluxos de aprovação para garantir conformidade.
6. Realizar testes antes da implementação definitiva.
7. Monitorar métricas-chave como tempo de processamento e redução de erros.

Vantagens da IA da Okticket na automação contábil

Okticket permite capturar, validar e contabilizar documentos em segundos, integrando-se a sistemas contábeis como Sage, SAP, Microsoft e Odoo. Os benefícios incluem:

• Reconhecimento automático de dados como data, valor e impostos.
• Extração inteligente com suporte para diferentes idiomas e moedas.
• Integração bidirecional com ERPs.
• Minimização de erros e duplicidades.
• Registro digital acessível a qualquer momento.
• Economia de tempo: redução de 80% no trabalho administrativo.
• Contabilização em tempo real.
• Rastreabilidade total das despesas.
• Conformidade com a legislação fiscal vigente.
• Impacto financeiro positivo.

O ROI da automação: Redução de custos e ganho de eficiência

Empresas que implementaram soluções de automação economizam, em média, €5 por fatura processada automaticamente (fonte: Aberdeen Group). A economia de tempo e a redução de erros resultam em um retorno do investimento quase imediato.

Conclusão: Contabilidade automatizada como vantagem competitiva

Automatizar a contabilização de faturas é uma decisão estratégica para empresas que buscam crescimento sem desperdício de tempo em tarefas repetitivas.

A sua empresa ainda contabiliza recibos manualmente? Descubra como a automação pode transformar sua gestão contábil.

Entre em contato conosco e otimize os seus recursos agora mesmo!

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A revisão manual de cada recibo ou fatura, a perda de rastreabilidade, as discrepâncias, os atrasos na aprovação... A validação de despesas profissionais pode tornar-se um processo lento e complicado, prejudicando a produtividade e a eficiência financeira da sua empresa, especialmente se não contar com as ferramentas adequadas.

Quando uma despesa precisa passar por vários responsáveis antes de ser processada e reembolsada, as dificuldades são inevitáveis. Portanto, nem é preciso dizer que a solução mais rápida para esse problema é a automatização dos fluxos de aprovação.

Na Okticket, esse fluxo de trabalho é totalmente personalizável e projetado para manter o controlo em cada etapa. Você passará de levar dias para validar relatórios de despesas a aprová-los em poucos minutos, diretamente pela aplicação.

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Benefícios da automação na aprovação de despesas

Os fluxos de aprovação automatizados permitem definir regras específicas de acordo com as necessidades de cada empresa: com base nos cargos dos colaboradores, localização, valores ou categorias de despesas, por exemplo.

Logo perceberá o impacto positivo:

• Terá visibilidade total das despesas em tempo real, essencial para otimizar os orçamentos.
• Graças a este controle imediato, poderá identificar erros e fraudes antes que se tornem um problema financeiro grave.
• Terá a garantia de que os comprovativos validados, digitalizados e armazenados estão em conformidade com a legislação portuguesa.
• Ao reduzir os tempos de aprovação, também poderá acelerar os reembolsos, um ponto que costuma gerar muitas fricções.

As empresas que automatizam a gestão de despesas conseguem reduzir em 30% o tempo dedicado às aprovações e melhorar a precisão dos relatórios financeiros em 44%. (The Aberdeen Group)

Casos de uso: Adaptação a cada organização

Um sistema de aprovações flexível permite personalizar os fluxos de trabalho de acordo com o tamanho e à estrutura de cada empresa. Vejamos alguns exemplos:

• Pequenos negócios: Você tem um pequeno negócio e só precisa validar despesas que ultrapassem um valor específico (50 euros, por exemplo). Nesse caso, é possível configurar o fluxo de trabalho para estabelecer um limite automático. Assim, os gastos inferiores a 50 euros são aprovados automaticamente, enquanto os demais são encaminhados para um responsável que fará a validação.

• Grandes empresas: Você é o responsável financeiro de uma grande companhia e precisa que as despesas passem por vários níveis de aprovação. O fluxo pode ser assim:
  1. O colaborador envia a despesa para revisão.
  2. O supervisor verifica se está tudo correto e aprova.
  3. A despesa é encaminhada para um segundo responsável para validação.
  4. Finalmente, é enviada para o departamento de contabilidade, que processa e autoriza o reembolso (se aplicável).

Esse fluxo pode variar de empresa para empresa e, até mesmo dentro de uma mesma organização, pode ser diferente consoante o departamento ou o projeto.

