Title copy goes here

Poupar 60% em custos e 50% em tempo. A automatização dos relatórios de despesas oferece uma série de vantagens para as empresas que decidem digitalizar a sua gestão de despesas profissionais.

Neste artigo, vamos analisar as mais importantes. Mas para compreender a importância de ter relatórios de despesas em formato digital, temos de começar por explicar o que são estes documentos.

Para que servem? Em que é que os relatórios digitais diferem dos manuais? É possível criar relatórios em segundos? Continue a ler para saber as respostas a estas questões.

O que é o relatório de despesas profissionais?

‍
Se tivéssemos de fazer uma lista das tarefas mais pesadas para os departamentos financeiros, a preparação de relatórios de despesas dos colaboradores estaria certamente no topo da lista.

Em papel ou em formato digital, estes documentos sao necessários porque detalham as despesas efectuadas pelos funcionários ou departamentos no decurso das suas actividades profissionais.

Como tal, incluem frequentemente informações como datas, montantes, descrições de despesas e recibos/faturas associados. O seu objetivo é ajudar as empresas a manter um registo preciso das despesas. Desta forma, é possível saber se as despesas estão de acordo com as políticas da empresa.

Também facilitam o processo de reembolso quando os colaboradores adiantam dinheiro do seu bolso.

São particularmente úteis para gerir pagamentos de viagens de negócios. Nestes casos, são incluídas as diferentes despesas reembolsáveis associadas às deslocações: alojamento, alimentação, transporte, combustível, quilometragem, portagens, etc.

Diferenças entre declarações de despesas manuais e digitais

‍
Dependendo do método utilizado, o processo pode ser mais ou menos eficiente. Se for efectuado manualmente, demora mais tempo, utiliza mais recursos e é mais propenso a erros.

Ao contrário dos relatórios de despesas em papel, os relatórios digitais são criados, preenchidos e geridos através de software especializado ou de plataformas em linha.

Principais caraterísticas de um relatório digital

‍
Estas são algumas das suas principais caraterísticas:

• Digitalização dos recibos através de digitalizações ou fotografias.
• Categorização e cálculo automático das despesas.
• Alguns sistemas permitem a integração com cartões corporativos, o que facilita a importação automática de transacções.
• Os relatórios de despesas digitais estão disponíveis a qualquer momento e em qualquer lugar, através de dispositivos móveis ligados à Internet.
• Esta acessibilidade permite que os funcionários actualizem os seus relatórios de despesas em tempo real, mesmo quando estão em movimento, e que os supervisores revejam e aprovem os relatórios sem terem de estar fisicamente presentes.
• Proteção de dados através de medidas de segurança e armazenamento seguro na nuvem.
• Em última análise, os relatórios digitalizados permitem às empresas recolher e armazenar todas as informações relacionadas com as despesas da empresa de uma forma estruturada e acessível. Isto facilita o controlo, a aprovação e o reembolso do dinheiro.

As empresas que digitalizaram a sua gestão de despesas registam uma redução de 70% nos erros administrativos e uma melhoria de 40% na visibilidade e no controlo das suas finanças, o que lhes permite tomar decisões mais informadas e estratégicas.

‍

Benefícios da automatização dos relatórios de despesas

‍
Porque é crucial ter relatórios de despesas em formato digital? As vantagens para as empresas vão desde a melhoria da eficiência operacional até ao reforço do controlo financeiro. Eis os principais benefícios.

1. Eficiência e rapidez

‍
Os relatórios digitais podem ser gerados e enviados rapidamente, eliminando a burocracia e os atrasos associados aos relatórios em papel.

2. Exatidão e redução de erros

‍
A automatização reduz a possibilidade de erro humano, como erros de cálculo ou de classificação.

Além disso, as ferramentas digitais podem incluir validações automáticas que garantem que os dados introduzidos estão em conformidade com as políticas da empresa.

Isto melhora a exatidão e garante que os dados são coerentes e exactos.

3. Acessibilidade e conveniência

‍
Os relatórios digitais podem ser acedidos a partir de qualquer lugar e a qualquer momento, permitindo aos funcionários e gestores rever e aprovar as despesas mais rapidamente.

4. Mais controlo

‍
As folhas de despesas digitais proporcionam às empresas uma visibilidade em tempo real das despesas efetuadas, permitindo um controlo mais rigoroso e uma melhor gestão dos orçamentos.

