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Já alguma vez lhe aconteceu que os montantes nas folhas de despesas não correspondiam aos montantes debitados nos cartões pelo banco? Quem sabe quanto tempo perdeu!
Já alguma vez se deparou com a situação em que os montantes nas folhas de despesas não correspondiam aos montantes debitados nos cartões pelo banco? Já alguma vez teve de comparar à mão o extrato bancário e os recibos que lhe foram entregues pelos empregados?
Com a reconciliação de cartões bancários, poderia ter simplificado muito este processo. Pode verificar automaticamente as despesas comunicadas em relação às transações bancárias.
Para além da óbvia poupança de tempo, esta funcionalidade traz uma série de vantagens. Tomando como referência o módulo de reconciliação mágica do Okticket (estamos ligados aos principais bancos), listamos as mais importantes.
A reconciliação bancária aumenta o controlo dos pagamentos com cartão. Especialmente se os empregados utilizarem cartões de empresa e os usarem incorretamente.
Basta olhar para a ferramenta de gestão de despesas da empresa para se aperceber de que existe um débito no banco que não está registado na folha de despesas.
O facto de ser possível manter um controlo real sobre o estado das contas facilita a tomada de decisões estratégicas.
Ao analisar os desvios, aperceber-se-á de que o desvio resulta muitas vezes de um erro não intencional, quer por parte do banco, quer na própria contabilidade da empresa. Esquecer-se de registar um débito, duplicar o lançamento, trocar uma vírgula (14,25 em vez de 142,5) ou alterar a ordem de um algarismo no montante (536 em vez de 563), por exemplo.
Encontrar este erro manualmente pode ser demorado. No entanto, com o módulo de reconciliação de cartões do Okticket pode identificar montantes semelhantes em apenas alguns minutos.
É importante lembrar que a reconciliação bancária deve ser efetuada trimestralmente. Com este serviço, a tarefa é muito mais fácil e poderá efetuá-la com maior frequência.
Para além de ter uma parte do trabalho feito, ajudá-lo-á a detetar os desalinhamentos à medida que vão surgindo e a encontrar uma solução rapidamente.
Também é possível criar um registo das reconciliações para identificar as causas de possíveis desfasamentos futuros.
Graças à reconciliação dos cartões de empresa, é possível classificar as despesas profissionais por utilizador. Desta forma, sabe sempre quem está a cometer uma fraude interna, quem pode ter cometido um erro humano ou a quem deve reclamar os recibos em falta.
Simultaneamente, este serviço acelera o reembolso das despesas, o que será particularmente apreciado pelos trabalhadores que adiantaram dinheiro do seu bolso.
E tudo isto a partir de uma única plataforma, sem processos intermédios ou a necessidade de descarregar ficheiros do banco.
Se ao módulo de reconciliação bancária se juntar a implementação de cartões de empresa para despesas profissionais, o controlo financeiro será muito maior. Este produto oferece muitas vantagens tanto para a empresa como para os colaboradores.
Se quiser conhecer todas as vantagens da nossa solução, solicite uma reunião com os nossos especialistas
Continua a introduzir manualmente os dados dos relatórios de despesas no sistema ERP da sua empresa? Saiba mais sobre as vantagens dos nossos conectores bidireccionais.
Ainda está a introduzir manualmente os dados das notas de despesas no sistema ERP da sua empresa? Esta tarefa é essencial para que o departamento financeiro possa efetuar a contabilidade, mas fazê-lo manualmente significa perder tempo e expor-se a erros.
Por outro lado, se integrar o programa de gestão de despesas com o sistema de contabilidade, o processo será muito mais ágil. Os conectores da Okticket, por exemplo, oferecem integração bidirecional com os ERPs mais poderosos do mercado.
As funcionalidades podem variar de um conetor para outro, mas as vantagens para o departamento financeiro são inegáveis. Tomemos como referência a integração do Okticket para listar as mais destacadas:
Até agora, centrámo-nos nas vantagens da integração com o sistema de contabilidade. No entanto, existem integrações para praticamente todas as aplicações utilizadas pelas empresas, desde a melhoria da produtividade à gestão de Recursos Humanos.
Precisa de integrar sistemas de Business Intelligence? Okticket também permite aceder ao modelo de dados de uma forma simples e eficiente.
Seja qual for a integração de sistemas de que necessita, é importante que saiba como fazê-lo corretamente. Antes de começar, seria uma boa ideia verificar se as ferramentas de gestão que a sua empresa possui são robustas. O equipamento, por sua vez, deve ser capaz de lidar com a grande quantidade de dados que serão processados quando a integração for efetuada.