Dicas para otimizar o processo de aprovação de despesas

Um erro comum na gestão de aprovações é adicionar etapas desnecessárias que apenas retardam o fluxo de validação.

Para otimizar o processo, é fundamental contar com um sistema de notificações que informe, em tempo real, sobre as mudanças de status das despesas. Soluções como a Okticket já integram essa funcionalidade.

Além disso, um sistema ágil deve equilibrar o controlo com a rapidez na tomada de decisões. Para isso, é essencial estabelecer uma política de despesas clara e adaptada à atividade da empresa.

Esse documento deve definir, entre outros aspectos: os responsáveis pela aprovação, seus substitutos em caso de ausência, os limites de gastos, as despesas reembolsáveis e o procedimento de reembolso.

Quer saber como funciona a automação dos fluxos de aprovação da Okticket? Escreva para nós e descubra como é fácil tornar a gestão de despesas corporativas mais ágil e eficiente.

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Sabe como a gestão adequada dos custos de viagens corporativas pode impactar a saúde financeira da sua empresa?

Para isso, é essencial ter um entendimento claro de todos os conceitos, como a diferença entre ajudas de custo e despesas de viagem.

Em Portugal, esses termos são frequentemente confundidos, mas, na realidade, têm implicações contábeis, legais e fiscais muito distintas. E é justamente aí que podem surgir desequilíbrios na contabilidade.

Sabe por que é importante distinguir entre ajudas de custo e despesas de viagem de negócios? Aqui estão alguns motivos:

• Clasificação correta dos custos, permitindo uma gestão financeira mais eficaz.
• Compreensão das implicações fiscais, que ajuda a maximizar as deduções tributárias ou minimizar as cargas fiscais, conforme o caso.
• Facilidade na criação de políticas claras para o reembolso de despesas de viagem.

O que são ajudas de custo e despesas de viagem? Quais as diferenças entre elas e como geri-las corretamente? Esperamos que este artigo ajude a esclarecer essas dúvidas e evitar confusões.

Diferenças entre ajudas de custo e despesas de viagem: Definição e características

Definição, natureza, montante, tratamento fiscal, limites, justificação... Para compreender melhor as diferenças entre os subsídios de trabalho e as despesas de deslocação em serviço, convém analisar as particularidades de cada um.

O que são ajudas de custo e o que elas cobrem?

‍Conhecidas também como "diárias", as ajudas de custo são valores fixos pagos pelas empresas aos seus funcionários para cobrir despesas menores durante deslocações profissionais, como alimentação ou transporte local.

A legislação portuguesa reconhece as ajudas de custo como um direito laboral. Normalmente, os valores pagos são fixos (de acordo com as políticas internas da empresa), disponibilizados antes da viagem e não exigem a apresentação de comprovativos de despesa.

No entanto, é importante destacar que a Autoridade Tributária pode solicitar comprovantes para garantir que esses valores não estão sendo utilizados para evitar encargos salariais.

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Vantagens:

• Reduzem significativamente a carga administrativa.
• Os colaboradores não precisam antecipar dinheiro nem guardar recibos para despesas pequenas.

Desvantagens:

• É necessário um controlo rigoroso para evitar desequilíbrios no fluxo de caixa e custos inesperados.

O que são despesas de viagem corporativas?

‍As despesas de viagem referem-se aos custos diretamente relacionados com deslocações a trabalho. Estes custos incluem, entre outros:

• Alojamento
• Refeições em restaurantes
• Transporte entre origem e destino (bilhete de avião, por exemplo)
• Aluguer de veículos
• Portagens, combustíveis, quilometragem e estacionamento
• Ajudas de custo próprias

Ao contrário das ajudas de custo, os valores das despesas de viagem variam conforme a necessidade de cada deslocação e é obrigatório justificar os gastos com faturas ou recibos.

Resumindo: Todas as ajudas de custo fazem parte das despesas de viagem, mas nem todas as despesas de viagem são ajudas de custo.

Vantagens:

• Permitem um maior controlo financeiro sobre os custos de deslocação.

Desvantagens:

• Aumentam a carga administrativa dos departamentos financeiros.
• Os funcionários devem guardar todos os comprovativos para posterior reembolso.

Implicações fiscais e legais das viagens de trabalho

‍Tanto as ajudas de custo como as despesas de viagem podem estar isentas de impostos, desde que respeitem os limites estabelecidos pela Autoridade Tributária portuguesa.