5. Melhor visibilidade

‍
Ao mesmo tempo, os dados podem ser mais facilmente analisados. Isto permite a identificação de tendências de despesas, áreas de poupança e potenciais fraudes ou incumprimento das políticas internas.

‍

6. Facilidade de integração e análise

‍
Os sistemas digitais de declaração de despesas podem ser facilmente integrados com outros sistemas de gestão empresarial, melhorando a eficiência contabilística global.

Uma análise mais profunda dos dados pode ajudar as empresas a tomar decisões informadas sobre a sua gestão financeira.

7. Sustentabilidade e redução de custos

‍
Ao eliminar a necessidade de papel e de processos manuais, os relatórios digitais contribuem para reduzir os custos operacionais e o impacto ambiental, apoiando as iniciativas de sustentabilidade empresarial.

8. Melhoria da experiência do utilizador

‍
As plataformas digitais oferecem frequentemente interfaces intuitivas que facilitam a criação e apresentação de relatórios, melhorando a experiência do utilizador e reduzindo a curva de aprendizagem.

Além disso, como os relatórios digitais permitem uma análise e aprovação mais rápidas, o processo de reembolso dos trabalhadores é acelerado.

9. Segurança

‍
Os relatórios de despesas digitais são frequentemente protegidos por medidas de segurança como a encriptação e a autenticação do utilizador, garantindo que as informações sensíveis são protegidas contra o acesso não autorizado.

10. Conformidade regulamentar

‍
As ferramentas digitais podem ajudar as empresas a cumprir os regulamentos locais e internacionais, fornecendo um registo detalhado e facilmente acessível das despesas.

Estas vantagens tornam claro que a digitalização e a automatização dos relatórios de despesas são uma necessidade para as empresas que procuram otimizar a sua gestão financeira, manter um controlo rigoroso das suas despesas e permanecer competitivas num ambiente cada vez mais digital.

Como criar relatórios digitais em segundos?

‍
Ao criar um relatório de despesas da empresa, deve ter em conta que não existe um modelo único. Pode ter o seu próprio modelo, adaptado à política de despesas da sua empresa.

No entanto, há uma série de elementos que deve sempre incluir: tipo de despesa, data, montante antes e depois de impostos, montante do IVA (ou taxa equivalente), nome do número de identificação fiscal do fornecedor, dados do colaborador e assinatura da pessoa que apresenta o relatório.

Casos de utilização: Exemplo da Okticket

‍
Como já mencionámos, este processo demora algum tempo se o fizer manualmente. Mas será muito rápido se utilizar uma ferramenta como a Okticket. Só tem de seguir alguns passos simples:

• Tire uma fotografia do recibo/fatura com a câmara da aplicação. A ferramenta extrai e digitaliza automaticamente as informações essenciais, como a data, o montante e a categoria da despesa.
• Atribua a categoria e acrescente quaisquer detalhe adicional que possa ser relevante, como o objetivo da despesa ou o número de convidados numa refeição de negócios.
• Atribua a despesa a uma folha de despesas.
• Verifique que todos os detalhes estão corretos antes de submeter para aprovação. Se tiver uma função de administrador, pode aprovar a folha de despesas.
• Descarregar o relatório de despesas em formato PDF e CSV.

Além disso, pode filtrar as informações como quiser e, a partir da “Vista avançada”, criar os seus próprios painéis de controlo com as informações de que necessita em qualquer altura.

“Com a Okticket, a falta de controlo e os erros contabilísticos pertencem ao passado. As particularidades da nossa política de despesas estão perfeitamente reflectidas na ferramenta. Ter a informação das despesas de todas as empresas do grupo integrada no nosso ERP SAP é uma verdadeira libertação, trabalhamos com a segurança de ter o controlo dos dados das despesas” (Grupo Cupa).

‍

Pretende usufruir das vantagens dos relatórios de despesas automatizados? Entre em contacto connosco.

‍

As empresas portuguesas estão a aumentar a sua atividade internacional. Quer seja para entrar em novos mercados, alargar as suas alianças ou diversificar os seus canais, é necessário abrir-se ao exterior. Isto implica deslocar equipas e, consequentemente, enfrentar um novo cenário financeiro: a gestão das despesas de deslocação da empresa ao estrangeiro.

A importância de otimizar este processo não se prende apenas com a rentabilidade e a eficiência operacional. Uma gestão eficaz destas despesas garante a conformidade regulamentar e fiscal, bem como o reforço da gestão financeira da empresa.