Digamos que tudo funciona. Idealmente, a integração é efetuada passo a passo:
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Da reação à ação... A gestão de custos é muito mais eficiente quando se aplicam ferramentas de Business Intelligence.
Desde estatísticas baseadas em dados anteriores a informações em tempo real. Desde simples relatórios de despesas e vendas até análises avançadas que ajudam a tomar decisões estratégicas. Da reação à ação… A gestão de despesas é muito mais eficiente quando são aplicadas ferramentas de Business Intelligence.
Peter Luhn, conhecido como o pai da Business Intelligence, definiu-a já no final dos anos 50 como "a capacidade de compreender as inter-relações dos factos apresentados de forma a orientar as ações para um objetivo desejado".
Hoje podemos acrescentar que é a solução perfeita para as empresas detetarem novas oportunidades de negócio, preverem ou corrigirem erros a tempo e anteciparem possíveis mudanças, tendências ou acontecimentos imprevistos.
Isto é possível graças a uma série de ferramentas que estão a evoluir todos os dias. Existe uma grande variedade no mercado. A escolha de uma ou de outra depende do orçamento, do sector ou das necessidades de cada empresa.
Algumas são mais orientadas para a gestão de dados, outras para a elaboração de relatórios… Há mesmo aplicações de descoberta de dados que permitem a análise preditiva para fazer projeções futuras.
Quais são as melhores ferramentas de business intelligence? QlikView, Power BI, Tableau, Microsoft Dynamics, IBM Cognos Analytics, SAP Business Intelligence, Oracle Business Intelligence, Sisense, Gooddata, Clear Analytics, Geckoboard ou Style Intelligence são algumas das mais utilizadas.
Ao escolher um software de gestão de despesas empresariais, o ideal é optar por um que se integre a uma dessas ferramentas. Na Okticket, além de integrarmos de forma rápida, bidirecional e evolutiva com os principais ERP e softwares de gestão do mercado, integramos com os sistemas de BI Qlik View e Power BI.
A melhor forma de explicar as vantagens do Business Intelligence é ver as aplicações que pode ter em diferentes tipos de empresas, independentemente do sector ou da dimensão. Vejamos alguns exemplos!
Os seus empregados gastam dinheiro em viagens? As ferramentas de BI ajudá-lo-ão a analisar o comportamento dos viajantes de negócios. Desta forma, saberá em que categorias gastam mais (quilometragem, gasolina, ajudas de custo, alojamento…) e poderá preparar uma estratégia para otimizar o orçamento.
Também se pode ir mais longe. Imagine que tem vários trabalhadores a viajar por estrada. Graças às ferramentas de Business Intelligence, pode calcular o itinerário mais barato com base em variáveis como o preço do combustível nas estações de serviço ao longo do percurso.
Como estamos a ver, uma das principais vantagens do Business Intelligence é aumentar a rentabilidade das organizações. Isto é possível graças às utilidades que oferece. O que pode fazer?
Em suma, o Business Intelligence aplicado à gestão de despesas permite-lhe acompanhar os objetivos, identificar as áreas que não estão a atingir os resultados esperados, fazer projeções futuras com base em informações fiáveis e antecipar problemas para os resolver antes que seja tarde demais.
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Existem muitas causas para a agitação laboral, mas uma grande parte delas pode ser resolvida graças à transformação digital.
As empresas sabem como os clientes são importantes e passaram os últimos anos a concentrar-se na forma de melhorar a experiência do utilizador. Afinal de contas, os clientes são o principal ativo de qualquer empresa, certo? A má notícia é que algumas se têm esquecido do bem-estar dos seus empregados.
O que é que acontece quando os trabalhadores não se sentem acarinhados? Ficam desmotivados, a sua produtividade diminui, o absentismo aumenta, cometem mais erros, são mais suscetíveis de defraudar as despesas profissionais, etc.
Foi preciso a pandemia da COVID-19 e o teletrabalho forçado para que os departamentos de RH se apercebessem da necessidade de reter talentos na área tecnológica. Como é que o vão fazer? Detetando os fatores de risco que impedem os trabalhadores de melhorar o seu dia a dia.
Existem muitas causas para a agitação laboral, mas uma grande parte delas pode ser resolvida graças à transformação digital.
Um exemplo claro deste facto pode ser encontrado na tecnologia financeira. As tarefas de rotina, como a gestão manual das despesas da empresa, consomem muitos recursos e são uma fonte de conflito se forem efetuadas manualmente.
Ao automatizá-los com soluções para digitalizar as despesas de viagem como a que oferecemos em Okticket, todos ganham:
A tecnologia financeira traz, portanto, uma série de benefícios para os trabalhadores e para as empresas: otimização da gestão do tempo, economia de custos, flexibilidade, fluxos de trabalho simplificados, personalização, transparência comercial, automatização, controlo orçamental e muito mais.