Transporte

Existe um limite máximo de reembolso com isenção fiscal, definido por legislação específica (Decreto-Lei n.º 106/98 de 24 de abril, Portaria n.º 1553-D/2008 de 31 de dezembro e o artigo 4.º, n.º 4 do Decreto-Lei n.º 137/2010 de 28 de dezembro).

Valores de referência:

• Veículo próprio: 0,40€/km.
• Transportes públicos: 62,75€/dia para deslocações dentro de Portugal e 89,35€/dia para deslocações internacionais.

Em regra, esses subsídios não fazem parte da remuneração regular. No entanto, se o trabalhador realizar deslocações frequentes, essa informação deve constar no contrato. Qualquer valor que ultrapasse as despesas normais (como o uso de transportes públicos) pode ser considerado remuneração tributável.

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Subsídio de refeição/alimentação

O subsídio de refeição é um benefício social opcional para compensar os custos diários com alimentação. Com base nos valores aplicados à função pública, os limites de isenção de IRS são:

• 6€/dia, se pago em dinheiro.
• 9,60€/dia, se pago em cartão ou vale-refeição.

Alojamento

• Dentro de Portugal: O limite máximo é de 69,19€, dependendo da função do trabalhador.
• Fora de Portugal: O montante sobe para 100,24€.

As empresas podem pagar valores superiores, mas qualquer quantia que exceda os limites legais será considerada parte do rendimento coletável do colaborador. Se o montante ultrapassar o limite, deverá ser declarado no IRS e classificado como rendimento da categoria A.

Gestão eficiente das ajudas de custo e despesas de viagem

‍Para justificar as despesas de deslocação, existem duas opções:

1. Registar manualmente as folhas de despesas e guardar todos os recibos em papel. No entanto, esta abordagem aumenta o risco de erros, perdas de comprovativos e penalizações fiscais.
2. Implemente uma solução profissional de digitalização e automatização da gestão de despesas de viagem que simplifique o processo, bloqueie a fraude interna e garanta a conformidade fiscal e regulamentar.

Qual dessas opções parece mais eficiente para a sua empresa? A otimização será ainda maior se houver a combinação certa entre tecnologia e estratégia.

Dicas de um especialista:

• ‍‍Defina uma política de despesas clara e informe os colaboradores.
• Utilize soluções tecnológicas avançadas.
• Escolha uma ferramenta de gestão de despesas que se integre com o seu ERP, como faz a Okticket.
• Ajuste os limites de gastos confirme os preços de mercado.
• Analise os dados de despesas para otimizar o orçamento de viagens.
• Realize auditorias internas regularmente.
• Estabeleça uma comunicação eficiente entre viajantes, gestores e o departamento financeiro.

Conclusão

‍Compreender as diferenças entre ajudas de custo e despesas de viagem é essencial para uma gestão financeira eficaz dentro das empresas

Isto melhora a contabilidade, assegura conformidade fiscal e permite um planeamento financeiro mais estratégico.

Está pronto para otimizar a gestão das suas despesas de viagem? Entre em contato com os nossos especialistas e transforme sua abordagem financeira!

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Em ambientes de trabalho cada vez mais digitais e dinâmicos, é essencial adaptar até mesmo os menores procedimentos, especialmente quando se trata de tarefas tão importantes quanto a gestão de despesas profissionais.

Os departamentos financeiros precisam de soluções que ajudem a otimizar esse processo. E qual a melhor forma de controlar os gastos empresariais do que começar pelo pagamento?

Nesse sentido, os cartões empresariais inteligentes oferecem uma solução abrangente para o controle de despesas. Em artigos anteriores, já descrevemos as vantagens dos cartões de crédito tradicionais. Neste artigo, focaremos em explicar como funcionam os cartões virtuais para empresas.

Esse produto já se consolidou como uma alternativa aos métodos de pagamento tradicionais, oferecendo segurança, controle e flexibilidade, sem a necessidade de carregar um cartão físico.

O que são os cartões empresariais virtuais? Como se diferenciam dos cartões físicos? Quais são os seus benefícios? Como são criados e gerenciados? Essas são perguntas frequentes para as quais temos respostas.

O que são e como funcionam os cartões virtuais para empresas?

Os cartões virtuais são a versão digital dos cartões de crédito ou débito, projetados especificamente para transações online ou em estabelecimentos físicos por meio de soluções de pagamento móvel, como Google Pay ou Apple Pay. Eles se destacam pela rapidez e segurança nas transações.