Para conseguir este controlo, é importante tomar uma série de medidas. Entre elas, destacam-se:

• Estabelecer políticas de viagem claras, com uma secção específica para as políticas de reembolso.
• Utilizar ferramentas adequadas para recolher dados.
• Analisar estas despesas em pormenor.
• Centralizar as reservas através de plataformas específicas.
• Conhecer a regulamentação fiscal aplicável nos países em que opera.
• Tirar partido de todas as deduções fiscais relacionadas com as viagens de negócios.

Que despesas com viagens de negócios ao estrangeiro são dedutíveis?

Embora mais à frente abordemos as melhores ferramentas para gerir as despesas de deslocação em serviço, neste artigo vamos centrar-nos sobretudo nas deduções e isenções a que as empresas e os viajantes internacionais têm direito.

Como funciona a dedução do IVA para despesas de deslocação em serviço

As empresas podem igualmente deduzir o IVA sobre as despesas de viagem de negócios: refeições, alojamento e deslocações (gasolina; bilhetes de avião, comboio, autocarro ou barco; táxis; aluguer de automóveis; estacionamento; portagens). Para o efeito, é necessário:

• Guardar todas as facturas
• As facturas devem ser emitidas em nome da empresa (e não do trabalhador).
• As facturas devem incluir um certo número de informações de base: Data de emissão, múmero da fatura, informações completas sobre o fornecedor, informações completas sobre o cliente, ATCUD e código QR, descrição e quantidade dos produtos ou serviços, valor da fatura, taxas, total do IVA cobrado.
• As despesas devem estar relacionadas com a atividade económica da empresa.
• Justificar a despesa através da fatura original completa ou de uma cópia digital feita com software aprovado.

Para recuperar este IVA em Portugal, qualquer empresa ou seu representante legal deve seguir os passos estabelecidos pelo governo português e submeter o pedido através deste portal.

Despesas de viagem de negócios dedutíveis no IRS

As despesas de deslocação profissional efectuadas no estrangeiro também estão isentas de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares em Portugal, desde que sejam devidamente justificadas e respeitem os limites estabelecidos pelo IRC.

• Alojamento: quando a deslocação se realiza fora de Portugal, o limite é de 100,24 euros.
• Transportes públicos: o montante máximo dedutível é de 89,35 euros/dia nas deslocações profissionais ao estrangeiro.
• Aluguer de automóveis: pode deduzir o custo do aluguer, bem como a gasolina e outras despesas relacionadas com o aluguer.
• Quilometragem: 40 cêntimos por quilómetro.
• Refeições: o montante máximo de isenção de IRS é de 6 euros por dia se for pago em dinheiro e de 9,60 euros se for pago com cartão ou vale.

As despesas de representação, como refeições e eventos empresariais, são dedutíveis desde que estejam diretamente relacionadas com a atividade económica e sejam devidamente justificadas.

Em conclusão, saber quais as despesas dedutíveis, manter um registo pormenorizado das mesmas e conservar os documentos comprovativos é essencial para maximizar as deduções fiscais.

As melhores aplicações para gerir as despesas de viagem profissionais

A implementação de um software especializado de gestão de despesas empresariais pode melhorar significativamente o cumprimento das obrigações fiscais de que falámos.

Ao mesmo tempo, asseguram o controlo das despesas de deslocação em serviço, incluindo os comprovativos de pagamento.  

Para explicar a importância da utilização da tecnologia e do software de gestão de despesas para o diretor financeiro, o melhor é enumerar as vantagens destas ferramentas. E vamos fazer isso tomando como referência os benefícios proporcionados pela tecnologia da Okticket.