Além disso, as ferramentas digitais são essenciais para a implementação do Smart Working, uma nova forma de trabalho à distância baseada na confiança depositada no trabalhador. A empresa fornece aos trabalhadores todos os recursos necessários e estes realizam o seu trabalho de forma totalmente autónoma.
É preciso não esquecer que os trabalhadores, sobretudo os mais jovens, já não olham apenas para o facto de o salário ser bom ou mau. Dão grande importância ao salário emocional. Questões básicas como a flexibilidade e um bom ambiente de trabalho são muito tidas em conta.
O conceito de bem-estar no trabalho inclui também os cuidados de saúde dos trabalhadores. As aplicações digitais também estão a ganhar importância neste domínio. Hoje em dia, já estão a ser implementados sistemas de Inteligência Artificial nos escritórios que medem a concentração de CO2, a qualidade do ar, a qualidade da água, a humidade, a iluminação, a temperatura, etc. Uma vez obtidos os dados, os valores são ajustados de forma a serem ótimos.
É evidente que a eficiência de uma empresa aumenta quando são implementadas as ferramentas tecnológicas corretas. Mais concretamente, em 20%, de acordo com um estudo recente da Oracle.
Resumindo: a digitalização contribui para o bem-estar dos trabalhadores no trabalho e, por conseguinte, está diretamente relacionada com um aumento da produtividade, da reputação da empresa e da imagem de marca do empregador. Tudo isto se traduz em rentabilidade para empresas de todas as dimensões.
Quando esta transformação digital é acompanhada por outros fatores-chave, como a tomada de decisões baseada em dados ou uma visão digital partilhada, a eficiência empresarial pode aumentar até 66%.
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Entre 18 e 22 de junho, dez startups tecnológicas selecionadas entre mais de 50 candidaturas participaram na primeira edição do Google Launchpad Astúrias.
Entre 18 e 22 de junho, dez startups tecnológicas selecionadas entre mais de 50 candidaturas participaram na primeira edição do Google Launchpad Astúrias. Um programa de incubação e aceleração desenvolvido pela Google que já foi levado a cabo em cidades como Paris, Berlim, Telavive, Madrid e Barcelona, e que aterrou pela primeira vez em Gijón.
Durante uma semana, 20 profissionais do sector tecnológico orientaram as equipas de cada uma das dez startups com formação prática em áreas críticas da empresa, como a estratégia de produto, UX/UI, tecnologia e marketing. Para além disso, oito apresentações sobre estes temas foram abertas ao público.
Na sexta-feira, dia 22, realizou-se o Demo Day nas instalações da Gijón Impulsa com a apresentação dos projectos de todas as empresas participantes. A equipa do Google Launchpad Astúrias, juntamente com os mentores que participaram na conferência, escolheu o projeto Okticket como o mais promissor de todos os apresentados.
O evento foi organizado pela Associação Asturiana de Startups (Astur Valley) e pelo GDG Asturias (Google Developers Group), com o apoio da Gijón Impulsa, com o objetivo de proporcionar às empresas asturianas um programa exclusivo de formação internacional para otimizar os seus negócios.
As dez empresas selecionadas para participar foram a Betdecision, a EsportsCalendar, a Gamar, a GooCheck, a Kombox, a Okticket, a Sibox, a Singularbrain, a Toptasting e a Xteach.
O objetivo da conferência era contribuir para a melhoria dos projetos através de um programa intensivo com benefícios imediatos nos produtos que desenvolvem e dar mais visibilidade a nível nacional às startups asturianas.
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No dia 11 de abril, realizou-se em Paris a 13ª edição do "Sommet des Leaders de la Finance" e a Okticket França esteve presente no evento.
O passado 11 de abril, realizou-se em Paris a 13ª edição do "Sommet des Leaders de la Finance", uma reunião que contou com a presença dos nossos colegas da Okticket França.
Simultaneamente, teve lugar o Fintech Show 2023, um evento patrocinado pela Okticket, onde pudemos ver em primeira mão o que está a acontecer no sector a nível europeu.
Organizada pela Décideurs Corporate Finance e pelo Groupe Ficade, a conferência reuniu os directores financeiros das principais empresas francesas para debater os desafios que o sector financeiro enfrenta na atual conjuntura económica.
Tomámos nota e chegámos a algumas conclusões!
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Okticket é a solução tecnológica que melhora o seu dia a dia. Liberte-se de tarefas repetitivas e dedique tempo ao que realmente importa.
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