Mais importante ainda, eles resolvem problemas comuns na gestão de despesas profissionais, tais como:

• Perda de recibos e faturas, dificultando a justificativa dos gastos.
• Falta de controle e rastreabilidade dos gastos.
• Não conformidade com as políticas internas de despesas.
• Atrasos nas conciliações financeiras.

Todos esses fatores impactam na eficiência operacional das organizações.

Benefícios dos cartões digitais para empresas

A solução pode estar no uso de cartões digitais para despesas corporativas. Eles não ocupam espaço, podem ser bloqueados a qualquer momento e são ideais para transações internacionais.

Outras vantagens:

• Administradores podem definir limites de gastos, categorias permitidas (por exemplo, apenas alimentação) e datas de expiração.
• Empresas podem monitorar transações em tempo real.
• Disponíveis imediatamente após solicitação via app ou plataforma web.
• Alguns cartões digitais geram novos dados a cada uso, reduzindo riscos de fraude.
• Possibilidade de desativação imediata em caso de emergência.
• Sendo 100% digitais, evitam o uso de plástico e reduzem o impacto ambiental.

Como utilizar um cartão empresarial virtual?

Os cartões virtuais permitem realizar praticamente todas as transações possíveis com um cartão físico. A diferença é que, ao pagar, em vez de pegar o cartão na carteira, basta acessar a app do banco.

Além disso, é comum que os cartões digitais sejam integrados a plataformas de pagamento como Apple Pay e Google Pay.

Comparativo: Cartões virtuais vs. físicos

Como já mencionamos, os cartões virtuais funcionam de forma semelhante aos cartões físicos tradicionais. No entanto, existem algumas diferenças entre os dois, que são apresentadas na tabela abaixo.

Google Pay ou Apple Pay? A solução da Okticket no seu celular

Existem cartões empresariais que vão além das opções tradicionais. Um exemplo é o OKT Card, o cartão inteligente da Okticket projetado para automatizar a gestão de despesas corporativas.

Por que escolher o cartão virtual da Okticket?

Diferente de soluções genéricas, o cartão virtual da Okticket foi desenvolvido para atender às necessidades específicas das empresas. Entre seus diferenciais:

• Controlo de gastos antes da transação, com limites por usuário, categoria e período.
• Monitoramento de pagamentos em tempo real.
• Administração de todas as transações em uma única plataforma.
• Registro automático de despesas, eliminando erros manuais.
• Ativação e desativação pelo aplicativo.
• Conciliação automática.
• Integração direta com ERPs.
• Compatibilidade com Google Pay e Apple Pay.

Em resumo, o OKT Card não é apenas um cartão corporativo. É uma ferramenta estratégica para otimizar a gestão de despesas de viagens corporativas.

Perguntas frequentes

Os cartões virtuais são seguros?

Sim. Os cartões virtuais são uma das opções de pagamento mais seguras disponíveis atualmente. Graças à sua tecnologia avançada e ao cumprimento de regulamentações internacionais, eles oferecem uma proteção superior contra fraudes e usos não autorizados em comparação com os cartões físicos tradicionais.

Entre as principais medidas de segurança estão:

• Conformidade com a regulamentação PSD2 na Europa
• Autenticação multifator (MFA) para cada transação
• Uso de tokens dinâmicos, um sistema que gera um código único por pagamento
• Capacidade de bloqueio instantâneo
• Menor exposição a dados sensíveis
• Monitoramento e emissão de alertas em tempo real

Posso usar cartões virtuais em qualquer país?

Sim, os cartões virtuais podem ser utilizados em quase qualquer país, desde que sejam emitidos por uma rede de pagamentos global como Visa, Mastercard ou American Express e que o estabelecimento aceite pagamentos digitais.

É importante verificar a compatibilidade com Google Pay ou Apple Pay, possíveis taxas de conversão e regulamentações locais. Além disso, alguns bancos podem exigir autenticação adicional para transações internacionais.

Quais empresas oferecem cartões virtuais?

Muitas empresas, tanto bancos tradicionais quanto fintechs, oferecem cartões virtuais para pessoas físicas e jurídicas. Para gestão de despesas corporativas, soluções como a Okticket se destacam pelo foco no controle e automação de pagamentos.

Os cartões virtuais podem ser integrados a sistemas de contabilidade ou ERPs?

Sim, soluções como a Okticket permitem integrar os pagamentos a sistemas de contabilidade e ERPs automatizando a gestão de despesas.

Pronto para otimizar a gestão de despesas da sua empresa? Solicite seu cartão virtual hoje mesmo!

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