Vantagens de automatizar a gestão das despesas da empresa com Okticket

• Registar a despesa em movimento. Com Okticket, basta tirar uma fotografia do recibo ou da fatura com o seu telemóvel e a despesa é carregada na aplicação em segundos.
• Okticket cumpre com as condições indicadas no DL 28/2019 para o arquivo eletrónico dos documentos.
• Tanto os viajantes de negócios como a equipa administrativa podem adicionar comentários para posterior justificação.
• Rastreabilidade instantânea: Pode ver toda a informação sobre as despesas em tempo real.
• As informações sobre as despesas são armazenadas num ambiente seguro na nuvem, organizadas e prontas para serem utilizadas sempre que necessário.
• Registo de despesas em várias moedas: Com a funcionalidade multi-moeda, a aplicação converte as despesas efectuadas em diferentes moedas para o euro, utilizando a taxa de câmbio do BCE no momento da compra.
• O OCR do Okticket extrai automaticamente a taxa (IVA, IGIC, TVA, etc.).
• Para as viagens de negócios, especialmente quando são internacionais, os especialistas recomendam oferecer ajudas de custo em vez do método de reembolso.
• Okticket facilita a gestão das ajudas de custo para manter o controlo do fluxo de caixa.
• Relatórios detalhados para fácil revisão e auditoria das despesas.
• Cartão corporativo aceite mundialmente: O cartão OKT é um cartão inteligente Mastercard que permite definir limites por utilizador, categoria de despesas e período de tempo, além de oferecer reconciliação bancária automática.

‍
Conclusão: A implementação do Okticket na gestão de despesas da sua empresa não só simplifica o processo, como também garante uma maior eficiência e controlo sobre as despesas. Automatize e optimize com o Okticket.

‍

As principais empresas de tecnologia vão reunir-se para participar no IDC Directions 2024. O evento de referência para o sector das TIC terá lugar nos dias 2 e 3 de outubro no Centro de Congressos do Estoril.

Durante esta nova edição do IDC Diretions, o protagonista será a Inteligência Artificial, uma tecnologia que está a transformar o dia a dia das organizações.

Neste contexto, o tema do IDC Directions 2024 é “AI Everywhere”.

Agenda do IDC Directions 2024

Durante os dois dias do evento, os participantes terão a oportunidade de explorar o impacto do digital e a IA em três categorias principais:

1. Aumentos de produtividade: A IA como catalisador para revitalizar as iniciativas de automatização, desde as operações de TI ao desenvolvimento de software e aos processos empresariais.
2. Experiências atractivas: Melhorar experiências únicas para funcionários, clientes, parceiros e fornecedores através de aplicações que incorporam inteligência artificial.
3. Novas fontes de rendimento: Acelerar o crescimento através de modelos empresariais baseados na IA.

Pronto para descobrir as principais tendências do mercado? Temos muito para contar. Visite-nos na Área de Exposição MP4 para mostrar-lhe uma antevisão das últimas funcionalidades que incorporámos na nossa ferramenta de digitalização e automatização das despesas de viagens profissionais.

E se está à procura de uma solução fiável, rápida e poderosa que irá definitivamente transformar o seu departamento financeiro, não pode perder a apresentação de Erea Palacios, Country Manager da Okticket Portugal. Está agendada para quarta-feira, 2 de outubro, pelas 12h30.

No total, espera-se a participação de mais de 50 oradores especializados em tendências, inovação e transformação digital.

A palestra do segundo dia será proferida por Kay Firth-Butterfield, CEO da Good Tech Advisor e vencedora do prémio TIME 100 Impact Award 2024. Ela discutirá as chaves para desenvolver e usar a inteligência artificial de forma responsável para criar um impacto positivo duradouro, concentrando-se na importância da sustentabilidade na conceção e implementação da IA.

No palco estarão também líderes da envergadura de Andrés Ortolá, Diretor Geral da Microsoft Portugal, Vasco Falcão , Diretor Geral da Konica Minolta Portugal e Espanha, e Eduardo Penedós, Regional Sales Manager da CrowdStrike.

Neste enlace pode ver todas as apresentações programadas.

Porquê assistir ao IDC Directions Portugal?

Não há dúvida de que a IA está a tornar-se um dos principais focos dos investimentos em tecnologia das organizações a nível mundial. A integração da IA em vários sectores - seja em dados, aplicações, processos empresariais ou operações de TI - está a emergir como um pilar fundamental, muitas vezes impulsionado pelos departamentos de inovação e estratégia das empresas.

‍

“A incapacidade de implementar e dimensionar eficientemente as soluções de IA pode levar à perda de oportunidades e, em casos extremos, a incapacidade de permanecer competitivo num mercado em rápida evolução. Este cenário pode resultar em perda de eficiência operativa e crescimiento dos rendimentos. Como resultado, as organizações de todo o mundo estão a dar prioridade e a expandir os seus investimentos em IA para garantir que aproveitan o seu potencial para transformar operações, criar experiências inovadoras e desbloquear novos fluxos de rendimentos”

‍

Em conclusão, IDC Directions 2024 é uma oportunidade única para obter informações de ponta sobre as tendências e estratégias de IA diretamente dos especialistas do sector.

Para além de aprender a aplicar a IA de forma eficaz, poderá estabelecer contactos com outros profissionais e líderes de opinião.

Na Okticket temos a tecnologia, a equipa e os clientes. Gostaria de o verificar?

‍

Agilidade, adaptabilidade, antecipação, assertividade, autoridade, análises avançadas, abertura à mudança.... As funções do diretor financeiro requerem uma dose extra de versatilidade para resistir aos ventos da mudança.

Paradoxalmente, para que uma organização alcance o sucesso económico, os seus CFO devem possuir competências que, a priori, pouco têm a ver com as de um gestor financeiro.

As competências do diretor financeiro enquanto arquiteto da mudança

Basta ouvir os próprios líderes financeiros para perceber que eles estão conscientes do seu papel como parceiros estratégicos da empresa. E isso significa possuir uma série de competências.

Agilidade

Atualmente, espera-se que o diretor financeiro seja capaz de se adaptar rapidamente à mudança. E não estamos a falar apenas de flutuações económicas.

A tecnologia avança muito rapidamente e é importante manter-se a par dos novos desenvolvimentos para se manter competitivo. Não é de surpreender que entre as muitas facetas que lhes são atribuídas esteja a de "arquitectos da inovação".

Do mesmo modo, um diretor financeiro deve ser ágil na transferência de capital para novas áreas que acrescentem valor. Mesmo que isso signifique reestruturar, ou mesmo encerrar, departamentos ou actividades não rentáveis.

Comunicação

Não é a primeira vez que falamos da comunicação como uma das competências-chave do diretor financeiro atual. Para ser um líder estratégico, é essencial ter a capacidade de motivar e saber transmitir experiências.

E não esqueçamos a parte estratégica: como traduzir a visão financeira da empresa para áreas fora dos números? Se quer inspirar as equipas, elas têm de compreender o que está a dizer.

Empatia, autenticidade, transparência e ética profissional são qualidades valiosas para ser um líder inspirador.

Colaborar com gestores de outras áreas e manter uma relação próxima com o CEO também faz parte do papel do CFO.

Antecipação

A forma mais fácil de enfrentar os desafios e de os transformar em oportunidades é estar um passo à frente. A tão procurada visão estratégica tem tanto a ver com a antecipação de tendências como com a deteção de potenciais riscos.

"A melhor maneira de prever o futuro é criá-lo" (Peter Ferdinand Druker).

Isto implica adotar uma visão a longo prazo. Para o efeito, os diretores financeiros podem recorrer a ferramentas que fornecem simulações e previsões.

Análise de dados

Voltamos ao termo "arquiteto da inovação" para contextualizar a importância de dispor de ferramentas que permitam a análise avançada de grandes volumes de dados.

Não podemos perder de vista o facto de que, hoje em dia, os dados são reis, e cabe ao diretor financeiro ser o guardião e o depositário desses dados. A sua recolha, monitorização, análise e apresentação permite-lhes tomar decisões informadas com base em dados reais e fiáveis.

Do mesmo modo, a automatização reduz consideravelmente o tempo gasto na gestão de processos transaccionais.

O Chief Value Office: papel financeiro, prioridades extra-financeiras

O termo CVO (Chief Value Officer) não é provavelmente estranho para si. E embora, em teoria, o diretor de valor seja uma nova função, há muitos diretores financeiros a quem foi atribuída esta responsabilidade.

Para além de supervisionarem a gestão financeira de uma empresa, têm agora de desempenhar outras funções não contabilísticas. Por exemplo, a elaboração de relatórios para garantir que a empresa cumpre os critérios ESG (ambientais, sociais e de governação).

E como é que uma pessoa vai liderar a transformação digital de uma empresa se não trabalhar em estreita colaboração com o CIO ou o CTO? Especialmente agora, com o advento da Inteligência Artificial, um corredor novo e em rápida evolução.

‍

Satisfazer as necessidades dos viajantes de negócios, mas manter o controlo das despesas de viagem de negócios. Em Travel and Expense, encontrar o equilíbrio é um grande desafio.

É por isso que é tão importante que os sistemas de T&E estejam alinhados com as políticas de despesas de viagem da empresa. Ou seja, com um documento que capte toda a informação relacionada com a reserva, limitação, relatório e aprovação de despesas de viagens de negócios.

‍

Como deve ser uma política de viagens: Exemplo

O importante é que esta política de viagens seja fácil de cumprir, pelo que deve ser muito clara. Quais são os pontos-chave para a tornar realmente eficaz?

1. Descrição das prestações

Para que os empregados compreendam a importância de respeitar a política de despesas de viagem, é aconselhável começar por lhes explicar as vantagens oferecidas por este documento: assistência em viagem, reembolso rápido, como proceder em caso de perda de voo ou de bagagem, por exemplo.

2. Processo de reserva

Se não tiver um gestor de viagens, é provável que os empregados possam reservar as suas viagens eles próprios. Para que não percam tempo a pesquisar opções de transporte e de hotel que não passam pelo filtro da administração, a ideia é que saibam em que pé estão.

• Trabalha com uma plataforma de reserva de viagens? Inclua o nome e os dados de contacto.
• Esclareça se é possível acumular pontos para programas de fidelização pessoais.
• Defina também as regras aplicáveis ao Bleisure. Ou seja, quais os custos a pagar pelos trabalhadores que pretendam prolongar as estadias por motivos de lazer (como a diferença de preço por colocar o voo de regresso num dia diferente ou noites extra num hotel).

3. Limites e tipos de despesas reembolsáveis

Quanto é que posso gastar no hotel, quanto é que a quilometragem foi paga, tenho de pedir um adiantamento para as refeições ou recebemos um per diem? Se não quiser ter de responder a estas perguntas vezes sem conta, ponha tudo por escrito.

Pode estabelecer limites por categorias de despesas e definir as informações mais relevantes para cada uma delas:

• Plataforma de reservas ou fornecedor autorizado.
• Montante máximo autorizado por noite de hotel. Se for diferente para viagens nacionais e internacionais, indicar.
• Preço máximo reembolsável para o pequeno-almoço, almoço e jantar. Ou, se forem pagas ajudas de custo, o montante diário atribuído.
• Período de reserva antecipada para as reservas de voos e de hotéis.
• Preço reembolsável por quilómetro quando se utiliza um veículo privado.
• Despesas de representação aceitáveis.
• Despesas reembolsáveis para além das habituais: estacionamento no hotel, serviço de lavandaria ou pagamento da fatura do telefone pessoal utilizado para assuntos profissionais durante a viagem, por exemplo.

4. Despesas não reembolsáveis

Assim como algumas despesas são reembolsáveis, outras não o são. Além disso, são frequentemente fonte de conflitos. É essencial clarificar os limites para evitar problemas. Entre as mais frequentes contam-se as sobretaxas por excesso de bagagem, os artigos do minibar do hotel, o serviço de lavandaria ou as multas de trânsito.

5. Mecanismos de reembolso

Tudo o que se relaciona com os meios de pagamento aceites deve ser clarificado. O mesmo se aplica aos métodos a utilizar para comunicar as despesas e pedir o reembolso. Responda a estas perguntas:

• Como é o fluxo de aprovação das despesas?
• Que documentos comprovativos são considerados válidos?
• Que dados mínimos devem conter os bilhetes?
• As despesas de deslocação são creditadas quando o funcionário perde o comprovativo em papel?
• Existem despesas que não precisam de ser comunicadas?
• Dispõe de uma aplicação para digitalizar as despesas profissionais? Indique o nome e as opções de descarregamento. Não custa nada dar-lhes um breve guia sobre o seu funcionamento.
• Qual é o prazo para efetuar os pedidos de reembolso?
• Quanto tempo demora a ser reembolsado o trabalhador que adiantou dinheiro do seu bolso?

6. Assistência em viagem

Durante uma viagem de negócios, podem surgir incidentes e imprevistos, desde voos perdidos a hospitalizações.  Considere os cenários possíveis e estabeleça um procedimento a seguir pelos empregados.

Não se esqueça de partilhar informações sobre o fornecedor e o seguro de viagem, incluindo o endereço de contacto e os números de telefone para assistência no destino.

Outras dicas úteis

Como se pode ver, a elaboração de uma apólice de despesas de viagem concebida para ser cumprida requer um trabalho cuidadoso e há uma série de questões a ter em conta:

• Definir os objectivos (reduzir os custos, minimizar os erros, bloquear a fraude interna...) e ajustar a política para os atingir é um dos primeiros pontos a abordar quando se concebe a política de viagens. Em função do objetivo da viagem, os limites e os relatórios também podem variar.
• Adapte o seu plano de despesas à dimensão da sua empresa e ao comportamento dos seus viajantes.
• A política de despesas deve ser rigorosa, mas não inamovível. Frequência das deslocações, destinos habituais, meio de transporte mais adequado para cada deslocação... As necessidades não são sempre as mesmas, e isso deve ser tido em conta.
• Esta flexibilidade também se pode aplicar às reservas. Faz sentido limitar o preço do alojamento ou dos bilhetes. Mas, por vezes, é melhor deixar que sejam os próprios viajantes de negócios a decidir o hotel que mais lhes convém ou o voo que querem apanhar.
• Comunicar a política de despesas à equipa e publicá-la numa plataforma a que esta possa aceder em qualquer altura.
• E muito importante: certificar-se de que o documento é claro e fácil de compreender. Este é um problema comum à maioria das empresas. De acordo com estudos recentes, sete em cada dez trabalhadores que viajam por motivos profissionais não compreendem a política de viagens.

Lembre-se também da importância de integrar a política de despesas com o ERP ou o sistema de gestão empresarial da empresa.

Vantagens da política de despesas

No início deste post mencionámos alguns dos benefícios deste documento para os trabalhadores, mas é a empresa que obtém as maiores vantagens.

• Minimiza-se o risco de aprovação de despesas irregulares ou que não cumpram os critérios da empresa.
• O caminho para a redução de custos é mais curto. Desde a escolha dos fornecedores que oferecem as melhores tarifas até à restrição das viagens de última hora que fazem subir os preços, tudo isto faz sentido.
• O atrito entre os funcionários que viajam e o back office é reduzido, uma vez que os funcionários que comunicam as despesas de viagem já sabem quanto dinheiro podem gastar nas diferentes categorias e que despesas são reembolsáveis.

Isto resulta num aumento da competitividade, que é fundamental para o sucesso das empresas.

Ferramentas de viagens e despesas para simplificar a gestão das despesas da empresa

Se juntar uma boa política de despesas a uma ferramenta de gestão alinhada com os critérios estabelecidos, o processo é optimizado ao máximo.

Com o Okticket, por exemplo, poupa 80% das horas dedicadas à gestão das despesas de deslocação profissional. Para além de esquecer um processo tão fastidioso, evitará também os erros associados à gestão manual das notas de despesas.

Ao mesmo tempo, certifica-se de que a política de despesas é respeitada. Caso contrário, receberá alertas que o avisarão.

Mais vantagens de uma solução como Okticket:

• Cumprimento das condições indicadas no DL 28/2019 para o arquivo eletrónico de documentos.
• Pode personalizá-lo como desejar: limites de despesas por utilizador ou categoria, taxa de quilometragem, fluxo de aprovação, categorias de despesas, etc.
• Reconciliação automática dos pagamentos com cartão de crédito.
• Integração com o seu ERP ou sistema de gestão empresarial.
• Cartão profissional inteligente com limites de utilização adaptados à sua política de despesas.

Como se pode ver, é possível encontrar o equilíbrio entre o que a empresa quer e o que as equipas exigem.

Quer descobrir tudo o que uma ferramenta alinhada com a sua política de despesas de viagem pode fazer por si?  Pergunte-nos o que quiser, sem compromisso.

‍

‍

Tradicionalmente, a relação dos CFOs com as ferramentas tecnológicas limitava-se a definir um orçamento e a garantir que este era cumprido. Atualmente, espera-se que os CFO liderem a transformação digital, o que significa ter um conhecimento das soluções disponíveis e verificar o seu potencial para gerar um rápido retorno do investimento.

Esta mudança de tendência na função financeira foi aceite por estes profissionais. Eles perceberam que a transformação digital é a ferramenta para se diferenciarem da concorrência. O papel evolutivo dos diretores financeiros é o de impulsionar a mudança tecnológica.

A investigação demonstra-o. Nos últimos inquéritos da Gartner, é evidente que os CFO tencionam investir mais dinheiro no digital. Neste relatório anual, 70% dos CFOs esperavam aumentar os gastos em tecnologia, subindo para 82% quando se trata de investimento em competências digitais. Até 2022, a percentagem de CFOs que planeia aumentar o investimento em tecnologia subiu para 92%.

A intenção torna-se mais clara a cada novo estudo que é publicado. No CFO Outlook 2023, a tecnologia está mais uma vez no topo da lista de prioridades dos CFO. Em primeiro lugar está a inteligência artificial, seguida da digitalização e da automatização dos processos financeiros.

A transformação digital nas 5 principais prioridades dos directores financeiros

Estas conclusões estão em linha com as de outras organizações. Estamos a falar, por exemplo, do "CFO Peer Insights: Digital Transformation and IT Spending Priorities", elaborado pela Dimensional Research. Este documento revela que 80% dos CFOs de todo o mundo incluem a transformação digital nas suas cinco principais prioridades (está entre as três principais para 59%). A mesma percentagem espera que as despesas com tecnologia aumentem.

Além disso, sete em cada dez acreditam que os investimentos na transformação digital são fundamentais para o sucesso de qualquer negócio. Por esse motivo, a grande maioria está disposta a ajudar o CIO a encontrar e a financiar uma nova ferramenta, desde que esta proporcione um ROI sólido e rápido.

Quando é que eles querem um retorno do investimento? Entre 1 e 2 anos, no máximo, foi a resposta de quase metade.

Outra conclusão importante é que praticamente todos os inquiridos concordam que os investimentos em tecnologia são fundamentais para a recuperação económica. De facto, a grande maioria dos CFO reconhece que já aumentou o seu investimento na transformação digital.

"Neste momento, essas decisões de investimento são todas sobre o digital, o que se traduz em fornecer insights aumentados, em tempo real e preditivos, fácil conformidade e maior flexibilidade na estratégia financeira", diz Alexander Bant, diretor de CFO Research da Gartner a este respeito (fonte: Gartner).

Outra prioridade é desenvolver e aperfeiçoar a estratégia de análise de dados. Se este ano esperamos que os gestores financeiros se familiarizem com os conceitos-chave, em 2025, a estratégia de dados da empresa será uma responsabilidade fundamental.

É por isso que tecnologias como o machine learning, capazes de analisar a informação rapidamente, sem erros humanos ou falhas de segurança, estão a ganhar importância.

CFO e CIO, parceiros na digitalização

As organizações também se aperceberam de que o CIO e o CFO precisam de trabalhar em conjunto para o bem da empresa. A tendência geral é que a relação entre as duas funções esteja a tornar-se cada vez mais forte.

"Parceiro que ajuda a ligar os pontos entre a tecnologia e as decisões empresariais" ou "agente de mudança inovador que impulsiona a estratégia empresarial" são algumas das definições que os CFO inquiridos dão dos seus CIO.

Apesar da importância do CIO para as organizações, um facto surpreendente foi revelado durante o último Congresso Internacional de CIO: apenas 20% dos CEOs consideram a tecnologia como um valor estratégico. E apenas 17% contam com a participação do CIO na estratégia empresarial.

As iniciativas mais procuradas pelos directores financeiros

No entanto, há propostas que têm mais valor para os diretores financeiros. Esta é a ordem de preferência:

1. Otimizar os investimentos em Inteligência Artificial e nas ferramentas tecnológicas existentes.
2. Implementar soluções geradoras de receitas.
3. Implementar ferramentas para melhorar os processos de negócio e a eficiência dos colaboradores.

Mas o desafio para a área financeira não é tanto aumentar o investimento em tecnologia, mas sim hierarquizar as ferramentas a utilizar (apenas 30% dos projectos tecnológicos acabam por ser concretizados).

Ferramentas Fintech para impulsionar a transformação digital

Do mesmo modo, os gestores financeiros desconfiam das "iniciativas tecnológicas disruptivas da próxima geração" e dos projectos que envolvem "reimplementação ou migração de ERP". É aqui que entram em jogo as soluções Fintech capazes de se integrar com os sistemas de gestão empresarial.

Neste ponto, lembramos que o Okticket possui integração bidirecional, evolutiva e simples com os principais sistemas ERP, softwares de RH e Business Intelligence do mercado.

Da mesma forma, a solução atende aos requisitos exigidos pelos gestores financeiros. Por um lado, permite poupar muito tempo na gestão das despesas de deslocação. Mais concretamente, 80% em comparação com a revisão manual. Se calcularmos o custo horário de cada colaborador envolvido no processo, o retorno do investimento é quase imediato.

Além disso, o relatório de despesas é muito mais eficiente quando se utiliza uma ferramenta de digitalização, uma vez que são eliminados os erros típicos da gestão manual. E as vantagens de obter dados financeiros exactos, ordenados e em tempo real?

Tudo isto torna muito mais rápido e fácil tomar as decisões estratégicas necessárias para alcançar a rentabilidade do negócio.

‍

‍